Descrição das sugestões undiscovered acerca do Excel

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Sumário

Este artigo descreve algumas das mais poderosa e útil funcionalidades e funções no Microsoft Excel que permanecem undiscovered pelos utilizadores. Por exemplo, pode criar uma nova macro para executar um cálculo quando uma fórmula existente ou função pode executar a tarefa. Ou, pode criar uma nova macro para executar uma tarefa quando utiliza uma funcionalidade existente que executa a tarefa.

INTRODUÇÃO

Este artigo lista algumas sugestões sobre como utilizar o Microsoft Excel.

Mais Informação

Associar texto em várias colunas

Pode concatenar ou Junte texto em várias colunas utilizando o & operador ou a função concatenar --por exemplo, se escrever os seguintes dados em células A1:C2:

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A1: primeiro B1: Média C1: última
A2: João B2: Eduardo C2: Silva

Para colocar o nome completo, na célula D2, escreva um dos seguintes fórmulas:
$ D $ 2: = CONCATENATE(A2,"",B2,"",C2)
$ D $ 2: = A1 & "" & B2 & "" & C2
Nota Um espaço ("") entre as células é utilizado para inserir um espaço entre o texto apresentado.

Define a área de impressão

Desde o Microsoft Excel 97 para Windows, um Definir Imprimir área botão da barra de ferramentas foi disponível no menu ficheiro . Quando clica no botão de barra de ferramentas Definir área de impressão , pode definir a área de impressão à selecção actual. Depois de adicionar o botão Definir área de impressão da barra de ferramentas para uma barra de ferramentas existente, pode clicar em Definir área de impressão para facilmente definir uma área de impressão para o intervalo actualmente seleccionado.

Para adicionar o botão de barra de ferramentas Definir área de impressão no Excel, siga estes passos:
  1. No menu Ver , aponte para barras de ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar .
  2. Clique no separador de comandos .
  3. Em categorias , clique em ficheiro e, em seguida, percorra a lista de comandos até visualizar o botão de barra de ferramentas Definir área de impressão .
  4. Clique em Definir área de impressão e, em seguida, arraste o comando para uma barra de ferramentas existente.

Excluir itens duplicados numa lista

Se criar uma lista de itens que contém os itens duplicados e pretende obter uma lista exclusiva, utilize o comando Filtro avançado no Excel.

Para o fazer, siga estes passos:
  1. Escreva os dados seguintes nas células a1: A10 num novo livro:

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    A1: frutos
    A2: Apple
    A3: Cherry
    A4: peras
    A5: Cherry
    A6: cor
    A7: Apple
    A8: Apple
    A9: peras
    A10: Apple
  2. No menu ' dados ', aponte para filtro e, em seguida, clique em Filtro avançado .
  3. Em acção , clique em Copiar para .
  4. Na caixa de Lista de intervalo , escreva $ A $ 1: $ A $ 10 .
  5. Clique em Só registos unívocos , escreva $ B $ 1 em Copiar para e, em seguida, clique em OK .

    A seguinte lista exclusiva aparece na coluna B:

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    B1: frutos
    B2: Apple
    B3: Cherry
    B4: peras
    B5: cor
Tenha em atenção que também funciona este método para várias colunas. É possível ocultar linhas quando utiliza o comando Filtro avançado .

Multiplique os valores de texto por 1 para alterar texto em números

Por vezes, quando importa ficheiros de outras origens, o valores numéricos podem parecer ser números, mas se comportam como valores de texto. Para resolver este problema, converta estes valores em números. Um método para o fazer consiste em multiplique estes valores de texto por 1.

Para converter os valores de texto, siga estes passos:
  1. Clique numa célula em branco da folha de cálculo, certifique-se que a célula não está formatada como texto e, em seguida, escreva 1 na célula.
  2. Com a célula em branco seleccionada, clique em Copiar no menu Editar .
  3. Seleccione o intervalo que contém os valores que pretende converter em números.
  4. No menu Editar , clique em Colar especial .
  5. Em operação , faça clique sobre Multiplicação e, em seguida, clique em OK .
Este método converte o texto em números. Pode saber se converteu com êxito os valores de texto, visualizando o alinhamento do número. Se utilizar o formato geral e os valores são alinhados à direita, os valores são números e os valores de texto são alinhados à esquerda.

