Abschlussverfahren zum Jahresende für Microsoft Dynamics GP Payroll

Dieser Artikel enthält Schritte zum Durchführen der Abschlussverfahren zum Jahresende und die zugehörigen Informationen zur Problembehandlung für Microsoft Dynamics GP Payroll.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 850663

Zusammenfassung

In diesem Dokument werden die empfohlenen Abschlussverfahren zum Jahresende für Microsoft Dynamics GP Payroll beschrieben. Der Abschnitt Weitere Informationen enthält Folgendes:

• Eine detaillierte Checkliste der Schritte, die Sie befolgen müssen, um die Abschlussverfahren zum Jahresende abzuschließen.
• Eine alternative Checkliste, die Anstelle der Standardprüfliste verwendet werden soll, wenn Sie neue Zahlungsausführungen für das neue Jahr verarbeiten müssen, bevor Sie die Abschlussverfahren zum Jahresende für das Vorjahr abschließen.

Einführung

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Schritten in der Abschlussroutine für das Lohnbuch sind im Payroll Manual enthalten. Bevor Sie die Schritte in diesem Artikel ausführen, suchen Sie nach den folgenden aktualisierten Informationen zum Jahresende.

• U.S. Year-End Update für Microsoft Dynamics GP
• US-Lohnsteuerupdate für Microsoft Dynamics GP
• Dokumentation zum Us.S. Payroll Year-End

Weitere Informationen

Checkliste zum Jahresende der Gehaltsabrechnung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Verfahren zum Abschluss des Jahresabschlusses durchzuführen:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie das neueste Lohnsteuerupdate installiert haben.
2. Schließen Sie alle Lohnausführungen für das aktuelle Jahr ab.
3. Führen Sie alle Verfahren zum Monatsende, Zum Ende des Zeitraums oder zum Quartal für das aktuelle Jahr aus.
4. Erstellen Sie eine Sicherung der ursprünglichen Datei.
5. Installieren Sie das Jahresendupdate.
6. Erstellen Sie die Jahresenddatei.
7. Erstellen Sie eine Sicherung der neuen Datei.
8. Überprüfen Sie die Informationen zur W-2- und 1099-R-Anweisung.
9. Drucken Sie die W-2-Anweisungen und das W-3-Übertragungsformular.
10. Drucken Sie die Formulare 1099-R und 1096 Transmissionsformular und ACA-Formulare.
11. (Optional) Erstellen Sie eine elektronische W-2-Datei.
12. (Optional) Archivieren sie inaktive Mitarbeiterinformationen im Personalwesen.
13. Richten Sie Geschäftszeiträume ein.
14. (Optional) Schließen Sie Geschäftsperioden für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsreihe.
15. Installieren Sie das Lohnsteuerupdate.

Alternative Checkliste zum Jahresende der Gehaltsabrechnung

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für das neue Jahr verarbeiten müssen, bevor Sie die Abschlussverfahren für das Vorjahr abschließen, führen Sie die Schritte in dieser alternativen Checkliste aus:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie das neueste Lohnsteuerupdate installiert haben.
2. Schließen Sie alle Lohnausführungen für das aktuelle Jahr ab.
3. (Optional) Schließen Sie alle Prozeduren zum Monatsende, Zum Ende des Zeitraums oder zum Quartal für das aktuelle Jahr ab.
4. Erstellen Sie eine Sicherung der ursprünglichen Datei.
5. Installieren Sie das Jahresendupdate.
6. Erstellen Sie die Jahresenddatei.
7. Erstellen Sie eine Sicherung der neuen Datei.
8. Überprüfen Sie die Informationen zur W-2- und 1099-R-Anweisung.
9. (Optional) Archivieren sie inaktive Mitarbeiterinformationen im Personalwesen.
10. Richten Sie Geschäftsperioden ein.
11. (Optional) Schließen Sie Geschäftsperioden für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsreihe.
12. Installieren Sie das Lohnsteuerupdate.
13. Verarbeiten der Gehaltsabrechnung für das neue Jahr.

Details zum Jahresende des Gehaltsabrechnungsmoduls

Schritt 1: Überprüfen Sie, ob Sie das neueste Lohnsteuerupdate installiert haben.

