Procedimientos de cierre de fin de año para el módulo Administración de activos fijos en Microsoft Dynamics GP

En este documento se describen los procedimientos recomendados de cierre de año para la administración de activos fijos en Microsoft Dynamics.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 865653

Resumen

En este artículo se incluye una lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar estos procedimientos. La sección siguiente contiene información detallada sobre cada paso. Una serie de preguntas más frecuentes (P+F) sigue la descripción de los procedimientos.

Introducción

Lea este documento antes de realizar cualquiera de los procedimientos siguientes. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con soporte técnico para Microsoft Dynamics.

Lista de comprobación de fin de año

Para ello, siga estos pasos:

Paso 1: Realizar todos los procedimientos de cierre de año para la administración de proveedores en Microsoft Dynamics GP

Cierre primero la administración de proveedores. Esta acción garantiza que todas las transacciones de activos fijos pendientes estén en mayúsculas. Para obtener más información sobre cómo cerrar La administración de proveedores, vea KB -Procedimientos de cierre de fin de año para el módulo Administración de proveedores en Microsoft Dynamics GP.

Paso 2: Especificar todas las transacciones de activos fijos para el ejercicio actual

Contabilizar todas las adiciones, los cambios, las transferencias y las retiradas del ejercicio actual.

Paso 3: Depreciar todos los activos hasta el último día del año fiscal actual

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , Rutinas, Activos fijos y, a continuación, seleccione Depreciar.

2. En el cuadro Fecha de destino de amortización , escriba la última fecha del año fiscal actual.

3. Para insertar todos los libros de activos fijos, seleccione Todos.

4. Seleccione Depreciar.

   Nota:

   Es muy importante depreciar todos los activos durante el último día del ejercicio actual. Si todos los activos no se deprecian hasta el último día del ejercicio actual antes de procesar el cierre del año, los importes de amortización serán incorrectos. Para obtener más información, consulte Q3 y A3 en la sección de preguntas más frecuentes a continuación.

Paso 4: Realizar el proceso de publicación de GL (interfaz gl) (este paso es opcional).

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , Rutinas, Activos fijos y, a continuación, seleccione Contabilización de GL.

2. En el cuadro Período inicial , escriba 2024-012.

   Nota:

   El marcador de posición 2024-012 representa el período 12 del año fiscal 2024. Si no se ejecuta en un año fiscal de calendario o si tiene más de 12 períodos, el período que escriba sería diferente.

3. En el cuadro Período final , escriba 2024-012.

4. En el cuadro Fecha de transacción , escriba la última fecha del año fiscal actual o escriba la fecha en que necesita que la contabilización afecte al libro de contabilidad general.

5. Seleccione Continuar.

6. Cuando reciba un mensaje que indica que se está creando el número de lote, seleccione Continuar.

7. En la ventana Destino del informe , active la casilla Impresora y, a continuación, seleccione Aceptar.

Paso 5: Ejecución de los informes de fin de año que quiera mantener como parte de los registros financieros de fin de año

Los importes de amortización de año a fecha de ejercicios anteriores no se mantienen en La gestión de activos fijos. Por lo tanto, debe imprimir los informes que contengan esta información antes de cerrar el año.

Hay varios informes disponibles para los recursos fijos. Se recomienda imprimir los informes siguientes:

• Actividad anual

  Para imprimir el informe actividad anual, seleccione Activos fijos en el menú Informes y, a continuación, seleccione Actividad.

• Adiciones

  Para imprimir el informe Adiciones, seleccione Activos fijos en el menú Informes y, a continuación, seleccione Transacción.

• Jubilaciones

  Para imprimir el informe Retiradas, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Transacción y, a continuación, seleccione Retiradas en la lista Informes .

• Transferencias

  Para imprimir el informe Transferencias, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Transacción y, a continuación, seleccione Transferencias en la lista Informes .

