Procedimientos de cierre de fin de año para administración de cuentas a cobrar en Microsoft Dynamics GP

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Nota Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que pueda restaurar si surge algún problema.
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Resumen

Este artículo contiene listas de comprobación para el proceso de cierre de fin de año en administración de cuentas a cobrar en Microsoft Dynamics GP. Este artículo contiene también información detallada para cada paso en el proceso de cierre de fin de año. Y, en este artículo describe cómo agregar la información de interés hasta la fecha a extractos de cliente para diciembre y enero.

INTRODUCCIÓN

Este artículo describe los procedimientos de cierre de fin de año recomendados para la administración de cuentas a cobrar en Microsoft Dynamics GP. Lea este artículo antes de realizar una o más de los procedimientos.

Más información

Para obtener soporte técnico

Si tiene preguntas acerca de cómo realizar los procedimientos, póngase en contacto con el soporte técnico para Microsoft Dynamics. Para crear una solicitud de soporte, siga estos pasos:
  1. Visite el siguiente sitio Web de Microsoft:
    https://mbs.Microsoft.com/support/newstart.aspx
  2. En la lista de categorías, haga clic en Microsoft Dynamics GP.
  3. En la lista de subcategorías, haga clic en Administración de cuentas a cobrary, a continuación, haga clic en siguiente.
O bien, póngase en contacto con soporte técnico para Microsoft Dynamics llamando por teléfono al número (888) 477-7877.

Lista de comprobación de cierre de fin de año

Puede utilizar esta lista de comprobación para el final del año fiscal y para el final del año natural.

Nota Aunque la administración de cuentas a cobrar es cuenta las fechas, los siguientes elementos se actualizan basándose en el cierre de la administración de cuentas a cobrar:
  • Los objetos de SmartList
  • Los informes de resumen de cuentas a cobrar
  • La vista importes desde último cierre en la ventana Resumen de cliente
Por lo tanto, se recomienda que siga estos pasos para que los objetos de SmartList, los informes de resumen de cuentas a cobrar y la vista importes desde último cierre contengan la información correcta:
  1. Contabilice todas las transacciones de ventas y cobros para el año.
  2. Realice un cierre de pre-fin de año copia de seguridad.
  3. Cerrar el año.
  4. Cerrar los períodos fiscales. (Este paso es opcional).
  5. Cerrar el año fiscal.
  6. Realizar un posterior al año de cierre copia de seguridad.

Paso 1: Registrar todas las transacciones de ventas y cobros para el año

Contabilizar todas las transacciones de ventas y cobros del año antes de cerrar el año. Si desea especificar las transacciones de ventas y cobros para un período futuro antes de cerrar el año, cree un lote que contiene las transacciones. A continuación, guarde el lote. A continuación, registre el lote después de cerrar el año.

Debe cerrar el año porque algunas áreas de Microsoft Dynamics GP no tienen fechas importantes. Si no cierra el año después de introducir todas las transacciones de 2013 y antes de introducir todas las transacciones de 2014, estas áreas contendrán información incorrecta. Sin embargo, si tiene que cambiar la información, puede cambiar la información en la vista importes desde último cierre en la ventana Resumen de cliente y en la ventana Resumen del cargo financiero del cliente. Las siguientes áreas son las áreas de Microsoft Dynamics GP que no tienen fechas importantes.
  • La vista importes desde último cierre en la ventana Resumen de cliente

    Para abrir la vista importes desde último cierre en la ventana Resumen de cliente, siga estos pasos:
    1. En el menú tarjetas , seleccione ventasy, a continuación, haga clic en Resumen.
    2. En la ventana Resumen de cliente, escriba un ID de cliente en el cuadro de ID de cliente .
    3. En la lista Vista de resumen , haga clic en Importes desde último cierre.
  • La ventana Resumen del cargo financiero del cliente

    Para abrir la ventana Resumen del cargo financiero del cliente, siga estos pasos:
    1. En el menú tarjetas , seleccione ventasy, a continuación, haga clic en Resumen.
    2. En la ventana Resumen de cliente, escriba un ID de cliente en el campo ID .
    3. Haga clic en los cargos financieros.
  • Los objetos de SmartList

    Para ver las columnas de SmartList afectadas, siga estos pasos:
    1. En Microsoft Dynamics GP, haga clic en columnas en el menú de Microsoft Dynamics GP , haga clic en SmartList, expanda ventas, expanda los clientesy, a continuación, haga clic en Agregar.
    2. Seleccione los siguientes elementos en la lista Columnas disponibles .

