Descripción de las sugerencias acerca de Excel no descubiertas

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Resumen

En este artículo se Describe algunas de las características y funciones en Microsoft Excel que permanecen no descubiertas por los usuarios más eficaz y útil. Por ejemplo, puede crear una nueva macro para realizar un cálculo cuando una fórmula existente o función puede realizar la tarea. O bien, puede crear una nueva macro para realizar una tarea cuando se puede utilizar una función existente que realiza la tarea.

INTRODUCCIÓN

Este artículo enumeran algunas sugerencias acerca de cómo utilizar Microsoft Excel.

Más información

Unir texto en varias columnas

Puede concatenar o contigua de texto en varias columnas utilizando el & operador o la función concatenar --por ejemplo, si escribe los datos siguientes en las celdas A1:C2:

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A1: primero B1: medio C1: última
A2: Tom B2: Edward C2: Smith

Para poner el nombre completo, en la celda D2, escriba una de las fórmulas siguientes:
$ D $ 2: = CONCATENATE(A2,"",B2,"",C2)
$ D $ 2: = A1 & "" & B2 & "" & C2
Nota Un espacio ("") entre las celdas se utiliza para insertar un espacio entre el texto mostrado.

El área de impresión

Desde Microsoft Excel 97 para Windows, un establecer imprimir área botón de barra de herramientas ha estado disponible en el menú archivo . Al hacer clic en el botón de barra de herramientas Establecer área de impresión , puede establecer el área de impresión a la selección actual. Después de agregar el botón de barra de herramientas Establecer área de impresión a una barra de herramientas existente, puede hacer clic en Establecer área de impresión para establecer fácilmente un área de impresión en el intervalo seleccionado.

Para agregar el botón de barra de herramientas Imprimir en Excel, siga estos pasos:
  1. En el menú Ver , elija barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Personalizar .
  2. Haga clic en la ficha de comandos .
  3. En la sección categorías , haga clic en archivo y, a continuación, desplácese por la lista de comandos hasta que vea el botón de barra de herramientas Imprimir .
  4. haga clic en Imprimir y, a continuación, arrastre el comando a una barra de herramientas existente.

Excluir elementos duplicados en una lista

Si crea una lista de elementos que contiene elementos duplicados y desea derivar una lista única, utilice el comando Filtro avanzado en Excel.

Para ello, siga estos pasos:
  1. Escriba los datos siguientes en las celdas a1: A10 en un libro nuevo:

    Contraer esta tablaAmpliar esta tabla
    A1: Fruits
    A2: Apple
    A3: Cherry
    A4: pera
    A5: Cherry
    A6: Plum
    A7: Apple
    A8: Apple
    A9: pera
    A10: Apple
  2. En el menú datos , seleccione filtro y, a continuación, haga clic en Filtro avanzado .
  3. En acción , haga clic en Copiar a .
  4. En el cuadro Rango de lista , escriba $ A $ 1: $ A $ 10 .
  5. Haga clic en sólo registros únicos , escriba $ B $ 1 en el que Copiar en el cuadro y, a continuación, haga clic en Aceptar .

    La lista única siguiente aparece en la columna B:

    Contraer esta tablaAmpliar esta tabla
    B1: Fruits
    B2: Apple
    B3: Cherry
    B4: pera
    B5: Plum
Observe que este método también funciona para varias columnas. Puede ocultar las filas cuando se utiliza el comando Filtro avanzado .

Multiplique los valores de texto por 1 para cambiar texto a números

A veces, al importar archivos desde otros orígenes, valores numéricos pueden parecen ser números, pero se comportan como los valores de texto. Para resolver este problema, convertir estos valores en los números. Un método para hacerlo consiste en multiplicar estos valores de texto por 1.

Para convertir los valores de texto, siga estos pasos:
  1. Haga clic en una celda en blanco de la hoja de cálculo, asegurarse de que la celda no se aplica formato como texto y, a continuación, escriba 1 en la celda.
  2. Con la celda en blanco seleccionada, haga clic en Copiar en el menú Edición .
  3. Seleccione el rango que contiene los valores que desea convertir en números.
  4. En el menú Edición , haga clic en Pegado especial .
  5. En operación , haga clic en multiplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar .
Este método convierte el texto en números. Puede saber si convirtió correctamente los valores de texto consultando la alineación del número. Si utiliza el formato general y los valores se alinearán a la derecha, los valores son números y los valores de texto se alinearán a la izquierda.

