Microsoft Outlook Express

El mundo es muy pequeño y, gracias a las ventajas del correo electrónico, las distancias parecen ser cada día menores. Aunque al principio era un campo reservado a científicos espaciales, parece que hoy todo el mundo tiene una cuenta de correo electrónico, desde los jubilados hasta los bebés. Todo lo que se necesita es un método fácil y sencillo de administrar el correo. Conozca Outlook Express 5.0, el paquete de correo electrónico gratuito que viene incluido con Internet Explorer 5. Nunca ha sido tan fácil establecer comunicaciones en la red, especialmente con nuestra colección de consejos y sugerencias. Estará en contacto con los suyos en solo unos instantes.

1. Cree una cuenta nueva

En estos días cada vez hay más personas que tienen más de una cuenta de correo electrónico: normalmente una para el trabajo y la otra para uso personal. Con Outlook Express 5 podrá administrar fácilmente varias cuentas desde la misma Bandeja de entrada.

En el menú Herramientas, seleccione Cuentas y haga clic en el botón Agregar. Elija Correo y siga el asistente que aparece en pantalla; cuando se le solicite, agregue el nombre de cuenta, la contraseña y los nombres de los servidores entrante y saliente. Para crear una cuenta adicional, basta con repetir el procedimiento. Cuando desee enviar y recibir mensajes, puede comprobar todas las cuentas seleccionando Herramientas, Enviar y recibir y Enviar y recibir todo, o bien administrar las cuentas de manera individual volviendo a Enviar y recibir y seleccionando el nombre de la cuenta en la lista.

2. Busque un grupo de noticias interesante

Vaya a Herramientas, Grupos de noticias y, a menos que ya haya utilizado alguna vez los grupos de noticias con Outlook Express, el programa buscará todas las listas disponibles en línea. Tenga en cuenta que existen decenas de miles, así que es posible que la búsqueda tarde algún tiempo. Cuando termine, aparecerá la ventana Suscribirse a grupos de noticias, donde podrá buscar los grupos que coincidan con sus intereses. Escriba una palabra que describa sus intereses; por ejemplo "overclocking", y Outlook Express le mostrará todos los grupos que contengan ese término en el título. Haga clic en Suscribirse y aparecerá un icono junto al nombre del grupo.

A continuación, podrá ver un listado de todos los grupos de noticias a los que se ha suscrito en la ventana Carpetas. Para descargar los mensajes recientes, haga clic en el nombre del grupo.

3. Bloquee el correo no deseado

¿Alguien le ha molestado en un grupo de noticias? ¿No quiere volver a saber de esa persona? Es fácil. En la Bandeja de entrada del correo electrónico o en la ventana Grupos de noticias, seleccione un mensaje de ese remitente. En el menú Mensaje, seleccione Bloquear remitente. El correo electrónico de esa persona aparecerá en el cuadro Dirección y desde ahí podrá establecer la opción de bloqueo que desee: ignorar todos los correos de ese remitente o solo sus mensajes en el grupo de noticias. Tras ello, en la Bandeja de entrada no aparecerán más mensajes del usuario incluido en la lista negra.

Si cambia de opinión, puede quitar a esa persona de la lista. Para ello, haga clic en el menú Herramientas, luego en Reglas de mensaje y seleccione Lista de remitentes bloqueados. Si resalta la dirección del remitente en cuestión y hace clic en el botón Quitar, esta persona podrá enviarle mensajes de nuevo.

4. Agrupe los mensajes y las respuestas

Cuando aumenta el número de personas con las que se relaciona mediante el correo electrónico o los grupos de noticias, puede resultar difícil responder a un mensaje determinado. Outlook Express permite ordenar las respuestas para que aparezcan bajo el mensaje original.

En la Bandeja de entrada o en el Grupo de noticias, despliegue el menú Ver y seleccione Vista actual y, a continuación, Agrupar los mensajes por conversación. A continuación, haga clic en el símbolo más (+) que aparece a la izquierda del mensaje original y se desplegará la lista completa de respuestas.

