El saldo de la chequera y la cuenta de caja del libro de contabilidad general no se equilibran en Microsoft Dynamics GP

En este artículo se proporciona una solución a un problema por el que el saldo del cheque en Conciliación bancaria puede no coincidir con la cuenta de caja del libro de contabilidad general de Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 864652

Síntoma

¿Por qué es posible que el saldo del cheque de conciliación bancaria no coincida con la cuenta de caja del libro de contabilidad general de Microsoft Dynamics GP?

Causa

Cualquiera de las siguientes circunstancias puede causar una diferencia entre el saldo del cheque en conciliación bancaria y la cuenta de caja del libro de contabilidad general.

• La información pendiente (es decir, el saldo de la chequera) era incorrecta al empezar a usar la conciliación bancaria.

• Se ha contabilizado un depósito en conciliación bancaria (que no tenía recibos) y no se ha registrado en el libro de contabilidad general.

• Los recibos se contabilizaron en el libro de contabilidad general. Sin embargo, el depósito no se ha realizado a conciliación bancaria.

• Un depósito a depósito de recibos claros se registró en conciliación bancaria, y esos recibos provienen de La Administración de Créditos o de otro módulo. En esta situación, es posible que el libro de contabilidad general se haya actualizado. Sin embargo, es posible que el saldo de la chequera no se haya actualizado.

• Es posible que las transacciones del libro de contabilidad general sigan estando en un lote financiero a la espera de contabilizarse. Sin embargo, el depósito se realizó en conciliación bancaria.

• La misma cuenta de caja del libro de contabilidad general se usa para más de una chequera.

• Se produjeron interrupciones de contabilización.

• Después de que se produjera una interrupción de la publicación, se restauró el módulo que tenía la interrupción de publicación. Sin embargo, los archivos de conciliación bancaria no se restauraron.

• Las transacciones sin efectivo se contabilizaron en la cuenta de caja del libro de contabilidad general.

• No se estableció la configuración de contabilización para registrar en el libro de contabilidad general para los orígenes de conciliación bancaria.

• Conciliación bancaria no está registrada.

• Otros módulos no se publican en el libro de contabilidad general. Sin embargo, los módulos actualizan la conciliación bancaria.

• Ha introducido una transacción en la cuenta de caja en el libro de contabilidad general. Sin embargo, no especificó una transacción en Conciliación bancaria.

• La cuenta de efectivo procede de un cliente, de un proveedor o de un empleado en lugar de de una chequera.

• El saldo inicial del chequera no es igual al último saldo conciliado.

• Se guarda un depósito. Sin embargo, el depósito no se contabiliza.

• La transacción se editó en un lote financiero antes de que se contabilizase en el libro de contabilidad general.

• Se abonó y abonó la misma cuenta en efectivo. En esta situación, se actualiza el saldo de la chequera. Sin embargo, la cuenta de caja del libro de contabilidad general tiene 0 USD contabilizados.

• Diferencias de tiempo; la transacción en Conciliación bancaria se ha contabilizado en General Ledger con una fecha diferente.

Resolución/pasos para conciliar

Use uno de los dos métodos que se enumeran a continuación para conciliar el saldo de la cuenta de efectivo de GL con el saldo del cheque en Conciliación bancaria.

Método 1: (Para Microsoft Dynamics GP 2013 ~ nueva característica)

En Microsoft Dynamics GP 2013, la conciliación bancaria se ha agregado a la rutina Conciliar con GL para ayudar a automatizar el proceso de coincidencia entre el detalle de la cuenta de efectivo de GL y el detalle de conciliación bancaria. Esta rutina generará una hoja de cálculo de Excel que determinará las transacciones coincidentes, potencialmente coincidentes y no coincidentes entre conciliación bancaria y libro de contabilidad general para el intervalo de fechas y las cuentas de GL especificadas. La herramienta Conciliar con GL se puede encontrar en:

1. Seleccione Herramientas en Microsoft Dynamics GP, rutinas, finanzas y seleccione Conciliar con GL.

2. Acepte el número de conciliación predeterminado.

3. Cambie la fecha de conciliación si se desea. Este campo es informativo.

4. Escriba el intervalo de fechas que se va a conciliar.

   Nota:

   Funciona mejor para conciliar un intervalo de fechas más pequeño, como una base mensual.

