Die Abschlussverfahren zum Jahresende für das Modul "Fixed Asset Management" in Microsoft Dynamics GP

In diesem Dokument werden die empfohlenen Abschlussverfahren zum Jahresende für die Anlagenverwaltung in Microsoft Dynamics beschrieben.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 865653

Zusammenfassung

Dieser Artikel enthält eine Checkliste der Schritte, die Sie zum Ausführen dieser Verfahren ausführen müssen. Der folgende Abschnitt enthält ausführliche Informationen zu den einzelnen Schritten. Eine Reihe häufig gestellter Fragen (FAQ) folgt der Beschreibung der Verfahren.

Einführung

Lesen Sie dieses Dokument, bevor Sie eines der folgenden Verfahren ausführen. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an den technischen Support für Microsoft Dynamics.

Checkliste zum Jahresende

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Schritt 1: Ausführen aller Abschlussverfahren zum Jahresende für die Kreditorenverwaltung in Microsoft Dynamics GP

Schließen Sie zuerst die Kreditorenverwaltung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle ausstehenden Anlagentransaktionen aktiviert werden. Weitere Informationen zum Schließen der Kreditorenverwaltung finden Sie unter KB -Abschlussverfahren für das Modul "Kreditorenverwaltung" in Microsoft Dynamics GP.

Schritt 2: Geben Sie alle Anlagentransaktionen für das aktuelle Geschäftsjahr ein.

Posten Sie alle Ergänzungen, Änderungen, Übertragungen und Ausmusterungen für das aktuelle Geschäftsjahr.

Schritt 3: Abschreibung aller Vermögenswerte bis zum letzten Tag des laufenden Geschäftsjahres

1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Anlagen, und wählen Sie dann Veraltet aus.

2. Geben Sie im Feld Abschreibungszieldatum das letzte Datum des aktuellen Geschäftsjahres ein.

3. Um alle Anlagenbücher einzufügen, wählen Sie Alle aus.

4. Wählen Sie Veraltet aus.

   Hinweis

   Es ist sehr wichtig, alle Vermögenswerte bis zum letzten Tag des aktuellen FA-Geschäftsjahres abzuschreibungen. Wenn nicht alle Vermögenswerte bis zum letzten Tag des aktuellen FA-Geschäftsjahres vor der Verarbeitung des Jahresendabschlusses abgeschrieben werden, sind die Abschreibungsbeträge falsch. Weitere Informationen finden Sie unter Q3 und A3 im Abschnitt Häufig gestellte Fragen weiter unten.

Schritt 4: Durchführen des GL-Buchungsvorgangs (GL-Schnittstelle) (Dieser Schritt ist optional.)

1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Anlagen, und wählen Sie dann GL-Buchung aus.

2. Geben Sie im Feld Anfangszeitraumden Wert 2024-012 ein.

   Hinweis

   Der Platzhalter 2024-012 stellt den Zeitraum 12 des Geschäftsjahres 2024 dar. Wenn Sie kein Kalenderjahr ausführen oder mehr als 12 Perioden haben, ist der von Ihnen eingegebene Zeitraum anders.

3. Geben Sie im Feld Endzeitraumden Wert 2024-012 ein.

4. Geben Sie im Feld Transaktionsdatum das letzte Datum des aktuellen Geschäftsjahres ein, oder geben Sie das Datum ein, an dem sich die Buchung auf das Hauptbuch auswirkt.

5. Wählen Sie Weiter.

6. Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass die Batchnummer erstellt wird, wählen Sie Weiter aus.

7. Aktivieren Sie im Fenster Berichtsziel das Kontrollkästchen Drucker , und wählen Sie dann OK aus.

Schritt 5: Ausführen von Jahresendberichten, die Sie als Teil der Finanzdatensätze zum Jahresende aufbewahren möchten

Die bisherigen Abschreibungsbeträge für frühere Geschäftsjahre werden nicht in der Anlagenverwaltung beibehalten. Daher müssen Sie alle Berichte drucken, die diese Informationen enthalten, bevor Sie das Jahr schließen.

Für Anlagevermögen sind mehrere Berichte verfügbar. Es wird empfohlen, die folgenden Berichte zu drucken:

• Jährliche Aktivität

  Um den Jährlichen Aktivitätsbericht zu drucken, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagevermögen, und wählen Sie dann Aktivität aus.

• Ergänzungen

  Um den Bericht "Additionen" zu drucken, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagen, und wählen Sie dann Transaktion aus.

• Pensionierungen

  Um den Bericht "Außerbetriebnahmen" zu drucken, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagen, wählen Sie Transaktion aus, und wählen Sie dann in der Liste Berichte die Option Außerbetriebnahmen aus.

• Übertragungen

  Um den Transferbericht zu drucken, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagen, wählen Sie Transaktion und dann in der Liste Berichte die Option Übertragungen aus.

• Abschreibungsbuch

  Um den Bericht "Abschreibungsbuch" auszugeben, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagen, wählen Sie Abschreibung aus, und wählen Sie dann in der Liste Berichtedie Option Abschreibungsbuch aus.

