Les procédures de clôture de fin d'exercice pour le module de gestion des immobilisations dans Microsoft Dynamics GP

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Remarque : Avant de suivre les instructions fournies dans cet article, assurez-vous que vous disposez d'une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer si un problème survient.
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Sommaire

Résumé

Ce document décrit les procédures de clôture de fin d'exercice recommandées pour la gestion des immobilisations dans Microsoft Dynamics. Cet article contient une liste des étapes que vous devez suivre pour effectuer ces procédures. La section « Informations complémentaires » contient des informations détaillées sur chaque étape. Une série de questions fréquemment posées (FAQ) suit la description des procédures.

INTRODUCTION

Lisez ce document avant d'effectuer l'une des procédures suivantes. Si vous avez des questions, contactez le Support technique pour Microsoft Dynamics.

Plus d'informations

Liste de vérification de fin d'exercice

Étape 1: Effectuer toutes les procédures de clôture d'exercice pour Payables Management dans Microsoft Dynamics GP

Fermez tout d'abord à gestion des comptes fournisseurs. Cette action garantit que toutes les transactions d'immobilisations en attente sont capitalisées. Pour plus d'informations sur la clôture de gestion des comptes fournisseurs, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft :
875169 Procédures de clôture de fin d'exercice pour le module Gestion des comptes fournisseurs dans Microsoft Dynamics GP

Étape 2: Entrer toutes les transactions d'immobilisations pour l'exercice en cours

Validez tous les ajouts, modifications, transferts et retraits pour l'exercice en cours.

Remarque : Annulation retraite transactions et transferts ne doivent jamais être effectuées dans une année historique.

Étape 3: Amortir toutes les immobilisations jusqu'au dernier jour de l'exercice en cours

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez surOutils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Routines, immobilisations, puis cliquez sur Amortir.
  2. Dans la zone de Date cible d'amortissement , tapez la dernière date de l'exercice en cours.
  3. Pour insérer tous les livres de capitaux fixes, cliquez sur tout.
  4. Cliquez sur amortissement.

    Remarque : Il est très important pour Amortir toutes les immobilisations jusqu'au dernier jour de l'exercice comptable immo. Si tous les actifs ne sont pas amortis jusqu'au dernier jour de l'immobilisation exercice en cours avant le traitement de l'exercice-end-clôture, les montants d'amortissement sera incorrects. Veuillez consulter Q3 et A3in la section Forum aux questions ci-dessous pour plus d'informations.

Étape 4: Exécuter le processus de comptabilisation GL (Interface de GL) (cette étape est facultative).

  1. Dans Dynamics GP, pointez surOutils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Routines, immobilisations, puis cliquez sur Comptabilisation GL.
  2. Dans la zone Période de début , tapez 2013-012.

    Remarque : Le 2013-012espace réservé représente la période 12 de l'exercice 2013. Si vous n'exécutez pas sur un exercice comptable, ou si vous avez plus de 12 périodes, la période que vous tapez est différente.
  3. Dans la zone Période de fin , tapez 2013-012.
  4. Dans la zone Date de la Transaction , entrez la dernière date de l'exercice en cours, ou la date lorsque vous souhaitez la validation affecte la comptabilité générale.
  5. Cliquez sur Continuer.
  6. Lorsque vous recevez un message que le numéro de lot est en cours de création, cliquez sur Continuer.
  7. Dans la fenêtre Destination du rapport, activez la case à cocher imprimante , puis cliquez sur OK.

    Remarque : Vous souhaiterez peut-être conserver ce rapport parmi les enregistrements financiers de fin d'exercice.

Étape 5: Exécuter les rapports de fin d'exercice que vous souhaitez conserver parmi les enregistrements financiers de fin d'exercice

Les montants d'amortissement année à jour pour les exercices fiscaux précédents ne sont pas conservés dans Gestion des immobilisations. Par conséquent, vous devez imprimer tout rapport contenant ces informations avant de clôturer l'exercice.

Il existe plusieurs rapports disponibles pour les immobilisations. Nous vous conseillons d'imprimer les rapports suivants :
  • Activité annuelle

    Pour imprimer le rapport d'activité annuelle, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , puis cliquez sur activité.
  • Ajouts

    Pour imprimer le rapport d'ajouts, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , puis cliquez sur Transaction.
  • Déclassements

    Pour imprimer le rapport des retraits, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , cliquez sur Transaction, puis cliquez sur retraits dans la liste des rapports .
  • Transferts

    Pour imprimer le rapport des transferts, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , cliquez sur Transaction, puis cliquez sur les transferts dans la liste des rapports .
  • Livre d'amortissement

    Pour imprimer le rapport comptabilité des amortissements, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , cliquez sur l'amortissement, puis cliquez sur Livre d'amortissement dans la liste des rapports .
  • Livre des propriétés

    Pour imprimer le rapport comptabilité des propriétés, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , cliquez sur stock, puis cliquez sur Comptabilité des propriétés dans la liste des rapports .
  • « Conciliation capitaux fixes du grand livre »

    Pour imprimer l'état « Fixe actifs à général rapprochement comptable », pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , cliquez sur activité, puis cliquez sur Général conciliation du grand livre capitaux fixes dans la liste des rapports .
Si vous avez plus d'un livre d'immobilisations, nous vous recommandons d'imprimer également les rapports suivants :
  • « Rapprochement entre livres »

    Pour imprimer l'état « Rapprochement de livre à livre », pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , puis cliquez sur comparaison.
  • « Comparaison de l'amortissement AAJ livres »

    Pour imprimer le « livre à livre » rapport de comparaison, pointez sur Les immobilisations dans le menu rapports , cliquez sur comparaison de, puis cliquez sur comparaison de l'amortissement AAJ livres dans la liste des rapports .

