Descrição das dicas sobre o Excel não descobertas

Este artigo relaciona algumas dicas sobre como usar o Microsoft Excel.

Relacionar texto em várias colunas

Você pode concatenar ou anexar o texto em várias colunas usando o & operador ou a função CONCATENAR --por exemplo, se você digitar os seguintes dados nas células A1:C2:


Para colocar o nome completo, na célula D2, digite um dos seguintes fórmulas: Observação Um espaço ("") entre as células é usado para inserir um espaço entre o texto exibido.

Definir a área de impressão

Desde o Microsoft Excel 97 para Windows, um impressão Definir área botão da barra de ferramentas está disponível no menu arquivo . Quando você clica em botão de barra de ferramentas Definir área de impressão , você pode definir a área de impressão à seleção atual. Depois de adicionar o botão Definir área de impressão para uma barra de ferramentas existente, você pode clicar em Definir área de impressão para definir facilmente uma área de impressão para o intervalo selecionado.

Para adicionar o botão de barra de ferramentas Definir área de impressão no Excel, execute as seguintes etapas:

1. No menu Exibir , aponte para barras de ferramentas e, em seguida, clique em Personalizar .
2. Clique na guia comandos .
3. Em categorias , clique em arquivo e, em seguida, role para baixo na lista de comandos até ver o botão Definir área de impressão .
4. Clique em Definir área de impressão e, em seguida, arraste o comando para uma barra de ferramentas existente.

Excluir itens duplicados em uma lista

Se você criar uma lista de itens que contém itens duplicados e deseja derivar uma lista exclusiva, use o comando Filtro avançado no Excel.

Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Digite os seguintes dados na células a1: A10 em uma nova pasta de trabalho:
   
   
   Recolher esta tabelaExpandir esta tabela

   A1: frutas

   A2: Apple

   A3: Cherry

   A4: Pêra

   A5: Cherry

   A6: Ameixa escuro

   A7: Apple

   A8: Apple

   A9: Pêra

   A10: Apple

2. No menu dados , aponte para Filtrar e, em seguida, clique em Filtro avançado .
3. Em ação , clique em Copiar para .
4. Na caixa Intervalo de lista , digite $ A $ 1: $ A $ 10 .
5. Clique em somente registros exclusivos , digite $ B $ 1 em Copiar para caixa e, em seguida, clique em OK .
   
   A seguinte lista exclusiva é exibida na coluna B:
   
   
   Recolher esta tabelaExpandir esta tabela

   B1: frutas

   B2: Apple

   B3: Cherry

   B4: Pêra

   B5: Ameixa escuro

Observe que esse método também funciona para várias colunas. Você pode ocultar linhas quando você usa o comando Filtro avançado .

Multiplique os valores de texto por 1 para alterar o texto para números

Às vezes, quando você importa arquivos de outras fontes, valores numéricos podem parecer ser números, mas se comportam como valores de texto. Para resolver esse problema, converta esses valores em números. Um método para fazer isso é para multiplicar esses valores de texto por 1.

Para converter os valores de texto, execute estas etapas:

1. Clique em uma célula em branco na planilha, certifique-se que a célula não é formatada como texto e, em seguida, digite 1 na célula.
2. Com a célula em branco selecionada, clique em Copiar no menu Editar .
3. Selecione o intervalo que contém os valores que você deseja converter em números.
4. No menu Editar , clique em Colar especial .
5. Em operação , clique em multiplicação e, em seguida, clique em OK .

Este método converte o texto em números. Você pode saber se você converteu com êxito os valores de texto, exibindo o alinhamento do número. Se você usar o formato geral e os valores são alinhados à direita, os valores são números e os valores de texto são alinhados à esquerda.

Use o Assistente de importação de texto para alterar o texto para números

Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Selecione o intervalo que contém os valores que você deseja converter em números.
2. No menu dados , clique em texto para colunas .
3. Clique em Avançar duas vezes para ir para a etapa 3 do assistente.
4. Na GroupBox Formato de dados de coluna , clique em Geral e em seguida, clique em Concluir .

Este método converte texto em números. Você pode saber se você converteu com êxito os valores de texto, exibindo o alinhamento do número. Se você usar o formato geral e os valores são alinhados à direita, os valores são números e os valores de texto são alinhados à esquerda.

Classificar números decimais em uma estrutura de tópicos

Suponha que você crie os seguintes números de estrutura de tópicos no A1:A6 células:


Depois de classificar os números da estrutura de tópicos, aparecem na mesma ordem. Os números da estrutura de tópicos aparecem na ordem em que você digitou-los. No entanto, se você deseja classificar os números entre cada decimal, use o Assistente para importação de texto. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Selecionar as células A1:A6.
2. No menu dados , clique em texto para colunas .
3. Na etapa 1 do Assistente de importação de texto, clique em delimitado e, em seguida, clique em Avançar .
4. Na caixa de grupo delimitadores , clique para desmarcar cada caixa de seleção, exceto a outra caixa de seleção. Na outra caixa de seleção, digite um período e, em seguida, clique em Avançar .
5. Na etapa 2, digite $ B $ 1 na caixa destino para que a estrutura de tópicos original não será substituída e, em seguida, clique em Concluir .
   