Utilice al Asistente para importar texto para cambiar texto a números

Para ello, siga estos pasos:
  1. Seleccione el rango que contiene los valores que desea convertir en números.
  2. En el menú datos , haga clic en texto en columnas .
  3. Haga clic en siguiente dos veces para ir al paso 3 del asistente.
  4. En GroupBox de Formato de datos de columna , haga clic en General y, a continuación, haga clic en Finalizar .
Este método convierte texto en números. Puede saber si convirtió correctamente los valores de texto consultando la alineación del número. Si utiliza el formato general y los valores se alinearán a la derecha, los valores son números y los valores de texto se alinearán a la izquierda.

Ordenar números decimales en un esquema

Suponga que crea los siguientes números de esquema en A1:A6 celdas:

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A1: 1.1.0
A2: 1.10.0
A3: 1.2.0
A4: 1.20.0
A5: 1.21.1
A6: 1.3.0

Después de ordenar los números de esquema, aparecen en el mismo orden. Los números de esquema aparecen en el orden que ha escrito. Sin embargo, si desea ordenar los números entre cada decimal, utilice al Asistente para importar texto. Para ello, siga estos pasos:
  1. Seleccione las celdas A1:A6.
  2. En el menú datos , haga clic en texto en columnas .
  3. En el paso 1 del Asistente para importar texto, haga clic en delimitado y, a continuación, haga clic en siguiente .
  4. En el GroupBox delimitadores , haga clic para desactivar cada casilla de verificación excepto la casilla de verificación otro . En la casilla de verificación otro , escriba un punto y, a continuación, haga clic en siguiente .
  5. En el paso 2, escriba $ B $ 1 en el cuadro de destino para que no se sobrescribe el contorno original y, a continuación, haga clic en Finalizar .

    Los números aparecen en las columnas B, C y D.
  6. Seleccione las celdas A1:D6.
  7. En el menú datos , haga clic en Ordenar .
  8. En la lista Ordenar por , haga clic en columna B .
  9. En el cuadro luego por , haga clic en la columna C .
  10. En la lista luego por , haga clic en la columna D y, a continuación, haga clic en Aceptar .
La lista ordenada aparece en la columna a.

Utilice un formulario de datos para agregar registros a una lista

Si agregar registros a una lista, utilizar un formulario datos predefinidos. Para iniciar, haga clic en una celda de la lista y, a continuación, haga clic en formulario en el menú datos .
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Introduzca la fecha actual o la hora

Si desea escribir rápidamente la fecha actual en una celda, presione CTRL +; y, a continuación, presione ENTRAR . Para escribir rápidamente la hora actual en una celda, presione CTRL +: y, a continuación, presione ENTRAR .

Ver los argumentos en una fórmula

Mientras se escribe una fórmula en una celda, presione CTRL + MAYÚS + A para ver los argumentos en una fórmula. Si escribe = tasa y, a continuación, presione CTRL + MAYÚS + A , puede ver todos los argumentos para esa función--por ejemplo, = tasa ( nper, pago, va, vf, tipo, estimar ) . Si desea obtener más detalles, escriba = tasa y a continuación, presione CTRL + A para mostrar al Asistente para funciones.

Especifique el mismo texto o la misma fórmula en un rango de celdas

Si desea especificar rápidamente el mismo texto o la misma fórmula en un rango de celdas, siga estos pasos:
  1. Seleccione el rango de celdas que desea rellenar.
  2. Escriba el texto o una fórmula pero no presione ENTRAR . En su lugar, presione CTRL+ENTRAR .
Los datos aparecen en el intervalo que seleccionó.

Vincular un cuadro de texto datos de una celda

Para ello, siga estos pasos:
  1. En la barra de herramientas dibujo , haga clic en el Cuadro de texto , haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
  2. Para realizar cambios en la barra de fórmulas, haga clic en la barra de fórmulas o presione F2 .
  3. Escriba la fórmula de vínculo--por ejemplo, escriba = A1 y, a continuación, presione ENTRAR .
El texto que escriba en la celda vinculada aparece en el cuadro de texto--por ejemplo, A1 . Puede mover el cuadro de texto a cualquier hoja de cálculo en el libro que desee.

