如何解决在尝试使用 Windows XP 中的 Office 程序打印到本地打印机时可能遇到的问题

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本文内容

概要

本文介绍如何解决 Microsoft Windows XP 中 Microsoft Office 的打印问题并讨论如下主题:
  • 如何解决打印机硬件问题
  • 如何解决打印机驱动程序问题
  • 如何解决 Windows XP 中的打印问题
  • 如何解决程序打印问题
  • 如何以有选择的启动模式进行故障排除

简介

本文介绍如何解决在尝试使用 Microsoft Windows XP 中的 Microsoft Office 程序打印到本地打印机时可能遇到的问题。

更多信息

本文不提供有关如何解决网络上的打印问题的详细信息,但提供许多重要的基本故障排除步骤,可帮助您诊断打印问题。本文列出的故障排除步骤还可以帮助您验证网络打印问题是否由本地问题引起的。

有关如何解决网络打印问题的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
314073 如何解决 Windows XP 中的网络打印问题

检查打印机硬件

许多打印问题都可能是由与硬件相关的问题引起的。在继续使用更复杂的故障排除方法之前,应先验证以下与硬件相关的问题是否会引起打印问题:
  • 检查打印机是否连接到可正常工作的电源。
  • 检查打印机是否正确连接到打印机端口。电缆必须正确地插入计算机和打印机上的相应端口中。
  • 检查打印机是否装有打印纸(或其他适当的打印介质),并且打印机没有发生卡纸现象。
  • 检查打印机是否装有正常打印所需的足够墨水或墨粉。
  • 如果打印机具有联机和脱机设置或联机和脱机按钮,请检查打印机是否处于联机状态。
  • 通过关闭打印机并在 5 到 10 秒后重新开启,重设打印机。许多打印问题可能是由打印机缓冲区已满引起的。
  • 验证您是否遵守了打印机制造商提供的所有安装说明。
  • 如果打印机文档提供了故障排除步骤,请按照这些步骤操作。
  • 如果可以,请在打印机上执行自测。这些“自诊断”工具通常可以解决或诊断硬件的基本问题。各种打印机执行自测的方式各不相同。有关如何执行自测的说明,请参见您的打印机文档。

    注意:如果无法执行自测,打印机可能已损坏或可能需要维修。请与打印机制造商联系以获得更多帮助。
  • 如果可以使用另一台计算机,请在将打印机连接到该计算机后,检查它是否可以正常工作。如果打印机连接到另一台计算机后无法正常工作,打印机可能已损坏并需要维修。

检查打印机属性

不正确的打印机属性设置可能会引起以下问题:
  • 打印效果较差
  • 打印不完整
此外,不正确的打印机属性设置还可能导致打印机根本无法打印。请检查打印机属性设置是否是按照打印机制造商的推荐配置的。

要查看打印机属性设置,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击要查看的打印机,然后单击“属性”。
  3. 验证所有打印机属性是否是按照打印机制造商的建议配置的。

    为此,请查看打印机所附带的文档或与打印机制造商联系。

打印测试页

要打印测试页,您必须具有打印权限。也可以在首次安装打印机时打印测试页。

要打印测试页,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击要测试的打印机,然后单击“属性”。
  3. 在“常规”选项卡上,单击“打印测试页”。
  4. 如果测试页打印正确,请单击“确定”。
如果测试页打印不正确,请继续执行故障排除,以帮助解决该打印问题。如果无法打印测试页,或者无法在几个或所有 Microsoft Windows 程序中打印,则可能存在下列问题之一:
  • 打印机驱动程序问题
  • Windows 问题
  • 硬件问题
  • 连接问题

测试打印机驱动程序

要测试打印机驱动程序,请查看能否从“写字板”或“记事本”打印。

要从“写字板”或“记事本”打印,请按照下列步骤操作:
  1. 重新启动计算机。
  2. 依次单击“开始”、“所有程序”、“附件”,然后单击“记事本”或“写字板”。
  3. 键入一些文本,然后尝试打印该文本。
如果可以从写字板或记事本打印,问题可能与您正在使用的程序有关,或者 Windows 可能没有运行该程序所需的特定打印命令。打印机驱动程序的小问题也可能会对打印造成影响。