5. Seleccione el Módulo de conciliación bancaria.

6. Seleccione el id. de la chequera que se va a conciliar.

7. En el archivo de salida, vaya a una ubicación en la que guardar la hoja de cálculo de Excel* y se generará un nombre de archivo predeterminado (que consta del identificador de la chequera, el número de secuencia y la fecha inicial del intervalo de fecha especificado). (El sistema almacenará esta ubicación y la usará de forma predeterminada para la siguiente conciliación para la conciliación bancaria, pero puede invalidarla en cualquier momento).

   *Se recomienda crear una carpeta para las hojas de cálculo de conciliación, ya que se le permite guardar el historial de conciliación.

8. En Cuentas, la cuenta de efectivo predeterminada definida en el id. de la chequera tendrá como valor predeterminado. Puede agregar más cuentas de GL si es necesario o invalidarla.

9. Seleccione Proceso.

10. Se abrirá una hoja de cálculo de Excel que muestra los elementos de la tabla Conciliación bancaria del lado izquierdo y las entradas de GL en el lado derecho. Los elementos se enumeran según las secciones de Transacciones no coincidentes, Transacciones potencialmente coincidentes y Transacciones coincidentes. Tendrá que investigar las transacciones no coincidentes para investigar por qué no hay una coincidencia. Los motivos de los elementos no coincidentes aparecen en la parte superior de este artículo de KB.

    Nota:

    Se recomienda usar esta hoja de cálculo como ayuda para la reconciliación regular. Céntrese principalmente en investigar los elementos de la sección Transacciones no coincidentes para ayudarle a conciliar. Los saldos deben tomarse de la chequera y del saldo de evaluación de GL, y no se deben basar en esta hoja de cálculo.

11. De nuevo en la ventana Conciliar con GL en GP, seleccione Guardar para guardar esta conciliación, si desea volver atrás y ver su historial de reconciliación en cualquier momento. Puede seleccionar el botón de Excel para volver a abrir la hoja de cálculo de Excel desde cualquier conciliación guardada.

Método 2: (Método manual para cualquier versión de Microsoft Dynamics GP)

Este método le permite imprimir una lista de transacciones no conciliadas de Bank Rec. y una lista de lo que afectó a la cuenta de efectivo de GL para compararse entre sí, para ver qué tiene un lado que el otro no. (Se supone que ha equilibrado en el pasado y no ha marcado ningún elemento nuevo como conciliado en El Banco Rec. desde entonces). Estos son los pasos para imprimir las listas de cada lado:

1. CHECKBOOK: Imprima una lista inteligente de las transacciones no conciliadas en conciliación bancaria mediante los pasos siguientes:

   1. En el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Lista inteligente.
   2. Expanda Financiero y, a continuación, seleccione Transacciones bancarias.
   3. En la ventana Lista inteligente, seleccione el botón Columnas de la parte superior.
   4. En la ventana Cambiar visualización de columna, seleccione Agregar.
   5. En la ventana Columnas, seleccione Fecha desactivada. Mantenga presionada la tecla CNTL y seleccione Conciliado. Seleccione Aceptar. Ahora, ambos campos se deben agregar a la ventana Cambiar visualización de columna. Puede usar los botones del margen derecho para mover el orden de las columnas. Use el botón Agregar para agregar más columnas en cualquier momento. Use el botón Quitar para quitar los nombres de columna. O bien, seleccione Predeterminado para establecer las columnas que se muestran de nuevo como era originalmente.
   6. Seleccione Aceptar para cerrar la ventana Cambiar visualización de columna.
   7. En la ventana principal de Lista inteligente, seleccione el botón Buscar en la parte superior.
   8. En la sección Definición de búsqueda 1 de la ventana Buscar transacciones bancarias, seleccione Id. de la chequera en el cuadro Nombre de columna, seleccione es igual a en el cuadro Filtro y, a continuación, escriba el identificador de la chequera en el cuadro Valor.
   9. En la sección Definición de búsqueda 2, agregue otra restricción. En el cuadro Nombre de columna, seleccione Fecha de publicación de GL, seleccione es menor que en el cuadro Filtro y, a continuación, seleccione la fecha. Tecla en la fecha o use el icono de calendario para seleccionarla.

