Procédures de clôture de fin d’année pour le module Gestion des fournisseurs dans Microsoft Dynamics GP

Cet article décrit les procédures de fermeture de fin d’année recommandées pour le module Gestion des fournisseurs dans Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 875169

Résumé

La section Informations supplémentaires contient les informations suivantes :

• Liste de contrôle des étapes que vous devez suivre pour effectuer les procédures de clôture de fin d’année civile.

• Liste de contrôle des étapes que vous devez suivre pour effectuer les procédures de clôture de fin d’exercice.

• Informations détaillées sur chaque étape des listes de vérification.

• Liste des questions fréquemment posées.

Informations supplémentaires

Lisez l’intégralité de cet article avant d’effectuer les étapes. Si vous avez des questions, contactez le support technique Microsoft Dynamics.

Liste de vérification de clôture de la gestion des fournisseurs master fin d’année

1. Publier toutes les transactions de l’année.
2. Imprimez le rapport Ancienne version d’évaluation avec options.
3. Imprimez le rapport d’analyse de la période du fournisseur.
4. Installer la mise à jour de fin d’année de la paie (facultatif)
5. Effectuez une sauvegarde nommée « Modifications antérieures à 1099 ».
6. Vérifiez les informations 1099 et modifiez-les si nécessaire.
7. Imprimez les instructions 1099.
8. Effectuez une sauvegarde nommée « Avant la fin de l’année ».
9. Fermez l’année.
10. Fermez les périodes fiscales.
11. Fermez l’année d’imposition.
12. Effectuez une sauvegarde nommée « Post Year-End ».

Liste de contrôle de clôture de fin d’année de la gestion des fournisseurs

1. Publiez toutes les transactions pour l’année civile.
2. Imprimez le rapport Ancienne version d’évaluation avec options.
3. Effectuez une sauvegarde nommée « Modifications antérieures à 1099 ».
4. Vérifiez les informations 1099 et modifiez-les si nécessaire.
5. Imprimez les instructions 1099.
6. Effectuez une sauvegarde nommée « Avant la fin de l’année ».
7. Fermez l’année civile.
8. Fermez les périodes fiscales.
9. Fermez l’année d’imposition.
10. Effectuez une sauvegarde nommée « Post Year-End ».

Liste de vérification de clôture de fin d’exercice de la gestion des fournisseurs

1. Publier toutes les transactions de l’exercice.
2. Imprimez le rapport d’analyse de la période du fournisseur.
3. Effectuez une sauvegarde nommée « Avant la fin de l’année ».
4. Fermez l’année fiscale.
5. Fermez les périodes fiscales.
6. Effectuez une sauvegarde nommée « Post Year-End ».

Informations détaillées pour chaque étape de la liste de contrôle de fin d’année

Les étapes suivantes sont des informations détaillées pour la liste de contrôle de fin d’année.

Étape 1 : Publier toutes les transactions pour l’année

Publiez toutes les transactions de l’année avant la clôture de l’année. Si vous souhaitez entrer des transactions de période future avant de fermer l’année, créez un lot pour les transactions de période à venir. Enregistrez les transactions de période à venir dans le nouveau lot, mais ne publiez le nouveau lot qu’après la clôture de l’année.

Les zones suivantes de Microsoft Dynamics GP ne respectent pas les dates :

• Affichage Des montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur
• Objets SmartList
• Rapports récapitulatives du fournisseur

Ces zones de Microsoft Dynamics GP sont incorrectes si vous ne fermez pas les comptes payables après avoir entré toutes les transactions de l’année en cours et avant d’entrer des transactions pour la nouvelle année. Toutefois, la vue Montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur est modifiable. Vous pouvez donc mettre à jour les informations dans la vue Montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur si nécessaire.

Pour accéder à la vue Montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur, procédez comme suit :

1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achats, puis sélectionnez Résumé.
2. Dans la fenêtre Récapitulatif du crédit fournisseur, tapez un ID de fournisseur dans le champ ID du fournisseur , puis sélectionnez Annuel.
3. Dans la liste Vue récapitulative , sélectionnez Montants depuis la dernière fermeture.

