說明 Excel 中不為人所知的秘訣

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結論

本文將告訴您,使用者至今仍未發現的一些最強大又有用的 Microsoft Excel 特性和功能。例如,您可能為了執行某種計算而建立新巨集,但事實上現有的公式或函數就可以完成該計算工作。或者,您可能為了執行某項工作而建立新巨集,殊不知使用現有的功能即可執行該項工作。

簡介

本文列出有關於 Microsoft Excel 使用方法的一些秘訣。

其他相關資訊

聯結多欄文字

您可以使用 & 運算子或 CONCATENATE 函數來連接或合併多欄文字;例如,假設您在儲存格 A1:C2 中輸入下列資料:

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A1:名字B1:中間名C1:姓氏
A2:TomB2:EdwardC2:Smith

如果要在儲存格 D2 中放置全名,請輸入下列其中一種公式:
$D$2:=CONCATENATE(A2," ",B2," ",C2)
$D$2:=A1&" "&B2&" "&C2
注意 儲存格之間的空格 (" ") 用於在顯示的文字之間插入空格。

設定列印範圍

從 Microsoft Excel 97 for Windows 開始,[檔案] 功能表提供了 [設定列印範圍] 工具列按鈕。您可以按一下 [設定列印範圍] 工具列按鈕,將列印範圍設定為目前選取範圍。當您在現有的工具列上加入 [設定列印範圍] 工具列按鈕後,只要按一下 [設定列印範圍] 就能輕易地將列印範圍設定為目前選取範圍。

如果要在 Excel 中加入 [設定列印範圍] 工具列按鈕,請依照下列步驟執行:
  1. [檢視] 功能表上,指向 [工具列],然後按一下 [自訂]
  2. 按一下 [指令] 索引標籤。
  3. [類別] 下方按一下 [檔案],然後捲動指令清單,直到看見 [設定列印範圍] 工具列按鈕為止。
  4. 按一下 [設定列印範圍],再將該指令拖曳到現有的工具列上。

剔除清單中重複的項目

如果您所建立的項目清單包含重複的項目,而您希望取得不含重複記錄的清單,這時請用 Excel 的 [進階篩選] 指令。

如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 在新活頁簿的儲存格 A1:A10 中輸入下列資料:

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    A1:水果
    A2:蘋果
    A3:櫻桃
    A4:梨子
    A5:櫻桃
    A6:李子
    A7:蘋果
    A8:蘋果
    A9:梨子
    A10:蘋果
  2. [資料] 功能表上,指向 [篩選],然後按一下 [進階篩選]
  3. [執行] 下方,按一下 [複製到]
  4. [資料範圍] 方塊中,輸入 $A$1:$A$10
  5. 按一下 [不選重複的記錄],然後在 [複製到] 方塊中輸入 $B$1,再按一下 [確定]

    下列不含重複記錄的清單便會出現於欄 B:

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    B1:水果
    B2:蘋果
    B3:櫻桃
    B4:梨子
    B5:李子
請注意,這種方法也適用於多欄。您可以使用 [進階篩選] 指令將列隱藏起來。

將文字值乘以 1 使文字變成數字

有時候當您從其他來源匯入檔案時,數值資料可能看似數字但實際上卻是文字值。如果要解決這個問題,請將這些值轉換成數字。其中一種可行的方法是將這些文字值乘以 1。

如果要轉換文字值,請依照下列步驟執行:
  1. 按一下工作表中的空白儲存格,確定該儲存格並非文字格式,然後在該儲存格中輸入 1
  2. 在已選取該儲存格的情況下,從 [編輯] 功能表按一下 [複製]
  3. 選取您要將其值轉換成數字的儲存格範圍。
  4. [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上]
  5. [運算] 下方,按一下 [乘],然後按一下 [確定]
此方法可將文字轉換成數字。您可以檢查數字的對齊情形,看看是否已經順利轉換文字值。如果您使用「一般」格式,而且數值靠右對齊,那麼這些值就是數字;文字值會靠左對齊。

