Procédures de clôture de fin d'exercice pour Receivables Management dans Microsoft Dynamics GP

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Numéro d'article: 857444 - Voir les produits auxquels s'applique cet article
Remarque : Avant de suivre les instructions fournies dans cet article, assurez-vous que vous disposez d'une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer si un problème survient.
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Sommaire

Résumé

Cet article contient des listes de vérification pour le processus de clôture d'exercice dans Receivables Management dans Microsoft Dynamics GP. Cet article contient également des informations détaillées pour chaque étape du processus de clôture de l'exercice. Et bien, cet article explique comment ajouter les informations relatives aux frais financiers de l'année à ce jour pour les relevés de décembre et de janvier.

INTRODUCTION

Cet article décrit les procédures de clôture de fin d'exercice recommandées pour Receivables Management dans Microsoft Dynamics GP. Lisez cet article avant d'effectuer une ou plusieurs des procédures.

Plus d'informations

Pour obtenir une assistance technique

Si vous avez des questions sur la façon d'exécuter les procédures, contactez le Support technique pour Microsoft Dynamics. Pour créer une demande de support, procédez comme suit :
  1. Visitez le site Web de Microsoft à l'adresse suivante :
    https://mbs.Microsoft.com/support/newstart.aspx
  2. Dans la liste des catégories, cliquez sur Microsoft Dynamics GP.
  3. Dans la liste des sous-catégories, cliquez sur Gestion des comptes clients, puis cliquez sur suivant.
Ou bien, contactez le Support technique pour Microsoft Dynamics par téléphone au (888) 477-7877.

Liste de vérification de clôture de fin d'exercice

Vous pouvez utiliser cette liste de vérification pour la fin de l'exercice fiscal et pour la fin de l'année civile.

Remarque : Bien que la gestion des comptes clients est sensibles à la date, les éléments suivants sont mis à jour en fonction de la clôture de la gestion des comptes clients :
  • Les objets SmartList
  • Les rapports de résumé de Receivables Management
  • L'affichage Amounts Since Last Close dans la fenêtre Résumé des clients
Par conséquent, nous vous recommandons de suivre ces étapes afin que les objets SmartList, les rapports de résumé de Receivables Management et l'affichage Amounts Since Last Close contiennent les informations correctes :
  1. Comptabilisez toutes les transactions de ventes de l'année.
  2. Effectuez un pre-year-end fermeture de sauvegarde.
  3. Clôture de l'exercice.
  4. Clôturer les périodes comptables. (Cette étape est facultative).
  5. Fermer l'année d'imposition.
  6. Effectuez un post-year-end fermeture de sauvegarde.

Étape 1: Valider toutes les transactions de ventes de l'année

Valider toutes les transactions de ventes pour l'exercice avant de clôturer l'exercice. Si vous souhaitez saisir des transactions de ventes pour une période future avant de clôturer l'exercice, créez un lot contenant des transactions. Ensuite, enregistrez le lot. Ensuite, validez le lot après la clôture de l'année.

Vous devez clôturer l'exercice car certaines zones de Microsoft Dynamics GP ne sont pas sensibles à la date. Si vous ne fermez pas l'exercice après avoir entré toutes les transactions 2013 et avant d'entrer toutes les transactions 2014, ces zones contiendront des informations incorrectes. Toutefois, si vous devez modifier les informations, vous pouvez modifier les informations dans l'affichage Amounts Since Last Close dans la fenêtre Résumé des clients et dans la fenêtre Résumé des frais financiers des clients. Les zones suivantes sont les zones qui ne sont pas sensibles à la date de Microsoft Dynamics GP.
  • L'affichage Amounts Since Last Close dans la fenêtre Résumé des clients

    Pour ouvrir l'affichage Amounts Since Last Close dans la fenêtre Customer Summary, procédez comme suit :
    1. Dans le menu fiches , pointez sur ventes, puis cliquez sur Résumé.
    2. Dans la fenêtre Customer Summary, tapez un code client dans la zone ID de client .
    3. Dans la liste Vue résumée , sélectionnez Montants depuis dernière clôture.
  • La fenêtre Customer Finance Charge Summary