Pour afficher les colonnes SmartList affectées, procédez comme suit :

1. Ouvrez SmartList. Pour le faire dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez SmartList dans le menu Microsoft Dynamics GP.

2. Développez le nœud Achats , puis sélectionnez Fournisseurs.

3. Sélectionnez Colonnes.

4. Sélectionnez Ajouter.

5. Sélectionnez les champs suivants dans la liste Colonnes disponibles .

   Remarque

   Les éléments marqués d’un astérisque sont affectés par la clôture de fin d’année calendaire. Tous les autres éléments sont affectés par la clôture de fin d’exercice.

   • 1099 Montant YTD
   • 1099 Quantité LYR
   • Montant facturé YTD
   • Montant facturé LYR
   • Montant payé YTD
   • Montant payé LYR
   • Nombre moyen de jours de paiement - Année
   • LYR disponible à la remise
   • Remise disponible YTD
   • LYR perdu de remise
   • Remise perdue YTD
   • Remise prise LYR
   • Remise prise YTD
   • LYR des frais financiers
   • Frais financiers YTD
   • Nombre de frais financiers LYR
   • Nombre de frais financiers YTD
   • Nombre de LYR de facture
   • Nombre de factures YTD
   • Nombre de factures payées YTD
   • Retourne un LYR
   • Retourne YTD
   • Remises commerciales prises LYR
   • Remises commerciales prises YTD
   • Rétention de LYR
   • Retenue YTD
   • Write Offs LYR
   • Write Offs YTD

6. Sélectionnez OK.

7. Sélectionnez OK.

Pour afficher les rapports Récapitulatif du fournisseur, procédez comme suit :

1. Dans le menu Rapports , pointez sur Achats, puis sélectionnez Analyse.
2. Dans la liste Rapports , sélectionnez Année civile.
3. Dans la liste Options , sélectionnez une option, puis sélectionnez Imprimer.

Étape 2 : Imprimer le rapport Ancienne version d’évaluation avec options

Nous vous recommandons d’imprimer une copie papier du rapport Ancienne version d’évaluation avec options à conserver avec vos dossiers financiers permanents de fin d’année. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Dans le menu Rapports , pointez sur Achats, puis sélectionnez Solde d’évaluation.
2. Dans la liste Rapports , sélectionnez Ancienne version d’évaluation avec options.

Étape 3 : Imprimer le rapport Analyse de la période du fournisseur

Nous vous recommandons d’imprimer une copie papier du rapport Analyse de la période du fournisseur à conserver avec vos dossiers financiers permanents de fin d’année. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Dans le menu Rapports , pointez sur Achats, puis sélectionnez Analyse.
2. Dans la liste Rapports , sélectionnez Période.

Étape 4 : Installer la mise à jour de fin d’année de la paie (facultative)

S’il existe des modifications de conformité pour la gestion des fournisseurs, telles que des modifications de formulaire 1099, installez la mise à jour de fin d’année de la paie. S’il n’y a aucun changement ou problème de conformité pour l’année d’imposition pour la gestion des fournisseurs, vous pouvez ignorer cette étape.

Passez en revue les modifications incluses dans la mise à jour de fin d’année de la paie.

Étape 5 : Effectuer une sauvegarde nommée Modifications antérieures à 1099

Créez une sauvegarde, puis placez-la dans un stockage sécurisé et permanent. Une sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année, et cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Une sauvegarde vous permet de récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP , puis sélectionnez Sauvegarde.

2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre société.

3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

   Remarque

   Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde Pré-1099 Modifications pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Étape 6 : Vérifier les informations 1099 et les modifier si nécessaire

Pour imprimer la liste d’édition 1099, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Routines, sur Achats, puis sélectionnez Imprimer 1099.

2. Entrez les informations de la société et l’ID d’adresse.

3. Sélectionnez l’icône d’imprimante dans le coin supérieur droit pour imprimer la liste d’édition 1099. Vérifiez l’exactitude.

