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Die Welt ist klein, und dank der Wunder, die E-Mail bewirkt, scheint sie täglich kleiner zu werden. Ursprünglich war es einmal die Domäne von Wissenschaftlern, doch heute verfügt fast jeder, von der Großmutter bis zum Enkelkind, über ein eigenes E-Mail-Konto. Jetzt brauchen wir nur noch ein einfaches narrensicheres System zur E-Mail-Verwaltung. Verwenden Sie Outlook Express 5.0, das kostenlose E-Mail-Paket. das in Internet Explorer 5 enthalten ist. Heute ist es einfacher denn je, online zu kommunizieren, insbesondere durch die vielen Tipps und Hinweise. Sie werden in kürzester Zeit online kommunizieren können.
1. Erstellen eines neuen Kontos
Immer mehr Benutzer verfügen heute über mehrere E-Mail-Konten. Meistens werden unterschiedliche Adressen für geschäftliche und private E-Mails verwendet. Mit Outlook Express 5 können Sie mühelos verschiedene Konten vom selben Posteingang aus verwalten.
Klicken Sie im Menü
Extras auf
Konten und dann auf
Hinzufügen. Klicken Sie auf
E-Mail, und befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten auf dem Bildschirm. Fügen Sie für das Konto den Namen, das Kennwort und den Namen des Servers für eingehende sowie des Servers für ausgehende E-Mails ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Um ein weiteres Konto zu erstellen, wiederholen Sie einfach diesen Vorgang. Wenn Sie E-Mails senden und empfangen möchten, können Sie entweder alle Konten überprüfen, indem Sie im Menü
Extras auf
Senden und Empfangen zeigen und anschließend auf
Senden und Empfangen klicken, oder Sie können jedes Konto einzeln überprüfen, indem Sie auf
Senden und Empfangen zeigen und dann den Namen des jeweiligen Kontos aus der Liste auswählen.
2. Suchen nach einer interessanten Newsgroup
Klicken Sie im Menü
Extras auf
Newsgroups. Wenn Sie nicht bereits Newsgroups über Outlook Express verwendet haben, sucht das Programm nach allen derzeit online verfügbaren Listen. Aufgrund der riesigen Anzahl von Newsgroups müssen Sie damit rechen, dass dieser Vorgang etwas länger dauert. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Fenster
Newsgroup-Abonnements geöffnet, und Sie können nach den Gruppen suchen, die Sie interessieren. Geben Sie ein Wort ein, das ein Thema beschreibt, über das Sie sich mit anderen austauschen möchten, beispielsweise "Übertaktung". Outlook Express listet daraufhin diejenigen Gruppen auf, die dieses Wort im Titel enthalten. Klicken Sie auf "Abonnieren". Daraufhin wird ein Symbol neben dem Namen der Gruppe angezeigt.
Die abonnierten Newsgroups werden nun im Fenster
Ordner angezeigt. Um die neuesten Nachrichten herunterzuladen, klicken Sie einfach auf den Namen der Gruppe.
3. Blockieren unerwünschter Nachrichten
Sie haben sich über die Nachricht eines Benutzers aus einer Newsgroup geärgert? Sie möchten von dieser Person nie wieder etwas hören? Ganz einfach! Wählen Sie eine Nachricht des entsprechenden Absenders im Posteingang oder im Fenster der Newsgroup aus. Klicken Sie im Menü
Nachricht auf
Absender blockieren. Die E-Mail-Adresse dieser Person wird in einem Fenster angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Sie alle Nachrichten dieses Absenders aus dem aktuellen Ordner entfernen möchten. Danach erscheinen künftig keine Nachrichten dieses Absenders mehr in Ihrem Posteingang.
Wenn Sie Ihre Meinung ändern, entfernen Sie den Absender einfach aus der Liste, indem Sie im Menü
Extras auf
Regeln zeigen und dann auf
Liste der blockierten Absender klicken. Markieren Sie die betreffende Adresse, und klicken Sie auf
Entfernen, um Nachrichten dieses Absenders wieder anzunehmen.