      Nota:

      El filtro es menor que no incluye esa fecha. Por ejemplo, si quisiera transacciones inferiores al 31 de julio, tendría que especificar menos del 1 de agosto en la restricción para que se incluyan las transacciones del 31 de julio.

   10. Agregue otra restricción en la sección Definición de búsqueda 3. Seleccione Conciliado en el cuadro Nombre de columna, seleccione es igual a en el cuadro Filtro y, a continuación, escriba No en el cuadro Valor. (Le proporcionará una lista de todas las transacciones no conciliadas hasta la fecha en Bank Rec. Que debe ser la misma lista que se ve en la ventana Rec. del banco). Se supone que no ha marcado ningún elemento para la conciliación todavía para el mes actual, o desde la última vez que se conciliaron.
   11. Seleccione Aceptar para cerrar la ventana Buscar transacciones bancarias.
   12. La ventana Lista inteligente debe actualizarse y los datos deben rellenarse en las columnas.
       • Puede seleccionar el título de cualquier columna para que la recurra esa columna. (Seleccione una vez para orden ascendente o selecciónela de nuevo para el orden descendente).
       • Seleccione el botón Columnas para agregar o quitar las columnas de la pantalla o cambiar el orden de las columnas.
   13. Para guardar esta lista inteligente modificada como favorito, seleccione el botón Favoritos en la parte superior. Escriba una clave en un nombre y seleccione dónde desea que sea visible. Seleccione Agregar y agregar favorito. La lista inteligente debe actualizarse y debería ver el nombre de esta lista inteligente a la izquierda en Transacciones bancarias, que se usará de nuevo para el futuro.
   14. Con los resultados en la ventana, también puede seleccionar Imprimir o seleccionar el botón De Excel en la parte superior si desea ver los resultados en una hoja de cálculo de Excel en su lugar. (Funciona bien para colocarlo en Excel, por lo que puede marcar los elementos conciliados o los elementos de código de color al hacer su coincidencia).

2. Cuenta de efectivo: imprima un informe detallado de la cuenta de efectivo. En GP, seleccione Consulta, seleccione Financiero y seleccione Detalles. Imprima un informe detallado de la cuenta de efectivo del mes en el que se está conciliando. Escriba el número de cuenta de efectivo de GL y el intervalo de fechas desde la última conciliación. Este informe enumerará todas las transacciones que afectaron al saldo de la cuenta de efectivo desde la última vez que se conciliaron.

   O bien, podría imprimir esta lista desde Smartlist si lo prefiere. En Lista inteligente, seleccione Transacciones financieras y de cuenta. Seleccione Buscar y (1) restringir al número de cuenta es igual al número de cuenta de efectivo de GL. (2) Restringir también a la fecha de transacción es entre el primer y el último día del mes que se está conciliando. Debe generar la misma lista que el informe de detalles en GP.

3. Comparar: tendrá que comparar las dos listas impresas anteriormente y cruzar los elementos que coinciden para determinar qué elementos están en un lado que faltan del otro. Lo que le ayudará a localizar todas las diferencias. Investigue los elementos pendientes para ver por qué falta una entrada del otro lado y corregirla según sea necesario.

   En un caso de soporte técnico normal, podemos indicarle cómo imprimir las listas anteriores, pero examinar los datos para localizar las diferencias se consideraría un gasto de consultoría y no algo que haremos en un caso de soporte técnico normal.