      Nota Los elementos que están marcados con un asterisco son afectados por el cierre fin de año calendario. Todos los elementos se ven afectados por el cierre fiscal.
      • Promedio de días para pagar: año
      • Cargos financieros año actual natural*
      • Cargos financieros LYR natural*
      • Saldo mayor LYR
      • Saldo mayor año actual
      • Número de documentos ADTP - LYR
      • Número de documentos ADTP: año
      • Número de cheques sin fondos año actual
      • Núm.*
      • Año actual de FC total #*
      • Número total de facturas LYR
      • Número total de facturas año actual
      • Cantidad total de cheques sin fondos año actual
      • Total deuda mala LYR
      • Total deuda mala año actual
      • Total entrada efectivo LYR
      • Total entrada efectivo año actual
      • Total descuentos disponible año actual
      • Total descuentos tomados LYR
      • Total descuentos tomados año actual
      • Total cargos financieros año anterior*
      • Total cargos financieros año actual*
      • Total devoluciones año anterior
      • Total devoluciones año actual
      • Total ventas año anterior
      • Total ventas año actual
      • Total CF condonado LYR*
      • Total CF condonado año actual*
      • Total imp.
      • Total cancelaciones año actual
      • Cargos financieros no pagados año actual*
      • Cancelaciones año anterior
      • Cancelaciones año actual
    3. Haga clic en Aceptar.
    4. Haga clic en Aceptar.

Paso 2: Hacer copia de seguridad a un cierre de pre-fin de año

Cree una copia de seguridad antes de cerrar el año. Coloque la copia de seguridad en almacenamiento de información seguro y permanente. Esta copia de seguridad se asegura de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Podrá restaurar la información de esta copia de seguridad si es necesario. Por ejemplo, esta copia de seguridad le permitiría recuperarse rápidamente si se ha producido una fluctuación de energía o de otro problema durante el procedimiento de cierre de fin de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:
  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú de Microsoft Dynamics GP y, a continuación, haga clic en copia de seguridad.
  2. En la ventana compañía de seguridad, seleccione el nombre de la compañía en la lista Nombre de la compañía .
  3. Cambiar la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    NotaSe recomienda que asigne nombre a este PreYearEndClosingBackup2013 de copia de seguridad.

Paso 3: Cerrar el año

  1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP , seleccione rutinas de ventasy, a continuación, haga clic en Cierre.
  2. Si está cerrando el año fiscal y el año natural al mismo tiempo, haga clic en todos. Si está cerrando únicamente el año natural, haga clic en calendario. Si está cerrando únicamente el año fiscal, haga clic en Fiscal.
  3. Haga clic para activar la casilla de verificación Imprimir informe y, a continuación, haga clic en Cerrar el año.

    Nota Recomendamos que mantenga una copia en papel del informe junto con los registros de auditoría permanente de fin de año de fin de año.
Detalles del año natural

El proceso de fin de año de calendario en Microsoft Dynamics GP borra los siguientes campos en la ventana Resumen de cliente:
  • Cargos financieros año actual natural
  • Núm.
  • Total cargos financieros año actual
  • Total CF condonado año actual
  • Cargos financieros no pagados año actual
El proceso de fin de año natural actualiza las cantidades de los siguientes campos:
  • Cargos financieros LYR natural
  • Núm.
Detalles del año fiscal

El proceso de fin de año fiscal en Microsoft Dynamics GP borra los siguientes campos en la ventana Resumen de cliente:
  • Promedio de días para pagar: año
  • Saldo mayor año actual
  • Número de documentos ADTP: año
  • Número de cheques sin fondos año actual
  • Número total de facturas año actual
  • Cantidad total de cheques sin fondos año actual
  • Total deuda mala año actual
  • Total entrada efectivo año actual
  • Total descuentos disponible año actual
  • Total descuentos tomados año actual
  • Total devoluciones año actual
  • Total ventas año actual
  • Total cancelaciones año actual
  • Cancelaciones año actual
El proceso de fin de año fiscal actualiza las cantidades de los siguientes campos:
  • Saldo mayor LYR
  • Número de documentos ADTP - LYR
  • Número total de facturas LYR
  • Total deuda mala LYR
  • Total entrada efectivo LYR
  • Total descuentos tomados LYR
  • Total devoluciones año anterior
  • Total ventas año anterior
  • Total imp.
  • Cancelaciones año anterior

Paso 4: Cerrar los períodos fiscales (este paso es opcional)

Para evitar que los usuarios contabilicen accidentalmente transacciones en un período o año incorrecto, utilice la ventana Configuración períodos fiscales para cerrar todos los períodos fiscales que todavía estén abiertos para el año. Antes de cerrar los períodos fiscales, compruebe que ha contabilizado todas las transacciones del período y año para todos los módulos. Si después tiene que contabilizar transacciones en un período fiscal cerrado, puede volver a la ventana Configuración períodos fiscales para volver a abrir el período para que se puedan registrar las transacciones.

Para cerrar un período fiscal, siga estos pasos:
  1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP , seleccione configuración, seleccione compañíay, a continuación, haga clic en Períodos fiscales.
  2. Haga clic para activar la casilla de verificación de ventas para el período que desea cerrar.

Paso 5: Cerrar el año fiscal

Nota Siga estos pasos después de finalizar el año cierre procedimientos para todas las ventas y compras de módulos.

