文書番号: 879086 - 最終更新日: 2012年2月7日 - リビジョン: 3.1

メールを送るときのマナーを教えて

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マイクロソフト 初心者向けページ (http://support.microsoft.com/gp/beginnerpage/ja)
部長に「常識がない!」と怒られてしまった彼女ですが、どうして怒られたのかわかりません。彼に聞いてみると、部長へ送ったメールのサイズが大きすぎたようです。彼は、彼女にメールのマナーについて説明します。
会社で「きみは、常識がない!」って、部長に怒られちゃった。?
?一体、何をしたの?
部長に作成を頼まれた資料をメールに添付して送った後だったんだけど、その資料のできが悪かったのかな?
画像やグラフをたくさん付けた 30 ページの力作だったのに･･･。		?
?もしかしたら、送ったファイルの大きさが原因じゃないかな?
え、どうして? 30 ページの資料を作るのすごく大変だったのよ。?
?そうじゃなくて、大きいサイズのファイルを添付ファイルとして送ると、送信するにも、メールを受け取る相手が添付ファイルを受信するにも、時間がかかってしまうんだ。
そうだったの。大きいサイズってどれぐらい??
?目安として 1 MB (メガバイト) を超えないようにするといいよ。
複数のファイルを添付するときも、全部の合計が1MBを超えないようにね。
そっか、これからは気を付けるね。
他にも、メールを送るときのマナーってあるの?		?
?うん。
まず、仕事のメールは HTML 形式ではなくテキスト形式で送ったほうがいいね。
テキスト形式? それはどうして??
?メールを送った相手も HTML 形式に対応している電子メール ソフトでないと、メールの内容が文字化けしてちゃんと表示されないんだ。でも、テキスト形式なら、すべての電子メール ソフトに対応しているんだよ。
そうなのね。それなら、相手が使っている電子メール ソフトがわからない場合は、テキスト形式でメールを送ったほうがいいってことね。?
?そういうこと。
それから、HTML 形式は書式などを設定してきれいなメールを送れるけど、サイズが大きくなりがちで、メールを送った相手がなかなか受信できなかったりすることもあるから注意する必要があるよ。
うん、わかったわ。?
?他には、メールの件名は必ず書くようすること。
ウイルスと間違えて削除されてしまう可能性もあるからね。
確かに、件名が空白で送られてくるメールって怖いわ。?
?ただし、件名っていうのはただ書けばいいってわけでもないんだ。
メール本文の内容を、相手にとって簡潔にわかりやすくまとめるのもマナーの 1 つなんだよ。
なるほど。?
?それから、機種依存文字と言われる
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丸囲み数字の例
のような丸囲み数字や、
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ローマ数字の例
などのローマ数字、
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(株)
や
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(有)
などのかっこでまとめられて 1 文字になっているような文字は使わないこと。
これらの文字は、メールを受け取る相手によっては文字化けして正しく表示されない場合があるんだ。
機種依存文字ね。覚えておこう。?
?最後に、メールの件名や本文には半角カタカナは入力しないようにね。
これも、文字化けの原因になるから。
そうなのね。これからは、使わないようにするわ。?
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この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook Express 6.0
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Windows メール
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