4. Gruppieren von Nachrichten und Antworten
Wenn eine große Anzahl von Benutzern an einer E-Mail- oder Newsgroup-Diskussion beteiligt sind, kann es schwierig sein, eine bestimmte Nachricht zu finden. In Outlook Express können Nachrichten so sortiert werden, dass sie unter dem ursprünglichen Beitrag erscheinen.
Öffnen Sie vom Posteingang oder von der Newsgroup aus das Menü
Ansicht, zeigen Sie auf
Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf
Nachrichten nach Unterhaltung geordnet anzeigen. Klicken Sie auf das Pluszeichen links neben der ursprünglichen Nachricht, um eine vollständige Liste aller Antworten anzuzeigen.
Wählen Sie unter
Aktuelle Ansicht die Option
Nur an mich gesendete Nachrichten anzeigen, um nur die Antworten auf Ihre eigenen Nachrichten anzuzeigen.
5. Signieren von E-Mails
Signaturdateien sind eine nützliche Methode zum Signieren von E-Mails und ermöglichen es Ihnen, automatisch einen Link zu Ihrer Website, Ihre Kontaktinformationen oder sogar ein Zitat oder einen Spruch Ihrer Wahl hinzuzufügen. Das einzige Problem besteht darin, dass die Signatur, die Sie den Nachrichten an Ihre Freunde hinzufügen, möglicherweise nicht für eine E-Mail an Ihren Chef geeignet ist. In Outlook Express können Sie verschiedene Signaturen für verschiedene Arten von Nachrichten verwenden.
Klicken Sie im Menü
Extras auf
Optionen. Klicken Sie auf die Registerkarte
Signaturen und anschließend auf
Neu. Geben Sie unter
Signatur bearbeiten den Text der Signatur ein, oder wählen Sie die Option
Datei, um eine Datei von der Festplatte auszuwählen, die mit jeder Nachricht gesendet werden soll. Wiederholen Sie diesen Vorgang für verschiedene Signaturen. Wählen Sie anschließend diejenige aus, die Sie voraussichtlich am häufigsten verwenden werden, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Als Standard".
Sie können die Option
Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen auswählen, wenn Sie dies wünschen, aber Sie können auch abwechselnd unterschiedliche Signaturen einfügen, indem Sie im Menü
Einfügen auf
Signatur klicken und die gewünschte Datei auswählen.
6. Formatieren von E-Mails
Wenn sich Ihre E-Mail im Posteingang des Empfängers von anderen Nachrichten abheben soll, können Sie (sofern der Empfänger ebenfalls Outlook Express verwendet) ein Briefpapier des Programms verwenden, um die Nachricht durch ein Hintergrundbild oder eine attraktive Umrandung interessanter zu gestalten.
Öffnen Sie eine neue Nachricht, klicken Sie auf
Format und anschließend auf
Briefpapier. Wählen Sie eines der aufgelisteten Briefpapiere aus, oder wählen Sie die Option
Briefpapier auswählen, um eine größere Auswahl anzuzeigen. Wenn Sie kein passendes Briefpapier finden können, klicken Sie auf
Erstellen, und befolgen Sie die Anweisungen zum Erstellen einer eigenen Vorlage durch Hinzufügen von Bildern und Formatierungen aus Ihrer eigenen Sammlung. Wenn Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese im Hauptordner für Briefpapiere speichern.
7. Überprüfung der Rechtschreibung
Eine E-Mail mit vielen Rechtschreibfehlern hinterlässt nicht den besten Eindruck. Klicken Sie im Menü
Extras auf
Rechtschreibung. Klicken Sie auf
Rechtschreibung immer vor dem Senden prüfen, wenn Outlook Express die Rechtschreibung in Zukunft automatisch prüfen und alternative Schreibweisen für fragwürdige Wörter anbieten soll.