要确定问题是否由打印机驱动程序引起,可通过安装其他驱动程序来测试打印机驱动程序。为此,请使用下列方法之一:
  • 如果您使用的是 PostScript 打印机,请加载 Apple LaserWriter NT 驱动程序。这是基本的 PostScript 驱动程序。使用 Apple LaserWriter NT 驱动程序可以显示问题是否与打印机的特定 PostScript 打印机说明 (PPD) 文件有关。
  • 如果打印机不是 PostScript 打印机,请加载 Generic/Text Only 打印机驱动程序。这是基本的打印机驱动程序。使用 Generic/Text Only 打印机驱动程序可以显示基本的打印堆栈是否正常工作。
  • 如果您使用的是绘图仪,请加载 Hewlett-Packard HP-GL/2 绘图仪驱动程序。有关使用绘图仪驱动程序的更多信息,请访问下面的 Hewlett-Packard (HP) 网站:
    http://welcome.hp.com/country/cn/zh/welcome.html
    Microsoft 提供了第三方联系信息以便于您寻求技术支持。这些联系信息如有更改,恕不另行通知。Microsoft 不保证这些第三方联系信息的准确性。
要安装打印机驱动程序,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击要更改其驱动程序的打印机,然后单击“属性”。
  3. 要使用“添加打印机驱动程序向导”来安装新版本或已更新版本的打印机驱动程序,请单击“高级”选项卡上的“新驱动程序”。
  4. 单击“下一步”,然后使用下列方法之一:
    • 如果列表中出现新的或更新后的驱动程序,请单击相应的打印机制造商和打印机型号。
    • 如果打印机驱动程序未包含在列表中,或者您从打印机制造商获得了新的或更新后的驱动程序光盘或磁盘,请单击“从磁盘安装”。键入驱动程序所在路径,然后单击“确定”。
  5. 单击“下一步”,然后按屏幕上显示的说明完成打印机驱动程序安装。
如果在使用基本驱动程序的情况下打印机不执行打印,请参见“检查打印堆栈”一节。 如果在使用基本驱动程序的情况下打印机可以打印,请参见“检查程序”一节。

检查打印堆栈

  1. 删除并重新安装打印机驱动程序。要替换损坏的打印机驱动程序,请按照下列步骤操作:
    1. 退出正在运行的所有 Windows 程序。
    2. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
    3. 右键单击默认的打印机,然后单击“删除”。如果系统提示您是否删除计算机上留有的多余文件,请单击“是”。
    4. 双击“添加打印机”,然后按照屏幕上显示的说明重新安装打印机驱动程序。

      注意:如果您在网络上,则可能需要从网络打印机共享区安装正确的打印机驱动程序。请与网络管理员联系以获取有关说明。

      有关如何从网络打印机共享区安装打印机驱动程序的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
      135406 手动删除和重新安装打印机驱动程序的步骤

      如果您正使用一个 Service Pack,请在您重新安装打印机后重新安装此 Service Pack。
  2. 检查硬盘上的可用空间。
如果没有足够的硬盘空间用于后台处理打印作业,打印作业可能无法打印。

在命令提示符处执行打印

在命令提示符处执行打印时,可测试计算机和打印机之间的连接。根据您的打印机类型的不同,该过程分为两部分:PostScript 或非 PostScript。对于任一过程,都必须知道打印机连接到的打印机端口。

要确定打印机连接到的端口,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 单击表示要使用的打印机的图标,单击“文件”菜单,然后单击“属性”。
  3. 在“端口”选项卡上,查看“打印到下列端口”区域,然后记下打印机连接到的端口。
要使用 PostScript 打印机在命令提示符处执行打印,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,单击“所有程序”,指向“附件”,然后单击“命令提示符”。
  2. 如果打印机连接到 LPT1 端口,请在命令提示符处键入 copy con lpt1。如果打印机连接到 LPT1 以外的端口,请用正确端口替换 lpt1 端口。
  3. 按 Enter 键。
  4. 在命令提示符处,键入 showpage,然后按 Enter 键。
  5. 按 Ctrl+Z,然后按 Enter 键。
如果打印机弹出一张纸,则表明计算机和打印机之间的连接良好。如果无法在命令提示符处执行打印,请参见“以有选择的启动模式启动 Windows”一节。

要使用非 PostScript 打印机在命令提示符处执行打印,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,单击“所有程序”,指向“附件”,然后单击“命令提示符”。
  2. 在命令提示符处,键入 echo hello,按 Ctrl+L,然后键入 dir > lpt1。如果打印机连接到 LPT1 以外的端口,请用正确端口替换 lpt1 端口。键入该命令行后,屏幕上会显示 echo hello ^L > lpt1
  3. 按 Enter 键。
如果打印机打印出清单页,则表明计算机和打印机之间的连接良好。如果无法在命令提示符处执行打印,请参见“以有选择的启动模式启动 Windows”一节。

