Year-End Procédures de fermeture dans Inventory Control dans Microsoft Dynamics GP

Cet article explique comment fermer l’année et préparer vos enregistrements d’inventaire pour le nouvel exercice dans Contrôle d’inventaire dans Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 872713

Procédures de clôture d’inventaire de fin d’année

Suivez ces étapes pour fermer l’année et préparer vos enregistrements d’inventaire pour le nouvel exercice. La fermeture d’une année transfère toute la quantité résumée de l’année en cours (coûts et montants des ventes) vers l’historique des transactions pour les articles pour lesquels vous avez conservé un historique des ventes résumé. Le champ Quantité vendue pour chaque article est défini sur zéro. Ces étapes mettent également à jour la quantité dans le champ Quantité de début de chaque élément vers le champ Quantité sur la main de chaque site.

Plus de ressources

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Étapes récapitulatives

1. Publier toutes les transactions de l’année.
2. Rapprocher les quantités d’inventaire.
3. Effectuez un inventaire physique, puis publiez les ajustements.
4. Imprimer des rapports supplémentaires.
5. Effectuez une sauvegarde.
6. Fermez l’année.
7. Fermez les périodes fiscales de la série Inventaire (facultatif).
8. Effectuez une sauvegarde finale.

Étape 1 : Publier toutes les transactions pour l’année

Assurez-vous que toutes les transactions de facturation, de traitement des commandes client et de transactions d’inventaire pour l’année en cours ont été entrées, puis publiées avant la clôture de l’année. C’est vrai afin que les informations historiques soient exactes pour l’année que vous fermez, et que les montants de l’année à ce jour soient indiqués avec précision pour la nouvelle année. Si vous souhaitez entrer des transactions de période future avant de fermer l’année, créez un lot contenant de nouvelles transactions. Toutefois, ne publiez pas le lot avant la fermeture de l’année.

Étape 2 : Rapprocher les quantités d’inventaire

Rapprochez les quantités de tous les éléments à l’aide de la fenêtre Rapprocher les quantités d’inventaire pour vous assurer que vos données de contrôle d’inventaire n’ont pas été endommagées au cours de l’année. Pour ouvrir la fenêtre Rapprocher les quantités d’inventaire, procédez comme suit :

• Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Utilitaires, sur Inventaire, puis sélectionnez Rapprocher.

Si des différences sont détectées pendant le processus de rapprochement, les quantités sont ajustées. Si des ajustements sont effectués, ils sont répercutés dans le rapport de rapprochement. En outre, tous les numéros de série et numéros de lot qui ont été ajoutés pour les éléments ajustés sont inclus. Si vous souhaitez modifier ces numéros de série et numéros de lot, vous pouvez utiliser la fenêtre Entrée de transaction d’élément. Entrez les transactions d’ajustement décroître pour supprimer les numéros de série et les numéros de lot existants. Ensuite, entrez les transactions d’ajustement d’augmentation pour entrer les numéros de série et les numéros de lot corrects. Pour ouvrir la fenêtre Entrée de transaction d’élément, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions , puis sélectionnez Entrée de transaction.

Étape 3 : Effectuer un inventaire physique, puis publier les ajustements

1. Utilisez la fenêtre Maintenance du calendrier stock pour configurer, puis conserver des informations sur le moment où les stocks peuvent être effectués et sur les jours qui seront comptés lorsque le système calcule les dates suggérées pour le prochain nombre de stock pour une combinaison élément-site spécifique. Pour ouvrir la fenêtre Maintenance du calendrier stock, procédez comme suit :
   • Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Configuration, sur Inventaire, puis sélectionnez Calendrier stock.
2. La fenêtre Affectation du cycle du nombre de stocks peut être utilisée si vous souhaitez affecter une fréquence de comptage de stock à de nombreux éléments. Pour ouvrir la fenêtre Affectation du cycle du nombre de valeurs, pointez sur Inventaire dans le menu Cartes , puis sélectionnez Attribution de cycle de nombre.
3. Créez une planification du nombre d’actions. Une planification du nombre de stocks est une liste des éléments spécifiques d’un site spécifique qui seront comptés pendant un décompte spécifique. Lorsque vous démarrez un calendrier de comptage des stocks, la quantité disponible pour chaque ligne du calendrier de comptage des stocks est capturée. Plus tard, les quantités de nombres réels seront comparées aux valeurs capturées pour créer des transactions de variance par défaut. Les formulaires stock count peuvent être imprimés pendant ce processus. Pour ouvrir la fenêtre Planification du nombre d’actions, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions , puis sélectionnez Planification du nombre d’actions.
4. Utilisez la fenêtre Entrée du nombre de titres pour entrer des informations sur les résultats de vos stocks. Lorsque vous traitez un nombre d’actions, des transactions de variance sont créées. Si la case Case activée Variances du nombre d’actions autopost est cochée, les transactions sont également publiées. Pour ouvrir la fenêtre Entrée du nombre de valeurs, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions , puis sélectionnez Entrée du nombre de stocks. Au lieu de suivre l’étape 3, vous pouvez créer manuellement vos entrées d’ajustement. Pour ce faire, imprimez une liste de contrôle d’inventaire physique à l’aide de la fenêtre Rapports d’activité d’inventaire, puis effectuez un décompte physique de vos éléments d’inventaire pour vérifier que les quantités disponibles sont précises pour tous les éléments. Pour ouvrir la fenêtre Rapports d’activité d’inventaire, pointez sur Inventaire dans le menu Rapports , puis sélectionnez Activité.

