Procédures de clôture de fin d’année pour microsoft Dynamics GP Payroll

Cet article décrit les étapes à suivre pour effectuer les procédures de clôture de fin d’année et les informations de résolution des problèmes associées pour la paie Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 850663

Résumé

Ce document décrit les procédures de clôture de fin d’année recommandées pour la paie microsoft Dynamics GP. La section Plus d’informations contient les éléments suivants :

• Liste de contrôle détaillée des étapes à suivre pour effectuer les procédures de clôture de fin d’année.
• Une autre liste de contrôle à utiliser au lieu de la liste de contrôle standard si vous devez traiter les nouvelles opérations de paiement pour la nouvelle année avant d’effectuer les procédures de clôture de fin d’année pour l’année précédente.

Introduction

Des informations détaillées sur chaque étape de la routine de clôture de fin d’année de la paie sont incluses dans le Manuel de la paie. Avant de suivre les étapes décrites dans cet article, recherchez les informations de fin d’année mises à jour suivantes.

• Mise à jour Year-End des États-Unis pour Microsoft Dynamics GP
• Mise à jour de la taxe sur la paie aux États-Unis pour Microsoft Dynamics GP
• Documentation de fin d’année sur la paie américaine

Plus d’informations

Liste de contrôle de fin d’année de la paie

Pour effectuer les procédures de fermeture de fin d’année, procédez comme suit :

1. Vérifiez que vous avez installé la dernière mise à jour de la taxe sur les salaires.
2. Effectuez toutes les séries de payes pour l’année en cours.
3. Effectuez toutes les procédures de fin de mois, de fin de période ou de fin de trimestre pour l’année en cours.
4. Effectuez une sauvegarde du fichier d’origine.
5. Installez la mise à jour de fin d’année.
6. Créez le fichier de fin d’année.
7. Effectuez une sauvegarde du nouveau fichier.
8. Vérifiez les informations des instructions W-2 et 1099-R.
9. Imprimez les instructions W-2 et le formulaire de transmission W-3.
10. Imprimez les formulaires 1099-R et les formulaires transmission 1096 et ACA.
11. (Facultatif) Créez un fichier électronique W-2.
12. (Facultatif) Archiver les informations sur les ressources humaines des employés inactifs.
13. Configurer des périodes fiscales.
14. (Facultatif) Fermez les périodes fiscales de la série de paie.
15. Installez la mise à jour de la taxe sur la paie.

Liste de contrôle de fin d’année de la paie alternative

Si vous devez traiter la paie pour la nouvelle année avant d’effectuer les procédures de clôture de fin d’année de l’année précédente, suivez les étapes décrites dans cette autre liste de vérification :

1. Vérifiez que vous avez installé la dernière mise à jour de la taxe sur les salaires.
2. Effectuez toutes les séries de payes pour l’année en cours.
3. (Facultatif) Effectuez toutes les procédures de fin de mois, de fin de période ou de fin de trimestre pour l’année en cours.
4. Effectuez une sauvegarde du fichier d’origine.
5. Installez la mise à jour de fin d’année.
6. Créez le fichier de fin d’année.
7. Effectuez une sauvegarde du nouveau fichier.
8. Vérifiez les informations des instructions W-2 et 1099-R.
9. (Facultatif) Archiver les informations sur les ressources humaines des employés inactifs.
10. Configurer des périodes fiscales.
11. (Facultatif) Fermez les périodes fiscales de la série de paie.
12. Installez la mise à jour de la taxe sur la paie.
13. Traitez la paie de la nouvelle année.

Détails de fin d’année du module paie

Étape 1 : Vérifier que vous avez installé la dernière mise à jour de la taxe sur les salaires

Téléchargez les dernières instructions de mise à jour et d’installation de la table des taxes pour vous assurer que votre limite de salaire FICA est correcte. Pour accéder aux pages De mise à jour de la taxe sur la paie des États-Unis , sélectionnez le lien Us Taxes pour votre version dans la page Répertoire de ressources microsoft Dynamics GP ou sélectionnez le lien suivant :

Mise à jour de la taxe sur la paie aux États-Unis pour Microsoft Dynamics GP

Étape 2 : Effectuer toutes les séries de payes pour l’année en cours

Étape 3 : (Facultatif) Effectuer toutes les procédures mensuelles et trimestrielles de paie de fin de mois, de fin de période ou de fin de trimestre pour l’année en cours

Pour plus d’informations sur les procédures de fin de période pour la paie pour Microsoft Dynamics GP, utilisez les guides Imprimable pour obtenir le manuel imprimable pour la paie américaine.

Étape 4 : Effectuer une sauvegarde du fichier d’origine

Créez une sauvegarde, puis placez cette sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. En créant une sauvegarde, vous vous assurez de disposer d’un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer la sauvegarde pour récupérer rapidement les données si une fluctuation de l’alimentation ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnezSauvegardede maintenance>Microsoft Dynamics GP>.

   Remarque

   La fenêtre Sauvegarder la société s’ouvre.

2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre société.