• Property Ledger

  Zeigen Sie zum Drucken des Property Ledger-Berichts im Menü Berichte auf Anlagen, wählen Sie Bestand aus, und wählen Sie dann in der Liste Berichte die Option Eigenschaftenbuch aus.

• Abgleich von Sachanlagen zu Hauptbuch

  Um den Bericht Über die Abstimmung von Sachanlagen zu Hauptbuch zu drucken, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagen, wählen Sie Aktivität aus, und wählen Sie dann in der Liste Berichte die Option Sachanlagen zu Hauptbuchabstimmung aus.

Wenn Sie über mehr als ein Anlagebuch verfügen, empfehlen wir Ihnen, auch die folgenden Berichte zu drucken:

• Buch-zu-Buch-Abstimmung

  Zeigen Sie zum Drucken des Berichts Buch-zu-Buch-Abstimmung im Menü Berichte auf Anlagen, und wählen Sie dann Vergleich aus.

• Abschreibungsvergleich von Buch zu Buch YTD

  Um den Bericht Buch zu Buch YTD-Vergleich zu drucken, zeigen Sie im Menü Berichte auf Anlagen, wählen Sie Vergleich aus, und wählen Sie dann in der Liste Berichte die Option Buch zu Buch YTD-Abschreibungsvergleich aus.

Schritt 6: Sicherstellen, dass der Anlagekalender ordnungsgemäß erstellt wird (dieser Schritt ist optional.)

1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Fixed Assets, und wählen Sie dann Kalender aus.
2. Wählen Sie einen Kalender und dann Überprüfen aus. Wenn Sie aufgefordert werden, die Zeiträume zu überprüfen, wählen Sie OK aus.
3. Wählen Sie im Fenster Berichtsziel die Option Bildschirm und dann OK aus.

Schritt 7: Überprüfen, ob die Quartale für alle Geschäftsjahre ordnungsgemäß eingerichtet sind

1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Anlagen, und wählen Sie dann Quartal aus.

2. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder nicht leer sind:

   • Startdatum
   • Mid Date
   • Enddatum

   Hinweis

   Diese Felder müssen für jedes Quartal vorhanden sein. Wenn ein Feld leer ist, geben Sie das entsprechende Datum in dieses Feld ein.

Schritt 8: Erstellen einer Sicherung

Diese Sicherung sollte zusammen mit der restlichen Dokumentation zum Jahresende außerhalb des Standorts gespeichert werden. Mit dieser Sicherung erhalten Sie eine permanente Aufzeichnung der Finanzlage des Unternehmens am Ende des Jahres. Darüber hinaus kann diese Sicherung später wiederhergestellt werden, wenn dies erforderlich ist. Durch das Erstellen einer Sicherung wird sichergestellt, dass Sie sich schnell erholen können, wenn während des Abschlussverfahrens zum Jahresende eine Stromschwankung oder ein anderes Problem auftritt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Wartung, und wählen Sie dann Sicherung aus.
2. Wählen Sie in der Liste Firmenname den Firmennamen aus.
3. Ändern Sie ggf. den Pfad der Sicherung, und wählen Sie dann OK aus.

Schritt 9: Durchführen der Abschlussroutine für Das Anlagevermögen

1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Anlagen, und wählen Sie dann Year End aus.

2. Vergewissern Sie sich, dass das für jedes Buch angezeigte Geschäftsjahr das aktuelle Geschäftsjahr ist. (Das aktuelle Geschäftsjahr ist das Jahr, in dem Sie schließen.)

   Hinweis

   Wenn das für ein Buch angezeigte Geschäftsjahr nicht das aktuelle Geschäftsjahr ist, lesen Sie Frage 1 im Abschnitt Häufig gestellte Fragen (FAQ).

3. Wählen Sie ein Buch aus, das Sie schließen möchten, und wählen Sie dann Einfügen aus. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Bücher, die Sie schließen möchten, eingefügt wurden.

4. Wählen Sie Weiter aus, um den Prozess zu starten. Wählen Sie Weiter aus, um dies zu bestätigen.

5. Sie werden aufgefordert zu bestätigen, dass Sie Ressourcen bis zum letzten Tag oder dem aktuellen FA-Jahr abgeschrieben haben. Wenn dies nicht der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie hier NEIN auswählen und dies tun, bevor Sie das Jahr schließen können. Falls ja, wählen Sie Ja aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F1: Das Geschäftsjahr, das für mein Buch im Fenster Asset Year End angezeigt wird, ist nicht das Jahr, in dem ich schließen möchte. Ich habe das im letzten Jahr angezeigte Jahr geschlossen, und ich habe das aktuelle Jahr noch nicht geschlossen. Wie behebe ich diese Situation?

A1: Siehe Die Antwort für Frage 4.

F2: Ich habe das Hauptbuch in Microsoft Dynamics GP geschlossen und stelle jetzt fest, dass ich die Anlagenverwaltung noch nicht geschlossen habe. Kann ich die Anlagejahresabschlussroutine an diesem Punkt durchführen?