S’il existe des différences, entrez les ajustements nécessaires dans la fenêtre Entrée de transaction d’élément, puis publiez les transactions. Pour ouvrir la fenêtre Entrée de transaction d’élément, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions , puis sélectionnez Entrée de transaction.

Étape 4 : Imprimer des rapports supplémentaires

Imprimez tous les rapports supplémentaires dont vous aurez besoin pour la planification ou pour vos enregistrements permanents. Les rapports suggérés sont les suivants :

• Rapport d’état des stocks
• Rapport sur les reçus d’achat
• Rapport sur le chiffre d’affaires
• Rapport d’historique des transactions
• Liste des numéros de série
• Liste des numéros de lot

Pour accéder à la palette Rapports, pointez sur Inventaire dans le menu Rapports . Utilisez les sélections de la palette Rapports d’inventaire pour imprimer ces rapports. Si vous envisagez de supprimer les reçus d’achat vendus pendant le processus de clôture de fin d’année, nous vous recommandons d’imprimer le rapport des reçus d’achat pour passer en revue les reçus qui seront supprimés.

Étape 5 : Effectuer une sauvegarde

Effectuez une sauvegarde de toutes les données de l’entreprise !
Il est vrai que vous serez en mesure de récupérer rapidement si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Étape 6 : Fermer l’année

Pour ce faire, sélectionnez Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Routines, sur Inventaire , puis sélectionnez Clôture de fin d’année.

Fermant une année, effectue les tâches suivantes :

• Transfère toutes les quantités résumées de l’année en cours (coûts et montants des ventes) vers l’historique des transactions pour les éléments pour lesquels vous avez conservé l’historique des ventes résumé.
• Mises à jour le montant figurant dans le champ Quantité de début de l’élément dans le champ Quantité sur la main de chaque site. Certains rapports, tels que le rapport de chiffre d’affaires, utilisent le montant dans le champ Quantité de début pour les calculs de rapport.
• Supprime le champ Quantité vendue dans la fenêtre De maintenance Quantités d’articles pour chaque site.
• Supprime les reçus d’achat et l’historique des modifications des coûts pour les articles qui ont été vendus.
• Supprime tous les articles abandonnés des enregistrements d’éléments qui ont été vendus.
• Supprime tous les attributs de lot des enregistrements des articles numérotés par lot s’ils ont été vendus.
• Mises à jour le coût standard de chaque élément au coût actuel si vous utilisez la méthode périodique FIFO ou la méthode d’évaluation périodique LIFO.
• Utilise la fenêtre Inventaire Year-End fermeture pour fermer l’année.

Les options suivantes sont disponibles :

• Supprimer : éléments abandonnés

  Si vous sélectionnez la zone Éléments abandonnés case activée, tous les éléments abandonnés qui ont un solde nul (c’est-à-dire, aucune quantité) seront supprimés de toutes les tables IV pendant le processus de fermeture de fin d’année. Les éléments peuvent être désignés comme abandonnés à l’aide de la fenêtre Maintenance de l’élément. Les éléments supprimés dont la quantité est égale à zéro (à l’exception des composants du kit) et qui n’ont pas de transactions non postées seront supprimés du module Inventaire. Si vous utilisez le module Gestion des appels de service, déterminez s’il existe des éléments abandonnés sur des documents de service non postés. S’il existe des éléments abandonnés sur des documents de service non postés, les documents doivent être affichés avant de continuer. Le rapport De traitement des commandes client, le rapport de facturation ou le rapport de traitement du bon de commande et les demandes de renseignements pourront toujours afficher des informations sur ces articles abandonnés. Toutefois, vous ne pourrez pas effectuer une recherche sur le numéro d’élément, car il a été supprimé de la table Maître d’élément. Si vous souhaitez imprimer un rapport ou vous renseigner sur l’élément abandonné, vous devez inclure l’élément dans la plage Numéro d’élément.