    Pour ouvrir la fenêtre Customer Finance Charge Summary, procédez comme suit :
    1. Dans le menu fiches , pointez sur ventes, puis cliquez sur Résumé.
    2. Dans la fenêtre Customer Summary, tapez un code client dans le champ Code client .
    3. Cliquez sur frais financiers.
  • Les objets SmartList

    Pour afficher les colonnes SmartList affectées, procédez comme suit :
    1. Dans Microsoft Dynamics GP, cliquez sur colonnes dans le menu Microsoft Dynamics GPSmartList, développez Sales, développez des clientset cliquez sur puis cliquez sur Ajouter.
    2. Dans la liste Colonnes disponibles , sélectionnez les éléments suivants.

      Remarque : Les éléments marqués d'un astérisque sont affectés par la clôture de fin d'année civile. Tous les autres éléments sont affectés par la clôture fiscale.
      • Délai moyen de paiement - année
      • Frais financiers CYTD*
      • Frais financiers calendrier LYR*
      • Solde le plus élevé LYR
      • Solde le plus élevé AAD
      • Nombre de Documents ADTP - LYR
      • Nombre de Documents ADTP - année
      • Nombre de chèques sans provisions AAD
      • Nb. total FC LYR*
      • Nbre total CÀJ*
      • Nombre total factures LYR
      • Nombre total factures AAD
      • Montant total du chèque sans provision CÀJ
      • Total créances irrécouvrables LYR
      • Total créances irrécouvrables AAD
      • Total trésorerie reçue LYR
      • Total trésorerie reçue AAJ
      • Total escomptes disponibles AAD
      • Total escomptes utilisés LYR
      • Total escomptes utilisés AAD
      • Total des frais financiers LYR*
      • Total des frais financiers CÀJ*
      • Total retours LYR
      • Total retours AAD
      • Total ventes LYR
      • Total ventes AAD
      • Total FC exonérés LYR*
      • CÀJ exonéré total*
      • Total pertes/profits LYR
      • Total pertes/profits AAD
      • Frais financiers impayés CÀJ*
      • Pertes/profits LYR
      • Pertes/profits AAJ
    3. Cliquez sur OK.
    4. Cliquez sur OK.

Étape 2: Créer un pre-year-end fermeture de sauvegarde

Créez une sauvegarde avant de clôturer l'exercice. Placez la sauvegarde dans un stockage sûr et permanent. Cette sauvegarde permet de s'assurer que vous disposez d'un enregistrement permanent de la situation financière de la société à la fin de l'année. Vous pouvez restaurer des informations à partir de cette sauvegarde si nécessaire. Par exemple, cette sauvegarde vous permet de récupérer rapidement si un problème d'alimentation électrique ou un autre problème s'est produit au cours de la procédure de clôture d'exercice.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :
  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP , puis cliquez sur sauvegarde.
  2. Dans la fenêtre Back Up Company, sélectionnez le nom de la société dans la liste Nom de la société .
  3. Modifier le chemin d'accès du fichier de sauvegarde, si nécessaire, puis cliquez sur OK.

    Remarque :Nous vous conseillons de nommer cette sauvegarde PreYearEndClosingBackup2013.

Étape 3: Clôturez l'exercice

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur des Routines, sur ventes, puis cliquez sur Clôture.
  2. Si vous clôturez l'exercice comptable et l'année civile en même temps, cliquez sur tout. Si vous clôturez uniquement l'année calendaire, cliquez sur calendrier. Si vous clôturez uniquement l'exercice comptable, cliquez sur Fiscal.
  3. Activez la case à cocher Imprimer le rapport , puis cliquez sur Clôturer l'exercice.