测试字体

字体损坏可能是您所遇到的打印问题的起因。下面一节将帮助您解决字体问题。

打印字体采样

字体用于显示屏幕和打印中的文本。字体包括斜体、粗体和粗斜体等样式。如果您怀疑打印时出现的问题是由特定字体引起的,请尝试打印字体采样。

要打印字体采样,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,单击“控制面板”,然后双击“字体”。
  2. 双击要打印的字体。
  3. 在采样页上,单击“打印”。
如果问题仅限于特定的字体,则问题可能是由损坏的字体文件导致的。

有关测试和重新安装字体的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
314960 如何在 Windows 中安装或删除字体

将 TrueType 字体作为图形打印

如果问题看起来与字体有关,请打开“将 TrueType 作为图形打印”功能(如果打印机支持该功能),然后进行测试以确定问题是否得到解决。

要将 TrueType 字体作为图形打印,请按照下列步骤操作。

注意:要更改打印首选项,您必须具有打印权限。
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击所使用的打印机的图标,然后单击“打印首选项”。
  3. 单击“高级”。
  4. 在“文档选项”下,单击以选中“将文本作为图形打印”复选框。

    注意:只有打印机支持该功能时,才会在“高级”对话框中显示“将文本作为图形打印”复选框。
  5. 单击“启用”。
注意:默认情况下,如果打印机支持“将文本作为图形打印”,TrueType 字体会被下载到打印机。通常,这会因文档中的字体驻留在打印机内存中而提高打印速度。如果“将文本作为图形打印”处于打开状态时,打印机无法打印文档,请关闭该设置,然后尝试再次打印。

降低打印机分辨率

如果将打印机配置为以高分辨率打印,可能会遇到打印问题。要确定这是否是打印问题的原因所在,请降低打印机分辨率,然后进行测试以确定问题是否得到解决。

要降低打印机分辨率,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击要使用的打印机,然后单击“属性”。
  3. 单击“常规”选项卡,然后单击“打印首选项”。
  4. 在“分辨率”框中,单击一个用于您打印机的较低分辨率(即每英寸点数),然后单击“确定”。
  5. 进行测试以确定问题是否得到解决;如果问题未得到解决,请将打印机分辨率恢复为初始设置。

检查程序

到目前为止,已确定可以从“写字板”或“记事本”打印,因此打印问题似乎具体到某个程序。

要解决程序中存在的问题,请使用以下方法:
  • 打印一个不同的,较简单的文件。新建一个包含少量信息的文档。该测试确定问题起因是不是程序或者文档中的某些内容。
  • 通过查看是否能成功打印一个小的打印作业,检查系统驱动器上的可用磁盘空间。
  • 查看是否能从另一个操作系统打印。如果打印成功,说明问题与输出文件有关。
如果新文档打印出来,表明问题具体到某个文档。请使用以下建议查看问题是否与该文档中的某些内容有关。如果未打印出新文档,请参见“以有选择的启动模式启动 Windows”一节。

检查内存和磁盘空间

您所尝试打印的文档可能需要更多内存。保存所尝试打印的文档,然后将该文档的一部分粘贴到一个新文件中。如果无法打印图形,请将其中一个图形粘贴到该新文件中。关闭除新文件以外的所有文件,然后尝试打印。

如果能够打印,则表明原文档所需的内存可能超出了您计算机的可用内存。操作系统内存可能较低。

要释放内存,请尝试下面一种或多种方法:
  • 退出正在运行的所有其他程序。
  • 关闭除要尝试打印的文档之外的所有文档。
  • 退出正在运行的所有程序,然后重新启动计算机。
  • 确保硬盘上具有足够的可用磁盘空间。最好至少有 120 MB 的可用空间。
计算机在向打印机发送信息的过程中需要使用磁盘空间。如果装有 Windows 的硬盘上的可用空间小于 120 MB,就可能会遇到打印问题。

要确定硬盘上的可用空间,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“我的电脑”。
  2. 右键单击装有 Windows 的硬盘的图标,然后单击“属性”。“常规”选项卡显示硬盘上的可用空间总数。1 GB 等于 1024 MB。
要获得更多可用空间,请使用下面一种或多种方法:
  • 清空“回收站”。
  • 使用“磁盘清理”工具释放磁盘空间。为此,请按照下列步骤操作:
    1. 单击“开始”,依次指向“所有程序”、“附件”、“系统工具”,然后单击“磁盘清理”。
    2. 在“驱动器”框中,单击硬盘,然后单击“确定”。
    3. 在“要删除的文件”列表中,选择一个或多个选项。
    4. 也可以单击“其他选项”选项卡以查看用于释放磁盘空间的其他选项。
  • 删除不再使用的所有文档或数据文件,或将它们移至另一个位置以进行存档。
  • 使用“添加/删除程序”工具删除所有不需要的程序。为此,请按照下列步骤操作:
    1. 单击“开始”,单击“控制面板”,然后单击“添加或删除程序”。
    2. 单击要删除的程序,然后单击“更改/删除”。
    3. 单击“是”,删除该程序。

