Das Checkbook-Guthaben und das Hauptbuch-Cash-Konto werden in Microsoft Dynamics GP nicht ausgeglichen.

Dieser Artikel bietet eine Lösung für ein Problem, bei dem das Scheckbuchsaldo in der Bankabstimmung möglicherweise nicht mit dem Hauptbuch-Bargeldkonto in Microsoft Dynamics GP übereinstimmt.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 864652

Problembeschreibung

Warum entspricht das Guthaben des Scheckbuchs in der Bankabstimmung möglicherweise nicht dem Hauptbuch-Guthabenkonto in Microsoft Dynamics GP?

Ursache

Jeder der folgenden Umstände kann einen Unterschied zwischen dem Scheckbuchsaldo in der Bankabstimmung und dem Hauptbuch-Barkonto verursachen.

• Die ausstehenden Informationen (d. h. das Guthaben des Scheckbuchs) waren falsch, als Sie mit der Verwendung der Bankabstimmung begonnen haben.

• Eine Einzahlung wurde in der Bankabstimmung gebucht (die keine Belege hatte) und nicht in das Hauptbuch gebucht.

• Belege wurden in das Hauptbuch gebucht. Die Einzahlung wurde jedoch nicht an die Bankabstimmung vorgenommen.

• Eine Einzahlung zum Löschen von Belegen wurde an die Bankabstimmung gebucht, und diese Belege stammten vom Debitorenmanagement oder aus einem anderen Modul. In dieser Situation wurde das Hauptbuch möglicherweise aktualisiert. Das Checkbookguthaben wurde jedoch möglicherweise nicht aktualisiert.

• Hauptbuchtransaktionen befinden sich möglicherweise immer noch in einem Finanzbatch, der darauf wartet, gebucht zu werden. Die Einzahlung erfolgte jedoch in der Bankabstimmung.

• Dasselbe Hauptbuch-Cash-Konto wird für mehr als ein Scheckbuch verwendet.

• Buchungsunterbrechungen sind aufgetreten.

• Nach einer Buchungsunterbrechung wurde das Modul mit der Buchungsunterbrechung wiederhergestellt. Die Bankabstimmungsdateien wurden jedoch nicht wiederhergestellt.

• Nicht bare Transaktionen wurden auf das Hauptbuch-Barkonto gebucht.

• Das Buchungssetup wurde für die Ursprünge der Bankabstimmung nicht auf den Posten im Hauptbuch festgelegt.

• Die Bankabstimmung ist nicht registriert.

• Andere Module werden nicht im Hauptbuch bereitgestellt. Die Module aktualisieren jedoch die Bankabstimmung.

• Sie haben eine Transaktion für das Barkonto im Hauptbuch eingegeben. Sie haben jedoch keine Transaktion unter Bankabstimmung eingegeben.

• Das Bargeldkonto stammt von einem Kunden, einem Kreditor oder einem Mitarbeiter anstelle eines Scheckbuchs.

• Das starte Checkbook-Guthaben ist nicht gleich dem letzten abgeglichenen Saldo.

• Eine Einzahlung wird gespeichert. Die Einzahlung wird jedoch nicht gebucht.

• Die Transaktion wurde in einem Finanzbatch bearbeitet, bevor sie in das Hauptbuch gebucht wurde.

• Dasselbe Barkonto wurde belastet und gutgeschrieben. In diesem Fall wird der Checkbooksaldo aktualisiert. Für das Hauptbuch-Cash-Konto werden jedoch 0 USD gebucht.

• Zeitliche Unterschiede; Die Transaktion in der Bankabstimmung wurde mit einem anderen Datum im Hauptbuch gebucht.

Lösung/Abgleichsschritte

Verwenden Sie eine der beiden unten aufgeführten Methoden, um den GL-Barkontosaldo mit dem Checkbook-Guthaben in der Bankabstimmung abzugleichen.

Methode 1: (Für Microsoft Dynamics GP 2013 ~ neues Feature)

In Microsoft Dynamics GP 2013 wurde der Routine "Abgleichen mit GL" die Bankabstimmung hinzugefügt, um den Abgleichsprozess zwischen den Details des GL-Cash-Kontos und dem Bankabstimmungsdetail zu automatisieren. Diese Routine erzeugt eine Excel-Kalkulationstabelle, die die übereinstimmende, potenziell übereinstimmende und nicht übereinstimmende Transaktionen zwischen Bankabstimmung und Hauptbuch für den Datumsbereich und die eingegebenen GL-Konten bestimmt. Welches Tool zum Abgleichen mit GL finden Sie unter:

1. Wählen Sie unter Microsoft Dynamics GP die Option Tools aus, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Finanzen , und wählen Sie Mit GL abstimmen aus.

2. Akzeptieren Sie die Standardabstimmungsnummer.

3. Ändern Sie bei Bedarf das Abstimmungsdatum. Dieses Feld ist informativ.