4. Si vous avez besoin de modifier des informations 1099, utilisez l’une des méthodes suivantes (les méthodes 1 et 2 sont recommandées pour Microsoft Dynamics GP 2013 et versions ultérieures et également illustrées dans Édition simplifiée pour les versions 1099 dans Microsoft Dynamics GP

Méthode 1 : (RECOMMANDÉ) Modifier les détails de la transaction 1099 (S’applique à Microsoft Dynamics GP 2013 et versions ultérieures)

1. Sélectionnez Transactions, pointez sur Achat, puis sélectionnez Modifier les informations de transaction 1099.

2. Sélectionnez l’ID de fournisseur approprié. (Seuls les fournisseurs définis sur 1099able s’affichent dans la fenêtre.)

3. Vous pouvez limiter par numéro de bon, par numéro de document ou par date, si vous le souhaitez.

4. Sélectionnez si vous voulez 1099 Transactions de débit, Toutes les transactions de débit ou Toutes les transactions de crédit.

5. Les détails de la transaction du fournisseur sont renseignés en bas de la fenêtre. Pour chaque transaction, vous pouvez modifier le type de taxe, le numéro de zone et le montant sur les transactions ouvertes et historiques.

   Remarque

   Vous ne pouvez pas entrer un montant 1099 supérieur au montant total du document.

6. Sélectionnez Processus pour que les modifications soient apportées et la version 1099 sera mise à jour.

Méthode 2 : FOURNISSEUR NON MARQUÉ CORRECTEMENT : (S’applique à Microsoft Dynamics GP 2013 et versions ultérieures)

Si vous avez marqué un fournisseur comme 1099able et que vous n’avez pas dû l’avoir, ou si vous avez oublié de marquer un fournisseur comme 1099able du tout, vous pouvez utiliser l’utilitaire d’informations Update 1099 pour modifier la status 1099 sur le fournisseur et également pour mettre à jour les informations 1099. Vous pouvez modifier un fournisseur 1099 pour qu’il ne soit pas 1099 ou visa versa.

1. Sélectionnez Outils sous Microsoft Dynamics GP, pointez sur Utilitaires, sur Achats, puis sélectionnez Mettre à jour les informations 1099.

2. Marquez la puce pour Vendor et 1099 Transactions.

3. Dans les sections FROM et TO, entrez le contenu suivant :

   • Pour modifier un fournisseur pour qu’il soit 1099able : sélectionnez Pas un fournisseur 1099 dans la section FROM, puis sélectionnez le type 1099 de Dividende, Intérêt ou Divers approprié, ainsi que le numéro de boîte 1099 approprié dans la section TO. (Divers et la case 7 Rémunération des non-employés sont les plus courantes.)

   • Pour modifier un fournisseur pour qu’il ne soit pas 1099able : sélectionnez le type de taxe et le numéro de zone 1099 actuels sélectionnés dans la fenêtre Options de maintenance du fournisseur pour le fournisseur dans la section FROM, puis sélectionnez Pas un fournisseur 1099 dans la section TO.

   *Si Not a 1099 Vendor n’est pas une option dans les listes déroulantes, vous n’êtes pas sur une version gp supérieure à Microsoft Dynamics GP 2013, ou vous n’avez pas sélectionné Fournisseur et 1099 Transactions comme indiqué à l’étape 2.

4. Utilisez la restriction Plage pour vous limiter à l’ID de fournisseur que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez INSÉRER.

5. Sélectionnez Processus. Le fournisseur status sera mis à jour dans la fenêtre Options de maintenance du fournisseur, et les informations 1099 seront mises à jour de manière appropriée. Vous pouvez utiliser la fenêtre de détails 1099 (voir Méthode 1) pour vérifier.

Méthode 3 : Modifiez directement la version 1099 (à utiliser pour Microsoft Dynamics GP 2010 et versions antérieures, mais peut fonctionner pour toutes les versions)

1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achats, puis sélectionnez 1099 Détails.

