O saldo da pasta de seleção e a conta de caixa do razão geral não se equilibram no Microsoft Dynamics GP

Este artigo fornece uma solução para um problema em que o saldo de talões de seleção no Bank Reconciliation pode não corresponder à conta de caixa do razão geral no Microsoft Dynamics GP.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 864652

Sintoma

Por que o saldo do checkbook na Reconciliação Bancária pode não corresponder à conta de caixa do razão geral no Microsoft Dynamics GP?

Motivo

Qualquer uma das circunstâncias a seguir pode causar uma diferença entre o saldo do talão de cheques na Reconciliação Bancária e a conta de caixa do razão geral.

• As informações pendentes (ou seja, saldo de caixa de seleção) estavam incorretas quando você começou a usar a Reconciliação Bancária.

• Um depósito foi postado na Reconciliação Bancária (que não tinha recibos) e não foi postado no razão geral.

• Os recibos foram postados no razão geral. No entanto, o depósito não foi feito para a Reconciliação Bancária.

• Um depósito Deposit to Clear Receipts foi postado no Bank Reconciliation e esses recibos vieram do Gerenciamento de Recebíveis ou de outro módulo. Nessa situação, o razão geral pode ter sido atualizado. No entanto, o saldo da pasta de seleção pode não ter sido atualizado.

• Transações de razão geral ainda podem estar em um lote financeiro esperando para serem postadas. No entanto, o depósito foi feito na Reconciliação Bancária.

• A mesma conta em dinheiro do razão geral é usada para mais de uma pasta de seleção.

• Ocorreram interrupções de postagem.

• Depois que ocorreu uma interrupção de postagem, o módulo que teve a interrupção da postagem foi restaurado. No entanto, os arquivos de Reconciliação Bancária não foram restaurados.

• Transações não em dinheiro foram postadas na conta de caixa do razão geral.

• A instalação de postagem não foi definida para postar no razão geral para as origens da Reconciliação Bancária.

• A Reconciliação Bancária não está registrada.

• Outros módulos não postam no razão geral. No entanto, os módulos atualizam a Reconciliação Bancária.

• Você inseriu uma transação na conta em dinheiro no razão geral. No entanto, você não inseriu uma transação na Reconciliação Bancária.

• A conta em dinheiro vem de um cliente, de um fornecedor ou de um funcionário em vez de de uma caixa de seleção.

• O saldo de checkbook inicial não é igual ao último saldo reconciliado.

• Um depósito é salvo. No entanto, o depósito não é postado.

• A transação foi editada em um lote financeiro antes de ser postada no razão geral.

• A mesma conta em dinheiro foi debitada e creditada. Nessa situação, o saldo do talão de seleção é atualizado. No entanto, a conta em dinheiro do razão geral tem $0 postados nela.

• Diferenças de tempo; a transação na Reconciliação Bancária foi postada no Razão Geral com uma data diferente.

Resolução/etapas para reconciliar

Use um dos dois métodos listados abaixo para reconciliar o saldo da conta de caixa GL com o saldo da caixa de seleção na Reconciliação Bancária.

Método 1: (Para o Microsoft Dynamics GP 2013 ~ novo recurso)

No Microsoft Dynamics GP 2013, a Reconciliação Bancária foi adicionada à rotina Reconciliação com GL para ajudar a automatizar o processo de correspondência entre os detalhes da conta em dinheiro GL e os detalhes da Reconciliação Bancária. Essa rotina produzirá uma planilha do Excel que determinará as transações correspondentes, potencialmente correspondentes e incomparáveis entre a Reconciliação Bancária e o Razão Geral para o intervalo de datas e contas GL inseridas. Qual reconciliação com a ferramenta GL pode ser encontrada em:

1. Selecione Ferramentas no Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Financeiro e selecione Reconciliar com GL.

2. Aceite o número padrão de reconciliação.

3. Altere a Data de Reconciliação, se desejar. Esse campo é informativo.

4. Insira o Intervalo de Datas a ser reconciliado.

   Observação

   Ele funciona melhor para reconciliar um intervalo de datas menor, como uma base mensal.

5. Selecione o Módulo de Reconciliação Bancária.

6. Selecione a ID do Checkbook a ser reconciliada.

7. No Arquivo de Saída, navegue até um local para salvar a Planilha do Excel* e um nome de arquivo padrão será gerado (consistindo na ID do talão de seleção, número de sequência e data de início do intervalo de data inserido). (O sistema armazenará esse local e o padrão para a próxima reconciliação para reconciliação bancária, mas você pode substituí-lo a qualquer momento.)

   *É recomendável fazer uma pasta para suas planilhas de reconciliação, pois você tem permissão para salvar seu histórico de reconciliação.

8. Em Contas, a conta em dinheiro padrão definida na ID do Checkbook será padrão. Você pode adicionar mais contas GL se necessário ou substituí-la.

9. Selecione Processo.

10. Uma planilha do Excel será aberta exibindo os itens da tabela reconciliação bancária no lado esquerdo e as entradas GL no lado direito. Os itens são listados de acordo com seções para transações não compatíveis, transações potencialmente correspondentes e transações correspondentes. Você precisará pesquisar as Transações Incomparáveis para investigar por que não há uma correspondência. Os motivos para itens incomparáveis estão listados na parte superior deste artigo do KB.

    Observação

    É sugerido usar essa planilha como um auxílio para sua reconciliação regular. Concentre-se principalmente em pesquisar os itens na seção Transações Não Incomparáveis para ajudá-lo a se reconciliar. Os saldos devem ser retirados do Talão de Verificação e do saldo de avaliação do GL e não confiados nesta planilha.