Étape 6: Garantie que le calendrier des immobilisations est correctement conçu (cette étape est facultative).

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur utilitaires, immobilisations, puis cliquez sur Créer le calendrier.
  2. Cliquez sur Inquireet puis cliquez sur Vérifier. Lorsque vous êtes invité à vérifier les périodes, cliquez sur OK.
  3. Dans la fenêtre Destination du rapport, cliquez sur écran, puis cliquez sur OK.

Étape 7: Vérifiez que les trimestres sont correctement configurés pour tous les exercices fiscaux

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur paramètres, pointez sur Immobilisations, puis cliquez sur trimestre.
  2. Assurez-vous que les cases suivantes ne sont pas vides :
    • Date de début
    • Date de mi-trimestre
    • Date de fin
    Remarque : Ces cases doivent exister pour chaque trimestre. Si une case est vide, entrez la date appropriée dans cette zone.

Étape 8: Création d'une sauvegarde

Cette sauvegarde doit être stockée hors site avec le reste de la documentation de fin d'exercice. Cette sauvegarde vous fournit un enregistrement permanent de la situation financière de la société à la fin de l'année. En outre, cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Réalisation d'une sauvegarde garantit que vous pouvez restaurer rapidement en cas d'alimentation électrique ou autre problème pendant les procédures de clôture de fin d'exercice.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :
  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP , puis cliquez sur sauvegarde.
  2. Dans la liste Nom de la société , cliquez sur le nom de la société.
  3. Modifiez le chemin d'accès de la sauvegarde si vous devez, puis cliquez sur OK.

Étape 9: Exécuter la routine de clôture de fin d'exercice de capitaux fixes

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Routines, immobilisations, puis cliquez sur Fin de l'année.
  2. Vérifiez que l'exercice fiscal qui s'affiche pour chaque livre est l'exercice en cours. (L'exercice en cours est l'exercice que vous clôturez).

    Remarque : Si l'exercice fiscal qui s'affiche pour un livre n'est pas l'exercice en cours, reportez-vous à la section question 1 dans la section « Forum aux questions (FAQ) ».
  3. Cliquez sur un livre que vous souhaitez fermer, puis cliquez sur Insérer. Répétez cette étape jusqu'à ce que tous les livres que vous souhaitez fermer ont été insérés.
Remarque : Microsoft Dynamics exécute les procédures suivantes pendant la routine de clôture de l'exercice :
  • Dans la fenêtre informations générales des actifs, le champ quantité est copié dans le champ Quantité de début de la fenêtre Développer la quantité.
  • Dans la fenêtre Développer la dernière gestion, le montant de Gestion année en cours est désactivé.
  • Dans la fenêtre Livre d'actifs, le Montant d'amortissement AAJ est désactivée.
  • Les procédures suivantes sont exécutées :
    • Le champ Coût de base est copié dans le champ Coût de début d'année .
    • Le champ Amortissement LTD est copié dans le champ Réserve de début .
    • Le champ Valeur résiduelle est copié dans le champ Début de récupération .
  • Dans la fenêtre Paramètres Livre comptable, le champ exercice en cours est augmenté d'une unité.
Remarque : Un rapport n'est pas généré pendant la routine de clôture de l'exercice de capitaux fixes.

Forum aux questions (FAQ)

Trimestre 1: L'exercice fiscal qui s'affiche pour mon livre dans la fenêtre Asset Year End n'est pas 2013. J'ai fermé 2011 l'année dernière et je n'ai pas encore clôturé 2013. Que dois-je faire ?

A1: Lisez la réponse à la question 4.

Q2 : j'ai clôturé General Ledger dans Microsoft Dynamics GP et je viens de m'apercevoir que je n'ai pas encore clôturé gestion des capitaux fixes. Puis-je effectuer la routine de clôture d'exercice des immobilisations à ce stade ?

A2: Nous vous recommandons de clôturer comptabilité en dernier, après tout la filiale modules ont été fermés. Toutefois, la gestion des capitaux fixes peut être fermée après la fermeture de grand livre. Le processus de comptabilisation GL (Interface de comptabilité) peuvent être exécuté, et ensuite l'ou les transactions peuvent être validées pour l'exercice clôturé ou pour l'année historique dans la comptabilité. Pour plus d'informations sur le processus de comptabilisation GL (Interface de comptabilité), reportez-vous à la section. étape 4 dans la section « Liste de vérification de fin d'exercice ».