2. Dans la liste ID du fournisseur, sélectionnez un ID de fournisseur.

3. Dans la liste Type de taxe, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Dividende

   • Intérêt

   • Divers

4. Dans la zone Affichage, sélectionnez Mois ou Année, puis tapez 20XX dans le champ Année. (Entrez l’année souhaité pour l’espace réservé 20XX .)

5. Dans la colonne Montant, tapez le montant 1099 correct. Sélectionnez Enregistrer.

Méthode 4 : Modifiez directement la version 1099 (à utiliser pour Microsoft Dynamics GP 2010 et versions antérieures, mais peut fonctionner pour toutes les versions)

1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achats, puis sélectionnez Résumé.

2. Dans la liste ID du fournisseur, sélectionnez un ID de fournisseur, puis sélectionnez Période.

3. Dans le champ Année, tapez 20XX. (Entrez l’année souhaité pour l’espace réservé 20XX .)

4. Dans le champ Mois/Période, sélectionnez le mois ou la période approprié.

5. Sélectionnez le bouton d’extension bleu détails 1099 qui apparaît en regard du champ Montant 1099. Cette fenêtre Détails 1099 s’ouvre.

6. Dans la colonne Montant, tapez le montant 1099 correct pour la zone correspondante.

7. Appuyez sur Enregistrer. Existent en dehors des fenêtres restantes.

Étape 7 : Imprimer les instructions 1099

Pour imprimer les instructions 1099, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Routines, sur Achats, puis sélectionnez Imprimer 1099.
2. Dans le champ Année 1099 , tapez 20XX. (Entrez l’année pour l’espace réservé 20XX .)
3. Chacun de vos types de rapports 1099 doit être imprimé séparément. Dans la fenêtre Imprimer 1099, sélectionnez les options souhaitées dans le champ Type 1099 et dans le champ Numéro de boîte 1099 , puis sélectionnez Imprimer.

Le tableau suivant fournit des informations supplémentaires sur les champs du formulaire 1099 et sur l’emplacement où ces informations peuvent se trouver dans Microsoft Dynamics GP.

Actuellement, Microsoft Dynamics GP ne gère pas le dépôt de média magnétique de l’état 1099s. Le partenaire Microsoft Dynamics suivant propose des produits de médias magnétiques W-2 et 1099 compatibles. Pour plus d’informations, contactez :

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Jacksonville, FL 32207
Général : 1-800-209-9793 (numéro gratuit)
Ventes : 1-800-209-9793x2 (numéro gratuit)
sales@greenshades.com
Formes vertes

Étape 8 : Effectuer une sauvegarde nommée Pre Year-End

Créez une sauvegarde, puis placez-la dans un stockage sécurisé et permanent. Une sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année, et cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Une sauvegarde vous permet de récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

   Remarque

   Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde « Pré-Fin d’année » pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Étape 9 : Fermer l’année

Pour fermer l’année, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, sur Routines, sur Achats, puis sélectionnez Clôture de fin d’année.

2. Si vous fermez votre année fiscale et votre année civile en même temps, sélectionnez Tout. Si vous fermez simplement votre année civile, sélectionnez Calendrier. Si vous venez de fermer votre exercice, sélectionnez Fiscal.

3. Sélectionnez la zone Imprimer le rapport case activée, puis sélectionnez Fermer l’année.

   Remarque

   Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec vos enregistrements d’audit permanents de fin d’année.

Pour afficher la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur, procédez comme suit :

1. Dans le menu Cartes , pointez sur Achats, puis sélectionnez Résumé.
2. Dans le champ ID du fournisseur , tapez un ID de fournisseur à afficher, puis sélectionnez Annuel.

Détails de l’année civile
Le processus de fin d’année civile dans Microsoft Dynamics GP efface le champ 1099 Amount Year to Date , puis transfère le montant vers le champ 1099 Amount Last Year (Montant de l’année dernière ) pour la vue Montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur.