Para ver solo las respuestas a sus propios mensajes, seleccione Mostrar respuestas a mis mensajes en las opciones de Vista actual.

5. Agregue su firma

Los archivos de firma representan un método práctico de firmar los correos electrónicos y permiten agregar automáticamente un vínculo a un sitio web, mostrar los datos de contacto o simplemente incluir una cita o frase preferida. El único problema es que la firma que utilice para los mensajes dirigidos a sus amigos quizá no tenga el tono adecuado para los correos dirigidos a su jefe. Outlook Express permite establecer varias firmas asociadas a diferentes tipos de mensajes.

Despliegue el menú Herramientas y seleccione Opciones. Haga clic en la pestaña Firmas y seleccione Nueva. Escriba el texto para la firma en el cuadro Modificar firma o haga clic en la opción Archivo para seleccionar un archivo del disco duro que desee enviar con cada mensaje. Repita el proceso para diferentes firmas y haga clic en el botón Predeterminado para seleccionar la que más vaya a utilizar.

Active la opción Agregar firmas a todos los mensajes salientes para hacer lo que indica, es decir, agregar el texto predeterminado a todos los correos electrónicos que envíe. También puede agregar firmas alternativas si selecciona el menú Insertar, hace clic en Firma y escoge el archivo adecuado.

6. Agregue algo de estilo

Si desea que sus correos electrónicos destaquen en la Bandeja de entrada de sus amigos (suponiendo que también utilicen Outlook Express) ¿por qué no utilizar los diseños de fondo del programa para animar con imágenes de fondo o atractivas barras laterales lo que, de otro modo, sería un mensaje aburrido?

Abra un mensaje nuevo y seleccione Formato, Aplicar diseño de fondo. Elija uno de los diseños de fondo ofrecidos o seleccione Más diseños de fondo para obtener acceso a una muestra más amplia. Si no le gusta ninguno de los que se ofrecen, haga clic en Crear nuevo y siga las instrucciones para diseñar sus propias plantillas, agregando imágenes y estilos de su propia colección. Al guardarlas, sus creaciones se almacenarán en la carpeta principal de diseños de fondo.

7. Revise la ortografía

Un correo electrónico lleno de errores de ortografía no da precisamente la mejor impresión. Vaya a Herramientas, seleccione Opciones y cambie a la pestaña Ortografía. Haga clic en Comprobar siempre la ortografía antes de enviar y la próxima vez que envíe un correo, Outlook Express comprobará automáticamente el texto y le sugerirá alternativas para las palabras dudosas.

No obstante, asegúrese de seleccionar Ignorar el texto original en una respuesta o reenvío para no perder tiempo, ya que de no hacerlo Outlook Express comprobará el mensaje original junto con su respuesta. Compruebe también que el corrector ortográfico está correctamente configurado para su país de manera que Outlook Express no considere el vocabulario como incorrecto.

8. Reenvíe varios mensajes a la vez

Si tiene varios mensajes almacenados que desea enviar a un amigo de una sola vez, diríjase a la carpeta que contiene los mensajes que desea reenviar, mantenga presionada la tecla [Control] y haga clic en cada uno de ellos. Cuando estén seleccionados, haga clic en el botón Reenviar en la barra de herramientas principal y aparecerá la ventana Mensaje nuevo con todos los correos electrónicos que seleccionó como adjuntos. Ahora solo tendrá que completar el mensaje y enviarlo de la forma habitual.

9. Compruebe automáticamente el correo

A menos que recuerde comprobar constantemente la Bandeja de entrada, puede que se le pase leer a tiempo un correo electrónico muy importante. Para evitarlo, Outlook Express puede actuar como su secretario personal y asegurarse de que los mensajes le llegan siempre a tiempo.

Seleccione Herramientas, Opciones y, en la pestaña General, active Comprobar mensajes nuevos cada 0 minutos y establezca el número de minutos que desee. A partir de ahora, cada vez que se conecte, Outlook Express comprobará automáticamente si tiene algún mensaje nuevo según el tiempo establecido y le informará puntualmente.


