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ZUSAMMENFASSUNG Der Zweck dieses Artikels ist es, Tipps zur Abstimmung von Forderungen an
Hauptbuchhaltungen zu geben.
WEITERE INFORMATIONEN Zur Abstimmung von Forderungen an das Hauptbuch ist die Abstimmung der Salden im Modul "Forderungen" mit
AR-Konten in Hauptbuch ein wichtiger Schritt und sollte im Rahmen des Abschlussvorgangs am Monatsende durchgeführt
werden. Wenn eine monatliche Abstimmung erfolgt, steht die entsprechende Dokumentation zur Verfügung, wenn ein Audit durchgeführt wird, und alle Unterschiede, die zwischen den beiden Modulen bestehen, können vor dem Schließen des Zeitraums abgefangen und behoben werden.
Welche Konten sollten abgestimmt werden?
Alle Informationen, die in Forderungen eingegeben werden, aktualisieren ein Hauptbuchkonto. Das wichtigste Konto, das abgestimmt werden muss, ist das Konto "Forderungen". Andere Konten, die Sie möglicherweise zwischen den beiden Modulen abgleichen möchten, sind das AR Holding-Konto (wenn Sie Cash Manager verwenden), Einnahmenkonten, das Geldkonto, Rabatte, Finanzgebühren usw.
Die Abstimmung des AR-Kontos in GL bedeutet, dass die Gesamtzahl der Forderungen aus dem AR-Modul dem Saldo des AR-Kontos im Hauptbuch entspricht.
Welche Berichte sollten zur Abstimmung untersucht werden?
Kundenabgleich (08.620) – Format "Nur Dokumente öffnen" oder "Veralterungs-AR (08.610)" – Format "Kundenguthaben zusammenfassung".
Hauptbuch-Testversionen (01.610) in beiden Formaten – Führen Sie dieses Format nur für ein ausgeglichenes Konto aus. Dazu geben Sie einen Select-Kontoauszug für Ihr Forderungen-Konto wie folgt ein: Feld: account.acct, Operator: Gleich, Wert: (das AR-Konto).
Die Summe der Konten im Bericht "Gl. Testversionen" sollte mit der Summe im Bericht "Forderungen" ausgeglichen sein. Wenn die Summen aus diesen beiden Berichten ausgeglichen sind, ist keine weitere Abstimmung erforderlich.
HINWEIS: Wenn Sie über mehrere Forderungen oder mehrere Unterkonten mit einem Forderungenkonto verfügen, müssen Sie eine von zwei Dingen
tun: 1. Drucken Sie den AR-Bericht mit einer Select-Anweisung, damit nur eines der AR-Konten enthalten ist. Verwenden Sie dann die gleiche Select-Anweisung im GL-Testsaldo, und vergleichen Sie jedes AR-Konto jeweils eins nach dem anderen.
ODER
2. Fügen Sie alle AR-Konten im GL-Testsaldo hinzu, und vergleichen Sie sie mit der Summe aus dem AR-Bericht.
Testabgleich zwischen Kundenzeitraum (08,621) und periodensensitiver ab AR (08,611) – Zur Abstimmung vergangener Zeiträume stellt Dynamics SL diese Berichte zur Veranschaulichung der Dokumentsaldos ab diesem Zeitraum zur Abstimmung mit Hauptbuch für den vorherigen Zeitraum zur Verwendung.
Abgleichen von Unterschieden zwischen dem AR-Bericht und dem GL-Testsaldo Wenn eine Differenz gefunden wird, indem die Gesamtsummen entweder des veralterten AR- oder des Kundenabgleichs mit dem GL-Testsaldo verglichen werden, sind in Dynamics SL viele detaillierte Berichte verfügbar, anhand derer die Unterschiede gefunden werden
können.
Detail-Hauptbuch (01.620) – Drucken Sie diesen Bericht für die Forderungen. Dadurch werden alle Einträge angezeigt, die für den Zeitraum in den Konten veröffentlicht wurden.
Um das Modul zu überprüfen, aus dem ein Eintrag für AR stammt, verwenden Sie das Feld "Jrnl Type". Das Modul wird als AR (Forderungen), GJ (Hauptbuch) oder AP (Kreditorenkonten) festgelegt. Es ist möglich, dass bei der Eingabe eines GL-Batches der Journaltyp in AR geändert werden könnte. In diesem Fall reicht es möglicherweise nicht aus, nur den Jrnl-Typ zu verwenden, um Unstimmigkeiten zu finden. Verwenden Sie in diesem Fall neben "Jrnl-Typ" die Transkription, um die erforderlichen Transaktionen zu identifizieren. Mögliche Trantypen sind GL (General Ledger), CE (Consolidation), LS (Allocation Source) und LD (Allocation Destination). Der Trantyp entspricht dem Dokumenttyp des ursprünglichen Dokuments.