Utilize o Assistente de importação de texto para alterar texto em números

Para o fazer, siga estes passos:
  1. Seleccione o intervalo que contém os valores que pretende converter em números.
  2. No menu dados , clique em texto para colunas .
  3. Clique em seguinte duas vezes para ir para o passo 3 do assistente.
  4. Na caixa de grupo Formato de coluna de dados , clique em Geral e, em seguida, clique em Concluir .
Este método converte texto em números. Pode saber se converteu com êxito os valores de texto, visualizando o alinhamento do número. Se utilizar o formato geral e os valores são alinhados à direita, os valores são números e os valores de texto são alinhados à esquerda.

Ordenar números decimais num destaque

Suponha que cria os seguintes números hierárquicos em células A1:A6:

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A1: 1.1.0
A2: 1.10.0
A3: 1.2.0
A4: 1.20.0
A5: 1.21.1
A6: 1.3.0

Depois de ordenar os números hierárquicos, são apresentados na mesma ordem. Os números hierárquicos aparecem na ordem que as introduziu. No entanto, se pretender ordenar os números entre cada decimal, utilize o Assistente de importação de texto. Para o fazer, siga estes passos:
  1. Seleccione células A1:A6.
  2. No menu dados , clique em texto para colunas .
  3. No passo 1 no Assistente de importação de texto, clique em delimitado e, em seguida, clique em seguinte .
  4. Na caixa de grupo delimitadores , clique para desmarcar cada caixa de verificação excepto a outra caixa de verificação. Na outra caixa de verificação, escreva um ponto final e, em seguida, clique em seguinte .
  5. No passo 2, escreva $ B $ 1 na caixa destino para que o destaque original não será substituído e, em seguida, clique em Concluir .

    Os números aparecem nas colunas B, C e D.
  6. Seleccione células A1:D6.
  7. No menu dados , clique em ' Ordenar '.
  8. Na lista Ordenar por , clique em coluna B .
  9. Na caixa , em seguida, por , clique em coluna C .
  10. Na lista , em seguida, por , clique em coluna D e, em seguida, clique em OK .
Lista ordenada aparece na coluna a.

Utilizar um formulário de dados para adicionar registos a uma lista

Se estão a adicionar registos a uma lista, utilize um formulário de dados predefinidos. Para iniciar, clique numa célula da lista e, em seguida, clique em ' formulário ' no menu dados .
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Introduza a data actual ou a hora

Se pretender introduzir rapidamente a data actual numa célula, prima CTRL +; e, em seguida, prima ENTER . Para introduzir rapidamente a hora actual numa célula, prima CTRL +: e, em seguida, prima ENTER .

Visualizar os argumentos uma fórmula

Quando introduzir uma fórmula numa célula, prima CTRL + SHIFT + A para ver os argumentos numa fórmula. Se escrever = taxa e, em seguida, prima CTRL + SHIFT + A , pode ver todos os argumentos para essa função--por exemplo, = taxa ( nper, pgto, va, vf, tipo; estimativa ) . Se pretender obter mais detalhes, escreva = taxa e, em seguida, prima CTRL+T para apresentar o Assistente de função.

Escreva o mesmo texto ou fórmula num intervalo de células

Se pretender introduzir rapidamente o mesmo texto ou a mesma fórmula num intervalo de células, siga estes passos:
  1. Seleccione o intervalo de células que deseja preencher.
  2. Escreva o texto ou fórmula, mas não prima ENTER . Em vez disso, prima CTRL+ENTER .
Os dados aparecem no intervalo que seleccionou.

Ligar uma caixa de texto aos dados numa célula

Para o fazer, siga estes passos:
  1. Na barra de ferramentas desenho , clique em Caixa de texto , faça clique sobre a folha de cálculo e, em seguida, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto.
  2. Para efectuar alterações na barra de fórmulas, faça clique sobre a barra de fórmulas ou prima F2 .
  3. Escreva a fórmula de ligação--por exemplo, escreva = A1 e, em seguida, prima ENTER .
O texto introduzido na célula ligada aparece na caixa de texto--por exemplo, A1 . Pode mover a caixa de texto para qualquer folha de cálculo no livro que pretende.

Ligar uma imagem a um intervalo de células

Pode copiar um intervalo de células e colar a imagem de resultados numa folha de cálculo. Quando o fizer, pode facilmente ver conteúdo da célula em qualquer parte na folha de cálculo. Pode utilizar este método para imprimir células não adjacentes numa página. A imagem está ligada e actualizada com alterações de conteúdo e as alterações de formatação. Para tornar uma imagem ligada, siga estes passos:
  1. Seleccione o intervalo de células.
  2. Em Editar menu, clique em Copiar .
  3. Seleccione a célula onde pretende que a imagem apareça.
  4. No menu Editar , clique em Colar imagem ligação enquanto mantém premida a tecla SHIFT.
O resultado é um instantâneo é actualizado à medida que as células de origem são alteradas ou formatadas.