• Libro de contabilidad de depreciación

  Para imprimir el informe Libro de contabilidad de depreciación, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Depreciación y, a continuación, libro de contabilidad de depreciación en la lista Informes .

• Libro de contabilidad de propiedades

  Para imprimir el informe libro de contabilidad de propiedades, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Inventario y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad de propiedades en la lista Informes .

• Activos fijos para la conciliación del libro de contabilidad general

  Para imprimir el informe Activos fijos en conciliación de Libro de contabilidad general, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Actividad y, a continuación, seleccione Activos fijos en Conciliación de libro de contabilidad general en la lista Informes .

Si tiene más de un libro de activos fijos, se recomienda imprimir también los informes siguientes:

• Conciliación de libro a libro

  Para imprimir el informe Conciliación libro a libro, seleccione Activos fijos en el menú Informes y, a continuación, seleccione Comparación.

• Comparación de depreciación de libro a libro

  Para imprimir el informe Comparación de libro a libro YTD, seleccione Activos fijos en el menú Informes , seleccione Comparación y, a continuación, seleccione Comparación de depreciación YTD de libro a libro en la lista Informes .

Paso 6: Garantía de que el calendario activos fijos se compila correctamente (este paso es opcional).

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, activos fijos y, a continuación, seleccione Calendario.
2. Seleccione un calendario y, a continuación, seleccione Comprobar. Cuando se le pida que compruebe los períodos, seleccione Aceptar.
3. En la ventana Destino del informe, seleccione Pantallay, a continuación, seleccione Aceptar.

Paso 7: Comprobar que los trimestres están configurados correctamente para todos los ejercicios

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, activos fijos y, a continuación, seleccione Trimestre.

2. Asegúrese de que los siguientes cuadros no estén vacíos:

   • Fecha de inicio
   • Fecha media
   • Fecha de finalización

   Nota:

   Estos cuadros deben existir para cada trimestre. Si algún cuadro está vacío, escriba la fecha adecuada en ese cuadro.

Paso 8: Crear una copia de seguridad

Esta copia de seguridad debe almacenarse fuera del sitio junto con el resto de la documentación de fin de año. Esta copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la compañía al final del año. Además, esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesaria. La realización de una copia de seguridad garantiza que puede recuperarse rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante los procedimientos de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
2. En la lista Nombre de la empresa , seleccione el nombre de la empresa.
3. Cambie la ruta de acceso de la copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Paso 9: Realizar la rutina de cierre de año de activos fijos

1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , Rutinas, Activos fijos y, a continuación, seleccione Fin de año.

2. Compruebe que el ejercicio que se muestra para cada libro es el ejercicio actual. (El año fiscal actual es el año que está cerrando).

   Nota:

   Si el año fiscal que se muestra para un libro no es el ejercicio actual, consulte la pregunta 1 en la sección Preguntas más frecuentes (P+F).

3. Seleccione los libros que desea cerrar y, a continuación, seleccione Insertar. Repita este paso hasta que se hayan insertado todos los libros que desea cerrar.

4. Seleccione Continuar para iniciar el proceso. Seleccione Continuar para confirmar.

5. Se le pedirá que confirme que ha depreciado los activos hasta el último día o el año fa actual. Si no es así, asegúrese de seleccionar NO aquí y hágalo antes de poder continuar con el cierre del año. Si tiene, seleccione Sí.

Preguntas más frecuentes (P+F)

P1: El año fiscal que se muestra para mi libro en la ventana Final del año de activos no es el año que quiero cerrar. Cerré el año mostrado el año pasado y aún no he cerrado el año actual. ¿Qué debo hacer?

A1: Vea la respuesta para la pregunta 4.

P2: He cerrado General Ledger en Microsoft Dynamics GP y ahora me doy cuenta de que todavía no he cerrado La administración de activos fijos. ¿Puedo realizar la rutina de cierre de año de activos fijos en este momento?