Pour valider des transactions pour l'année historique dans la comptabilité, assurez-vous que les options suivantes sont sélectionnées dans la fenêtre Paramètres du grand livre :
  • Permettre report historique
  • Tenir à jour les comptes de l'historique
  • Mettre à jour l'historique des Transactions
Remarques
  • Pour accéder à la fenêtre Paramètres comptabilité dans Microsoft Dynamics GP, pointez surOutils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur paramètres, pointez sur financier, puis cliquez sur Grand livre.
La transaction validée mettra à jour l'année historique et reviendra à un solde d'ouverture pour l'année en cours. Si des comptes de dépenses ou de revenus ont été inclus dans la transaction, ils seront automatiquement clos pour les comptes de bénéfices.

T3 : j'ai exécuté la routine de fin d'exercice dans Fixed Asset Management, puis j'ai exécuté les amortissements dans la nouvelle année. Je vois que l'amortissement est fortement exagéré et que certaines immobilisations présentent un chiffre négatif dans le champ « valeur comptable nette ». Pourquoi le système calcule tel amortissement ?

A3: Ce problème se produit si les conditions suivantes sont remplies :
  • L'exercice a été clôturé.
  • Les immobilisations ont été amorties pas jusqu'au dernier jour de l'année fiscale.
Prenons l'exemple suivant :
  • L'exercice fiscal est une année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
  • Les immobilisations ont été amorties jusqu'au 28 décembre lorsque l'exercice a été clôturé.
Dans cet exemple, l'amortissement sera incorrect la prochaine fois que l'exécution de l'amortissement. Le système ne recalcule pas le taux annuel lorsque la routine de clôture de l'exercice est effectuée. Par conséquent, les immobilisations subissent une année complète d'amortissement pendant les derniers jours qui restent dans l'exercice précédent (du 29 au 31 décembre). Le taux d'amortissement est le taux annuel de cours pour chaque immobilisation. En outre, s'il existe des immobilisations qui approchent la fin de leur durée de vie initiale, le champ valeur nette peut devenir négatif.

Il existe deux solutions de contournement pour ce problème :
  • Solution recommandée
    Restaurer les données à partir d'une sauvegarde, exécuter l'amortissement jusqu'au dernier jour de l'année et ensuite effectuer les procédures de clôture de fin d'exercice.
  • Autre solution
    Réinitialisation de la vie de toutes les immobilisations.
Remarque : Si les montants des actifs ont déjà été saisies pour le champ Amortissement de l'année en cours ou du champ Amortissement LTD , réinitialisation de durée de vie des immobilisations modifiera ces valeurs et le résultat peut être différent. Si vous modifiez le champ Amortissement ou l'Amortissement LTD en réinitialisant la durée de vie de l'immobilisation, vous provoquerez des incohérences entre gestion des immobilisations et de grand livre. Ces incohérences doivent être expliquées.

T4 : Au lieu de compléter la routine de fin d'exercice dans Fixed Asset Management, j'ai modifié manuellement le champ « Current Fiscal Year » dans la fenêtre Paramètres livre à l'exercice suivant. Dois-je revenir en arrière et exécuter la routine de fin d'exercice ou puis-je continuer de traiter l'activité dans Fixed Asset Management pour le nouvel exercice ?

A4: Si aucune activité, telle que des ajouts, modifications, transferts, retraits ou d'amortissement, n'a été exécutée pour la nouvelle année, l'exercice Fiscal en cours dans la fenêtre Paramètres Livre comptable peut être modifié à l'année précédente et ensuite la routine de clôture de l'exercice peut être traitée.

Si une activité, telle que des ajouts, modifications, transferts, retraits ou d'amortissement, a été exécutée pour le nouvel exercice, restaurez les données à partir d'une sauvegarde et puis poursuivez la routine de clôture de l'exercice.

Dans les deux cas, vous devez exécuter la routine de fin d'exercice. Si la routine de fin d'exercice n'est pas terminée, le montant dans le champ Amortissement an sera exagéré sur les rapports comprenant les immobilisations ayant été retirées ou complètement amorties pendant l'exercice précédent. Si la routine de fin d'exercice n'est pas effectuée, les montants figurant dans le champ Amortissement an ne seront pas effacées. Les montants figurant dans le champ Amortissement de l'année en cours ne seront pas remis à zéro en. Par conséquent, ces montants seront incluses à tort dans les rapports du nouvel exercice.

Propriétés

Numéro d'article: 865653 - Dernière mise à jour: mercredi 23 octobre 2013 - Version: 0.5
Les informations contenues dans cet article s'appliquent au(x) produit(s) suivant(s):
  • Microsoft Dynamics GP 2013
  • Microsoft Dynamics GP 2010
  • Microsoft Dynamics GP 10.0 sur le système suivant
    • Fixed Asset Management
Mots-clés : 
kbhowto kbexpertiseinter kbexpertiseadvanced kbinfo kbtshoot kbmbsmigrate kbmt KB865653 KbMtfr
Traduction automatique
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La version anglaise de cet article est la suivante: 865653
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