Stellen Sie jedoch sicher, dass die Option
Originaltext beim Antworten oder Weiterleiten aktiviert ist, um keine Zeit mit der Überprüfung der Nachricht des Absenders zu vergeuden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die richtige Sprache für die Rechtschreibprüfung ausgewählt ist.
8. Gleichzeitiges Weiterleiten mehrerer Nachrichten
Wenn Sie mehrere gespeicherte Nachrichten gleichzeitig an einen anderen Benutzer senden möchten, wechseln Sie zu dem Ordner, der die weiterzuleitenden Nachrichten enthält, halten Sie die Taste [STRG] gedrückt, und klicken Sie auf jede einzelne Nachricht. Wenn alle Nachrichten markiert sind, klicken Sie auf der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche
Weiterleiten. Daraufhin wird das Fenster
Neue Nachricht geöffnet, in dem alle markierten E-Mails als Anhang enthalten sind. Nun müssen Sie die Nachricht nur noch fertig stellen und absenden.
9. Automatisches Überprüfen auf neue E-Mails
Sofern Sie nicht ständig daran denken, Ihren Posteingang zu überprüfen, verpassen Sie wahrscheinlich wichtige E-Mails. Um dies zu vermeiden, können Sie in Outlook Express sicherstellen, dass Sie alle Nachrichten rechtzeitig erhalten.
Klicken Sie im Menü
Extras auf
Optionen, und wählen Sie auf der Registerkarte
Allgemein die Option
Nachrichteneingang alle 0 Minute(n) prüfen aus, wobei Sie eine beliebige Anzahl von Minuten eingeben können. Immer wenn Sie online sind, überprüft Outlook Express nun automatisch, ob neue Nachrichten eingegangen sind, und informiert Sie darüber.
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10. Importieren eines Adressbuchs
Wenn Sie beginnen, Outlook Express zu verwenden, müssen Sie das Adressbuch nicht vollkommen neu erstellen. Sie können Kontaktinformationen aus jeder anderen Windows-Adressdatei, aus jedem anderen persönlichen Adressbuch in Microsoft Exchange oder aus einer Textdatei importieren. Zeigen Sie im Menü
Datei auf
Importieren, und klicken Sie auf
Adressbuch. Suchen Sie anschließend nach der Adressbuchdatei auf Ihrem Computer, und klicken Sie auf
Öffnen.
Bei einem Adressbuch, das nicht von Windows stammt, klicken Sie unter
Importieren auf
Anderes Adressbuch, und suchen Sie auf die gleiche Weise nach der Datei. Wenn Outlook Express das Adressbuch nicht finden kann, exportieren Sie es aus dem ursprünglichen Programm in Form einer CSV-Textdatei oder als LDIF-Datei (LDIF = LDAP Directory Interchange Format), und importieren Sie diese Datei in Outlook Express.
11. Abwesenheitsnotiz
Wenn Sie für längere Zeit abwesend sind, kann es passieren, dass Sie nach Ihrer Rückkehr Ihren Posteingang überfüllt mit zunehmend ärgerlichen Nachrichten von Personen vorfinden, deren E-Mails Sie nicht beantwortet haben. Um dies zu verhindern, sollten Sie andere Benutzer über Ihre Abwesenheit informieren, indem Sie eine entsprechende Nachricht in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, und diese als Textdatei speichern. Als nächstes klicken Sie in Outlook Express im Menü
Extras auf
Regeln, und wählen Sie die Option
E-Mail aus. Markieren Sie unter
Wählen Sie die Bedingungen für die Regel aus die Option
Für alle Nachrichten, und markieren Sie unter
Wählen Sie die Aktionen für die Regel aus die Option
Mit Nachricht '...' antworten. Unter Regelbeschreibung wird ein Hyperlink für die Nachricht angezeigt. Klicken Sie darauf, und suchen Sie nach der zuvor gespeicherten Textdatei. Wenn Outlook Express Sie zur Eingabe eines Namens für die Regel auffordert, geben Sie
Automatische Antwort ein, und klicken Sie auf
OK.