Laden Sie die neuesten Steuertabellenupdates und Installationsanweisungen herunter, um sicherzustellen, dass Ihr FICA-Lohnlimit korrekt ist. Um auf die Us.S. Payroll Tax Update-Seiten zuzugreifen, wählen Sie den Link US-Steuern für Ihre Version auf der Seite Microsoft Dynamics GP Resource Directory aus, oder wählen Sie den folgenden Link aus:

US-Lohnsteuerupdate für Microsoft Dynamics GP

Schritt 2: Abschließen aller Zahlungsausführungen für das aktuelle Jahr

Schritt 3: (Optional) Abschließen aller monatlichen und vierteljährlichen Abrechnungs-, Monats-, Perioden- oder Quartalsendverfahren für das aktuelle Jahr

Weitere Informationen zu Periodenendeverfahren für die Gehaltsabrechnung für Microsoft Dynamics GP finden Sie in den Druckanleitungen , um das druckbare Handbuch für die US-Gehaltsabrechnung zu erhalten.

Schritt 4: Erstellen einer Sicherung der ursprünglichen Datei

Erstellen Sie eine Sicherung, und speichern Sie diese Sicherung dann in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Durch das Erstellen einer Sicherung stellen Sie sicher, dass Sie am Ende des Jahres über einen dauerhaften Datensatz der Finanzlage des Unternehmens verfügen. Sie können die Sicherung wiederherstellen, um Daten schnell wiederherzustellen, wenn während des Abschlussverfahrens zum Jahresende eine Stromschwankung oder ein anderes Problem auftritt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP die Option Microsoft Dynamics GP>Maintenance>Backup aus.

   Hinweis

   Das Fenster Unternehmen sichern wird geöffnet.

2. Wählen Sie in der Liste Firmenname Ihren Firmennamen aus.

3. Ändern Sie den Pfad der Sicherungsdatei, falls erforderlich, und wählen Sie dann OK aus.

Schritt 5: Installieren des Jahresendupdates

Um das Jahresendupdate für die Gehaltsabrechnung zu installieren, müssen Sie die Schritte im Dokument Microsoft Dynamics GP U.S. Year-end (Microsoft Dynamics GP U.S. Year-end) ausführen. Die Installation muss auf jedem Computer ausgeführt werden, auf dem Microsoft Dynamics GP installiert ist. Wenn das Update veröffentlicht wird, installieren Sie das Update, und laden Sie das US-Year-End Update für Microsoft Dynamics GP herunter.

Schritt 6: Erstellen der Jahresenddatei

Um die Jahresenddatei in Microsoft Dynamics GP zu erstellen, wählen Sie Microsoft Dynamic GP>Tools>Routines>Payroll>Year-End Closing aus.

Schritt 7: Erstellen einer Sicherung der neuen Datei

Erstellen Sie eine Sicherung, und speichern Sie diese Sicherung dann in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Durch das Erstellen einer Sicherung stellen Sie sicher, dass Sie am Ende des Jahres über einen dauerhaften Datensatz der Finanzlage des Unternehmens verfügen. Sie können die Sicherung wiederherstellen, um Daten schnell wiederherzustellen, wenn während des Abschlussverfahrens zum Jahresende eine Stromschwankung oder ein anderes Problem auftritt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP die Option Microsoft Dynamics GP>Maintenance>Backup aus.
2. Wählen Sie in der Liste Firmenname Ihren Firmennamen aus.
3. Ändern Sie den Pfad der Sicherungsdatei, falls erforderlich, und wählen Sie dann OK aus.

Schritt 8: Überprüfen der W-2- und 1099-R-Anweisungsinformationen

Um die W-2-Informationen in Microsoft Dynamics GP anzuzeigen, wählen Sie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Edit W-2s aus.

Um die 1099-R-Informationen in Microsoft Dynamics GP anzuzeigen, wählen Sie Microsoft Dynamics GP>Tools Routines>Payroll>Edit 1099-Rs aus.

Schritt 9: Drucken der W-2-Anweisungen und des W-3-Übertragungsformulars

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die W-2-Anweisungen zu drucken:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s aus.
2. Geben Sie im Fenster Print W-2 Forms (W-2-Formulare drucken ) die folgenden Einstellungen an:
   • Drucken von W-2s für: Normale Year-End
   • Drucken: W-2-Formulare
3. Wählen Sie Drucken aus.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das W-3-Übertragungsformular zu drucken:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s aus.
2. Geben Sie im Fenster Print W-2 Forms (W-2-Formulare drucken ) die folgenden Einstellungen an:
   • Drucken von W-2s für: Normale Year-End
   • Drucken: W-3 Übertragungsform
3. Wählen Sie Drucken aus.