10. Importe las libretas de direcciones

Cuando comience a utilizar Outlook Express, no tendrá que empezar la libreta de direcciones desde cero. Puede importar los detalles de sus contactos desde cualquier otro archivo de direcciones de Windows, desde la Libreta personal de direcciones de Microsoft Exchange o desde un archivo de texto. En el menú Archivo, elija Importar y seleccione Libreta de direcciones de Windows. A continuación, busque el archivo WAB en su equipo y haga clic en Abrir.

Para libretas de direcciones que no sean de Windows, seleccione Otra libreta de direcciones en Importar y busque el archivo de la misma forma. Si Outlook Express no puede visualizar la libreta de direcciones, tendrá que exportarla desde el programa original como archivo de texto CSV o con el Formato de intercambio de directorios LDAP (LDIF) e importarla a Outlook Express.

11. Estoy de vacaciones

Si va a ausentarse por un largo período de tiempo, lo último que deseará al llegar a casa es una Bandeja de entrada llena de mensajes de gente cada vez más enfadada por no recibir respuesta. Escriba un mensaje con su procesador de texto para hacerles saber dónde está y guárdelo en forma de archivo de texto. A continuación, diríjase al menú Herramientas en Outlook Express, seleccione Reglas de mensaje y elija Correo. En la ventana Seleccione las condiciones para la regla, active Para todos los mensajes y en Seleccione las acciones para la regla, active Responder con mensaje. En Descripción de la regla, verá que Mensaje es un hipervínculo. Haga clic ahí y busque el archivo de texto que guardó antes. Finalmente, cuando Outlook Express solicite un nombre para la regla, asígnele el nombre "respuesta automática" y haga clic en Aceptar.

12. Utilice Outlook Express desde el explorador de Internet

Si configura Outlook Express como el programa de correo electrónico predeterminado, cada vez que haga clic en un vínculo de correo electrónico o de grupo de noticias en una página web se abrirá Outlook Express. En Herramientas, seleccione Opciones y haga clic en la pestaña General. Cuando aparezca la ventana Programas de mensajería predeterminados, haga clic en el botón Predeterminado tanto para el correo como para las noticias.

13. Organícese

¿Le gusta almacenar todos sus mensajes por si acaso? Está bien, siempre que no los mantenga todos en la Bandeja de entrada, ya que esto complica enormemente las búsquedas. Para evitar confusiones en el futuro, vaya al menú Archivo, seleccione Carpeta y, a continuación, Nueva carpeta. Elija dónde quiere ubicar la subcarpeta y asígnele un nombre. La nueva capeta aparecerá en la ventana Carpetas; de este modo, podrá arrastrar mensajes desde la Bandeja de entrada y depositarlos en ella.

14. Exporte la Libreta de direcciones

Si viaja mucho y desea llevarse su Libreta de direcciones, pero no sabe si podrá obtener acceso a las listas de contactos en otro equipo, no se preocupe.

En primer lugar, abra la Libreta de direcciones y seleccione Archivo, Exportar. Seleccione Otra libreta de direcciones y elija Archivo de texto (valores separados por comas). Outlook Express le pedirá que asigne un nombre a la Libreta de direcciones exportada y que le indique los campos que desea guardar en el nuevo archivo; por ejemplo, el nombre de contacto y la dirección de correo electrónico. Haga clic en Aceptar y la información solicitada quedará almacenada en un archivo que cualquiera podrá abrir con un editor de texto.

15. Agregue contactos

Cuando reciba un correo electrónico de alguien que quiere agregar a la Libreta de direcciones, haga clic con el botón secundario en el mensaje y seleccione Agregar remitente a Libreta de direcciones. También puede configurar Outlook Express para que actualice automáticamente la Libreta de direcciones cada vez que responda a un mensaje. Vaya a Herramientas, Opciones y, en la pestaña Enviar, active la opción Agregar a la Libreta de direcciones a las personas a las que responda.

16. Tarjeta de presentación

Con Outlook Express es sencillo asegurarse de que los demás disponen de todos sus datos de contacto. La Tarjeta de presentación obtiene la información personal de la Libreta de direcciones y la almacena con formato vCard, reconocido por múltiples sistemas operativos.