Resolver problemas de uma fórmula longa

Se criar uma fórmula de folha de cálculo longa que não está a devolver o resultado esperado, arraste o ponteiro para seleccionar parte da fórmula na barra de fórmulas e, em seguida, prima F9. Ao fazê-lo, apenas a parte seleccionada da fórmula é avaliada.

importante Se premir ENTER , essa parte da fórmula é perdida. Assim, certifique-se de que prima ESC . No entanto, se por engano, prima ENTER , prima CTRL+Z para anular a alteração.

Ver um mapa gráfico de um nome definido

Nota Esta secção se aplica ao Excel 97 para Windows apenas.

Quando define a caixa Zoom para uma folha de cálculo para uma definição que é 39 por cento ou menos, um nome definido é constituído por um intervalo de células de duas ou mais células adjacentes aparece num rectângulo no ecrã. Quando clicar em Zoom na barra de ferramentas padrão e escreva um valor de 40 por cento ou mais, desaparecem rectângulos identificam intervalos com nome automaticamente. Tenha em atenção que esta funcionalidade não está disponível em versões anteriores do Microsoft Excel.

Preencher células em branco numa coluna com o conteúdo de uma célula anterior

Suponha que escreve os seguintes nomes na coluna A:
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Para ordenar correctamente os nomes, introduza os nomes nas células em branco. Para o fazer, siga estes passos:
  1. Seleccione as células a1: A10.
  2. No menu Editar , clique em Ir para .
  3. Clique em especial , clique em branco e, em seguida, clique em OK .
  4. Escreva = a1 e, em seguida, prima CTRL+ENTER.

    Este passo introduz os nomes nas células em branco que seleccionou.
  5. Seleccione as células a1: A10.
  6. No menu Editar , clique em Copiar .
  7. No menu Editar , clique em Colar especial .
  8. Em grupo Colar , clique em valores e, em seguida, clique em OK .
Os nomes são preenchidos premida as células para si.

Mudar de uma referência relativa para uma referência absoluta

Pode premir F4 para alternar o endereço de célula relativas e absolutas de uma fórmula. Quando escreve uma fórmula na barra de fórmulas, utilize uma referência de célula no formulário endereço relativo--por exemplo, utilize A1. Depois de escrever a referência, prima F4 e a referência da célula é automaticamente alterado para uma referência de célula absoluta--por exemplo, $ A $ 1 . Também é possível continuar prima F4 para exibir formulários de referência mista absolutos e relativos.

Para obter mais informações sobre a referência de célula, clique no separador Localizar na ajuda do Microsoft Excel, escreva relativas e absolutas e faça duplo clique no tópico A diferença entre referências relativas e absolutas .

Utilizar a função de deslocamento para modificar dados nas células que são inseridos

Suponha que está usando o seguinte dados nas células a1: A7 e que pretende subtrair a última linha da primeira linha do intervalo:

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A1: 1
A2: 2
A3: 3
A4: 4
A5: 5
A6:
A7: = A1 A5

Suponha que pretende utilizar uma fórmula que será sempre duas linhas em que a última célula com uma célula em branco entre a fórmula e a última célula que contém dados. Suponha que se inserir uma nova linha na célula em branco (linha 6 no exemplo seguinte), a fórmula para subtrair os dados que pretende que se encontra na célula A1 dos dados que se encontra na célula A6 em vez dos dados na célula A5.

Note que neste exemplo, a fórmula = A5 A1 não subtrair os dados na linha A6 quando insere uma linha com dados em A6.

Para o fazer, utilize a função deslocamento . A função deslocamento devolve uma referência a um intervalo que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou de um intervalo de células. Neste exemplo, utilize a seguinte fórmula:
= A1 OFFSET(A6,-1,0)
A fórmula de deslocamento não é corrigida na linha acima A6 e alterações à medida que insere novas linhas.

Utilize o comando Filtro avançado

Se criar uma lista de dados no Excel e que pretende seleccionar determinados itens e copiá-los para outra folha de cálculo, utilize o Filtro avançado comandos no Excel. Para utilizar este comando, aponte para o filtro no menu dados , clique em Filtro avançado e, em seguida, siga as instruções apresentadas no ecrã. Se não-se de que informações Excel é pedindo-lhe para, consulte a ajuda do Microsoft Excel.

