Thu g?n h?nh ?nh nàyBung r?ng h?nh ?nh này
Đây là một thế giới nhỏ bé và nhờ có sự kỳ diệu của email, dường như thế giới đang được thu hẹp hàng ngày. Sau miền của các nhà khoa học tên lửa, ngày nay, bất kỳ ai từ những bà già cho tới đứa trẻ còn trong vòng tay mẹ dường như đều có tài khoản e-mail. Tất cả những gì chúng ta cần bây giờ là cách quản lý thư dễ dàng và đơn giản. Bước vào Outlook Express 5.0, gói e-mail quà tặng được đóng gói cùng với IE5. Việc liên lạc trực tuyến chưa bao giờ đơn giản như vậy, đặc biệt với một loạt các gợi ý và lời khuyên của chúng tôi. B?n s? liên l?c và trực tuyến rất nhanh.
1. T?o m?t tài kho?n hoàn toàn mới
Ngày nay, ngày càng nhiều người có nhiều tài khoản e-mail, thường duy trì các địa chỉ riêng để sử dụng cho mục đích công việc và cá nhân. Với Outlook Express 5, bạn có thể dễ dàng quản lý nhiều tài khoản khác nhau từ cùng Hộp thư đến.
Tìm Tài khoản trong menu Công cụ và nhấn nút Thêm. Chọn Thư và làm theo thuật sỹ trên màn hình, thêm tên tài khoản và mật khẩu của bạn và tên của cả máy chủ thư đến và đi khi được yêu cầu. Để tạo một tài khoản phụ, chỉ cần lặp lại quy trình này. Khi bạn muốn gửi và nhận thư, bạn có thể kiểm tra từng tài khoản bằng cách chọn Công cụ, Gửi và Nhận để chọn Gửi và Nhận Tất cả hoặc chỉ cần xử lý một tài khoản một lúc bằng cách trở lại Gửi và Nhận và chọn tên tài khoản cá nhân từ danh sách.
2. T?m nhóm tin thú v? đ? đ?c
Đi tới Công cụ, Nhóm tin và trừ khi bạn đã sử dụng các nhóm tin thông qua Outlook Express, chương trình sẽ tìm kiếm tất cả danh sách hiện đang trực tuyến. Hãy nhớ rằng, danh sách có thể lên đến hàng chục nghìn nên có thể mất chút thời gian. Sau khi hoàn tất, cửa sổ Đăng ký Nhóm tin sẽ mở, cho phép bạn tìm kiếm các nhóm phù hợp với sở thích của mình. Nhập một từ mô tả nội dung bạn muốn nói đến, chẳng hạn như ‘overclocking’ và Outlook Express sẽ hiển thị các nhóm chứa các từ đó trong tiêu đề. Bấm vào Đăng ký và một biểu tượng sẽ xuất hiện theo tên của nhóm.
Bây giờ bạn sẽ tìm thấy các nhóm tin bạn đã đăng ký để được liệt kê trong cửa sổ Thư mục. Để tải xuống các thư mới nhất, chỉ cần bấm vào tên nhóm.
3. Ch?n thư không mong mu?n
Ai đó quấy rầy bạn trên một nhóm tin? Bạn không bao giờ nhận tin từ họ nữa? Rất đơn giản. Từ cửa sổ Hộp thư đến e-mail hoặc Nhóm tin, chọn một thư từ người gửi làm bạn khó chịu. Trong menu Thư, ch?n Ch?n Ngư?i g?i. Địa chỉ email của người đó sẽ xuất hiện trong hộp Địa chỉ và từ đây bạn đặt tuỳ chọn chặn yêu cầu của mình – bất kể bạn muốn bỏ qua mọi thư từ họ hay có thể chỉ là các bài đăng tin tức của họ. Việc này đã hoàn tất, sẽ không có thêm thư nào từ người gửi nằm trong danh sách đen xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn.