   Os números aparecem nas colunas B, C e D.
6. Selecionar as células A1:D6.
7. No menu dados , clique em Classificar .
8. Na lista Classificar por , clique em coluna B .
9. Na caixa em seguida por , clique em coluna C .
10. Na lista em seguida por , clique em coluna D e, em seguida, clique em OK .

A lista classificada é exibida na coluna a.

Usar um formulário de dados para adicionar registros a uma lista

Se você estiver adicionando registros a uma lista, use um formulário de dados predefinidos. Para iniciar, clique em uma célula na lista e, em seguida, clique em formulário no menu dados .

Insira a data atual ou a hora

Se você desejar inserir rapidamente a data atual em uma célula, pressione CTRL +; e pressione ENTER . Para inserir rapidamente a hora atual em uma célula, pressione CTRL +: e, em seguida, pressione ENTER .

Exibir os argumentos em uma fórmula

Enquanto você inserir uma fórmula em uma célula, pressione CTRL + SHIFT + A para ver os argumentos em uma fórmula. Se você digitar = taxa e, em seguida, pressione CTRL + SHIFT + A , você pode ver todos os argumentos para essa função--por exemplo, = taxa ( nper, PGTO, VP, vf, tipo; estimativa ) . Se você desejar obter mais detalhes, digite = taxa e, em seguida, pressione CTRL + A para exibir o Assistente de função.

Insira o mesmo texto ou a fórmula em um intervalo de células

Se você deseja inserir rapidamente o mesmo texto ou a mesma fórmula em um intervalo de células, siga estas etapas:

1. Selecione o intervalo de células que você deseja preencher.
2. Digite o texto ou fórmula mas não pressione ENTER . Em vez disso, pressione CTRL + ENTER .

Os dados aparecem no intervalo que você selecionou.

Vincular uma caixa de texto aos dados em uma célula

Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Na barra de ferramentas desenho , clique em Caixa de texto , clique na planilha e, em seguida, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto.
2. Para fazer alterações na barra de fórmulas, clique na barra de fórmulas ou pressione F2 .
3. Digite a fórmula do vínculo--por exemplo, digite = A1 e pressione ENTER .

O texto que você insira na célula vinculada aparece na caixa de texto--por exemplo, A1 . Você pode mover a caixa de texto para qualquer planilha na pasta de trabalho que você deseja.

Vincular uma imagem a um intervalo de células

Você pode copiar um intervalo de células e colar a imagem de resultado em uma planilha. Quando você fizer isso, você pode facilmente ver conteúdo da célula em qualquer lugar na planilha. Você pode usar esse método para imprimir células não-adjacentes em uma página. A figura é vinculada e atualizada com as alterações de conteúdo e as alterações de formatação. Para fazer uma imagem vinculada, execute estas etapas:

1. Selecione o intervalo de células.
2. Em Editar menu, clique em Copiar .
3. Selecione a célula onde você deseja que a imagem apareça.
4. No menu Editar , clique em Colar figura vincular enquanto mantém pressionada a tecla SHIFT.

O resultado é um instantâneo é atualizado conforme as células de origem são alteradas ou formatadas.

Solucionar problemas de uma fórmula grande

Se você criar uma fórmula de planilha longo que não está retornando o resultado esperado, arraste o ponteiro para selecionar parte da fórmula na barra de fórmulas e, em seguida, pressione F9. Quando você fizer isso, apenas a parte selecionada da fórmula é avaliada.

importante Se você pressionar ENTER , essa parte da fórmula é perdida. Por isso, certifique-se que você pressionar ESC em vez disso. No entanto, se você pressionar ENTER por engano, pressione CTRL+Z para desfazer a alteração.

Exibir um mapa gráfico de um nome definido

Observação Esta seção se aplica ao Excel 97 para Windows somente.

Quando você define a caixa Zoom para uma planilha para uma configuração que está 39 por cento ou menos, um nome definido que é composto de um intervalo de célula de dois ou mais células adjacentes aparece em um retângulo na tela. Quando você clicar em Zoom na barra de ferramentas padrão e digite um valor de 40 por cento ou mais, retângulos que identificam intervalos nomeados automaticamente desaparecem. Observe que esse recurso não está disponível em versões anteriores do Microsoft Excel.