Vincular una imagen a un rango de celdas

Puede copiar un rango de celdas y pegar la imagen de resultado en una hoja de cálculo. Al hacerlo, puede ver fácilmente el contenido de la celda en cualquier lugar en la hoja de cálculo. Puede utilizar este método para imprimir las celdas no adyacentes en una página. La imagen está vinculada y se actualiza con los cambios de contenido y los cambios de formato. Para hacer que una imagen vinculada, siga estos pasos:
  1. Seleccione el rango de celdas.
  2. En Editar menú, haga clic en Copiar .
  3. Seleccione la celda donde desee que aparezca la imagen.
  4. En el menú Edición , haga clic en Pegar imagen vínculo mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS.
El resultado es una instantánea que se actualiza cuando se cambia o formato las celdas de origen.

Solucionar problemas de una fórmula larga

Si crea una fórmula de hoja de cálculo largo no devuelve el resultado esperado, arrastre el puntero para seleccionar parte de la fórmula en la barra de fórmulas y, a continuación, presione la tecla F9. Al hacerlo, se evalúa sólo la parte de la fórmula seleccionada.

importante Si presiona ENTRAR , se pierde esa parte de la fórmula. Por tanto, asegúrese de que presione ESC en su lugar. Sin embargo, si por error presionar ENTRAR , presione CTRL+Z para deshacer el cambio.

Ver un mapa gráfico de un nombre definido

Nota Esta sección sólo se aplica a Excel 97 para Windows.

Cuando se establece el cuadro Zoom de una hoja de cálculo en una configuración que está 39 % o menos, un nombre definido que se compone de un rango de celdas de dos o más celdas adyacentes aparece en un rectángulo en la pantalla. Cuando haga clic en Zoom en la barra de herramientas estándar y escriba un valor de 40 por ciento o más, desaparecen rectángulos que identifican automáticamente rangos con nombre. Nota que esta característica no está disponible en versiones anteriores de Microsoft Excel.

Rellenar celdas en blanco de una columna con contenido de una celda anterior

Suponga que escribe los siguientes nombres en la columna A:
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Para ordenar correctamente los nombres, rellenar los nombres de las celdas en blanco. Para ello, siga estos pasos:
  1. Seleccione las celdas a1: A10.
  2. En el menú Edición , haga clic en Ir a .
  3. Haga clic en especial , haga clic en espacios y, a continuación, haga clic en Aceptar .
  4. Escriba = a1 y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR.

    Este paso escribe los nombres en las celdas en blanco que haya seleccionado.
  5. Seleccione las celdas a1: A10.
  6. En el menú Edición , haga clic en Copiar .
  7. En el menú Edición , haga clic en Pegar especial .
  8. En el grupo de Pegar , haga clic en valores y, a continuación, haga clic en Aceptar .
Los nombres se rellenan hacia abajo las celdas para usted.

Cambiar de una referencia relativa a una referencia absoluta

Puede presionar F4 para alternar la dirección de celda absolutas y relativas de una fórmula. Cuando escriba una fórmula en la barra de fórmulas, utilice una referencia de celda en el formulario de dirección relativa--por ejemplo, utilice A1. Después de escribir la referencia, presione F4 y la referencia de celda es automáticamente cambia a una referencia de celda absoluta--por ejemplo, $ A $ 1 . También puede continuar presione F4 para mostrar formularios de referencia mixta de absolutas y relativas.

Para obtener más información acerca de la referencia de celda, haga clic en la ficha Buscar en la Ayuda de Microsoft Excel, escriba absolutas y relativas y, a continuación, haga doble clic en el tema de la diferencia entre referencias relativas y absolutas .

Utilice la función DESREF para modificar datos en las celdas que se insertan

Supone que están utilizando los siguientes datos en las celdas a1: A7 y que desea restar la última fila de la primera fila en el intervalo:

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A1: 1
A2: 2
A3: 3
A4: 4
A5: 5
A6:
A7: = A1 A5

Suponga que desea utilizar una fórmula siempre será dos filas en la última celda con una celda en blanco entre la fórmula y la última celda que contiene datos. Se supone si inserta una nueva fila en la celda en blanco (fila 6 en el ejemplo siguiente), desea que la fórmula para restar los datos que está en la celda A1 de los datos que están en la celda A6 en lugar de los datos que se están en la celda A5.

Tenga en cuenta que en este ejemplo, la fórmula = A5 A1 no restar los datos de fila A6 cuando inserta una fila con datos en A6.