4. Geben Sie den abzugleichenden Datumsbereich ein.

   Hinweis

   Es funktioniert am besten, um einen kleineren Datumsbereich abzugleichen, z. B. eine monatliche Basis.

5. Wählen Sie das Modul der Bankabstimmung aus.

6. Wählen Sie die Checkbook-ID aus, die abgeglichen werden soll.

7. Navigieren Sie in der Ausgabedatei zu einem Speicherort für das Excel-Arbeitsblatt*, und ein Standarddateiname wird generiert (bestehend aus der Checkbook-ID, der Sequenznummer und dem Anfangsdatum des eingegebenen Datumsbereichs). (Das System speichert diesen Speicherort und standardmäßig für die nächste Abstimmung für die Bankabstimmung, aber Sie können ihn jederzeit überschreiben.)

   *Es wird empfohlen, einen Ordner für Ihre Abstimmungstabellen zu erstellen, da Sie Ihren Abstimmungsverlauf speichern können.

8. Unter Konten wird das für die Checkbook-ID definierte Standardguthabenkonto standardmäßig verwendet. Sie können bei Bedarf weitere GL-Konten hinzufügen oder überschreiben.

9. Wählen Sie Prozess aus.

10. Ein Excel-Arbeitsblatt wird geöffnet, in dem die Elemente aus der Tabelle "Bankabstimmung" auf der linken Seite und die GL-Einträge auf der rechten Seite angezeigt werden. Die Elemente werden gemäß den Abschnitten "Nicht übereinstimmende Transaktionen", "Potenziell übereinstimmende Transaktionen" und "Übereinstimmende Transaktionen" aufgelistet. Sie müssen die nicht übereinstimmenden Transaktionen untersuchen, um zu untersuchen, warum es keine Übereinstimmung gibt. Die Gründe für nicht übereinstimmende Elemente sind oben in diesem KB-Artikel aufgeführt.

    Hinweis

    Es wird empfohlen, dieses Arbeitsblatt als Hilfe für die regelmäßige Abstimmung zu verwenden. Konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf die Untersuchung der Elemente im Abschnitt "Nicht übereinstimmende Transaktionen", um Ihnen bei der Abstimmung zu helfen. Die Salden sollten aus dem Checkbook und dem GL-Testguthaben entnommen und nicht in dieser Tabelle verwendet werden.

11. Wählen Sie im Fenster Mit GL abstimmen in GP die Option Speichern aus, um diese Abstimmung zu speichern, wenn Sie ihren Abstimmungsverlauf jederzeit anzeigen möchten. Sie können die Excel-Schaltfläche auswählen, um das Excel-Arbeitsblatt aus einer gespeicherten Abstimmung erneut zu öffnen.

Methode 2: (Manuelle Methode für jede Version von Microsoft Dynamics GP)

Mit dieser Methode können Sie eine Liste der nicht miteinander in Einklang getretenen Transaktionen von Bank Rec. und eine Liste der Ergebnisse des GL-Cash-Kontos drucken, um zu sehen, was eine Seite hat, die die andere Seite nicht hat. (Es wird davon ausgegangen, dass Sie in der Vergangenheit ausgeglichen sind und seitdem keine neuen Elemente als abgestimmt markiert haben.) Hier sind die Schritte zum Drucken der Listen jeder Seite:

1. CHECKBOOK: Drucken Sie eine Smartlist der nicht abgesöhnten Transaktionen in der Bankabstimmung, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

   1. Wählen Sie im Menü Microsoft Dynamics GP die Option Smartlist aus.
   2. Erweitern Sie Finanzwesen, und wählen Sie dann Banktransaktionen aus.
   3. Wählen Sie im Fenster Smartlist oben die Schaltfläche Spalten aus.
   4. Wählen Sie im Anzeigefenster Spalte ändern die Option Hinzufügen aus.
   5. Wählen Sie im Fenster Spalten die Option Gelöschtes Datum aus. Halten Sie die CNTL-Taste gedrückt, und wählen Sie auch Abgestimmt aus. Wählen Sie OK aus. Beide Felder sollten jetzt dem Fenster Spaltenanzeige ändern hinzugefügt werden. Sie können die Schaltflächen am rechten Rand verwenden, um die Reihenfolge der Spalten zu verschieben. Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen , um jederzeit weitere Spalten hinzuzufügen. Verwenden Sie die Schaltfläche Entfernen , um alle Spaltennamen zu entfernen. Oder wählen Sie Standard aus, um die angezeigten Spalten wie ursprünglich festzulegen.
   6. Wählen Sie OK aus, um das Fenster Spaltenanzeige ändern zu schließen.
   7. Wählen Sie im fenster Standard Smartlist oben die Schaltfläche Suchen aus.
   8. Wählen Sie im Abschnitt Suchdefinition 1 des Fensters Banktransaktionen durchsuchen im Feld Spaltenname die Option Checkbook-ID aus, wählen Sie im Feld Filter die Option Ist gleich aus, und geben Sie dann Ihre Checkbook-ID in das Feld Wert ein.
   9. Fügen Sie im Abschnitt Suchdefinition 2 eine weitere Einschränkung hinzu. Wählen Sie im Feld Spaltenname die Option GL-Buchungsdatum aus, wählen Sie ist kleiner als im Feld Filter aus, und wählen Sie dann das Datum aus. Geben Sie entweder einen Schlüssel in das Datum ein, oder verwenden Sie das Kalendersymbol, um es auszuwählen.