Schritt 10: Drucken sie die Formulare 1099-R, 1096 Transmittal und ACA

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Formulare 1099-R zu drucken:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs aus.

2. Wählen Sie im Fenster Drucken 1099-R Forms die Option 1099-R Forms und dann Drucken aus.

   Hinweis

   Sie können employee1099-R-Formulare beliebig oft drucken.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Formular 1096 Transmittal auszudrucken:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs aus.
2. Wählen Sie im Fenster Drucken 1099-R Formulare die Option 1096 Übertragungsformular und dann Drucken aus.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Formulare 1095-C (ACA) zu drucken:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s aus.
2. Wählen Sie im Fenster W-2-Formulare druckendie Option 1095-C und dann Drucken aus.

Führen Sie zum Drucken des Übertragungsformulars 1094-C die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s aus.
2. Wählen Sie im Fenster Print W-2 Forms (W-2-Formulare drucken ) die Option 1094-C Transmittal und dann Drucken aus.

Schritt 11: (Optional) Erstellen einer elektronischen W-2-Datei

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine elektronische W-2-Datei zu erstellen:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>W-2 Electronic File aus.
2. Aktivieren Sie im W-2-Fenster Elektronische Datei das Kontrollkästchen neben jedem Unternehmen, das Sie in Ihre W-2-Elektronische Datei aufnehmen möchten.
3. Geben Sie im Feld User ID Number (Benutzer-ID-Nummer ) die Benutzer-ID ein (früher als PIN bezeichnet).
4. Wählen Sie Submitter aus. Das Fenster Electronic Filer Submitter Information (Electronic Filer Submitter Information) wird geöffnet. Geben Sie die Übermittlungsinformationen ein.
5. Ändern Sie die Dateizielinformationen im Feld Dateiname , wenn dies erforderlich ist.
6. Wählen Sie Datei erstellen oder Speichern aus, um die Informationen zum späteren Erstellen der Datei zu speichern.

Schritt 12: (Optional) Archivieren von inaktiven Personalinformationen

Um inaktive Mitarbeiterinformationen zu archivieren, wählen Sie Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>Human Resources>Archiv Employee aus.

Schritt 13: Einrichten von Geschäftszeiträumen

Wählen Sie Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Perioden aus, um Geschäftszeiträume für das nächste Jahr in Microsoft Dynamics GP einzurichten.

Schritt 14: (Optional) Schließen Von Geschäftsperioden für die Lohnbuchhaltungsreihe

Sie können das Fenster Geschäftszeiträume einrichten verwenden, um alle Geschäftsperioden zu sperren, die für das Jahr noch offen sind. Indem Sie Geschäftszeiträume schließen oder sperren, verhindern Sie, dass Benutzer versehentlich Transaktionen in den falschen Zeitraum oder in das falsche Jahr buchen.

Vergewissern Sie sich vor Abschluss eines Geschäftszeitraums, dass Sie alle Transaktionen für den Zeitraum und für das Jahr für alle Module gebucht haben. Wenn Sie später eine Transaktion in einem von Ihnen abgeschlossenen Geschäftszeitraum buchen möchten, müssen Sie den Zeitraum zunächst im Fenster "Geschäftsperioden einrichten " erneut öffnen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Buchung in einem Geschäftszeitraum zu sperren:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Die Option Microsoft DynamicsGP-Tools>>Setup>Geschäftszeiträume fürUnternehmen> aus.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gehaltsabrechnung für jeden Zeitraum , den Sie schließen.

Schritt 15: Installieren des Lohnsteuerupdates

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Lohnsteuerupdate für das neue Jahr zu installieren:

1. Wählen Sie in Microsoft Dynamics GP Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll Updates>Check for Tax Updates aus.
2. Wählen Sie im Fenster Steueraktualisierungsmethode die Option Automatisch und dann Weiter aus.
3. Geben Sie im Feld Autorisierungsnummer Ihre Autorisierungsnummer ein, und wählen Sie dann Anmelden aus.
4. Wählen Sie Fertig stellen aus.