En primer lugar, agregue una entrada con sus datos en la Libreta de direcciones mediante Archivo, Nuevo, Contacto. Hecho esto, vuelva a Archivo y, en Exportar, seleccione Tarjeta de presentación (vCard). Elija una ubicación para almacenar la tarjeta y haga clic en Guardar. La próxima vez que escriba un mensaje nuevo, seleccione en el menú Insertar la opción Mi tarjeta de presentación para adjuntar la tarjeta.

17. Envíe mensajes grandes con Outlook Express

Para agilizar el tráfico de Internet, muchos servidores de correo establecen un límite en el tamaño de los mensajes que puede enviar o recibir, lo que en muchas ocasiones hace imposible enviar mensajes con un tamaño superior a 1 Mb. Outlook Express puede dividir mensajes grandes en porciones más manejables que son unificadas de nuevo cuando el mensaje llega a la Bandeja de entrada del contacto.

En el menú Herramientas, seleccione Cuentas y, en la pestaña Correo, haga clic en Propiedades. Cambie a la pestaña Opciones avanzadas y marque la casilla Separar mensajes que ocupen más de x KB, asegurándose de asignar el tamaño máximo que permite su servidor.

18. Comparta contactos entre distintas identidades

Es posible que su equipo tenga más de un usuario y que desee compartir una Libreta de direcciones común. No hay ningún problema. Haga clic en el botón Direcciones en la barra de herramientas principal para abrir la Libreta de direcciones y seleccione el contacto que desea compartir. Destaque el nombre y arrástrelo a la carpeta Contactos compartidos. Ahora, cualquiera que utilice Outlook Express podrá ver el contacto en la carpeta Contactos compartidos que se encuentra en la ventana Libreta de direcciones.

Recuerde que al arrastrar el contacto de su propia Libreta de direcciones a la carpeta de Contactos compartidos se borrará de la lista original. Si desea mantener el contacto en su Libreta de direcciones, haga una copia de los detalles del contacto y arrastre esa copia a la carpeta compartida en lugar del original.

19. Lea grupos de noticias sin conexión

Para evitar facturas telefónicas desmesuradas, configure Outlook Express para que descargue los mensajes de los grupos de noticias o sus encabezados y así poder leerlos cuando no esté conectado. En la ventana Carpetas, seleccione el grupo de noticias y, en el menú Herramientas, seleccione Sincronizar grupo de noticias. Podrá elegir la opción de descargar Todos los mensajes cuando esté conectado, la opción Nuevos mensajes para seleccionar las publicaciones que hayan aparecido desde la última vez que conectó o la opción Solo los encabezados para obtener sólo el asunto, el autor y el tamaño del mensaje.

Si elige la última opción y ve un mensaje que desea leer la próxima vez que se conecte, señale el título del mensaje, haga clic con el botón secundario y seleccione Descargar más tarde. Aparecerá una flecha azul junto al mensaje que indica que la próxima vez que se conecte se descargará todo su contenido.

20. Limpie los grupos de noticias

Cuando está suscrito a un grupo de noticias con mucha actividad, su carpeta puede congestionarse rápidamente con mensajes o adjuntos no deseados, e incluso con mensajes dañados que ocupan un espacio valioso en disco.

Para solucionarlo, vaya al menú Herramientas y seleccione Opciones. En la ventana Opciones, haga clic en la pestaña Mantenimiento y seleccione Limpiar ahora. Asegúrese de que el grupo de noticias que desea ordenar está resaltado en la ventana Información del archivo y haga clic en Compactar para eliminar el espacio desaprovechado en la carpeta. También puede eliminar los cuerpos de los mensajes con el botón Quitar mensajes o eliminar el texto y los encabezados si hace clic en Eliminar.

Nada es inmutable; entonces, ¿por qué no personalizar la ventana de Outlook Express?