Para ello, utilice la función DESREF . La función DESREF devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una celda o desde un rango de celdas. En este ejemplo, utilice la siguiente fórmula:
= A1 OFFSET(A6,-1,0)
La fórmula DESREF no está fija en la fila situada encima A6 y cambios, como insertar nuevas filas.

Utilice el comando Filtro avanzado

Si se crea una lista de datos en Excel y desea seleccionar determinados elementos y copiarlos en otra hoja, utilice el Filtro avanzado de comandos en Excel. Para utilizar este comando, seleccione filtro en el menú datos , haga clic en Filtro avanzado y, a continuación, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. Si no está seguro de que Excel solicita información, consulte la Ayuda de Excel de Microsoft.

Usar sumas condicionales con total de datos

Suponga que crear una lista de datos en las celdas a1: A10 y que desea sumar todos los valores que son mayores que 50 y menor que 200. Para ello, utilice la siguiente fórmula de matriz:
= suma (si (a1: A10 > = 50, IF(A1:A10<=200,A1:A10,0), 0))
Nota Asegúrese de que escribe la fórmula como una matriz presionando CTRL + MAYÚS + ENTRAR. Después de hacerlo, verá llaves {} que rodea la fórmula. No intente escribir las llaves.

La fórmula utiliza funciones Si anidadas para cada celda del rango y agrega los datos de celda sólo cuando se cumplen ambos criterios de prueba.

Usar sumas condicionales para contar datos

Supongamos que cree una lista de datos en las celdas a1: A10 y que desea contar todos los valores que son mayores que 50 y menor que 200. Para ello, utilice la siguiente fórmula de matriz:
= suma (si (a1: A10 > = 50, IF(A1:A10<=200,1,0), 0))
Nota Asegúrese de que escribe la fórmula como una matriz presionando CTRL + MAYÚS + ENTRAR. Después de hacerlo, verá llaves {} que rodea la fórmula. No intente escribir las llaves.

La fórmula utiliza funciones Si anidadas para cada celda del rango y agrega una el total sólo cuando se cumplen ambas pruebas de criterios.

Utilice la función INDEX y la función coincidir para buscar datos

Supongamos que cree la siguiente tabla de información en las celdas a1: C5 y que esta tabla contiene información de antigüedad en las celdas C1: C5:
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Suponga que desea buscar la edad de una persona utilizando el nombre de la persona. Para ello, utilice una combinación de la función INDICE y la función coincidir como en la fórmula de ejemplo siguiente:
= INDEX($A$1:$C$5, MATCH("Mary",$A$1:$A$5,),3)
Esta fórmula de ejemplo utiliza las celdas a1: C5 como la tabla y busca la edad de María en la tercera columna. La fórmula devuelve 22.

Arrastre el controlador de relleno para crear un número de serie

Arrastrando el controlador de relleno de una celda, puede copiar el contenido de esa celda a otras celdas de la misma fila o columna. Si la celda contiene un número, fecha o periodo de tiempo que Excel puede proyecto en una serie, los valores se incrementarán en lugar de copia. Por ejemplo, si la celda contiene "January", rápidamente puede rellenar en otras celdas de una fila o columna con "Febrero", "Marzo" y así sucesivamente. También puede crear una serie de relleno personalizada para entradas de texto utilizados con frecuencia, tales como las regiones de ventas de su organización.

Rellenar datos automáticamente

Puede hacer doble clic en el controlador de relleno de una celda seleccionada para rellenar el contenido de la celda hacia abajo de una columna para el mismo número de filas que la columna adyacente. Por ejemplo, si escribir datos en las celdas a1: A20, escriba texto o una fórmula en la celda B1, presione ENTRAR y, a continuación, haga doble clic en el controlador de relleno, Excel rellena los datos en la columna de la celda B1 a la celda B20.

Utilice la función BUSCARV con datos sin ordenar

En Excel 97 para Windows y versiones posteriores, la función BUSCARV funciona cuando se utiliza con datos no ordenados. Sin embargo, debe agregar un argumento adicional a la fórmula. Se supone que el argumento buscarRango , es TRUE si no especifica un valor. Tenga en cuenta que el argumento buscarRango es el cuarto argumento. Este comportamiento hace que la función compatible con versiones anteriores de Excel.