    Remarque : Nous vous conseillons de conserver une copie papier du rapport de fin d'exercice avec les enregistrements d'audit de fin d'exercice permanents.
Détails d'année calendaire

Le processus de fin d'année calendaire dans Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants dans la fenêtre Résumé des clients :
  • Frais financiers CYTD
  • Total frais financiers CÀJ
  • Total des frais financiers AAJ
  • Total frais fin dispensés AAD
  • Frais financiers impayés AAD
Le processus de fin d'année calendaire met à jour les montants dans les champs suivants :
  • Frais financiers calendrier LYR
  • Nb. total FC LYR
Détails d'exercice fiscal

Le processus de fin d'exercice fiscal dans Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants dans la fenêtre Résumé des clients :
  • Délai moyen de paiement - année
  • Solde le plus élevé AAD
  • Nombre de Documents ADTP - année
  • Nombre de chèques sans provisions AAD
  • Nombre total factures AAD
  • Montant total du chèque sans provision CÀJ
  • Total créances irrécouvrables AAD
  • Total trésorerie reçue AAJ
  • Total escomptes disponibles AAD
  • Total escomptes utilisés AAD
  • Total retours AAD
  • Total ventes AAD
  • Total pertes/profits AAD
  • Pertes/profits AAJ
Le processus de fin d'exercice fiscal met à jour les montants dans les champs suivants :
  • Solde le plus élevé LYR
  • Nombre de Documents ADTP - LYR
  • Nombre total factures LYR
  • Total créances irrécouvrables LYR
  • Total trésorerie reçue LYR
  • Total escomptes utilisés LYR
  • Total retours LYR
  • Total ventes LYR
  • Total pertes/profits LYR
  • Pertes/profits LYR

Étape 4: Clôturer les périodes comptables (cette étape est facultative)

Pour empêcher les utilisateurs de valident accidentellement des transactions dans la mauvaise période ou l'exercice incorrecte, utilisez la fenêtre Paramètres des périodes intermédiaires pour clôturer toutes les périodes comptables qui sont encore ouvertes pour l'année. Avant de clôturer des périodes comptables, vérifiez que vous avez validé toutes les transactions pour la période et l'année pour tous les modules. Si vous devez valider des transactions ultérieurement pour une période comptable qui déjà clôturée, vous pouvez revenir à la fenêtre Paramètres des périodes comptables pour rouvrir la période de sorte que vous pouvez valider les transactions.

Pour clôturer une période comptable, procédez comme suit :
  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur paramètres, pointez sur société, puis cliquez sur Périodes comptables.
  2. Cliquez pour sélectionner la case à cocher de ventes pour la période que vous souhaitez fermer.

Étape 5: Fermer l'année d'imposition

Remarque : Suivez ces étapes uniquement après avoir terminé la clôture de l'exercice d'achat de modules et de procédures pour toutes les ventes de clôture.

Pour clôturer l'année d'imposition, procédez comme suit :
  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur des Routines, sur la société, puis cliquez sur Clôturer exercice.
  2. Activez la case à cocher de Clôturer l'exercice , puis cliquez pour sélectionner la case à cocher Imprimer le rapport .
  3. Cliquez sur processus.

    Remarque : Nous vous conseillons de conserver une copie papier du rapport de fin d'exercice avec les enregistrements d'audit de fin d'exercice permanents.

Étape 6: Rendre une post-year-end fermeture de sauvegarde

Créez une sauvegarde après avoir clôturé l'exercice. Placez la sauvegarde dans un stockage sûr et permanent. Cette sauvegarde permet de s'assurer que vous disposez d'un enregistrement permanent de la situation financière de la société à la fin de l'année. Vous pouvez restaurer des informations à partir de cette sauvegarde si nécessaire. Par exemple, cette sauvegarde vous permet de récupérer rapidement si un problème d'alimentation électrique ou un autre problème s'est produit au cours de la procédure de clôture d'exercice.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :
  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP , puis cliquez sur sauvegarde.
  2. Dans la fenêtre Back Up Company, cliquez sur le nom de la société dans la liste Nom de la société .
  3. Modifier le chemin d'accès du fichier de sauvegarde, si nécessaire, puis cliquez sur OK.