Utilizar soma condicional para dados totais

Suponha que cria uma lista de dados em células a1: A10 e que pretende somar todos os valores que são maiores do que 50 e 200 inferior. Para o fazer, utilize a seguinte fórmula de matriz:
= Soma (se (a1: A10 > = 50, IF(A1:A10<=200,A1:A10,0), 0))
Nota Certifique-se que introduz a fórmula como uma matriz, premindo CTRL + SHIFT + ENTER. Depois de o fazer, verá chavetas {} volta a fórmula. Não tente introduzir as chavetas manualmente.

A fórmula utiliza funções IF aninhadas para cada célula no intervalo e adiciona os dados da célula apenas quando ambos os critérios de teste são preenchidos.

Utilizar soma condicional para contar dados

Suponha que criar uma lista de dados em células a1: A10 e que pretende contar todos os valores maiores do que 50 e 200 inferior. Para o fazer, utilize a seguinte fórmula de matriz:
= Soma (se (a1: A10 > = 50, IF(A1:A10<=200,1,0), 0))
Nota Certifique-se que introduz a fórmula como uma matriz, premindo CTRL + SHIFT + ENTER. Depois de o fazer, verá chavetas {} volta a fórmula. Não tente introduzir as chavetas manualmente.

A fórmula utiliza funções IF aninhadas para cada célula no intervalo e adiciona uma para o total apenas quando ambos os testes de critérios forem cumpridos.

Utilize a função índice e a função CORRESP para procurar dados

Suponha que cria a seguinte tabela de informações em células A1:C5 e que esta tabela contém informação de idade em células C1: C5:
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Suponha que pretende procurar a idade de uma pessoa utilizando o nome da pessoa. Para o fazer, utilize uma combinação da função índice e a função CORRESP como na seguinte fórmula de exemplo:
= INDEX($A$1:$C$5, MATCH("Mary",$A$1:$A$5,),3)
Esta fórmula de exemplo utiliza A1:C5 de células, a tabela e pesquise a idade de Maria na terceira coluna. A fórmula devolve 22.

Arraste a alça de preenchimento para criar uma série de números

Ao arrastar a alça de preenchimento de uma célula, pode copiar o conteúdo da célula para outras células na mesma linha ou coluna. Se a célula contém uma número, data ou período de tempo que o Excel pode projecto numa série, os valores são incrementados em vez de copiado. Por exemplo, se a célula contiver "Janeiro", pode rapidamente preencher outras células numa linha ou coluna com ","Fevereiro "Março","e assim sucessivamente. Também pode criar uma série de preenchimento personalizado para entradas de texto frequentemente utilizados, tais como regiões de vendas da empresa.

Preencher dados automaticamente

Pode fazer duplo clique sobre a alça de preenchimento de uma célula seleccionada para preencher o conteúdo da célula para baixo de uma coluna para o mesmo número de linhas que coluna adjacente. Por exemplo, se escrever dados em células A1:A20, escreva uma fórmula ou texto na célula B1, prima ENTER e, em seguida, faça duplo clique a alça de preenchimento, o Excel preenche os dados para baixo na coluna da célula B1 para células B20.

Utilize a função PROCV com dados não ordenados

No Excel 97 para Windows e versões posteriores, a função PROCV funciona quando utilizado com dados não ordenados. No entanto, terá de adicionar um argumento adicional à fórmula. O argumento Range_Lookup , é assumido como TRUE se não especificar um valor. Note que o argumento Range_Lookup é o quarto argumento. Este comportamento torna a função compatível com versões anteriores do Excel.

Para efectuar o PROCV PROCV função trabalho correctamente com dados não ordenados, altere o argumento Range_Lookup como FALSE. Segue-se um exemplo de função que pesquise o age of Stan na tabela de dados que criou anteriormente na secção "Utilizar a função índice e a função CORRESP para procurar dados":
=VLOOKUP("Stan",$A$2:$C$5,3,FALSE)

Devolver cada terceiro número

Suponha que crie a seguinte tabela de dados em células A1:A12 e que pretende obter todos os terceiro número numa coluna e colocar os números numa coluna adjacente:
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Para tal, utilizar a função LIN com a função deslocamento --por exemplo, utilize a fórmula do exemplo seguinte:
=OFFSET($A$1,ROW()*3-1,0)
Esta fórmula depende da linha da célula em que é introduzido. Na fórmula, a função de LIN devolve o número da linha da célula onde a fórmula é introduzida. Este número é multiplicado por 3. A função deslocamento move a célula activa para baixo da célula A1 o número especificado de linhas e devolve todos os terceiro número.