Détails de l’exercice
Le processus de fin d’exercice dans Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants :

• Montant facturé YTD
• Montant payé YTD
• Nombre moyen de jours de paiement - Année
• Remise disponible YTD
• Remise perdue YTD
• Remise prise YTD
• Frais financiers YTD
• Nombre de frais financiers YTD
• Nombre de factures YTD
• Nombre de factures payées YTD
• Retourne YTD
• Remises commerciales prises YTD
• Retenue YTD
• Write Offs YTD

Les montants de ces champs seront également mis à jour dans la vue Montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur :

• Montant facturé LYR
• Montant payé LYR
• LYR disponible à la remise
• LYR perdu de remise
• Remise prise LYR
• LYR des frais financiers
• Nombre de frais financiers LYR
• Nombre de LYR de facture
• Retourne un LYR
• Remises commerciales prises LYR
• Rétention de LYR
• Write Offs LYR

Étape 10 : Fermer les périodes fiscales

Vous pouvez utiliser la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour fermer les périodes fiscales qui sont encore ouvertes pour l’année. Il empêche les utilisateurs de publier accidentellement des transactions sur une période ou une année incorrecte. Vérifiez que vous avez publié toutes les transactions pour la période et l’année pour tous les modules avant de fermer les périodes fiscales. Si vous devez publier ultérieurement des transactions sur une période fiscale que vous avez déjà fermée, vous pouvez revenir à la fenêtre Configuration des périodes fiscales pour rouvrir la période avant de pouvoir publier une transaction.

Pour fermer une période fiscale, procédez comme suit :

1. Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, pointez sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales.
2. Cochez la case Case activée d’achat pour la période que vous devez fermer.

Étape 11 : Fermer l’année d’imposition

Pour fermer l’année d’imposition, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, sur Routines, sur Entreprise, puis sélectionnez Taxe Year-End Fermer.
2. Sélectionnez la zone Fermer l’année case activée et la zone Imprimer le rapport case activée.
3. Sélectionnez Processus. Lorsque vous êtes invité à poursuivre la clôture de fin d’année. Sélectionnez Oui.

   Remarque

   Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec vos enregistrements d’audit permanents de fin d’année.

Étape 12 : Effectuer une sauvegarde nommée Post Year-End

Créez une sauvegarde, puis placez-la dans un stockage sécurisé et permanent. Une sauvegarde vous donne un enregistrement permanent de la situation financière de l’entreprise à la fin de l’année, et cette sauvegarde peut être restaurée ultérieurement si nécessaire. Une sauvegarde vous permet de récupérer rapidement des données si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la liste Nom de la société, sélectionnez le nom de votre société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde si nécessaire, puis sélectionnez OK.

   Remarque

   Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde « Post-Year-End » pour la différencier de vos autres sauvegardes.

Foire aux questions

Q1 : Les enregistrements de fournisseurs inactifs sont-ils effacés pendant la clôture de fin d’année ? Si ce n’est pas le cas, comment supprimer les enregistrements de fournisseurs inactifs ?

R1 : Non, les enregistrements de fournisseurs inactifs ne sont pas automatiquement supprimés. Pour supprimer un enregistrement fournisseur inactif, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Aucun montant de l’année en cours 1099 n’existe pour le fournisseur
• Le fournisseur n’a aucun document professionnel ou historique.

Pour supprimer tous les enregistrements de fournisseurs inactifs qui répondent à ces critères, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Utilitaires, sur Achats, puis sélectionnez Suppression de fournisseur en masse.
2. Dans la liste Plage , sélectionnez par État du fournisseur.
3. Dans la liste De , sélectionnez Inactif.
4. Dans la liste À , sélectionnez Inactif.
5. Sélectionnez Processus.

Q2 : Que dois-je faire si je dois émettre un case activée le 1er janvier pour l’année prochaine, mais que je ne suis pas encore prêt à fermer l’année en cours ?

R2 : Imprimez les chèques, mais ne les publiez pas avant que vous ayez traité votre clôture de fin d’année. Si vous devez publier les vérifications immédiatement, modifiez les champs Montant payé dans la vue Montants depuis la dernière fermeture de la fenêtre Récapitulatif annuel du fournisseur.