Preencher as células em branco em uma coluna com conteúdo de uma célula anterior

Suponha que você digite os seguintes nomes na coluna A:Para classificar corretamente os nomes, preencha os nomes nas células em branco. Para fazer isso, execute as seguintes etapas:

1. Selecionar as células a1: A10.
2. No menu Editar , clique em Ir para .
3. Clique em especial , clique em branco e, em seguida, clique em OK .
4. Digite = a1 e pressione CTRL + ENTER.
   
   Esta etapa insere os nomes nas células em branco que você selecionou.
5. Selecionar as células a1: A10.
6. No menu Editar , clique em Copiar .
7. No menu Editar , clique em Colar especial .
8. Em grupo de Colar , clique em valores e, em seguida, clique em OK .

Os nomes são preenchidos para baixo as células para você.

Alternar de uma referência relativa a uma referência absoluta

Você pode pressionar F4 para alternar o endereço de célula relativas e absolutas de uma fórmula. Quando você digita uma fórmula na barra de fórmulas, use uma referência de célula no formulário endereço relativo--por exemplo, usar A1. Após você digitar a referência, pressione F4 e a referência de célula é automaticamente alterado para uma referência de célula absoluta--por exemplo, $ A $ 1 . Você também pode continuar pressione F4 para exibir formulários de referência mista absolutas e relativas.

Para obter mais informações sobre a referência de célula, clique na guia Localizar na Ajuda do Microsoft Excel, digite absoluto e relativo e, em seguida, clique duas vezes no tópico A diferença entre referências relativas e absolutas .

Usar a função OFFSET para modificar dados em células que são inseridos

Suponha que você está usando os seguintes dados em células a1: A7 e que você deseja subtrair a última linha da primeira linha no intervalo:


Suponha que você deseja usar uma fórmula que sempre será duas linhas na última célula com uma célula em branco entre a fórmula e a última célula que contém dados. Suponha que, se você inserir uma nova linha na célula em branco (linha 6 no exemplo a seguir), você deseja a fórmula para subtrair os dados que está na célula dos dados que está na célula A6, em vez de partir dos dados que está na célula A5.

Observe que neste exemplo, a fórmula = A5-A1 não subtrair os dados na linha A6 quando você insere uma linha com dados em A6.

Para fazer isso, use a função OFFSET . A função OFFSET retorna uma referência a um intervalo que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou de um intervalo de células. Neste exemplo, use a seguinte fórmula:A fórmula DESLOC não é fixo na linha acima A6 e alterações assim que você inserir novas linhas.

Use o comando Filtro Avançado

Se você criar uma lista de dados no Excel, e você deseja selecionar determinados itens e copiá-los para outra planilha, use o Filtro avançado comando no Excel. Para usar este comando, aponte para Filtrar no menu dados , clique em Filtro avançado e siga as instruções que aparecem na tela. Se não estiver certeza de quais informações Excel está solicitando que você para, consulte Ajuda do Microsoft Excel.

Usar condicionais somas para dados total

Suponha que você criar uma lista de dados em células a1: A10 e que você deseja somar todos os valores que são maiores que 50 e menos de 200. Para fazer isso, use a seguinte fórmula de matriz: Observação Certifique-se de que você inserir a fórmula como uma matriz pressionando CTRL + SHIFT + ENTER. Depois de fazer isso, você verá chaves {} ao redor da fórmula. Não tente inserir manualmente as chaves.

A fórmula usa funções IF aninhadas para cada célula no intervalo e adiciona os dados da célula somente quando ambos os critérios de teste forem atendidos.

Usar soma condicional para contar dados

Suponha que você criar uma lista de dados em células a1: A10 e que você deseja contar todos os valores maiores que 50 e menos de 200. Para fazer isso, use a seguinte fórmula de matriz: Observação Certifique-se de que você inserir a fórmula como uma matriz pressionando CTRL + SHIFT + ENTER. Depois de fazer isso, você verá chaves {} ao redor da fórmula. Não tente inserir manualmente as chaves.

A fórmula usa funções IF aninhadas para cada célula no intervalo e adiciona um para o total somente quando ambos os testes critérios forem atendidos.

Use a função índice e a função CORRESP para consultar dados

Suponha que você criar a tabela a seguir de informações nas células a1: C5 e esta tabela contém informações de idade em células C1: C5:Suponha que você deseja pesquisar a idade de uma pessoa usando o nome da pessoa. Para fazer isso, use uma combinação da função índice e a função CORRESP como na fórmula de exemplo a seguir:Essa fórmula de exemplo usa as células a1: C5 como a tabela e procura a idade de Mary na terceira coluna. A fórmula retorna 22.

Arraste a alça de preenchimento para criar uma série de números

Arrastando a alça de preenchimento de uma célula, você pode copiar o conteúdo dessa célula para outras células na mesma linha ou coluna. Se a célula contiver um número, data ou período de tempo que o Excel pode projeto em uma série, os valores serão incrementados em vez de copiados. Por exemplo, se a célula contiver "Janeiro", você pode rapidamente preencher em outras células em uma linha ou coluna com "Fevereiro", "Março" e assim por diante. Você também pode criar uma série de preenchimento personalizada para entradas de texto usado com freqüência, como regiões de vendas da sua empresa.