Arredondar para a mais próxima mínima

Suponha que introduza as seguintes fórmulas nas células a1: a3 numa folha de cálculo:

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A1: = 1.23 / 2
A2: = 1.21 / 2
A3: =SUM(A1:A2)

Parta do princípio que está a trabalhar com o money e que os resultados de cálculos estão formatados para moeda. Seguem-se os valores que são devolvidos:

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A1: $ 0.62
A2: $ 0.61
A3: $ 1.22

Como pode ver o total na célula A3 está incorrecto. É o problema, mesmo que o número Arredonda de formato (dinheiro) os valores apresentados, os valores subjacentes não foram arredondadas para mínima mais próxima. É possível resolver este comportamento utilizando a função ARRED . Por exemplo, altere as fórmulas para o seguinte:

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A1: =ROUND(1.23/2,2)
A2: =ROUND(1.21/2,2)
A3: =ROUND(SUM(A1:A2),2)

O segundo argumento da função arredondar indica ao Excel que dígito a arredondar. Neste caso, 2 indica ao Excel para arredondar para o centésimo mais próximo.

Instalar e utilizar a ajuda do Microsoft Excel

Ajuda do Microsoft Excel permite-lhe procurar informações sobre um tópico de utilização específicas e procurar uma lista de tópicos ou procurar palavras específicas e expressões em vez de tópicos. Pode também utilizar ajuda sensível ao contexto (prima F1) para visualizar informações que dizem respeito à tarefa.

Os ficheiros de ajuda tem de estar instalados para conseguir aceder aos mesmos. Se a ajuda não estiver instalada, execute novamente o programa de configuração e, em seguida, clique em ' Adicionar/remover ' para instalar os ficheiros.

Não abrir e guardar directamente a partir de uma disquete

Quando abre um livro, o Excel cria ficheiros temporários na pasta onde guardou o ficheiro e na pasta em que abriu o livro a partir do. Estes ficheiros temporários são eliminados quando fecha o ficheiro. Além disso, o Excel cria uma cópia do ficheiro no suporte de dados quando guarda o ficheiro. Este comportamento pode ser problemático se abrir um livro a partir de uma disquete ou a disquete tiver espaço livre suficiente para guardar o ficheiro.

Por estes motivos, é uma boa ideia para copiar o ficheiro no disco rígido antes de trabalhar com ele. Depois de efectuar modificações, guardar o ficheiro no disco rígido e, em seguida, copiar novamente para a disquete.

Utilizar uma combinação de teclas para criar um novo gráfico ou folha de cálculo

Para criar rapidamente um gráfico, seleccione os dados do gráfico e, em seguida, prima F11. Para criar uma nova folha de cálculo, prima SHIFT+F11.

Configurar várias áreas de impressão na mesma folha de cálculo

Pode configurar várias áreas de impressão na folha de cálculo mesma sem utilizar uma macro. Para o fazer, utilize o comando de vistas personalizadas e o comando Imprimir relatório. Essencialmente, definir vistas da folha de cálculo e, em seguida, definir um relatório com as vistas da sua escolha. Para mais informações, consulte o Microsoft Excel ajuda.

Para obter informações adicionais, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na Microsoft Knowledge Base:
142529XL: Como criar várias vistas, criar e imprimir um relatório

Propriedades

Artigo: 843504 - Última revisão: 19 de dezembro de 2006 - Revisão: 1.2
A informação contida neste artigo aplica-se a:
  • Microsoft Excel 2000 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
  • Microsoft Office Excel 2003
Palavras-chave: 
kbmt kbfunctions kbhowto kbinfo KB843504 KbMtpt
Tradução automática
IMPORTANTE: Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática (também designado por Machine translation ou MT), não tendo sido portanto revisto ou traduzido por humanos. A Microsoft tem artigos traduzidos por aplicações (MT) e artigos traduzidos por tradutores profissionais. O objectivo é simples: oferecer em Português a totalidade dos artigos existentes na base de dados do suporte. Sabemos no entanto que a tradução automática não é sempre perfeita. Esta pode conter erros de vocabulário, sintaxe ou gramática? erros semelhantes aos que um estrangeiro realiza ao falar em Português. A Microsoft não é responsável por incoerências, erros ou estragos realizados na sequência da utilização dos artigos MT por parte dos nossos clientes. A Microsoft realiza actualizações frequentes ao software de tradução automática (MT). Obrigado.
Clique aqui para ver a versão em Inglês deste artigo: 843504

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