Para hacer el BUSCARV BUSCARV función trabajo correctamente con datos sin ordenar, cambie el argumento buscarRango a FALSE. Ésta es una función de ejemplo que busca la edad de Stan en la tabla de datos que creó anteriormente en la sección "Usar la función INDEX y la función coincidir para buscar datos":
=VLOOKUP("Stan",$A$2:$C$5,3,FALSE)

Devolver cada tercer número

Supongamos que cree la siguiente tabla de datos en celdas A1:A12 y que desea obtener de cada tercer número en una columna y coloque los números en una columna adyacente:
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Para ello, utilice la función fila con la función DESREF --por ejemplo, utilice la fórmula de ejemplo siguiente:
=OFFSET($A$1,ROW()*3-1,0)
Esta fórmula depende de la fila de la celda donde se escribe. En la fórmula, la función fila devuelve el número de fila de la celda donde se introduce la fórmula. Este número se multiplica por 3. La función DESREF , mueve la celda activa hacia abajo desde la celda A1 el número especificado de filas y devuelve cada tercer número.

Redondear a la más cercana decimales

Suponga que escriba las fórmulas siguientes en las celdas a1: a3 en una hoja de cálculo:

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A1: = 1,23 / 2
A2: = 1.21 / 2
A3: =SUM(A1:A2)

Suponga que está trabajando con el dinero y que los resultados de los cálculos se da formato de moneda. Los valores que se devuelven son los siguientes:

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A1: $ 0.62
A2: $ 0,61
A3: $ 1.22

Como puede ver el total en la celda A3 es incorrecto. El problema es, aunque el formato (dinero) redondeará los valores mostrados, los valores subyacentes no se redondea a la más cercana decimales. Se puede resolver este comportamiento mediante la función redondear . Por ejemplo, cambie las fórmulas al siguiente:

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A1: =ROUND(1.23/2,2)
A2: =ROUND(1.21/2,2)
A3: =ROUND(SUM(A1:A2),2)

El segundo argumento de la función redondear indica a Excel qué dígito a redondear. En este caso, 2 indica a Excel para redondear a la centena más cercana.

Instalar y usar la Ayuda de Microsoft Excel

Ayuda de Microsoft Excel le permite buscar información sobre un tema específico de uso, examinar una lista de temas o buscar palabras y frases en lugar de temas específicas. También puede utilizar ayuda contextual (presione F1) para ver la información que pertenece a la tarea.

Deben instalar los archivos de ayuda para que el acceso a ellos. Si no está instalada la Ayuda, vuelva a ejecutar el programa de instalación y, a continuación, haga clic en Agregar o quitar para instalar los archivos.

No abrir y guardar directamente desde un disquete

Cuando abre un libro, Excel crea archivos temporales en la carpeta donde guardar el archivo y en la carpeta donde se abrió el libro desde. Estos archivos temporales se eliminan cuando cierre el archivo. Además, Excel crea una copia del archivo en el medio cuando guarda el archivo. Este comportamiento puede ser problemático si abre un libro desde un disquete o si el disco tiene suficiente espacio libre para contener el archivo.

Por estos motivos, es una buena idea copiar el archivo en el disco duro antes de trabajar con él. Después de realizar modificaciones, guarde el archivo en el disco duro y cópiela después vuelve al disquete.

Utilizar una pulsación de tecla para crear un nuevo gráfico o la hoja de cálculo

Para crear rápidamente un gráfico, seleccione los datos del gráfico y, a continuación, presione F11. Para crear una nueva hoja de cálculo, presione MAYÚS+F11.

Configurar varias áreas de impresión en la misma hoja de cálculo

Puede configurar varias áreas de impresión en la misma hoja de cálculo sin utilizar una macro. Para ello, utilice el comando vistas personalizadas y el comando Imprimir informe. Básicamente, definir vistas de la hoja de cálculo y defina un informe con las vistas de su elección. Para obtener más información, vea Microsoft Excel ayuda.

Para obtener información adicional, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
142529XL: Cómo crear varias vistas y crear e imprimir un informe

Propiedades

Id. de artículo: 843504 - Última revisión: martes, 19 de diciembre de 2006 - Versión: 1.2
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Excel 2000 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
  • Microsoft Office Excel 2003
Palabras clave: 
kbmt kbfunctions kbhowto kbinfo KB843504 KbMtes
Traducción automática
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Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 843504

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