使用「匯入字串精靈」將文字變成數字

如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 選取您要將其值轉換成數字的儲存格範圍。
  2. [資料] 功能表上,按一下 [資料剖析]
  3. 按兩次 [下一步] 跳到精靈的步驟 3。
  4. [欄位的資料格式] 群組方塊中,按一下 [一般],然後按一下 [完成]
此方法可將文字轉換成數字。您可以檢查數字的對齊情形,看看是否已經順利轉換文字值。如果您使用「一般」格式,而且數值靠右對齊,那麼這些值就是數字;文字值會靠左對齊。

將附帶小數點的大綱數字排序

假設您在儲存格 A1:A6 中建立了下列大綱數字:

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A1:1.1.0
A2:1.10.0
A3:1.2.0
A4:1.20.0
A5:1.21.1
A6:1.3.0

當您將大綱數字排序後,其順序並不會改變。大綱數字仍然依照您原本輸入的順序顯示。不過,如果您想要對每個小數點之間的數字進行排序,請使用「匯入字串精靈」。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 選取儲存格 A1:A6。
  2. [資料] 功能表上,按一下 [資料剖析]
  3. 在「匯入字串精靈」的步驟 1,按一下 [分隔符號],再按 [下一步]
  4. [分隔符號] 群組方塊中,按一下每個核取方塊將它們全部取消選取,只選取 [其他] 核取方塊。在 [其他] 核取方塊旁的方塊中輸入一個小數點,再按 [下一步]
  5. 在步驟 3 的 [目標儲存格] 方塊中輸入 $B$1,以免覆寫了原來的大綱數字,然後按一下 [完成]

    欄 B、C 和 D 便會出現數字。
  6. 選取儲存格 A1:D6。
  7. [資料] 功能表上,按一下 [排序]
  8. [主要鍵] 清單中,按一下 [欄 B]
  9. [次要鍵] 方塊中,按一下 [欄 C]
  10. [第三鍵] 清單中,按一下 [欄 D],然後按一下 [確定]
排序後的清單顯示於欄 A。

使用資料表單在清單中新增記錄

如果您要在清單中新增記錄,可以使用預先定義的資料表單。首先,請按一下清單中的某個儲存格,再從 [資料] 功能表按一下 [表單]
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輸入目前的日期或時間

如果要迅速地在儲存格中輸入目前的日期,請按 CTRL+; 再按 ENTER 鍵。如果要迅速地在儲存格中輸入目前時間,請按 CTRL+: 再按 ENTER 鍵。

檢視公式裡的引數

當儲存格包含公式時,您可以按 CTRL+SHIFT+A 查看公式裡的引數。如果您輸入 =RATE 再按 CTRL+SHIFT+A,就能查看 RATE 函數的所有引數,例如 =RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)。如果您想查看更多細節,請輸入 =RATE 再按 CTRL+A 以顯示「函數引數」精靈。

在儲存格範圍內輸入相同的文字或公式

如果要迅速地在儲存格範圍內輸入相同的文字或公式,請依照下列步驟執行:
  1. 選取您要填入資料的儲存格範圍。
  2. 輸入文字或公式,但是不要按 ENTER 鍵。請改按 CTRL+ENTER 鍵。
資料便會出現在您所選取的範圍內。

連結文字方塊到儲存格中的資料

如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. [繪圖] 工具列上,按一下 [文字方塊],再按一下工作表並拖曳滑鼠指標以建立文字方塊。
  2. 如果要用資料編輯列修改資料,請按一下資料編輯列或按 F2 鍵。
  3. 輸入連結公式 (例如,輸入 =A1),然後按 ENTER 鍵。
您在連結的儲存格中輸入的文字便會出現於文字方塊內,譬如 A1。您可以視需要將文字方塊移到任何工作表或活頁簿。