12. Verwenden von Outlook Express vom Webbrowser aus
Wenn Sie Outlook Express als Ihr standardmäßiges E-Mail-Programm festlegen, wird beim Klicken auf einen Link zu einer E-Mail oder Newsgroup auf einer Webseite immer Outlook Express geöffnet. Klicken Sie im Menü
Extras auf
Optionen und dann auf die Registerkarte
Allgemein. Klicken Sie unter
Standard Mail-Programme auf die beiden Schaltflächen
Standard, um die Anwendung zum Standard-Mailhandler und zum Standard-Newshandler zu machen.
13. Verwalten des Posteingangs
Speichern Sie vorsichtshalber alle Nachrichten? Das ist in Ordnung, solange Sie alle Nachrichten im Posteingang aufbewahren. Mit der Zeit kann der Posteingang jedoch unglaublich unübersichtlich werden. Halten Sie den Posteingang übersichtlich, indem Sie im Menü
Datei auf
Ordner und anschließend auf
Neu klicken. Wählen Sie einen Ort für den Unterordner aus, und geben Sie einen Ordnernamen ein. Der neue Ordner wird im Fenster
Ordner angezeigt, und Sie können Nachrichten aus dem Posteingang in diesen Ordner ziehen.
14. Exportieren des Adressbuchs
Wenn Sie viel reisen, möchten Sie Ihr Adressbuch möglicherweise mitnehmen. Sie können zwar wahrscheinlich von einem anderen PC aus nicht auf Ihre Kontaktlisten zugreifen, doch es gibt eine Lösung!
Öffnen Sie zuerst das
Adressbuch, klicken Sie auf
Datei, und zeigen Sie auf
Exportieren. Wählen Sie die Option
Anderes Adressbuch aus, und wählen Sie dann die Option
Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen). Sie werden anschließend dazu aufgefordert, einen Namen für das Adressbuch einzugeben, und anschließend anzugeben wie viele Felder Sie in der neuen Datei speichern möchten, beispielsweise den Name und die E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf
OK, und die erforderlichen Informationen werden in einer Datei gespeichert, die mit jedem Texteditor geöffnet werden kann.
15. Hinzufügen von Kontakten
Wenn Sie eine E-Mail von einem Absender erhalten, den Sie in Ihr Adressbuch aufnehmen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, und klicken Sie auf
Absender zum Adressbuch hinzufügen. Sie können auch festlegen, dass Outlook Express das Adressbuch beim Beantworten von Nachrichten automatisch aktualisiert. Öffnen Sie hierzu das Menü
Extras, klicken Sie auf
Optionen und aktivieren Sie auf der Registerkarte
Senden das Kontrollkästchen
Adresse beim Antworten in das Adressbuch übernehmen.
16. Visitenkarten
In Outlook Express können Sie ganz einfach sicherstellen, dass andere Benutzer über ihre vollständigen Kontaktinformationen verfügen. Die Visitenkarte übernimmt Ihre gesamten persönlichen Daten aus dem Adressbuch und speichert sie im vCard-Format, welches in einer Reihe von Betriebssystemen verwendet werden kann.
Erstellen Sie zuerst einen Eintrag für sich selbst im Adressbuch, indem Sie das Menü
Datei öffnen, auf
Neu zeigen und dann auf
Kontakt klicken. Rufen Sie anschließend erneut das Menü
Datei auf, klicken Sie auf
Exportieren und dann auf
Visitenkarte (vCard). Wählen Sie einen Speicherort für die Karte aus, und klicken Sie auf
Speichern. Wenn Sie das nächste Mal eine neue Nachricht erstellen, können Sie Ihre Visitenkarte über das Menü
Einfügen hinzufügen.