A2: Se recomienda cerrar General Ledger por última vez, una vez cerrados todos los módulos subsidiarios. Sin embargo, la administración de activos fijos se puede cerrar después de cerrar General Ledger. Se puede realizar el proceso de contabilización de GL (interfaz de GL) y, a continuación, la transacción o las transacciones se pueden contabilizar en el año cerrado o en el año histórico en el libro de contabilidad general. Para obtener más información sobre el proceso de publicación de GL (interfaz de GL), consulte el paso 4 en la sección Lista de comprobación de fin de año .

Para registrar transacciones en el año histórico en el libro de contabilidad, asegúrese de que se seleccionan las siguientes opciones en la ventana Configuración de Libro de contabilidad general:

• Permitir publicación en el historial
• Mantener cuentas de historial
• Mantener transacciones del historial

La transacción registrada actualizará el año histórico y se lanzará como saldo inicial para el año abierto. Si se incluyeron en la transacción cuentas de gastos o cuentas de ingresos, se cerrarán automáticamente en la cuenta o cuentas de ganancias retenidas.

P3: He ejecutado la rutina de fin de año en Administración de activos fijos y, a continuación, he ejecutado la depreciación en el nuevo año. Veo que la depreciación es muy exagerada y que algunos activos tienen un número negativo en el campo Valor neto contable. ¿Por qué el sistema calcula tanta depreciación?

A3: Este problema se produce si se cumplen las condiciones siguientes:

• El año se cerró.
• Los activos no se depreciaron hasta el último día del año fiscal. Veamos el ejemplo siguiente:
• El año fiscal es un año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre).
• Los activos se depreciaron hasta el 28 de diciembre, cuando se cerró el año. En este ejemplo, la depreciación será incorrecta la próxima vez que se ejecute la depreciación. El sistema no vuelve a calcular la tasa anual cuando se realiza la rutina de cierre de fin de año. Por lo tanto, los activos fijos toman un año completo de depreciación en los últimos días que permanecen en el año anterior (del 29 de diciembre al 31 de diciembre). La tasa de depreciación es la tasa anual actualmente en cada activo. Además, si hay activos que están cerca del final de su vida original, el campo Net Book Value puede convertirse en negativo.

Hay dos soluciones alternativas para este problema:

• Solución alternativa recomendada:

  Restaure los datos de una copia de seguridad, ejecute la depreciación hasta el último día del año y, a continuación, realice los procedimientos de cierre de año.

• Solución alternativa:

  Restablezca la vida de todos los recursos.

P4: En lugar de completar la rutina de fin de año de Administración de activos fijos, he cambiado manualmente el campo Año fiscal actual en la ventana Configuración del libro al año siguiente. ¿Tengo que volver atrás y ejecutar la rutina de cierre de fin de año, o puedo continuar procesando la actividad en Fixed Asset Management para el nuevo año?

A4: Si no se ha ejecutado ninguna actividad, como adiciones, cambios, transferencias, retiradas o depreciaciones para el nuevo año, el campo Año fiscal actual de la ventana Configuración del libro se puede volver a cambiar al año anterior y, a continuación, se puede procesar la rutina de cierre de fin de año.

Si se ha ejecutado alguna actividad, como adiciones, cambios, transferencias, retiradas o depreciaciones, para el nuevo año, restaure los datos de una copia de seguridad y, a continuación, continúe con la rutina de cierre de fin de año.

En cualquier situación, se debe ejecutar la rutina de cierre de año. Si no se completa la rutina de cierre de fin de año, el importe del campo Depreciación YTD se sobrescribirá en cualquier informe que incluya activos que se retiraron o que se depreciaron por completo en el año anterior. Si no se realiza la rutina de cierre de fin de año, no se borrarán los importes del campo Depreciación de YTD . Los importes del campo Depreciación de YTD no se aplicarán a cero. Por lo tanto, estos importes se incluirán incorrectamente en los informes del nuevo año.