連結圖片到儲存格範圍

您可以複製儲存格範圍,再將其圖片結果貼到工作表中。如果這麼做,您就可以很容易地查看工作表中任何一處的儲存格內容。您可以運用此方法,在單一頁面上列印不相鄰的儲存格。圖片將與儲存格範圍相連結,而且會隨著範圍的內容及格式有所變更而進行更新。如果要建立連結圖片,請依照下列步驟執行:
  1. 選取儲存格範圍。
  2. [編輯] 功能表上,按一下 [複製]
  3. 選取您要呈現圖片的儲存格。
  4. 按住 SHIFT 鍵,然後在 [編輯] 功能表上,按一下 [貼上圖片連結]
產生的結果是來源儲存格的快照,因此會隨著其內容或格式有所變更而進行更新。

冗長的公式疑難排解

如果您在工作表中建立的冗長公式並未傳回預期的結果,請在資料編輯列中拖曳滑鼠指標來選取公式部分,然後再按 F9 鍵。這樣做便只會評估您所選取的公式部分。

重要 如果您按 ENTER 鍵,就會刪除公式的部分。因此,評估完成後請記得改按 ESC 鍵。不過,如果您不小心按到 ENTER 鍵,還是可以按 CTRL+Z 復原變更。

檢視已定義之名稱的圖形對應

注意 本節介紹的方法僅適用於 Excel 97 for Windows。

當您將工作表的 [顯示比例] 方塊值設定成 39% 或更低時,螢幕上就會有個矩形區域顯示已定義的名稱,其定義的儲存格範圍包含兩個或更多相鄰儲存格。如果您在 [一般] 工具列上按 [顯示比例],然後輸入 40% 或以上的數值,則原先識別已命名範圍的矩形隨即自動消失。請注意,更早的 Microsoft Excel 版本並無此功能。

將既有的儲存格內容填入一欄空白儲存格

假設您在欄 A 中輸入下列名稱:
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如果您希望這些名稱能正確排序,請將名稱填入空白儲存格。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 選取儲存格 A1:A10。
  2. [編輯] 功能表上,按一下 [到]
  3. 按一下 [特殊],再按一下 [空格],然後按一下 [確定]
  4. 輸入 =a1,然後按 CTRL+ENTER。

    這個步驟會在您所選取的空白儲存格中填入名稱。
  5. 選取儲存格 A1:A10。
  6. [編輯] 功能表上,按一下 [複製]
  7. [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上]
  8. [貼上] 群組下方,按一下 [值],再按一下 [確定]
名稱便會自動往下填滿各儲存格。

從相對參照切換到絕對參照

您可以按 F4 鍵切換公式的相對和絕對儲存格位址。當您在資料編輯列輸入公式時,請用相對位址格式的儲存格參照,例如 A1。輸入參照後再按 F4 鍵,儲存格參照就會自動變成絕對儲存格參照,例如 $A$1。您也可以繼續按 F4 鍵,以顯示絕對參照和相對參照的混合格式。

如需有關儲存格參照的詳細資訊,請在 Microsoft Excel 說明中按一下 [尋找] 索引標籤,輸入「絕對和相對」,再按兩下「相對參照和絕對參照之間的差異」主題。

使用 OFFSET 函數修改插入的儲存格中的資料

假設儲存格 A1:A7 包含下列資料,而您希望在此範圍內使用最後一列減去第一列:

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A1:1
A2:2
A3:3
A4:4
A5:5
A6:
A7:=A5-A1

假設您始終都要在最後一個儲存格底下相隔兩列的位置使用公式,且該公式和含有資料的最後一個儲存格之間有一個空白儲存格。假定您在空白儲存格處新插入一列 (以下範例中的列 6);您希望建立公式用儲存格 A6 的資料減去儲存格 A1 的資料,而不是用儲存格 A5 的資料來減。