3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

Étape 5 : Installer la mise à jour de fin d’année

Pour installer la mise à jour de fin d’année de la paie, vous devez suivre les étapes décrites dans le document de fin d’année microsoft Dynamics GP États-Unis. L’installation doit être effectuée sur chaque ordinateur sur lequel Microsoft Dynamics GP est installé. Une fois la mise à jour publiée, installez-la et téléchargez la mise à jour Year-End des États-Unis pour Microsoft Dynamics GP.

Étape 6 : Créer le fichier de fin d’année

Pour créer le fichier de fin d’année dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamic GP>Tools>Routines>Payroll>Year-End Closing.

Étape 7 : Effectuer une sauvegarde du nouveau fichier

Créez une sauvegarde, puis placez cette sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. En créant une sauvegarde, vous vous assurez de disposer d’un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer la sauvegarde pour récupérer rapidement les données si une fluctuation de l’alimentation ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnezSauvegardede maintenance>Microsoft Dynamics GP>.
2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

Étape 8 : Vérifier les informations des instructions W-2 et 1099-R

Pour afficher les informations W-2 dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Edit W-2s.

Pour afficher les informations 1099-R dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools Routines>Payroll>Edit 1099-Rs.

Étape 9 : Imprimer les instructions W-2 et le formulaire de transmission W-3

Pour imprimer les instructions W-2, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Dans la fenêtre Imprimer les formulaires W-2 , spécifiez les paramètres suivants :
   • Imprimer W-2s pour : Normal Year-End
   • Imprimer : W-2 Forms
3. Sélectionnez Imprimer.

Pour imprimer le formulaire de transmission W-3, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Dans la fenêtre Imprimer les formulaires W-2 , spécifiez les paramètres suivants :
   • Imprimer W-2s pour : Normal Year-End
   • Imprimer : Formulaire de transmission W-3
3. Sélectionnez Imprimer.

Étape 10 : Imprimer les formulaires 1099-R, le formulaire de transmission 1096 et les formulaires ACA

Pour imprimer les formulaires 1099-R, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs.

2. Dans la fenêtre Imprimer les formulaires 1099-R , sélectionnez Formulaires 1099-R, puis Imprimer.

   Remarque

   Vous pouvez imprimer les formulaires employee1099-R autant de fois que vous le souhaitez.

Pour imprimer le formulaire de transmission 1096, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-Rs.
2. Dans la fenêtre Imprimer 1099-R Formulaires , sélectionnez Formulaire de transmission 1096, puis Imprimer.

Pour imprimer les formulaires 1095-C (ACA), procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Dans la fenêtre Imprimer les formulaires W-2 , sélectionnez 1095-C, puis Imprimer.

Pour imprimer le formulaire de transmission 1094-C, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
2. Dans la fenêtre Imprimer les formulaires W-2 , sélectionnez Transmission 1094-C, puis Imprimer.

Étape 11 : (Facultatif) Créer un fichier électronique W-2

Pour créer un fichier électronique W-2, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>W-2 Electronic File.
2. Dans la fenêtre Fichier électronique W-2, sélectionnez la zone case activée située en regard de chaque société que vous souhaitez inclure dans votre fichier électronique W-2.
3. Dans le champ Numéro d’identification utilisateur , entrez le numéro d’identification utilisateur (anciennement appelé code confidentiel).
4. Sélectionnez Émetteur. La fenêtre Informations sur l’émetteur du fichier électronique s’ouvre. Entrez les informations de soumission.
5. Modifiez les informations de destination du fichier dans le champ Nom du fichier si nécessaire.
6. Sélectionnez Créer un fichier ou Enregistrer pour stocker les informations pour créer le fichier ultérieurement.

Étape 12 : (Facultatif) Archiver les informations sur les ressources humaines des employés inactifs

Pour archiver les informations sur les ressources humaines des employés inactifs, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>Human Resources>Archive Employee.

Étape 13 : Configurer les périodes fiscales

Pour configurer des périodes fiscales pour l’année suivante dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Periods.

Étape 14 : (Facultatif) Clôture des périodes fiscales pour la série de paies

Vous pouvez utiliser la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour verrouiller toutes les périodes fiscales qui sont encore ouvertes pour l’année. En fermant ou en verrouillant les périodes fiscales, vous empêchez les utilisateurs de publier accidentellement des transactions sur la mauvaise période ou sur la mauvaise année.

Avant de fermer une période fiscale, vérifiez que vous avez publié toutes les transactions pour la période et pour l’année pour tous les modules. Pour publier ultérieurement une transaction sur une période fiscale que vous avez fermée, vous devez d’abord rouvrir la période dans la fenêtre Configuration des périodes fiscales .

Pour verrouiller la publication au cours d’une période fiscale, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Periods .

2. Cochez la case Paie case activée pour chaque période que vous fermez.

Étape 15 : Installer la mise à jour de la taxe sur les salaires

Pour installer la mise à jour des taxes sur les salaires pour la nouvelle année, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll Mises à jour>Check for Tax Mises à jour.
2. Dans la fenêtre Méthode de mise à jour fiscale , sélectionnez Automatique, puis Suivant.
3. Dans le champ Numéro d’autorisation , tapez votre numéro d’autorisation, puis sélectionnez Se connecter.
4. Sélectionnez Terminer.