17. Senden großer Nachrichten mit Outlook Express
Um einen schnellen Internetverkehr zu ermöglichen, erlassen viele E-Mail-Server eine Größenbeschränkung für zu sendende und zu empfangende Nachrichten. Normalerweise dürfen Nachrichten nicht größer als 1 MB sein. Outlook Express kann größere Nachrichten in kleinere Stücke zerlegen, die wieder aneinander gefügt werden, bevor die E-Mail im Posteingang des Empfängers erscheint.
Klicken Sie im Menü
Extras auf
Konten, und klicken Sie auf der Registerkarte
E-Mail auf
Eigenschaften. Wechseln Sie zur Registerkarte
Erweitert, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Nachrichten größer als x KB aufteilen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie die maximale für Ihren Server zulässige Dateigröße eingeben.
18. Gemeinsame Verwendung von Kontakten durch verschiedene Benutzer
Möglicherweise wird Ihr PC von mehreren Benutzern verwendet, die ein gemeinsames Adressbuch verwenden möchten. Kein Problem. Klicken Sie auf der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche
Adressen, um das
Adressbuch zu öffnen, und wählen Sie einen gemeinsam zu verwendenden Kontakt aus. Ziehen Sie den markierten Namen in den Ordner
Gemeinsame Kontakte. Dieser Kontakt wird nun für jeden Benutzer des Computers im Fenster "Adressbuch" im Ordner "Gemeinsame Kontakte" angezeigt.
Beachten Sie, dass der Kontakt aus der ursprünglichen Liste in Ihrem eigenen Adressbuch entfernt wird, wenn Sie ihn in den Ordner
Gemeinsame Kontakte ziehen. Wenn Sie den Kontakt auch in Ihrem eigenen Adressbuch belassen möchten, kopieren Sie die Kontaktinformationen, und ziehen Sie die Kopie anstelle des Originals in den Ordner
Gemeinsame Kontakte.
19. Offline-Lesen von Newsgroups
Um Ihre Telefonkosten zu reduzieren, können Sie Outlook Express so konfigurieren, dass die Nachrichten oder Kopfdaten einer Newsgroup heruntergeladen werden, sodass Sie diese offline lesen können. Wählen Sie die Newsgroup im Fenster
Ordner aus, und wählen Sie im Menü
Extras die Option
Newsgroup synchronisieren. Sie können anschließend entweder "Alle Nachrichten" oder "Nur neue Nachrichten" als abzurufende Objekte auswählen, oder "Nur Kopfdaten", wenn nur Betreff, Sender und Nachrichtengröße abgerufen werden sollen.
Wenn Sie die letzte Option auswählen, und Sie finden eine Nachricht, die Sie bei der nächsten Onlineverbindung lesen möchten, markieren Sie den Nachrichtentitel, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie auf
Später downloaden. Ein blauer Pfeil wird neben dem Beitrag angezeigt, der darauf hinweist, dass der Text bei der nächsten Onlineverbindung heruntergeladen wird.
20. Frühjahrsputz in den Newsgroups
Wenn Sie eine sehr aktive Newsgroup abonniert haben, kann das Verzeichnis schnell mit unerwünschten Nachrichten, unerwünschten Anhängen oder sogar beschädigten Beiträgen gefüllt werden, die wertvollen Speicherplatz auf der Festplatte belegen.
Klicken Sie im Menü
Extras auf
Optionen, um in Ihren Newsgroups aufzuräumen. Klicken Sie im Fenster
Optionen auf die Registerkarte
Wartung, und klicken Sie auf
Jetzt bereinigen. Stellen Sie sicher, dass die zu bereinigende Newsgroup im Feld
Dateiinformationen ausgewählt ist, und klicken Sie auf
Komprimieren, um verschwendeten Speicherplatz in dem Verzeichnis freizugeben. Sie können auch alle Nachrichtentexte über die Schaltfläche
Nachrichten entfernen löschen, oder allen Text und alle Kopfdaten entfernen, indem Sie auf
Löschen klicken.