    Remarque :Nous vous conseillons de nommer cette sauvegarde PostYearEndClosingBackup2013.

Frais financiers de l'année à ce jour sur des relevés de décembre et de janvier

Les frais financiers de l'année à ce jour ne sont pas imprimées automatiquement sur les relevés de décembre et de janvier.

Relevés de décembre

Pour ajouter les frais financiers de l'année à ce jour pour les relevés de décembre, procédez comme suit :
  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur outils dans le menu Microsoft Dynamics GP et pointez sur Personnaliser, puis cliquez sur Générateur de rapports.
  2. Dans la liste des produits , cliquez sur Microsoft Dynamics GP, puis cliquez sur OK.
  3. Cliquez sur rapports.
  4. Utilisez la méthode appropriée :
    • Si vous n'avez pas modifié le formulaire de relevé précédemment, cliquez sur le formulaire de relevé que vous imprimez dans la liste de Rapports d'origine , cliquez sur Insérer, puis cliquez sur le formulaire de relevé dans la liste Rapports modifiés .
    • Si vous avez modifié le formulaire de relevé, cliquez sur le formulaire de relevé dans la liste Rapports modifiés .
  5. Cliquez sur Ouvrir.
  6. Dans la fenêtre de définition de rapport, cliquez sur Tables.
  7. Dans la fenêtre Relations entre les tables de rapport, cliquez sur RM Customer MSTR, puis cliquez sur Nouveau.
  8. Dans la fenêtre Tables connexes, cliquez sur Résumé f. principal clients, puis cliquez sur OK.
  9. Cliquez sur Fermer.
  10. Cliquez sur mise en page.
  11. Dans la liste des ressources dans la zone de la boîte à outils , cliquez sur Résumé.
  12. Dans la liste de champs, faites glisser Finance Charges CYTD à la disposition du rapport. Vous pouvez placer ce champ dans n'importe quelle section du rapport.
  13. Dans le menu fichier , cliquez sur Microsoft Dynamics GP. Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications, cliquez sur Enregistrer.
  14. Si vous n'avez pas modifié ce rapport précédemment, vous devez accorder au rapport. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

    1. Dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Outils, pointez sur le programme d'installation, pointez sur les systèmes, puis cliquez sur autres/modifiés formulaires et des États.
    2. Dans la zone ID , entrez l'ID utilisateur.
    3. Dans la liste des produits , cliquez sur Microsoft Dynamics GP.
    4. Dans la liste Type , cliquez sur rapports.
    5. Développez Sales, puis développez le n?ud du formulaire modifié.
    6. Cliquez sur Microsoft Dynamics GP (modifié).

Relevés de janvier

Pour ajouter les frais financiers de l'année à ce jour pour les relevés de janvier, procédez comme suit :
  1. Suivez les étapes 1 à 11 de la section « Relevés de décembre ».
  2. Dans la liste de champs, faites glisser Finance Charges LYR Calendar à la disposition du rapport. Vous pouvez placer ce champ dans n'importe quelle section du rapport.
  3. Suivez les étapes 13 et 14 dans la section « Relevés de décembre ».

Propriétés

Numéro d'article: 857444 - Dernière mise à jour: mercredi 23 octobre 2013 - Version: 1.2
Les informations contenues dans cet article s'appliquent au(x) produit(s) suivant(s):
  • Microsoft Dynamics GP 2013
  • Microsoft Dynamics GP 2010
  • Microsoft Dynamics GP 10.0 sur le système suivant
    • Receivables Management
Mots-clés : 
kbhowto kbexpertiseinter kbexpertisebeginner kbexpertiseadvanced kbinfo kbtshoot kbmbsmigrate kbmt KB857444 KbMtfr
Traduction automatique
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La version anglaise de cet article est la suivante: 857444
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