メールを送るときのマナーを覚えよう

文書番号: 882687 - 対象製品
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目次

概要

メールを送るときには、ビジネスの場合とプライベートの場合とで、それぞれマナーを守って送りましょう。ここでは、メールの形式や、件名などの書き方に関するマナーについて説明します。

詳細

Step 1 - ビジネスの場合とプライベートの場合でメールを使い分けてみましょう


ここでは、ビジネスの場合とプライベートの場合でメールを送るときのマナーについて説明します。代表的なマナーとして、下記の点に注意してメールを送るようにしましょう。

メール形式 (テキスト形式とリッチ テキスト形式 (HTML)) について

ビジネスでメールを送る場合には、メールを受信する相手のことを考えて、メールが正しく表示されることはもちろん、見やすさ、メール サイズの大きさに注意してメールを送るようにしましょう。一般的にビジネスでメールを送る場合には、これらの条件を満たした "テキスト形式" でメールを作成します。
プライベートの場合は、"テキスト形式" と "リッチ テキスト形式 (HTML)" のどちらの形式で送った方がよいという決まりはありません。"リッチ テキスト形式 (HTML)" でメールを送る場合には、相手の使っているメール ソフトによっては "リッチ テキスト形式 (HTML)" のメールが正しく表示されない場合があることを覚えておきましょう。
メールのテキスト形式とリッチ テキスト形式 (HTML) を切り替える詳細の手順については、下記の Q&A をご覧ください。
882688 "テキスト形式" と "リッチ テキスト形式 (HTML) " とを切り替えてみよう

件名について

件名は、メールのタイトルになる重要な部分です。
入力せずにメールを送ることもできますが、一般的にメール本文の内容を、相手にとって簡潔に、わかりやすくまとめたものを件名として入力するのがマナーです。また、半角カタカナを入力すると、正しく表示されない場合があるので、半角カタカナは使わないようにしましょう。
たとえば重要なメールであれば、下図のように「[重要] 会議の日程について」と記号を使って、件名を入力することも工夫の 1 つです。
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メール本文の書き出しについて

手紙の場合、まず挨拶文から文章が始まります。
同様にメールの場合も、「こんにちは」や「お疲れ様です」程度の挨拶を交えて、メールの本文を作成しましょう。

使える記号について

メールを送る場合には、使える記号と使えない記号があります。
ほとんどの記号は使うことができますが、使っているコンピュータの種類に依存する "機種依存文字" と呼ばれる文字があります。
たとえば、
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などの丸囲み数字や、
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などのローマ数字、
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などのかっこでまとめられて 1 字になっているような記号があります。
これらの記号は、メールを送る相手によっては正しく表示されない場合があるので、使わないようにしましょう。
また、件名の注意事項として、半角カタカナを使わないようにするとありますが、メールの本文を作成する上でも使わないようにしましょう。

添付ファイルの容量について

添付ファイルを使うと、いろいろなファイルを簡単に送ることができます。しかし、あまりに容量の大きいファイルを添付ファイルとして送ると、送信するにも、メールを受け取る相手が添付ファイルを受信するにも、時間がかかってしまいます。
そのため、添付ファイルを使う場合は、最高でも 1 MB 以内に容量を押さえて送るようにお勧めします。メールに添付をすると、下図のように [添付] ボックスのファイル名の後ろに添付ファイルの容量が表示されます。
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どうしても、容量の大きい添付ファイルを送る必要がある場合には、ファイルを圧縮してから送るなどの工夫をするようにしましょう。圧縮をするには専用の圧縮ソフトが必要になりますが、Windows XP には標準で圧縮機能がついています。この機能を使用して圧縮する詳細の手順については、下記の Q&A をご覧ください。
880397 容量の大きなファイルを圧縮して小さくするには
ここでは、メールを送るときのマナーについて説明しました。その他の Outlook Express の操作方法については、下記の Q&A をご覧ください。
  • 882680 Outlook Express の基本画面について知ろう

  • 882682 メールを送ってみよう

  • 882683 メールを受信してみよう

  • 882684 受信したメールに返信してみよう

  • 882685 受信したメールを、他の人に転送してみよう

  • 882686 メールを送るときの [宛先]、[CC]、[件名] などの使い方を覚えよう

  • 882690 不要なメールを削除してみよう

  • 882691 メールにファイルを添付して送ってみよう

プロパティ

文書番号: 882687 - 最終更新日: 2004年12月16日 - リビジョン: 1.2
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Outlook Express 6.0
キーワード:?
kbhowto outboxinfo kbbeginner KB882687
"Microsoft Knowledge Baseに含まれている情報は、いかなる保証もない現状ベースで提供されるものです。Microsoft Corporation及びその関連会社は、市場性および特定の目的への適合性を含めて、明示的にも黙示的にも、一切の保証をいたしません。さらに、Microsoft Corporation及びその関連会社は、本文書に含まれている情報の使用及び使用結果につき、正確性、真実性等、いかなる表明・保証も行ないません。Microsoft Corporation、その関連会社及びこれらの権限ある代理人による口頭または書面による一切の情報提供またはアドバイスは、保証を意味するものではなく、かつ上記免責条項の範囲を狭めるものではありません。Microsoft Corporation、その関連会社 及びこれらの者の供給者は、直接的、間接的、偶発的、結果的損害、逸失利益、懲罰的損害、または特別損害を含む全ての損害に対して、状況のいかんを問わず一切責任を負いません。(Microsoft Corporation、その関連会社 またはこれらの者の供給者がかかる損害の発生可能性を了知している場合を含みます。) 結果的損害または偶発的損害に対する責任の免除または制限を認めていない地域においては、上記制限が適用されない場合があります。なお、本文書においては、文書の体裁上の都合により製品名の表記において商標登録表示、その他の商標表示を省略している場合がありますので、予めご了解ください。"

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