      Hinweis

      Der Filter ist kleiner, als dieses Datum nicht enthält. Wenn Sie beispielsweise Transaktionen weniger als den 31. Juli wünschen, müssten Sie weniger als den 1. August in Ihre Einschränkung eingeben, damit Transaktionen vom 31. Juli eingeschlossen werden.

   10. Fügen Sie im Abschnitt Suchdefinition 3 eine weitere Einschränkung hinzu. Wählen Sie im Feld Spaltenname die Option Abgeglichen aus, wählen Sie im Feld Filter die Option Ist gleich aus, und geben Sie dann Nein in das Feld Wert ein. (Sie erhalten eine Liste aller bisher nicht abgesöhnten Transaktionen in Bank Rec. Dies sollte die gleiche Liste sein wie im Fenster Bank Rec. .) Es wird davon ausgegangen, dass Sie noch keine Elemente für die Abstimmung für den aktuellen Monat oder seit der letzten Abstimmung markiert haben.
   11. Wählen Sie OK aus, um das Fenster Banktransaktionen durchsuchen zu schließen.
   12. Das Smartlist-Fenster sollte aktualisiert werden, und daten sollten in den Spalten aufgefüllt werden.
       • Sie können den Titel einer beliebigen Spalte auswählen, damit sie auf diese Spalte zurückgegriffen wird. (Wählen Sie einmal für aufsteigende Reihenfolge aus, oder wählen Sie sie für absteigende Reihenfolge erneut aus.)
       • Wählen Sie die Schaltfläche Spalten aus, um der Anzeige Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Reihenfolge der Spalten zu ändern.
   13. Um diese geänderte Smartlist als Favoriten zu speichern, wählen Sie oben die Schaltfläche Favoriten aus. Geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie aus, wo er sichtbar sein soll. Wählen Sie Hinzufügen und dann Favoriten hinzufügen aus. Die Smartlist sollte aktualisiert werden, und der Name dieser Smartlist sollte links unter Banktransaktionen angezeigt werden, um für die Zukunft wieder verwendet zu werden.
   14. Wenn Die Ergebnisse im Fenster angezeigt werden, können Sie auch Drucken auswählen oder oben die Excel-Schaltfläche auswählen, wenn Sie die Ergebnisse stattdessen in einer Excel-Tabelle anzeigen möchten. (Es ist gut geeignet, sie in Excel zu platzieren, sodass Sie abgeglichene Elemente oder Farbcodeelemente beim Abgleichen markieren können.)

2. Barkonto: Drucken Sie einen Detailbericht für das Bargeldkonto. Wählen Sie in GP die Option Anfrage aus, zeigen Sie auf Finanzen , und wählen Sie Detail aus. Drucken Sie einen Detailbericht für das Barkonto für den Monat, den Sie abstimmen möchten. Geben Sie die GL-Kontonummer und den Datumsbereich ab dem zeitpunkt der letzten Abstimmung ein. Dieser Bericht listet alle Transaktionen auf, die sich seit dem letzten Abgleich auf Ihr Konto ausgewirkt haben.

   ALTERNATIV können Sie diese Liste auch aus Smartlist drucken, wenn dies gewünscht ist. Wählen Sie unter Smartlist die Option Finanz- und Kontotransaktionen aus. Wählen Sie Suchen aus, und (1) Auf Kontonummer ist gleich der GL-Kontonummer beschränken. (2) Beschränken Sie sich auch auf das Transaktionsdatum zwischen dem ersten und dem letzten Tag des Monats, den Sie abgleichen. Es sollte die gleiche Liste wie der Detailbericht in GP erzeugen.

3. Vergleichen: Sie müssen die beiden oben gedruckten Listen vergleichen und übereinstimmende Elemente durchkreuzen, um zu ermitteln, welche Elemente auf einer Seite fehlen. Dies hilft Ihnen, alle Unterschiede zu finden. Recherchieren Sie alle ausstehenden Elemente, um zu sehen, warum ein Eintrag auf der anderen Seite fehlt und bei Bedarf richtig ist.

   In einem regelmäßigen Supportfall können wir Ihnen mitteilen, wie Sie die oben genannten Listen drucken, aber das Durchsuchen der Daten, um die Unterschiede zu finden, würde als Beratungsaufwand angesehen werden und nicht als etwas, das wir in einem regelmäßigen Supportfall tun werden.