Wenn es einen anderen Jrnl-Typ als AR gibt, würde dies darauf hinweisen, dass für das Konto "Forderungen" ein anderer Modul als Forderungen erstellt wurde, was zu einem Unterschied zwischen Hauptbuch und Forderungen würde. Eine einfache Möglichkeit, um den ursprünglichen Eintrag für die Transaktion zu finden, besteht im Folgenden:
1. Notieren Sie sich die Batchnummer der Transaktion im Feld Bat Nbr und den Eintrag im Feld Jrnl Type im Detail-Hauptbuchbericht.
2. Öffnen Sie das Feld Bericht bearbeiten für das Modul, das im Feld "Jrnl-Typ" angegeben ist (d. h., wenn das Feld "Jrnl-Typ" GJ ist, öffnen Sie den Gl Edit (01.810)-Bericht). Geben Sie eine select-Anweisung ein, damit der Bericht nur die oben aufgeführte Batchnummer enthält. Recherchieren Sie im Bericht "Bericht bearbeiten" über die Transaktionen, und entscheiden Sie, welche Anpassungen erforderlich sind, um die Konten zwischen Hauptbuchkonten und Forderungen zu ausgleichen.
Einträge, die in früheren Zeiträumen gepostet wurden, werden im aktuellen Hauptbuchbericht für Detail nicht gedruckt. Um festzustellen, ob Einträge in frühere Perioden gepostet wurden, vergleichen Sie den Anfangssaldo des Hauptbuchberichts des aktuellen Monats mit dem endenden Saldo des Berichts des vorherigen Monats für Forderungende Forderungen und Unterkonten. Wenn der Anfangssaldo des aktuellen Monats und der Endsaldo des vorherigen Monats nicht identisch sind, ist dies ein Hinweis darauf, dass eine Transaktion an den vorherigen Zeitraum gepostet wurde. Drucken Sie ein Hauptbuch für Details für den vorherigen Zeitraum, und untersuchen Sie die Transaktionen, die in diesem Zeitraum veröffentlicht wurden. In einem anderen Zeitraum gepostete Transaktionen werden mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet, und die Erklärung "Gibt an, dass sich der eingegebene Zeitraum von dem Beitrag im Zeitraum abwechselt" wird am unteren Rand der Seite gedruckt, um einen Blick auf eine Seite zu ersennen, um zu sehen, welche Transaktionen in einem anderen Zeitraum gepostet wurden.
GL Transaction (01.680) – Dieser Bericht wird auch verwendet, wenn Sie versuchen, Unterschiede zwischen Hauptbuch und Forderungen in Einklang zu bringen. Generieren Sie diesen Bericht im Format "Unposted". Alle Transaktionen, die über Niederlassungsmodule eingegeben wurden, z. B. Forderungen oder Forderungen, sowie die über das Hauptbuch eingegebenen werden in diesem Bericht aufgeführt. Sie stellt sicher, dass keine nicht postierten Transaktionen verfügbar sind, die sich auf die Guthaben des Kunden oder Hauptbuchs auswirken können.
Kontoverteilung (08,630) – Um sicherzustellen, dass die Konten von Forderungen bei Rechnungen und Debitnotizen ordnungsgemäß belastet und für Zahlungen und Gutschriften gutgeschrieben wurden, sollten Sie diesen Bericht überprüfen. Der Saldo in diesem Bericht sollte dem Saldo der Forderungen und Forderungen im Hauptbuchbericht für Detail entspricht. Eine Überprüfung des Felds "Transaktionstyp (TnTp)" hilft beim Identifizieren von Transaktionen. Transaktionstypen im Modul "Forderungen" sind IN (Rechnung), PA (Zahlung), CM (Credit Memo), DM (Debit Memo) und FI (Finance Charge). Die Batchnummer jeder Transaktion ist ebenfalls in diesem Bericht aufgeführt. Wenn eine fragwürdige Transaktion gefunden wird, notieren Sie sich die Batchnummer im Feld Batch, und überprüfen Sie den Batch, indem Sie den AR Edit (08.810)-Bericht nach Batchnummer ausführen.