  Remarque

  Si vous sélectionnez cette option, vous supprimez les éléments supprimés. En outre, vous allez supprimer tout l’historique d’inventaire des éléments. Vous ne pourrez pas revenir sur l’historique d’inventaire de ces éléments.

• Supprimer : Reçus vendus et historique des modifications des coûts avant [date]

  Si vous sélectionnez la zone Accusés de vente case activée, tous les reçus dont la quantité reçue et la quantité vendue sont égales seront supprimés. (Les enregistrements seront supprimés des IV10200 marqués comme vendus [RCPTSOLD=1], et les enregistrements correspondants du IV10201 [liés par IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Il s’agit d’une étape facultative, qui peut ne pas être une procédure effectuée chaque fin d’année. Ces valeurs peuvent être utiles lorsque des éléments sont retournés par le biais de la facturation. Par conséquent, vous ne souhaitez peut-être pas supprimer les reçus d’achat du fichier.

  Dans Microsoft Dynamics GP, supprimez les reçus vendus et l’historique des modifications des coûts avant. Sélectionnez la zone Accusés de vente et historique des modifications des coûts avant case activée pour supprimer tous les reçus d’achat vendus et les changements de coût historique pour les articles qui utilisent la méthode d’évaluation périodique LIFO (Average Perpetual), Last In, First Out (LIFO) ou First In, First Out (FIFO) Périodique, puis vous entrez une date. Les reçus de vente, les détails de la quantité vendue et les modifications des coûts historiques avec des dates antérieures à la date que vous avez entrée seront supprimés.

• Supprimer : Attributs de lot vendus

  Si vous sélectionnez la zone Attributs de lot vendus case activée, les valeurs des numéros de lot vendus sont supprimées. Par exemple, vous pouvez supprimer la valeur rouge pour l’attribut de lot Color si vous avez vendu tous les articles numérotés de lot auxquels la valeur rouge a été attribuée.

• Mise à jour : Coût standard de l’élément

  Si vous sélectionnez la zone coût standard de l’élément case activée, le coût standard pour tous les articles auxquels la méthode d’évaluation périodique FIFO a été attribuée ou la méthode d’évaluation périodique LIFO sera automatiquement ajusté pour refléter le coût actuel de chaque élément ou le montant que vous avez payé le plus récemment pour l’article. Si vous êtes inscrit pour le module Fabrication, vous ne pouvez pas sélectionner la zone Coût standard de l’élément case activée.

  Remarque

  Lorsque vous choisissez de mettre à jour le coût standard d’un élément pendant le processus d’inventaire Year-End de clôture pour les éléments de coût standard, le compte de réévaluation des coûts standard doit être renseigné dans l’un des deux emplacements répertoriés ci-dessous pour que le processus de fermeture Year-End se termine. Si vous n’avez pas rempli le compte, le rapport d’exception s’affiche avec la liste des éléments à remplir avant de pouvoir traiter la clôture de fin d’année.

  1. Cartes > Compte d’élément > d’inventaire > (pour chaque élément périodique)
  2. Microsoft Dynamics GP > Configuration des > outils > Publication de > la série d’inventaire des comptes > de publication.

Une fois que vous avez sélectionné toutes les options souhaitées, sélectionnez Processus pour démarrer le processus de clôture de fin d’année. Lorsque l’année est fermée, vous ne pouvez pas publier, rapprocher des quantités, modifier les méthodes d’évaluation ou modifier les décimales des éléments.

Étape 7 : Fermer les périodes fiscales de la série Inventaire (facultatif)

Vous pouvez utiliser la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour fermer les périodes fiscales qui sont toujours ouvertes pour l’année. Pour ouvrir la fenêtre Configuration des périodes fiscales, procédez comme suit :

• Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales. Il empêche les transactions d’être publiées accidentellement à la mauvaise période ou à l’année.

Assurez-vous d’avoir publié toutes les transactions pour la période et l’année pour tous les modules avant la clôture des périodes fiscales. Si vous devez ultérieurement publier des transactions sur une période fiscale que vous avez déjà fermée, vous devez revenir à la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour rouvrir la période avant de pouvoir publier la transaction.