請注意此範例中,如果您在 A6 處插入含有資料的新列,公式 =A5-A1 就不會使用列 A6 的資料執行減法。

如果要執行這項操作,請使用 OFFSET 函數。OFFSET 函數會傳回範圍的參照,該範圍與某儲存格或儲存格範圍相距指定的列數和欄數。本範例應該使用下列公式:
=OFFSET(A6,-1,0)-A1
OFFSET 公式不會固定在 A6 的上一列,而是當您插入新列後就會隨之變更位置。

使用「進階篩選」指令

如果您在 Excel 中建立資料清單,而且希望從中選取某些項目後複製到其他工作表,這時就可以使用 Excel 的「進階篩選」指令。如果要使用這個指令,請在 [資料] 功能表上指向 [篩選],再按一下 [進階篩選],然後依照畫面上的指示執行。如果您不確定 Excel 提示的資訊涵義,請參閱 Microsoft Excel 說明。

使用條件式加總合計資料

假設您在儲存格 A1:A10 中建立資料清單,而且希望加總所有大於 50 小於 200 的值。如果要執行這項操作,請使用下列陣列公式:
=SUM(IF(A1:A10>=50,IF(A1:A10<=200,A1:A10,0),0))
注意 請按 CTRL+SHIFT+ENTER 以確保輸入的公式是陣列。當您按此組合鍵之後,就會看到公式位於大括號 {} 內。切勿嘗試手動輸入大括號。

此公式對範圍內的每個儲存格使用巢狀 IF 函數,並且只在兩項測試條件都符合時才將儲存格值納入加法計算。

使用條件式加總計算資料項目個數

假設您在儲存格 A1:A10 中建立資料清單,而且希望計算所有大於 50 小於 200 的數值資料項目個數。如果要執行這項操作,請使用下列公式:
=SUM(IF(A1:A10>=50,IF(A1:A10<=200,1,0),0))
注意 請按 CTRL+SHIFT+ENTER 以確保輸入的公式是陣列。當您按此組合鍵之後,就會看到公式位於大括號 {} 內。切勿嘗試手動輸入大括號。

此公式對範圍內的每個儲存格使用巢狀 IF 函數,並且只在兩項測試條件都符合時才將合計個數累加 1。

使用 INDEX 函數和 MATCH 函數查詢資料

假設您在儲存格 A1:C5 中建立下列資訊表格,且該表格的儲存格 C1:C5 包含年齡資訊:
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假設您想使用人名來查詢年齡。如果要執行這項操作,請使用 INDEX 函數和 MATCH 函數的組合,如以下範例公式所示:
=INDEX($A$1:$C$5, MATCH("Mary",$A$1:$A$5,),3)
此範例公式使用儲存格 A1:C5 當做表格,並在第三欄查詢 Mary 的年齡。公式將傳回 22。

拖曳填滿控點以建立數字數列

藉由拖曳儲存格的填滿控點,您就可以將該儲存格的內容複製到同一列或欄的其他儲存格中。如果儲存格中包含 Excel 可以推估為數列的數字、日期或時段,數值則會遞增而非複製。例如,如果儲存格資料是「一月」,您就可以在同一列或欄的其他儲存格中迅速填入「二月」、「三月」等等。您也可以針對常用的文字項目建立自訂的填滿數列,譬如貴公司的銷售區域。

自動填滿資料

您可以按兩下選定儲存格的填滿控點,沿著同一欄往下填滿該儲存格的內容,且填滿的列數如同相鄰欄的列數。例如,如果您在儲存格 A1:A20 中輸入資料,又在儲存格 B1 中輸入公式或文字然後按 ENTER 鍵,則當您按兩下填滿控點時,Excel 便會沿著該欄的儲存格 B1 到儲存格 B20 往下填滿資料。

對未排序的資料使用 VLOOKUP 函數

在 Excel 97 for Windows 及後續版本中,您可以對未排序的資料使用 VLOOKUP 函數。但是,您必須為此公式額外增加一個引數。如果您並未指定 Range_Lookup 引數的值,其值則預設為 TRUE。請注意,Range_Lookup 引數是第四個引數。這樣做是為了使函數與舊版的 Excel 相容。