确定打印是否暂停

要确定打印是否暂停,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击您的打印机。
  3. 如果菜单上出现“恢复打印”或“使用联机打印机”任一选项,则单击该选项。
  4. 再次尝试进行打印。

检查打印机端口

要确保打印到正确端口或打印到共享打印机路径,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击要使用的打印机,然后单击“属性”。
  3. 在“端口”选项卡上的“打印到下列端口”列表中,单击正确的端口。
最常用的打印机端口设置是 LPT1。不过,有些打印机需要其他端口。要确定您的打印机应使用的端口,请参见您的打印机文档。

验证网络打印机的共享打印机路径

  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 右键单击要使用的打印机,然后单击“属性”。
  3. 在“常规”选项卡上,确保该页顶端显示的打印机名称正确。
如果显示的打印机名称错误,或者您不确定应打印到的打印机,请与您的网络管理员联系以获得更多信息。

更改后台打印程序设置

如果在有足够的磁盘空间的情况下仍存在打印问题,请尝试更改后台打印程序设置。在打印时,信息通常会先被写入硬盘上的文件中,然后再发送到打印机。该过程称为后台打印。使用后台打印,您可以在打印文档时继续使用程序。后台打印速度通常比直接打印到打印机快。比较而言,如果磁盘空间较少,关闭后台打印可能会提高打印速度。

注意:关闭后台打印后,必须等待文件打印完,才能执行从中打印的程序中的其他任务。

要检查或更改后台打印程序设置,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,然后单击“打印机和传真”。
  2. 双击您要尝试使用的打印机。将出现该打印机的打印队列。
  3. 如果打印队列中显示有任何文档,请单击“打印”,单击“取消所有文档”,然后单击“确定”。
  4. 右键单击要使用的打印机,然后单击“属性”。
  5. 单击“高级”选项卡。
    • 如果选择“使用后台打印,以便程序更快的结束打印”选项,则会打开后台打印。
    • 如果选择“直接打印到打印机”选项,则会关闭后台打印并直接打印到打印机。
  6. 更改设置以查看这是否可以加快打印速度。要更改设置,请单击步骤 5 中所列出的任一选项。
    • 如果正在打印到网络打印机,则可能无法更改后台打印程序设置。
    • 对于某些打印机,打印图形的速度可能会远远低于打印文本的速度。

检查资源冲突

打印机硬件必须配置为不与已安装的其他硬件发生冲突。

要检查资源冲突,请按照下列步骤操作:
  1. 依次单击“开始”、“控制面板”、“性能和维护”,然后单击“系统”。
  2. 在“系统属性”对话框中,单击“硬件”选项卡,然后单击“设备管理器”。
  3. 双击“端口”。
  4. 右键单击用于您打印机的相应端口,然后单击“属性”。
  5. 单击“资源”选项卡,然后检查“冲突设备”列表中是否列出冲突。

以有选择的启动模式启动 Windows

要查找可能会干扰您所使用程序的打印功能的设备驱动程序或内存驻留程序,请以 Windows 模式启动,然后测试该程序中的打印到文件操作。

注意:必须以管理员或管理员组的成员身份登录才能完成此过程。如果您的计算机已联网,则网络策略设置也可能会禁止您完成此过程。

警告:在执行本节中的步骤时,可能会使系统还原服务不可用,并且可能会删除任何以前创建的还原点。

有关如何使用系统还原实用工具将计算机还原到以前状态的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
306084 如何在 Windows XP 中将操作系统还原为以前的状态

要以有选择的启动模式启动 Windows,请按照下列步骤操作:
  1. 单击“开始”,单击“运行”,在“打开”框中键入 msconfig,然后单击“确定”。
  2. 在“常规”选项卡上,单击“有选择的启动”,然后单击以清除下面的所有复选框。

    注意:您无法单击以清除“使用原有 BOOT.INI”复选框。
  3. 单击“确定”,然后单击“重新启动”,重新启动计算机。
如果以有选择的启动模式启动 Windows 后,没有发生打印问题,则可以使用干净启动执行故障排除,以帮助确定问题的原因所在。

有关如何在 Windows XP 中执行干净启动的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
310353 如何在 Windows XP 中执行干净启动
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文章编号: 870622 - 最后修改: 2007年3月1日 - 修订: 3.8
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