Para cerrar el año fiscal, siga estos pasos:
  1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP , seleccione rutinas, empresay, a continuación, haga clic en Liquidación de impuestos.
  2. Haga clic para activar la casilla de verificación Cerrar año y, a continuación, haga clic para activar la casilla de verificación Imprimir informe .
  3. Haga clic en procesar.

    Nota Recomendamos que mantenga una copia en papel del informe junto con los registros de auditoría permanente de fin de año de fin de año.

Paso 6: Hacer copia de seguridad a una posterior al año de cierre

Crear una copia de seguridad después de cerrar el año. Coloque la copia de seguridad en almacenamiento de información seguro y permanente. Esta copia de seguridad se asegura de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Podrá restaurar la información de esta copia de seguridad si es necesario. Por ejemplo, esta copia de seguridad le permitiría recuperarse rápidamente si se ha producido una fluctuación de energía o de otro problema durante el procedimiento de cierre de fin de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:
  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú de Microsoft Dynamics GP y, a continuación, haga clic en copia de seguridad.
  2. En la ventana compañía de seguridad, haga clic en el nombre de la compañía en la lista Nombre de la compañía .
  3. Cambiar la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    NotaSe recomienda que asigne nombre a este PostYearEndClosingBackup2013 de copia de seguridad.

Cargos de interés hasta la fecha en los extractos de cliente para diciembre y enero

Los cargos financieros del año hasta la fecha no se imprimen automáticamente en los extractos de cliente para diciembre y enero.

Extractos de diciembre

Para agregar los cargos financieros del año hasta la fecha a extractos de diciembre, siga estos pasos:
  1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP , elija Personalizar y, a continuación, haga clic en Report Writer.
  2. En la lista de productos , haga clic en Microsoft Dynamics GPy, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Haga clic en informes.
  4. Utilice el método apropiado:
    • Si no ha modificado anteriormente el formulario de extracto, haga clic en el formulario de declaración de imprimir en la lista de Informes originales , haga clic en Insertary, a continuación, haga clic en el formulario de declaración de la lista de Informes modificados .
    • Si ha modificado anteriormente el formulario de extracto, haga clic en el formulario de declaración de la lista de Informes modificados .
  5. Haga clic en Abrir.
  6. En la ventana de definición de informe, haga clic en tablas.
  7. En la ventana Relaciones de tabla de informe, haga clic en CC MSTR de clientesy, a continuación, haga clic en nuevo.
  8. En la ventana tablas relacionadas, haga clic en Resumen maestro de clientesy, a continuación, haga clic en Aceptar.
  9. Haga clic en Cerrar.
  10. Haga clic en Diseño.
  11. En la lista de recursos en el cuadro de herramientas , haga clic en Resumen maestro de clientes.
  12. En la lista de campos, arrastre POLK de cargos financieros para el diseño del informe. Puede colocar este campo en cualquier sección del informe.
  13. En el menú archivo , haga clic en Microsoft Dynamics GP. Cuando se le pida para guardar los cambios, haga clic en Guardar.
  14. Si no ha modificado anteriormente este informe, deberá conceder seguridad al informe. Para ello, utilice los pasos siguientes:

    1. En el menú de Microsoft Dynamics GP , Herramientas, seleccione configuración, seleccione los sistemasy, a continuación, haga clic en informes y formularios de alternativos o modificados.
    2. En el cuadro ID , escriba el Id.
    3. En la lista de productos , haga clic en Microsoft Dynamics GP.
    4. En la lista tipo , haga clic en informes.
    5. Expanda ventasy, a continuación, expanda el nodo del formulario modificado.
    6. Haga clic en Microsoft Dynamics GP (modificado).

Extractos de enero

Para agregar los cargos financieros del año hasta la fecha a extractos de enero, siga estos pasos:
  1. Siga los pasos 1 a 11 en la sección "Extractos de diciembre".
  2. En la lista de campos, arrastre Cargos financieros LYR natural para el diseño del informe. Puede colocar este campo en cualquier sección del informe.
  3. Siga los pasos 13 y 14 en la sección "Extractos de diciembre".

Propiedades

Id. de artículo: 857444 - Última revisión: miércoles, 23 de octubre de 2013 - Versión: 0.3
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Dynamics GP 2013
  • Microsoft Dynamics GP 2010
  • Microsoft Dynamics GP 10.0 sobre las siguientes plataformas
    • Receivables Management
Palabras clave: 
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Traducción automática
IMPORTANTE: Este artículo ha sido traducido por un software de traducción automática de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft le ofrece artículos traducidos por un traductor humano y artículos traducidos automáticamente para que tenga acceso en su propio idioma a todos los artículos de nuestra base de conocimientos (Knowledge Base). Sin embargo, los artículos traducidos automáticamente pueden contener errores en el vocabulario, la sintaxis o la gramática, como los que un extranjero podría cometer al hablar el idioma. Microsoft no se hace responsable de cualquier imprecisión, error o daño ocasionado por una mala traducción del contenido o como consecuencia de su utilización por nuestros clientes. Microsoft suele actualizar el software de traducción frecuentemente.
Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 857444

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