メールを送るときのマナーを覚えよう
目次概要メールを送るときには、ビジネスの場合とプライベートの場合とで、それぞれマナーを守って送りましょう。ここでは、メールの形式や、件名などの書き方に関するマナーについて説明します。 詳細Step 1 - ビジネスの場合とプライベートの場合でメールを使い分けてみましょうここでは、ビジネスの場合とプライベートの場合でメールを送るときのマナーについて説明します。代表的なマナーとして、下記の点に注意してメールを送るようにしましょう。
メール形式 (テキスト形式とリッチ テキスト形式 (HTML)) についてビジネスでメールを送る場合には、メールを受信する相手のことを考えて、メールが正しく表示されることはもちろん、見やすさ、メール サイズの大きさに注意してメールを送るようにしましょう。一般的にビジネスでメールを送る場合には、これらの条件を満たした "テキスト形式" でメールを作成します。プライベートの場合は、"テキスト形式" と "リッチ テキスト形式 (HTML)" のどちらの形式で送った方がよいという決まりはありません。"リッチ テキスト形式 (HTML)" でメールを送る場合には、相手の使っているメール ソフトによっては "リッチ テキスト形式 (HTML)" のメールが正しく表示されない場合があることを覚えておきましょう。 メールのテキスト形式とリッチ テキスト形式 (HTML) を切り替える詳細の手順については、下記の Q&A をご覧ください。 882688 (http://support.microsoft.com/kb/882688/JA/) "テキスト形式" と "リッチ テキスト形式 (HTML) " とを切り替えてみよう 件名について件名は、メールのタイトルになる重要な部分です。入力せずにメールを送ることもできますが、一般的にメール本文の内容を、相手にとって簡潔に、わかりやすくまとめたものを件名として入力するのがマナーです。また、半角カタカナを入力すると、正しく表示されない場合があるので、半角カタカナは使わないようにしましょう。 たとえば重要なメールであれば、下図のように「[重要] 会議の日程について」と記号を使って、件名を入力することも工夫の 1 つです。  メール本文の書き出しについて手紙の場合、まず挨拶文から文章が始まります。同様にメールの場合も、「こんにちは」や「お疲れ様です」程度の挨拶を交えて、メールの本文を作成しましょう。 使える記号についてメールを送る場合には、使える記号と使えない記号があります。ほとんどの記号は使うことができますが、使っているコンピュータの種類に依存する "機種依存文字" と呼ばれる文字があります。 たとえば、  などの丸囲み数字や、 などのローマ数字、 や  などのかっこでまとめられて 1 字になっているような記号があります。これらの記号は、メールを送る相手によっては正しく表示されない場合があるので、使わないようにしましょう。 また、件名の注意事項として、半角カタカナを使わないようにするとありますが、メールの本文を作成する上でも使わないようにしましょう。 添付ファイルの容量について添付ファイルを使うと、いろいろなファイルを簡単に送ることができます。しかし、あまりに容量の大きいファイルを添付ファイルとして送ると、送信するにも、メールを受け取る相手が添付ファイルを受信するにも、時間がかかってしまいます。そのため、添付ファイルを使う場合は、最高でも 1 MB 以内に容量を押さえて送るようにお勧めします。メールに添付をすると、下図のように [添付] ボックスのファイル名の後ろに添付ファイルの容量が表示されます。  どうしても、容量の大きい添付ファイルを送る必要がある場合には、ファイルを圧縮してから送るなどの工夫をするようにしましょう。圧縮をするには専用の圧縮ソフトが必要になりますが、Windows XP には標準で圧縮機能がついています。この機能を使用して圧縮する詳細の手順については、下記の Q&A をご覧ください。 880397 (http://support.microsoft.com/kb/880397/JA/) 容量の大きなファイルを圧縮して小さくするには ここでは、メールを送るときのマナーについて説明しました。その他の Outlook Express の操作方法については、下記の Q&A をご覧ください。
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