AR-Transaktionen (08.640) – Dieser Bericht ist sehr hilfreich, wenn in einem der oben genannten Berichte fragwürdige Transaktionen angezeigt werden. In diesem Bericht werden alle Transaktionen aufgeführt, die für den aktuellen Zeitraum in Rechnung und Memo (08.010), Zahlungsanwendungen (08.030) und Zahlungseintrag (08,050) eingegeben wurden. Es zeigt jedes Forderungenkonto und die Verrechnungsspesenabrechnung an, auf die die Transaktionen gepostet werden. Wählen Sie ARTRAN aus, um den Bericht nach Transaktionstyp zu sortieren. TranType in the Sort/Select field and in the value field select the TnTp type of the transaction in question.
Überprüfung der Forderungenintegrität (08.990) – Wenn das Problem nach der Überprüfung der oben genannten Berichte nicht behoben ist, ist dies die nächste Zu berücksichtigende Option. Bei der Integritätsprüfung wird überprüft, ob die Daten im Modul "Forderungen" vollständig und genau sind.
Die Optionen, die nur verwendet werden, um Daten im Modul "Forderungen" zu überprüfen und nicht zu ändern, sind: Veröffentlichte
AR-Batches überprüfen – Wählen Sie diese Option aus, um alle freigegebenen Stapel von Forderungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß an das Hauptbuch übertragen wurden (d. h., sie sind im Hauptbuch vollständig und
korrekt). Der Prozess betrachtet jeden Batch und stellt sicher, dass es Dokumente für den Stapel gibt und dass die Dokumentbeträge an die Batchsteuerungssumme angesammelt werden. Wenn es Unterschiede gibt, wird ein Ereignisprotokolleintrag erstellt.
Überprüfen von Kundenguthaben – Wählen Sie diese Option aus, um alle Kundendatensätze zu überprüfen, um sicherzustellen, dass der offene Dokumentensaldo jedes Kunden dem zugeordneten aktuellen und zukünftigen Saldo des Kunden entspricht. Wenn es Unterschiede gibt, wird ein Ereignisprotokolleintrag erstellt.
Zahlungsanwendungen überprüfen – Wählen Sie diese Option aus, um den Anwendungsprozess für alle Zahlungen und Kreditwürdigkeitsnotizen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sowohl die Datensatz- als auch die Angepasst-Dokumentdatensätze aktualisiert wurden (ordnungsgemäß auf die Datenbank angewendet). Wenn es Unterschiede gibt, wird ein Ereignisprotokolleintrag erstellt.
Überprüfen Sie Abschlusszeiträume Sie sollten die Überprüfungsoptionen immer zuerst ausführen, bevor Sie die Optionen zum Korrigieren oder
Neuerstellen der Daten ausführen. Die richtigen Optionen und Optionen zum Neuerstellen in der Überprüfung der forderungen Integrität müssen mit Bedacht ausgeführt werden, da sich mit diesen Optionen die Daten in den verwandten Datensätzen ändern. Die Neuerstellungsprozesse sollten nicht ohne Genehmigung eines Buchhalters ausgeführt werden. Eine Sicherung der Datenbank sollte immer abgeschlossen werden, bevor ein dieser Prozesse ausgeführt wird. Die Optionen sind: Kundensaldo auf Doc Total Balance korrigieren – Wählen Sie diese Option aus, um alle Kundendatensätze zu überprüfen und die Datensätze bei Bedarf zu aktualisieren (neu zu berechnen), um ihren unterstützenden offenen Dokumentsaldo
zu zustimmen. Bevor Sie diese Funktion ausführen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Dokumente in der Datenbank vollständig und korrekt sind. Führen Sie veröffentlichte AR-Batches überprüfen, Kundenguthaben überprüfen und Zahlungsanwendungen überprüfen aus, bevor Sie diese Funktion ausführen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Kundenguthaben überprüfen ausgewählt wurde.
AR-Verlauf aus Dokumenten neu erstellen – Wählen Sie diese Option aus, um die Kundenhistoriedatensätze zu aktualisieren, indem Sie die Forderungen aller Kunden nach Zeitraum zusammenfassen. Führen Sie veröffentlichte AR-Batches überprüfen, Kundenguthaben überprüfen und Zahlungsanwendungen überprüfen aus, bevor Sie diese Funktion ausführen.
Korrekte Abschlusszeiträume Wenn Fehler gefunden und korrigiert wurden, sollten der Testsaldo für GL und der Testabgleich des AR-Kunden oder der Bericht "Verjährung AR" erneut gedruckt und überprüft werden, um zu überprüfen, ob die
Salden übereinstimmen.
Sobald die monatliche Abstimmung erfolgt ist und sichergestellt wurde, dass Forderungen und das Hauptbuch einverstanden sind, kann die Abrechnung für den Monat durchgeführt werden.
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