Étape 8 : Effectuer une sauvegarde finale

Effectuez une sauvegarde finale des fichiers de données de l’entreprise et conservez-les dans un stockage sécurisé et permanent. Il vous donne un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise au moment de la clôture de l’année.

Conseils de clôture des stocks de fin d’année

• La clôture de fin d’année doit être effectuée avant la publication des transactions pour la nouvelle année.
• Vous avez la possibilité de sélectionner la zone Éléments abandonnés case activée, la zone Accusés de vente case activée ou la zone Attributs de lot vendus case activée. Si vous sélectionnez ces cases case activée, tous les articles, reçus et attributs de lot vendus qui ont un solde nul seront supprimés pendant le processus de clôture de fin d’année.
• Si vous sélectionnez la zone Case activée Coût standard de l’élément de mise à jour, le coût standard pour tous les éléments auxquels la méthode d’évaluation périodique FIFO ou la méthode d’évaluation périodique LIFO est automatiquement ajustée pour refléter le coût actuel de chaque élément. Le coût actuel correspond au montant que vous avez payé le plus récemment pour l’article.
• Il n’existe aucun rapport de clôture d’année pour l’inventaire.

Questions fréquentes (FAQ) sur les stocks de fin d’année

Q1 : Comment le coût moyen d’un élément est-il mis à jour tout au long de l’année et pendant le processus de clôture de fin d’année lorsque vous utilisez la méthode d’évaluation perpétuelle moyenne ?

R1 : Si vous utilisez la méthode d’évaluation perpétuelle moyenne, tous les reçus de chaque élément seront calculés en moyenne pour déterminer le coût moyen. Le processus de clôture de fin d’année ne modifie pas le coût moyen. Toutefois, il supprime les reçus d’achat qui ont été vendus. La prochaine fois qu’un reçu sera entré, le coût moyen sera réévalué avec les reçus qui restent dans le fichier Des reçus d’achat d’inventaire.

Q2 : La fenêtre Inventaire Year-End fermeture peut-elle être utilisée tout au long de l’année pour mettre à jour le coût standard des éléments si vous utilisez la méthode d’évaluation périodique ?

R2 : Nous vous déconseillons cette option, car le champ Quantité de début est mis à jour pendant le processus de clôture de fin d’année. Cela rendrait ce champ incorrect dans les rapports tels que le rapport sur le chiffre d’affaires. En outre, toutes les informations récapitulatives de l’historique des ventes seraient déplacées de manière incorrecte vers l’année suivante.

Q3 : Quel est l’effet d’une clôture d’inventaire tardive de fin d’année dans les Grandes Plaines ?

A3 : La fermeture de fin d’année de ce module est facultative.

En résumé, les champs qui sont mis à jour pendant la clôture de fin d’année sont utilisés dans les rapports pour les résumés de quantité. Si ces champs ne sont pas importants, vous pouvez décider de ne pas exécuter la clôture de fin d’année.

La clôture de l’inventaire de fin d’année déplace les informations récapitulatives de l’historique de l’année en cours à l’année dernière (comme indiqué sous Cartes/Inventaire/Historique) et met à zéro les informations de l’année en cours.

Nous vous recommandons de fermer le module d’inventaire avant de publier les ventes et les transactions d’achat dans la nouvelle année, car, si vous le faites, les numéros d’historique de l’article ne seront pas exacts (comme indiqué sous Cartes/Inventaire/Historique). En outre, le rapport sur la rotation des stocks peut ne pas être exact, car les quantités de début de l’article pour l’année ne seront pas exactes. Pour illustrer, supposons que vous avez vendu 100 articles en 2019. Ensuite, vous avez vendu 10 articles supplémentaires en 2020. Vous avez publié ces deux transactions d’inventaire en 2020 avant d’effectuer la clôture de fin d’année 2019 pour l’inventaire, de sorte que vous aurez une quantité de 110 en 2020. Une fois la clôture de fin d’année 2019 effectuée, vous aurez une valeur de 0 au lieu de 10 pour votre quantité de ventes 2020 (année en cours) et 110 pour votre quantité de ventes 2019 (année dernière).

Les fenêtres récapitulatives de l’inventaire avec les vues spécifiques du calendrier ou de l’année fiscale respectent les dates. Le processus de fermeture de fin d’année d’inventaire n’est pas sensible à la date.