11. De volta à janela Reconciliar com GL no GP, selecione Salvar para salvar essa reconciliação, se você quiser voltar e exibir seu histórico de reconciliação a qualquer momento. Você pode selecionar o botão Excel para reabrir a planilha do Excel de qualquer reconciliação salva.

Método 2: (método manual para qualquer versão do Microsoft Dynamics GP)

Esse método faz com que você imprima uma lista de transações não reconciliadas do Bank Rec. e uma lista do que atingiu a conta em dinheiro gl para comparar entre si, para ver o que um lado tem que o outro lado não tem. (Ele pressupõe que você tenha balanceado no passado e não tenha marcado nenhum item novo como reconciliado no Bank Rec desde então.) Aqui estão as etapas para imprimir as listas de cada lado:

1. CHECKBOOK: imprima uma smartlist das transações não reconciliadas na Reconciliação Bancária usando as etapas abaixo:

   1. No menu do Microsoft Dynamics GP, selecione Smartlist.
   2. Expanda Financeira e selecione Transações Bancárias.
   3. Na janela Smartlist, selecione o botão Colunas na parte superior.
   4. Na janela Alterar Exibição de Coluna, selecione Adicionar.
   5. Na janela Colunas, selecione Data Desmarcada. Mantenha pressionada a tecla CNTL e selecione Reconciliação. Selecione OK. Os dois campos agora devem ser adicionados à janela Alterar Exibição de Coluna. Você pode usar os botões na margem direita para mover a ordem das colunas. Use o botão Adicionar para adicionar mais colunas a qualquer momento. Use o botão Remover para remover todos os nomes de coluna. Ou selecione Padrão para definir as colunas exibidas de volta como elas eram originalmente.
   6. Selecione OK para fechar a janela Alterar Exibição de Coluna.
   7. De volta à janela smartlist main, selecione o botão Pesquisar na parte superior.
   8. Na seção Definição de Pesquisa 1 da janela Transações do Banco de Pesquisa, selecione ID do Checkbook na caixa Nome da Coluna, selecione é igual à na caixa Filtrar e digite sua ID de pasta de seleção na Caixa de Valor.
   9. Na seção Definição de Pesquisa 2, adicione outra restrição. Na caixa Nome da Coluna, selecione Gl Postando Data, selecione é menor que na caixa Filtrar e selecione a data. Tecla na data ou use o ícone de calendário para selecioná-la.

      Observação

      O filtro é menor do que não inclui essa data. Portanto, por exemplo, se você quisesse transações menores que 31 de julho, você teria que inserir é menor que 1º de agosto em sua restrição para que as transações de 31 de julho sejam incluídas.

   10. Adicione outra restrição na seção Definição de Pesquisa 3. Selecione Reconciliar na caixa Nome da Coluna, selecione é igual a na caixa Filtrar e, em seguida, insira Não na Caixa de Valor. (Ele fornecerá uma lista de todas as transações não reconciliadas até o momento no Bank Rec. Que deve ser a mesma lista que você vê na janela Do Banco Rec.) Ele pressupõe que você ainda não tenha marcado nenhum item para reconciliação para o mês atual ou desde a última reconciliação.
   11. Selecione OK para fechar a janela Pesquisar Transações bancárias.
   12. A janela Smartlist deve atualizar e os dados devem ser preenchidos nas colunas.
       • Você pode selecionar o título de qualquer coluna para que ela recorra por essa coluna. (Selecione uma vez para ordem crescente ou selecione-a novamente para a ordem decrescente.)
       • Selecione o botão Colunas para adicionar ou remover colunas do display ou altere a ordem das colunas.
   13. Para salvar essa Smartlist modificada como favorito, selecione o botão Favoritos na parte superior. Chave em um Nome e selecione onde você deseja que ele seja visível para. Selecione Adicionar e selecione Adicionar Favorito. A Smartlist deve atualizar e você deve ver o nome dessa smartlist à esquerda em Transações Bancárias, a ser usada novamente para o futuro.
   14. Com os resultados na janela, você também pode selecionar Imprimir ou selecionar o botão Excel na parte superior se quiser exibir os resultados em uma planilha do Excel. (Funciona bem para colocá-lo no Excel, para que você possa marcar itens reconciliados ou itens de código de cor à medida que você faz a correspondência.)

2. Conta em dinheiro: imprima um relatório de detalhes para a conta em dinheiro. Em GP, selecione Inquérito, aponte para Financeiro e selecione Detalhes. Imprima um relatório de detalhes da conta em dinheiro para o mês em que você está se reconciliando. Insira o número da conta em dinheiro GL e o intervalo de datas de quando você se reconciliou pela última vez. Este relatório listará todas as transações que afetaram o saldo da sua conta de caixa desde a última vez que você se reconciliou.

   OU, você pode imprimir esta lista da Smartlist, se preferir. Em Smartlist, selecione Transações financeiras e de conta. Selecione Pesquisar e (1) restringir ao Número da Conta é igual ao número da conta em dinheiro GL. (2) Restringir também à Data de Transação é entre o primeiro e o último dia do mês em que você está se reconciliando. Ele deve produzir a mesma lista que o Relatório de Detalhes no GP.

3. Compare: você precisará comparar as duas listas impressas acima e risar itens que correspondem, para determinar quais itens estão em um lado que estão ausentes do outro. O que ajudará você a localizar todas as diferenças. Pesquise todos os itens pendentes para ver por que uma entrada está ausente do outro lado e corrija conforme necessário.

   Em um caso de suporte regular, podemos dizer como imprimir as listas acima, mas examinar os dados para localizar as diferenças seria considerado uma despesa de consultoria e não algo que faremos em um caso de suporte regular.