1. La ventana de Outlook Express puede personalizarse completamente para ajustarse a sus necesidades.

¿Desea ver la barra de herramientas pero no le interesa tener la ventana Carpetas abierta continuamente? No hay ningún problema. Seleccione el menú Ver y vaya a Opciones. En la ventana Opciones, resalte tantas subventanas de Outlook Express como desee y haga clic en Aceptar. La ventana de Outlook Express se reorganizará para adaptarse a los nuevos ajustes.

2. El panel de vista previa le permite ver el contenido de un mensaje sin necesidad de abrirlo en una ventana independiente. Abra el menú Ver y seleccione Diseño. En el área de Panel de vista previa, elija si prefiere mostrar la vista previa al lado o debajo de los mensajes y también si desea que el panel muestre los detalles de contacto del correo electrónico. Haga clic en Aceptar. A partir de ahora, bastará con un clic en el encabezado del mensaje para que se abra su contenido en el panel de vista previa. También tiene la posibilidad de abrirlo en su propia ventana si hace doble clic en el correo electrónico.

3. Para personalizar la barra de herramientas, abra el menú Ver, elija Diseño y haga clic en Personalizar barra de herramientas. En Opciones de texto, elija si prefiere tener una descripción del icono debajo o al lado de la imagen o si desea el icono sin texto. Para agregar botones, elija una acción de la lista Botones disponibles y haga clic en Agregar. Para cambiar el orden en el que aparecen los iconos, resalte el botón en la lista Botones de la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar.

4. La ventana de mensajes organiza los correos electrónicos con varias columnas como asunto, fecha o nombre del remitente. Para cambiarlas, seleccione Ver, Columnas en la ventana de mensaje y active la casilla de la columna que desee. Puede quitar una columna si hace clic en ella y selecciona Ocultar. También puede cambiar el ancho de una columna individual resaltando su nombre y cambiando la cantidad del cuadro de píxeles.

5. Ahora que ya tiene las columnas como desea, puede cambiar el orden en el que se presentan los mensajes entrantes. La mayoría de las veces deseará tenerlos ordenados por fecha, para que los mensajes más recientes aparezcan arriba de todo, pero en ocasiones es práctico ordenar la Bandeja de entrada por remitente, por ejemplo, para encontrar determinados mensajes. Seleccione Ver, Ordenar y resalte la columna por la que desea que Outlook Express ordene los mensajes. También puede alternar entre las vistas si hace clic en los encabezados de la columnas en la ventana de mensajes.

6. Para cambiar las fuentes utilizadas al mostrar los mensajes abra el menú Herramientas, seleccione Opciones y seleccione la pestaña Leer. Aquí podrá cambiar el tipo y el tamaño de la fuente así como la codificación internacional, lo que resulta muy importante si va a enviar o recibir mensajes en idiomas que usen caracteres especiales. Si desea cambiar la fuente predeterminada para todos los mensajes salientes, diríjase de nuevo a la ventana Opciones, active la pestaña Redactar y seleccione Fuentes.

El correo basura es muy molesto, especialmente cuando su contenido no es apto para todos los públicos. Permita que Outlook Express filtre automáticamente la suciedad.

1. En el menú Herramientas seleccione Reglas del mensaje, Correo. En la casilla Seleccione las condiciones para la regla, active la opción La línea asunto contiene las palabras especificadas. En la casilla Descripción de la regla verá un hipervínculo llamado Contiene las palabras especificadas. Haga clic en él para abrir el cuadro Palabras específicas.

2. En el cuadro Palabras específicas, escriba las palabras que desea que Outlook Express vigile y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita estos pasos para todas las palabras que desee incluir. Si hace clic en Opciones, podrá indicar al programa si desea aplicar la regla cuando el mensaje contiene alguna o todas las palabras. Haga clic en Aceptar cuando termine.

3. En la opción Seleccionar las acciones para la regla elija Eliminarlo del servidor y asegúrese de ponerle nombre a la regla. Haga clic en Aceptar y Outlook Express abrirá el cuadro de control Regla de mensaje. Haga clic en el botón Aplicar ahora y nunca más entrarán mensajes que contengan ese vocabulario ofensivo en su Bandeja de entrada. Para modificar una regla, simplemente vuelva a la ventana Regla de mensaje y seleccione Modificar.