A2: Es wird empfohlen, das Hauptbuch zuletzt zu schließen, nachdem alle Nebenmodule geschlossen wurden. Die Anlagenverwaltung kann jedoch geschlossen werden, nachdem das Hauptbuch geschlossen wurde. Der GL-Buchungsprozess (GL-Schnittstelle) kann durchgeführt werden, und dann können die Transaktion oder Transaktionen in das abgeschlossene Jahr oder in das historische Jahr im Hauptbuch gebucht werden. Weitere Informationen zum GL-Buchungsprozess (GL-Schnittstelle) finden Sie in Schritt 4 im Abschnitt Checkliste zum Jahresende .

Um Transaktionen im Verlaufsjahr im Hauptbuch zu buchen, stellen Sie sicher, dass im Fenster Hauptbucheinrichtung die folgenden Optionen ausgewählt sind:

• Veröffentlichen im Verlauf zulassen
• Verwalten von Verlaufskonten
• Verwalten von Verlaufstransaktionen

Die gebuchte Transaktion aktualisiert das historische Jahr und wird als Anfangssaldo auf das offene Jahr weitergeleitet. Wenn Spesenkonten oder Umsatzkonten in die Transaktion einbezogen wurden, werden diese automatisch für das Konto mit den einbehaltenen Einnahmen geschlossen.If any expense accounts or any revenue accounts were included in the transaction, they'll close out to the retained earnings account or accounts.

F3: Ich habe die Jahresendroutine in der Anlagenverwaltung ausgeführt und dann im neuen Jahr die Abschreibung ausgeführt. Ich stelle fest, dass die Abschreibung stark überbewertet ist und dass einige Vermögenswerte eine negative Zahl im Feld Nettobuchwert haben. Warum berechnet das System so viel Abschreibung?

A3: Dieses Problem tritt auf, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Das Jahr war geschlossen.
• Die Vermögenswerte wurden am letzten Tag des Geschäftsjahres nicht abgeschrieben. Betrachten Sie das folgende Beispiel:
• Das Geschäftsjahr ist ein Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember).
• Die Vermögenswerte wurden bis zum 28. Dezember abgeschrieben, als das Jahr abgeschlossen wurde. In diesem Beispiel ist die Abschreibung bei der nächsten Ausführung der Abschreibung falsch. Das System berechnet die jährliche Rate nicht neu, wenn die Abschlussroutine zum Jahresende abgeschlossen ist. Das Anlagevermögen nimmt also ein ganzes Jahr der Abschreibung in den letzten Tagen an, die im Vorjahr verbleiben (29. Dezember bis 31. Dezember). Die Abschreibungsrate ist die jährliche Rate, die derzeit für jeden Vermögenswert gilt. Darüber hinaus kann das Feld "Nettobuchwert " negativ werden, wenn Ressourcen vorhanden sind, die sich dem Ende ihrer ursprünglichen Lebensdauer nähern.

Für dieses Problem gibt es zwei Problemumgehungen:

• Empfohlene Problemumgehung:

  Stellen Sie die Daten aus einer Sicherung wieder her, führen Sie die Abschreibung bis zum letzten Tag des Jahres aus, und führen Sie dann die Prozeduren zum Abschluss des Jahres aus.

• Alternative Problemumgehung:

  Setzen Sie die Lebensdauer aller Ressourcen zurück.

F4: Anstatt die Jahresendroutine für die Anlagenverwaltung abzuschließen, habe ich das Feld Aktuelles Geschäftsjahr im Fenster Bucheinrichtung manuell in das nächste Jahr geändert. Muss ich die Abschlussroutine zum Jahresende zurückführen, oder kann ich die Aktivitäten im Fixed Asset Management für das neue Jahr weiter verarbeiten?

A4: Wenn für das neue Jahr keine Aktivität wie Ergänzungen, Änderungen, Übertragungen, Pensionierungen oder Abschreibungen ausgeführt wurde, kann das Feld Aktuelles Geschäftsjahr im Fenster Bucheinrichtung wieder in das vorherige Jahr geändert werden, und dann kann die Abschlussroutine zum Jahresende verarbeitet werden.

Wenn eine Aktivität wie Ergänzungen, Änderungen, Übertragungen, Außerbetriebnahmen oder Abschreibungen für das neue Jahr ausgeführt wurde, stellen Sie die Daten aus einer Sicherung wieder her, und fahren Sie dann mit der Abschlussroutine zum Jahresende fort.

In beiden Situationen muss die Abschlussroutine zum Jahresende ausgeführt werden. Wenn die Abschlussroutine zum Jahresende nicht abgeschlossen ist, wird der Betrag im Feld YTD-Abschreibung für jeden Bericht überbewertet, der Vermögenswerte enthält, die im Vorjahr eingestellt oder vollständig abgeschrieben wurden. Wenn die Abschlussroutine zum Jahresende nicht durchgeführt wird, werden die Beträge im Feld YTD-Abschreibung nicht gelöscht. Die Beträge im Feld YTD-Abschreibung werden nicht auf Null gesetzt. Diese Beträge werden also fälschlicherweise in den Berichten für das neue Jahr enthalten sein.