Preencher automaticamente dados

Você pode clicar duas vezes a alça de preenchimento de uma célula selecionada para preencher o conteúdo da célula para baixo uma coluna para o mesmo número de linhas que a coluna adjacente. Por exemplo, se você digite dados nas células a1: A20, digite uma fórmula ou texto na célula B1, pressione ENTER e, em seguida, clique duas vezes a alça de preenchimento, o Excel preencherá os dados para baixo na coluna da célula B1 para a célula B20.

Use a função PROCV com dados não classificados

No Excel 97 para Windows e versões posteriores, a função PROCV funciona quando você utiliza com dados não classificados. No entanto, você deve adicionar um argumento adicional à fórmula. O argumento Range_Lookup , será considerado Verdadeiro se você não especificar um valor. Observe que o argumento Range_Lookup é o quarto argumento. Esse comportamento torna a função compatível com versões anteriores do Excel.

Para fazer PROCV PROCV função funcione corretamente com os dados sem classificação, altere o argumento Range_Lookup para FALSE. Este é uma função de exemplo que procura a idade de Stan na tabela de dados que você criou anteriormente na seção "Usar a função índice e a função CORRESP para procurar dados":

Retornar cada terceiro número

Suponha que você cria a seguinte tabela de dados em células a1: A12 e que você deseja obter cada terceiro número em uma coluna e colocar os números em uma coluna adjacente:Para fazer isso, use a função LIN com a função OFFSET --por exemplo, use a fórmula de exemplo a seguir:Essa fórmula depende da linha da célula onde ele é inserido. Na fórmula, a função LIN retorna o número linha da célula onde a fórmula é inserida. Esse número é multiplicado por 3. A função OFFSET move a célula ativa para baixo da célula A1 o número de linhas especificado e retorna cada terceiro número.

Arredondar para a mais próxima mínima

Suponha que você digite as seguintes fórmulas na A1:A3 células em uma planilha:


Suponha que você está trabalhando com dinheiro e que os resultados dos cálculos são formatados para moeda. Os valores que são retornados são os seguintes:


Como você pode ver, o total na célula A3 é incorreto. É o problema, mesmo que o número Arredonda de formato (dinheiro) os valores exibidos, os valores subjacentes não foram arredondadas para centavos mais próximo. Nós pode resolver esse comportamento usando a função ARRED . Por exemplo, altere as fórmulas para o seguinte:


O segundo argumento da função Arredondar informa ao Excel qual dígito para arredondar. Nesse caso, 2 informa ao Excel arredondar para o centésimo mais próximo.

Instalar e usar a Ajuda do Microsoft Excel

Ajuda do Microsoft Excel permite que você procure informações sobre um tópico de uso específicas, procurar uma lista de tópicos ou pesquisar palavras e frases em vez de tópicos específicas. Você também pode usar ajuda contextual (pressione F1) para exibir informações que pertence à tarefa.

Os arquivos de Ajuda devem ser instalados para poder acessá-los. Se a Ajuda não estiver instalada, execute o programa de instalação novamente e clique em Adicionar ou remover para instalar os arquivos.

Não abrir e salvar diretamente de um disquete

Quando você abre uma pasta de trabalho, o Excel cria arquivos temporários na pasta onde salvar o arquivo e na pasta onde você abriu a pasta de trabalho do. Esses arquivos temporários são excluídos quando você fechar o arquivo. Além disso, o Excel cria uma cópia do arquivo na mídia quando você salva o arquivo. Esse comportamento pode ser problemático se você abrir uma pasta de trabalho a partir de um disquete ou se o disquete tiver espaço livre insuficiente para armazenar o arquivo.

Por esses motivos, é uma boa idéia para copiar o arquivo para o seu disco rígido antes de trabalhar com ele. Após fazer modificações, salve o arquivo para o disco rígido e copie-o novamente para o disquete.

Usar um pressionamento de tecla para criar um novo gráfico ou planilha

Para criar rapidamente um gráfico, selecione os dados do gráfico e, em seguida, pressione F11. Para criar uma nova planilha, pressione SHIFT+F11.

Configurar várias áreas de impressão na mesma planilha

Você pode configurar várias áreas de impressão na mesma planilha sem usar uma macro. Para fazer isso, use o comando Personalizar modos de exibição e o comando Imprimir relatório. Essencialmente, você define modos de exibição da planilha e, em seguida, defina um relatório com os modos de exibição de sua escolha. Para obter mais informações, consulte o Microsoft Excel ajuda.

Para obter informações adicionais, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: