Procédures de clôture de fin d’année pour le module Gestion des immobilisations dans Microsoft Dynamics GP

Ce document décrit les procédures de clôture de fin d’année recommandées pour la gestion des immobilisations dans Microsoft Dynamics.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 865653

Résumé

Cet article inclut une liste de contrôle des étapes que vous devez suivre pour effectuer ces procédures. La section suivante contient des informations détaillées sur chaque étape. Une série de questions fréquentes (FAQ) suit la description des procédures.

Introduction

Lisez ce document avant d’effectuer l’une des procédures suivantes. Si vous avez des questions, contactez le support technique de Microsoft Dynamics.

Liste de contrôle de fin d’année

Pour ce faire, procédez comme suit :

Étape 1 : Effectuer toutes les procédures de clôture de fin d’année pour la gestion des fournisseurs dans Microsoft Dynamics GP

Fermez d’abord La gestion des fournisseurs. Cette action garantit que toutes les transactions d’immobilisations en suspens sont capitalisées. Pour plus d’informations sur la fermeture de la gestion des fournisseurs, consultez Kb - Procédures de fermeture de fin d’année pour le module Gestion des fournisseurs dans Microsoft Dynamics GP.

Étape 2 : Entrez toutes les transactions d’immobilisations pour l’exercice en cours

Affichez tous les ajouts, les modifications, les transferts et les retraits pour l’exercice en cours.

Étape 3 : Dépréciation de tous les actifs jusqu’au dernier jour de l’exercice en cours

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Routines, sur Ressources fixes, puis sélectionnez Déprécier.

2. Dans la zone Date cible de l’amortissement , tapez la dernière date de l’exercice en cours.

3. Pour insérer tous les livres de immobilisations, sélectionnez Tout.

4. Sélectionnez Déprécier.

   Remarque

   Il est très important de déprécier tous les actifs jusqu’au dernier jour de l’exercice financier actuel de la FA. Si tous les actifs ne sont pas amortis jusqu’au dernier jour de l’exercice financier en cours avant le traitement de la clôture de fin d’exercice, les montants de l’amortissement seront incorrects. Pour plus d’informations, consultez Q3 et A3 dans la section FAQ ci-dessous.

Étape 4 : Effectuer le processus de publication GL (interface GL) (cette étape est facultative).)

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Routines, sur Immobilisations, puis sélectionnez Publication GL.

2. Dans la zone Période de début , tapez 2024-012.

   Remarque

   L’espace réservé 2024-012 représente la période 12 de l’exercice 2024. Si vous n’exécutez pas une année fiscale civile ou si vous avez plus de 12 périodes, la période que vous tapez est différente.

3. Dans la zone Période de fin , tapez 2024-012.

4. Dans la zone Date de la transaction , tapez la dernière date de l’exercice en cours ou tapez la date à laquelle vous avez besoin que la publication affecte le registre général.

5. Cliquez sur Continuer.

6. Lorsque vous recevez un message indiquant que le numéro de lot est en cours de création, sélectionnez Continuer.

7. Dans la fenêtre Destination du rapport, sélectionnez la zone Imprimante case activée, puis sélectionnez OK.

Étape 5 : Exécuter les rapports de fin d’année que vous souhaitez conserver dans les enregistrements financiers de fin d’année

Les montants de l’amortissement annuel des exercices précédents ne sont pas conservés dans la gestion des immobilisations. Vous devez donc imprimer tous les rapports qui contiennent ces informations avant de fermer l’année.

Plusieurs rapports sont disponibles pour les immobilisations. Nous vous recommandons d’imprimer les rapports suivants :

• Activité annuelle

  Pour imprimer le rapport d’activité annuelle, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , puis sélectionnez Activité.

• Ajouts

  Pour imprimer le rapport Ajouts, pointez sur Ressources fixes dans le menu Rapports , puis sélectionnez Transaction.

• Retraites

  Pour imprimer le rapport Retraits, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , sélectionnez Transaction, puis Retraits dans la liste Rapports .

• Transferts

  Pour imprimer le rapport Transferts, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , sélectionnez Transaction, puis Transferts dans la liste Rapports .

• Registre des amortissements

  Pour imprimer le rapport Registre d’amortissement, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , sélectionnez Amortissement, puis Registre d’amortissement dans la liste Rapports .

• Registre des propriétés

  Pour imprimer le rapport Registre de propriétés, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , sélectionnez Inventaire, puis Registre des propriétés dans la liste Rapports .

• Rapprochement des immobilisations et du registre général

  Pour imprimer le rapport de rapprochement des immobilisations au registre général, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , sélectionnez Activité, puis Rapprochement des immobilisations au registre général dans la liste Rapports .

Si vous avez plusieurs livres d’immobilisations, nous vous recommandons d’imprimer également les rapports suivants :

• Book to Book Reconciliation

  Pour imprimer le rapport de rapprochement de livres à livres, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , puis sélectionnez Comparaison.

• Book to Book YTD Amortissement Comparaison

  Pour imprimer le rapport De comparaison des YTD book to Book, pointez sur Immobilisations dans le menu Rapports , sélectionnez Comparaison, puis Book to Book YTD Amortissement Comparison dans la liste Rapports .

Étape 6 : Garantir que le calendrier des immobilisations est généré correctement (cette étape est facultative).)

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Configuration, sur Ressources fixes, puis sélectionnez Calendrier.
2. Sélectionnez un calendrier, puis sélectionnez Vérifier. Lorsque vous êtes invité à vérifier les points, sélectionnez OK.
3. Dans la fenêtre Destination du rapport, sélectionnez Écran, puis OK.

Étape 7 : Vérifier que les trimestres sont correctement configurés pour tous les exercices

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Configuration, sur Immobilisations, puis sélectionnez Trimestre.

2. Assurez-vous que les zones suivantes ne sont pas vides :

   • Date de début
   • Date de mi-temps
   • Date de fin

   Remarque

   Ces zones doivent exister pour chaque trimestre. Si une zone est vide, tapez la date appropriée dans cette zone.

Étape 8 : Créer une sauvegarde

Cette sauvegarde doit être stockée hors site avec le reste de la documentation de fin d’année. Cette sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année. En outre, cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. L’exécution d’une sauvegarde garantit que vous pouvez récupérer rapidement si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant les procédures de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP , puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de la société.
3. Modifiez le chemin de la sauvegarde si vous le souhaitez, puis sélectionnez OK.

Étape 9 : Effectuer la routine de clôture de fin d’année des immobilisations

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Routines, sur Immobilisations, puis sélectionnez Fin d’année.

2. Vérifiez que l’année fiscale affichée pour chaque livre est l’année fiscale en cours. (L’exercice en cours est l’année que vous fermez.)

   Remarque

   Si l’année fiscale affichée pour un livre n’est pas l’année fiscale en cours, consultez la question 1 dans la section Questions fréquentes (FAQ).

3. Sélectionnez un ou plusieurs livres que vous souhaitez fermer, puis sélectionnez Insérer. Répétez cette étape jusqu’à ce que tous les livres que vous souhaitez fermer aient été insérés.

4. Sélectionnez Continuer pour démarrer le processus. Sélectionnez Continuer pour confirmer.

5. Vous serez invité à confirmer que vous avez déprécié les ressources jusqu’au dernier jour ou jusqu’à l’année fa actuelle. Si ce n’est pas le cas, veillez à sélectionner NON ici et faites-le avant de pouvoir continuer à fermer l’année. Si vous l’avez fait, sélectionnez Oui.

Forum aux questions (FAQ)

Q1 : L’année fiscale qui s’affiche pour mon livre dans la fenêtre Fin de l’année de l’actif n’est pas l’année que je veux fermer. J’ai fermé l’année affichée l’année dernière, et je n’ai pas encore fermé l’année en cours. Que dois-je faire ?

R1 : Consultez la réponse à la question 4.

Q2 : J’ai fermé le registre général dans Microsoft Dynamics GP, et je me rends maintenant compte que je n’ai pas encore fermé la gestion des immobilisations. Puis-je effectuer la routine de clôture des immobilisations de fin d’année à ce stade ?