如果要讓 VLOOKUP 函數能正確處理未排序的資料,請將 Range_Lookup 引數改為 FALSE。下列範例函數將在稍早<使用 INDEX 函數和 MATCH 函數查詢資料>一節所建立的資料表格中查詢 Stan 的年齡:
=VLOOKUP("Stan",$A$2:$C$5,3,FALSE)

每逢第三個數字便將其傳回

假設您在儲存格 A1:A12 中建立下列資料表格,而且希望在某欄中每逢第三個數字便將該數字取回,然後放入相鄰的欄:
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如果要執行這項操作,請使用 ROW 函數搭配 OFFSET 函數,如以下範例函數所示:
=OFFSET($A$1,ROW()*3-1,0)
此公式取決於其輸入的儲存格位置所在的列。在此公式中,ROW 函數會將輸入該公式的儲存格位置所在的列號傳回。傳回的數字再乘以 3。OFFSET 函數則將作用中儲存格從儲存格 A1 往下移動指定的列數,每逢第三個數字便將其傳回。

四捨五入到最接近的貨幣值

假設您在工作表的儲存格 A1:A3 中輸入下列公式:

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A1:=1.23/2
A2:=1.21/2
A3:=SUM(A1:A2)

假定您要處理金額,且計算結果為貨幣格式。傳回值如下所示:

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A1:$0.62
A2:$0.61
A3:$1.22

如您所見,儲存格 A3 中的總計並不正確。其問題在於,儘管數字格式 (貨幣) 已將顯示的值四捨五入,基礎值仍然未能捨入到最接近的貨幣值。您可以使用 ROUND 函數來解決這個問題。例如,請將公式改成這樣:

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A1:=ROUND(1.23/2,2)
A2:=ROUND(1.21/2,2)
A3:=ROUND(SUM(A1:A2),2)

ROUND 函數的第二個引數指示 Excel 應該捨入到第幾位數。在此情況下,2 指示 Excel 捨入到最接近的百位數。

安裝與使用 Microsoft Excel 說明

Microsoft Excel 說明可以讓您搜尋特定用法主題的相關資訊、在清單中瀏覽各種主題,或是搜尋特定單字或片語而非搜尋主題。您也可以使用即時線上說明 (按 F1) 檢視與特定工作有關的資訊。

如果要存取說明檔,您必須先加以安裝。如果尚未安裝說明檔,請再次執行安裝程式,然後按一下 [新增/移除] 來安裝檔案。

切勿直接從磁片開啟及儲存

當您開啟活頁簿時,Excel 會在您儲存檔案的資料夾以及活頁簿開啟時的來源資料夾內建立暫存檔。關閉檔案後就會刪除這些暫存檔。此外,當您儲存檔案時,Excel 也在儲存媒體上建立檔案的複本。如果您從磁片開啟活頁簿,或是磁片沒有足夠的空間可以保存檔案,上述處理行為便可能發生問題。

基於此,您最好先將檔案複製到硬碟再進行處理。當您修改完成後,請在硬碟上儲存檔案,再將檔案複製回磁片。

按一次鍵盤即可建立新的圖表或工作表

如果要迅速建立圖表,請先選取圖表資料再按 F11 鍵。如果要建立新工作表,則按下 SHIFT+F11。

在單一工作表中設定多重列印範圍

您不需要使用巨集,就可以在單一工作表中設定多重列印範圍。如果要執行這項操作,請使用「自訂檢視模式」指令和「列印報表」指令。基本做法是,先定義工作表的檢視模式,再用您所選擇的檢視模式來定義報表。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Excel 說明。

如需詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
142529 XL:How to Create Multiple Views and Create and Print a Report

屬性

文章編號: 843504 - 上次校閱: 2006年12月19日 - 版次: 1.2
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Excel 2000 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
  • Microsoft Office Excel 2003
關鍵字:?
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