Nếu bạn thay đổi ý định của mình, loại bỏ người đó khỏi danh sách bằng cách đi tới Quy tắc Thư trong menu Công cụ, bấm vào Chặn Danh sách Thư. Bằng cách đánh dấu địa chỉ đang đề cập và nhấn Loại bỏ, người này sẽ được phép gửi thư cho bạn một lần nữa.
4. Nhóm thư và phản hồi lại v?i nhau
Khi nhiều người bắt đầu tham gia vào các cuộc hội thoại nhóm tin hoặc e-mail, khó có thể phát hiện phản hồi cho một thư nào đó. Outlook Express có thể phân loại các phản hồi để chúng xuất hiện dưới bài đăng ban đầu.
Từ trong Hộp thư đến hoặc Nhóm tin của bạn, kéo xuống menu Xem cho đến khi bạn tới Chế độ xem Hiện tại, rồi chọn Nhóm Thư bằng Hội thoại. Bây giờ, bấm vào dấu cộng xuất hiện bên trái thư ban đầu và danh sách phản hồi đầy đủ sẽ cuộn xuống.
Để xem chỉ các phản hồi cho thư của riêng bạn, chọn Hiển thị thư cho thư của tôi từ tuỳ chọn Chế độ Xem hiện thời.
5. Đăng xuất
Tệp chữ ký là cách đăng xuất email hữu ích và cho phép bạn tự động thêm liên kết vào website của mình, liệt kê chi tiết liên lạc hoặc thậm chí in một trích dẫn hoặc cụm từ yêu thích. Vấn đề duy nhất là chữ ký bạn mà bạn có thể đưa vào thư gửi đến bạn bè có thể không nhất thiết phải mang giọng điệu chuẩn như thư gửi đến ông chủ của bạn. Outlook Express cho phép bạn thiết lập nhiều chữ ký hướng đến các loại thư khác nhau.
Kéo xuống menu Công cụ và chọn Tuỳ chọn. Nh?p vào tab Ch? k? và ch?n Mới. Nhập văn bản cho chữ ký của bạn trong hộp Chỉnh sửa Chữ ký hoặc bấm vào tuỳ chọn Tệp để chọn một tệp từ ổ cứng mà bạn muốn gửi với từng thư. Lặp lại điều này cho các chữ ký khác nhau, chọn một chữ ký bạn sẽ sử dụng nhiều nhất bằng cách nhấn nút Đặt làm mặc định.
Đánh dấu hộp Thêm Chữ ký vào tất cả thư đi để thực hiện điều đó, nghĩa là đính kèm văn bản mặc định vào từng email bạn gửi, mặc dù bạn có thể thêm chữ ký thay thế bằng cách đi tới Chữ ký trong menu Chèn và chọn tệp thích hợp.
6. Thêm một chút phong cách
Nếu bạn muốn email của mình nổi bật trong hộp thư đến của bạn bè (giả sử họ cũng sử dụng Outlook Express), tại sao không sử dụng mẫu nền thư của chương trình để làm nổi bật một thư bình thường bằng ảnh nền hoặc các thanh bên lôi cuốn?
M? m?t thư m?i và ch?n Định dạng, Áp d?ng Mẫu nền thư. Chọn từ danh sách mẫu nền thư được cung cấp hoặc chọn Mẫu nền thư Khác để có nhiều sự lựa chọn hơn. Nếu bạn không thể tìm thấy chủ đề mình yêu thích, hãy nhấn Tạo Mới và làm theo các hướng dẫn để tạo nên các mẫu của riêng bạn, thêm hình ảnh và phong cách từ bộ sưu tập của riêng bạn. Sau khi lưu, sáng tạo của bạn được lưu trữ trong thư mục hình nền thư chính.
7. Ki?m tra chính t?
Một e-mail với các lỗi chính tả không thể tạo nên ấn tượng tốt nhất. Đi tới Công cụ và kéo xuống Tuỳ chọn trước khi chuyển sang tab Chính tả. Bấm vào Luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi và khi bạn gửi thư lần sau, Outlook Express sẽ tự động xem xét cẩn thận văn bản, gợi ý cách viết chính tả thay thế cho những từ không rõ ràng.
Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn đánh dấu Bỏ qua văn bản ban đầu trong phản hồi hoặc chuyển tiếp, nếu không bạn sẽ mất thời gian bởi vì máy tính xếp chồng qua thư của người gửi cũng như phản hồi của bạn. Đồng thời, kiểm tra rằng trình kiểm tra chính tả được đặt thành Tiếng Anh (Vương quốc Anh); nếu không Outlook Express sẽ nghĩ rằng bạn sử dụng từ ngữ đặc Mỹ như ‘color’ và ‘honor’ trong e-mail của bạn.
8. Chuy?n ti?p thư en masse
Nếu bạn có nhiều thư đã lưu mà bạn muốn gửi đến bạn bè vào cùng một lúc, hãy đi tới thư mục chứa tất cả thư bạn muốn chuyển tiếp và đảm bảo giữ phím [Điều khiển], bấm vào từng thư một. Sau khi các thư được đánh dấu, nhấn nút Chuyển tiếp trên thanh công cụ chính và cửa sổ Thư Mới sẽ mở, với tất cả email bạn đã chọn được đánh dấu là tệp đính kèm. Bây giờ, tất cả những gì bạn phải làm là hoàn tất thư và gửi chúng đi.
9. T? đ?ng ki?m tra e-mail
Trừ khi bạn luôn nhớ kiểm tra Hộp thư đến của mình, nếu không bạn có thể bỏ sót email quan trọng. Để ngăn chặn điều ngày, OE có thể hoạt động với vai trò là thư ký cá nhân của bạn, đảm bảo rằng thư của bạn luôn đến đúng giờ.
Chọn Công cụ, Tuỳ chọn và từ tab Chung, chọn Kiểm tra Thư mới Mỗi 0 phút, thay đổi số phút cho thiết đặt đã chọn của bạn. Giờ đây mỗi khi bạn trực tuyến, Outlook Express sẽ tự động kiểm tra để xem liệu bạn có thư mới vào thời gian được phân bổ hay không và theo đó sẽ thông báo cho bạn.
Thu g?n h?nh ?nh nàyBung r?ng h?nh ?nh này
Khi bạn bắt đầu sử dụng Outlook Express, bạn không cần khởi động sổ địa chỉ của mình ngay từ đầu. Bạn có thể nhập chi tiết liên hệ từ bất kỳ tệp địa chỉ nào khác của Windows, Sổ Địa chỉ Cá nhân Microsoft Exchange hoặc tệp văn bản. Trong menu Tệp, cuộn xuống để Nhập và chọn Sổ Địa chỉ Windows. Sau đó, chỉ cần duyệt để tìm tệp WAB trên máy tính của bạn và nhấn Mở.
Đối với các sổ địa chỉ không phải của Windows, hãy trỏ chuột vào Sổ Địa chỉ Khác trong Nhập và tìm tệp theo cách tương tự. Nếu OE không thể nhìn thấy sổ địa chỉ của bạn, bạn chỉ cần xuất sổ địa chỉ từ chương trình ban đầu dưới dạng tệp văn bản CSV hoặc tệp Định dạng Thay đổi Danh bạ LDAP (LDIF) và nhập sổ địa chỉ đó vào OE.
11. Đi vắng
Nếu bạn đi vắng trong thời gian dài, điều cuối cùng bạn muốn khi trở về nhà là Hộp thư đến chứa đầy thư của người thân, ngày càng tức giận vì bạn chưa trả lời thư. Hãy cho họ biết bạn đang ở đâu bằng cách tạo một thư trong trình xử lý văn bản của bạn và lưu nó dưới dạng tệp văn bản. Tiếp theo, đi tới menu Công cụ trong Outlook Express và chọn Quản lý Công cụ, chọn tuỳ chọn Thư. Trong cửa sổ Chọn điều kiện cho quy tắc của bạn, chọn Cho Tất cả Thư và đánh dấu Trả lời bằng Thư trong lời nhắc Chọn Hành động cho quy tắc của bạn. Trong Mô tả Quy tắc, bạn sẽ thấy một liên kết Thư. Bấm vào đây và duyệt tệp văn bản bạn đã lưu trước đó. Cuối cùng, khi Outlook Express yêu cầu tên quy tắc, hãy gọi quy tắc đó là ‘tự động trả lời’ và nhấn OK.
12. Sử dụng OE từ trình duyệt Web của bạn
Đặt Outlook Express làm chương trình e-mail mặc định nghĩa là bất cứ khi nào bạn bấm vào một liên kết e-mail hay nhóm tin trên một trang web, Outlook Express sẽ được mở. Trong Công cụ, đi tới Tuỳ chọn và nhấn tab Chung. Khi cửa sổ Chương trình Nhắn tin Mặc định xuất hiện, nhấn nút Tạo Mặc định cho cả tin tức và thư.
13. Đư?c sắp xếp
Bạn có muốn giữ tất cả thư được lưu khi cần? Điều đó có thể thực hiện được, trừ khi bạn giữ tất cả thư trong Hộp thư đến khiến bạn khó tìm mọi thứ. Tránh sự lộn xộn sau này bằng cách đi tới menu Tệp, chọn Thư mục rồi chọn Thư mục mới. Chọn nơi bạn muốn đặt thư mục con và đặt tên cho thư mục con đó. Thư mục mới sẽ xuất hiện trong cửa sổ Thư mục, để bạn có thể kéo thư từ Hộp thư đến vào thư mục đó.
14. Xu?t s? đ?a ch? c?a b?n
Nếu bạn di chuyển nhiều và muốn mang theo sổ địa chỉ của mình nhưng không nhất thiết phải truy cập vào danh sách liên hệ trên PC khác, đừng lo lắng.
Trước tiên, mở Sổ Địa chỉ của bạn và chọn Tệp, Xuất. Chọn Sổ Địa chỉ Khác và chọn Tệp Văn bản (Giá trị Phân cách bằng Dấu phẩy). Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho Sổ Địa chỉ đã xuất rồi thông báo cho Outlook Express biết chính xác trường bạn muốn lưu trong tệp mới, chẳng hạn tên liên hệ và địa chỉ e-mail. Bấm OK và thông tin được yêu cầu sẽ được lưu dưới dạng tệp mà bất kỳ ai có trình soạn thảo văn bản đều có thể mở được.
15. Thêm địa chỉ liên hệ
Khi bạn nhận email từ ai đó mà bạn muốn thêm vào Sổ Địa chỉ, bấm chuột phải vào thư và chọn Thêm người gửi vào Sổ Địa chỉ. Hoặc bạn có thể đặt Outlook Express để tự động cập nhật Sổ Địa chỉ của mình bất cứ khi nào bạn trả lời thư. Đi tới Công cụ, Tuỳ chọn và trên tab Gửi, chọn Tự động đưa người mà tôi trả lời vào Sổ Địa chỉ của tôi.
16. Đây là thẻ của tôi
Với Outlook Express, bạn có thể dễ dàng đảm bảo rằng mọi người có chi tiết liên hệ đầy đủ của bạn. Thẻ Doanh nghiệp sẽ lấy tất cả thông tin cá nhân của riêng bạn từ Sổ Địa chỉ và lưu trữ bằng định dạng vCard có thể được sử dụng với nhiều hệ điều hành khác nhau.
Trước hết, tạo một mục cho bạn trong Sổ Địa chỉ bằng cách chọn Tệp, Mới, Liên hệ. Sau khi hoàn tất, quay lại Tệp và kéo xuống để Xuất trước khi bấm vào Thẻ Doanh nghiệp (vCard). Ch?n m?t v? trí đ? lưu tr? th? và nh?n Lưu. Lần tiếp theo khi bạn tạo thư mới, chọn Thẻ Doanh nghiệp của tôi từ menu Chèn để đính kèm thẻ.
17. G?i thư lớn v?i OE
Để giữ lưu lượng Internet di chuyển nhanh chóng, nhiều máy chủ thư đặt ra giới hạn về kích thước thư bạn có thể gửi hoặc nhận, thường là không thể gửi các tệp lớn hơn 1Mb. Outlook Express có thể chia nhỏ các thư lớn thành những phần nhỏ có thể quản lý, được gắn kết lại với nhau khi thư tới Hộp thư đến danh bạ của bạn.
Đi tới Tài khoản trong menu Công cụ và từ tab Thư, bấm vào Thuộc tính. Chuyển sang tab Nâng cao và chọn hộp Chia nhỏ thư lớn hơn x KB, đảm bảo bạn nhập kích thước tệp tối đa mà máy chủ cho phép.
18. Chia s? liên hệ giữa các danh tính khác nhau của bạn
Bạn có thể có nhiều người dùng sử dụng PC của mình nhưng bạn muốn chia sẻ một Sổ Địa chỉ chung. Không vấn đề gì. Nhấn nút Địa chỉ trên thanh công cụ chính để mở cửa sổ Sổ Địa chỉ và chọn liên hệ mà bạn cần chia sẻ. Đánh dấu tên và kéo vào thư mục Liên hệ Chia sẻ. Giờ đây bất cứ ai sử dụng Outlook Express cũng có thể nhìn thấy liên hệ này bằng cách đi tới thư mục Liên hệ Chia sẻ trong cửa sổ Sổ Địa chỉ.
Hãy nhớ rằng việc kéo liên hệ từ Sổ Địa chỉ của riêng bạn vào thư mục Liên hệ Chia sẻ sẽ loại bỏ thư khỏi danh sách ban đầu của bạn. Để giữ liên hệ trong Sổ Địa chỉ, hãy tạo bản sao chi tiết liên hệ và kéo bản sao đó vào thư mục Chia sẻ thay cho danh sách ban đầu.
19. Đ?c nhóm tin ngoại tuyến
Để lưu cho mình những hoá đơn điện thoại lớn, hãy thiết lập Outlook Express để tải xuống các thư hoặc tiêu đề nhóm tin để bạn đọc ngoại tuyến. Trong cửa sổ Thư mục, chọn nhóm tin và trong menu Công cụ, chọn Đồng bộ hoá Nhóm tin. Việc này sẽ cung cấp cho bạn tuỳ chọn để tải xuống Tất cả thư khi trực tuyến, Thư Mới để chọn các bài đăng đã xuất hiện trên nhóm tin kể từ khi bạn đăng nhập lần cuối hoặc Chỉ Tiêu đề để chỉ chọn chủ đề, tác giả và kích thước thư.
Nếu bạn chọn tuỳ chọn cuối cùng và nhận ra thư mà bạn muốn đọc lần sau khi trực tuyến, hãy đánh dấu tiêu đề thư, bấm chuột phải và chọn Tải xuống sau. Mũi tên màu lam sẽ xuất hiện theo bài đăng để cho biết rằng văn bản đầy đủ sẽ được tải xuống khi bạn trực tuyến lần sau.
20. Làm sạch nhóm tin của bạn
Khi bạn theo dõi một nhóm tin trực tuyến, danh bạ của bạn có thể sớm bị tắc bởi các thư không mong muốn, tệp đính kèm không mong muốn hoặc thậm chí các bài đăng bị hỏng chiếm đáng kể dung lượng ổ cứng.
Để làm sạch chúng, hãy đi tới menu Công cụ và chọn Tuỳ chọn. Trong cửa sổ Tuỳ chọn, bấm vào tab Bảo trì và chọn Làm sạch Ngay. Đảm bảo rằng bạn có nhóm tin mình muốn phân loại được đánh dấu trong cửa sổ Thông tin Tệp và bấm Nén để loại bỏ mọi dung lượng lãng phí trong danh bạ. Bạn cũng có thể loại bỏ tất cả nội dung thư bằng nút Loại bỏ Thư hoặc xoá tất cả văn bản và tiêu đề bằng cách nhấn Xoá.
Quay l?i đ?u trang