R2 : Nous vous recommandons de fermer le Registre général en dernier, une fois que tous les modules de la filiale ont été fermés. Toutefois, la gestion des immobilisations peut être fermée après la fermeture du registre général. Le processus de publication GL (interface GL) peut être effectué, puis la ou les transactions peuvent être publiées dans l’année fermée ou dans l’année historique dans le registre général. Pour plus d’informations sur le processus de publication GL (interface GL), consultez l’étape 4 de la section Liste de contrôle de fin d’année.

Pour publier des transactions dans l’année historique dans le registre général, vérifiez que les options suivantes sont sélectionnées dans la fenêtre Configuration du registre général :

• Autoriser la publication dans l’historique
• Gérer les comptes d’historique
• Gérer les transactions d’historique

La transaction publiée mettra à jour l’année historique et sera transférée en tant que solde de début à l’année ouverte. Si des comptes de dépenses ou des comptes de revenus ont été inclus dans la transaction, ils sont automatiquement fermés au ou aux comptes de bénéfices non distribués.

Q3 : J’ai effectué la routine de fin d’année dans la gestion des immobilisations, puis j’ai effectué l’amortissement au cours de la nouvelle année. Je constate que l’amortissement est très surévalué et que certains actifs ont un nombre négatif dans le champ Valeur comptable nette. Pourquoi le système calcule-t-il autant d’amortissement ?

A3 : Ce problème se produit si les conditions suivantes sont remplies :

• L’année a été fermée.
• Les actifs n’ont pas été dépréciés jusqu’au dernier jour de l’exercice. Prenons l'exemple suivant :
• L’exercice est une année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
• Les actifs ont été amortis jusqu’au 28 décembre, date de clôture de l’année. Dans cet exemple, l’amortissement sera incorrect la prochaine fois que l’amortissement sera exécuté. Le système ne recalcule pas le taux annuel lorsque la routine de fermeture de fin d’année est terminée. Ainsi, les immobilisations prennent une année entière d’amortissement au cours des derniers jours qui restent dans l’année précédente (du 29 décembre au 31 décembre). Le taux d’amortissement est le taux annuel actuellement sur chaque actif. En outre, s’il y a des actifs qui arrivent à la fin de leur durée de vie initiale, le champ Valeur comptable nette peut devenir négatif.

Il existe deux solutions de contournement pour ce problème :

• Solution de contournement recommandée :

  Restaurez les données à partir d’une sauvegarde, exécutez l’amortissement jusqu’au dernier jour de l’année, puis effectuez les procédures de clôture de fin d’année.

• Autre solution de contournement :

  Réinitialiser la durée de vie de toutes les ressources.

Q4 : Au lieu de terminer la routine de fin d’année pour la gestion des immobilisations, j’ai modifié manuellement le champ Année fiscale en cours dans la fenêtre Configuration du livre par l’année suivante. Dois-je revenir en arrière et exécuter la routine de clôture de fin d’année, ou puis-je continuer à traiter l’activité de gestion des immobilisations pour la nouvelle année ?

R4 : Si aucune activité, telle que des ajouts, des modifications, des transferts, des retraits ou des amortissements, n’a été exécutée pour la nouvelle année, le champ Exercice en cours dans la fenêtre Configuration du livre peut être remplacé par l’année précédente, puis la routine de clôture de fin d’année peut être traitée.

Si une activité, telle que des ajouts, des modifications, des transferts, des mises hors service ou des amortissements, a été exécutée pour la nouvelle année, restaurez les données à partir d’une sauvegarde, puis poursuivez la routine de clôture de fin d’année.

Dans les deux cas, la routine de fermeture de fin d’année doit être exécutée. Si la routine de clôture de fin d’année n’est pas terminée, le montant dans le champ Amortissement YTD sera surévalué sur tout rapport qui inclut des actifs qui ont été mis hors service ou qui ont été entièrement amortis au cours de l’année précédente. Si la routine de clôture de fin d’année n’est pas effectuée, les montants du champ Amortissement YTD ne seront pas effacés. Les montants du champ Amortissement YTD ne seront pas supprimés. Ces montants seront donc mal inclus dans les rapports de la nouvelle année.