Outlook 2003 では、登録したアドレスの表示方法を名前やメール アドレスなどで並べ替えたり、新しくフォルダを作成して連絡先を整理することができます。
連絡先を整理してみましょう
連絡帳のサイズが大きくなった場合は、目的の連絡先やグループを探しやすくするために、さまざまな方法で連絡先を整理することができます。連絡先を整理するには、下記の方法があります。
Step 1 - 連絡先の表示方法を変更して、整理するには
連絡先に登録した情報は、電話番号や会社ごとに表示方法を変更することができます。
ここでは例として、通常下図のようにカード形式で表示されている連絡先を、会社別に表示してみましょう。
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Outlook 2003 を起動しましょう。
Outlook 2003 を起動する方法については、下記の Q&A をご覧ください。
- 882714?
(http://support.microsoft.com/kb/882714/JA/
)
Outlook 2003 を起動/終了してみよう
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[連絡先フォルダ] を表示しましょう。
[ナビゲーション ウィンドウ] の [連絡先] をクリックします。
補足 : [連絡先] フォルダを表示するには、[移動] をクリックし、表示されたメニューから [連絡先] をクリックする方法もあります。
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連絡先の表示方法を変更しましょう。
[現在のビュー] に表示されている項目から、任意の表示方法をクリックします。
変更できる表示方法は、下記のとおりです。
- 連絡先カード : 会社と自宅の電話番号、郵送先住所などをカード形式で表示します。通常は、連絡先カードが選択されています。
- 連絡先カード (詳細) : 会社と自宅の住所、会社と自宅の電話番号などの項目をカード形式で表示します。
- 電話番号リスト : 会社名、会社の電話番号、会社の FAX 番号、自宅の電話番号などを表示します。
- 分類項目別 : 連絡先を分類項目ごとにグループ化し、分類項目名の下に名前順に表示します。
- 会社別 : 連絡先を会社ごとにグループ化します。役職、会社名、部署、会社と自宅の電話番号、会社の FAX 番号などを表示します。
- 地域別 : 連絡先を郵送先住所の国ごとにグループ化します。会社名、郵送先の都道府県、郵送先の国、会社と自宅の電話番号などを表示します。
- フラグの種類別 : 連絡先をフラグの種類別にグループ化し、表形式で表示します。
ここでは例として、[会社別] を選択します。
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連絡先の表示方法を変更できましたか?
表示方法を変更できた場合は、下図のように表示されます。
ここでは、連絡先の表示方法を変更する方法について説明しました。
では、次に Step 2 で新しいフォルダを作成して、整理してみましょう。
Step 2 - 新しいフォルダを作成して、整理するには
ここでは例として、[Microsoft] というフォルダを作成して、Step 1 で [会社別] にまとめて表示された連絡先を移動させてみましょう。
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Outlook 2003 を起動しましょう。
Outlook 2003 を起動する方法については、下記の Q&A をご覧ください。
- 882714?
(http://support.microsoft.com/kb/882714/JA/
)
Outlook 2003 を起動/終了してみよう
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[連絡先フォルダ] を表示しましょう。
[ナビゲーション ウィンドウ] の [連絡先] をクリックします。
補足
[連絡先] フォルダを表示するには、[移動] をクリックし、表示されたメニューから [連絡先] をクリックする方法もあります。
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[新しいフォルダの作成] ダイアログ ボックスを表示しましょう。
[新規作成] ボタンの右端に表示されている下向きの三角 (▼) ボタンをクリックし、表示されたメニューから [フォルダ] をクリックします。
補足
[新しいフォルダの作成] ダイアログ ボックスを表示するには、[ファイル] をクリックし、表示されたメニューから [新規作成] をポイントします。次に、表示されたメニューから [フォルダ] をクリックする方法もあります。
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フォルダ名を入力しましょう。
[名前] ボックスに任意のフォルダ名を入力します。
ここでは例として、「Microsoft」(「」は除く) と入力します。
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フォルダの種類を確認しましょう。
[フォルダに保存するアイテム] ボックスに [連絡先アイテム] が選択されていることを確認します。
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フォルダを作成しましょう。
[フォルダを作成する場所] ボックスの一覧から、[連絡先] をクリックし、[OK] をクリックします。
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フォルダが作成されたか確認しましょう。
下図のように作成したフォルダのアイコンが表示されているか確認しましょう。
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移動する連絡先を選択しましょう。
移動する連絡先をクリックします。
ワンポイント
表示されている連絡先をクリックして 1 つずつ選択することもできます。
ここでは例として、[会社: Microsoft (3 件)] をクリックし、まとめて選択します。
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[アイテムの移動] ダイアログ ボックスを表示しましょう。
[編集] をクリックし、表示されたメニューから [フォルダへ移動] をクリックします。
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移動先のフォルダを表示しましょう。
[移動先のフォルダを指定してください] ボックスの一覧から、任意のフォルダをダブルクリックして、移動するフォルダを表示します。
ここでは例として、[連絡先] をダブルクリックします。
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連絡先を移動しましょう。
移動先のフォルダをクリックし、[OK] をクリックします。
ここでは例として、[Microsoft] を選択します。
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確認メッセージが表示されます。
"この操作は選択されているすべてのグループに適用されます。" というメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。
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連絡先を移動できましたか?
連絡先を移動できた場合は、下図のように移動先のフォルダに移動した連絡先が表示されます。
補足
移動するメッセージを選択し、移動先のフォルダにドラッグ アンド ドロップしても、メッセージを移動することができます。
ドラッグ アンド ドロップする方法については、下記の Q&A をご覧ください。
- 882637?
(http://support.microsoft.com/kb/882637/JA/
)
ドラッグ アンド ドロップをしてみよう
または、ツール バーの [フォルダへ移動] ボタンをクリックし、表示されたメニューから移動先のフォルダをクリックする方法もあります。
補足作成したフォルダを削除する場合は、削除するフォルダをクリックし、ツール バーにある X 印がついた [削除] ボタンをクリックします。
削除の確認メッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。
作成したフォルダは、完全には削除されず [削除済みアイテム] フォルダに移動します。
ここでは、新しいフォルダを作成して整理する方法について説明しました。
では次に、Step 3 で不要な連絡先を削除して、整理してみましょう。
Step 3 - 不要な連絡先を削除して、整理するには
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Outlook 2003 を起動しましょう。
Outlook 2003 を起動する方法については、下記の Q&A をご覧ください。
- 882714?
(http://support.microsoft.com/kb/882714/JA/
)
Outlook 2003 を起動/終了してみよう
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[連絡先フォルダ] を表示しましょう。
[ナビゲーション ウィンドウ] の [連絡先] をクリックします。
補足
[連絡先] フォルダを表示するには、[移動] をクリックし、表示されたメニューから [連絡先] をクリックする方法もあります。
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削除する連絡先を選択しましょう。
表示されている連絡先の一覧から、削除する連絡先をクリックします。
ここでは例として、下図に表示されている連絡先を選択します。
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連絡先を削除しましょう。
ツール バーにある X 印がついた [削除] ボタンをクリックします。
補足
連絡先を削除するには、[編集] をクリックし、表示されたメニューから [削除] をクリックする方法もあります。
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不要な連絡先を削除できましたか?
連絡先を削除できた場合は、下図のように [削除済みアイテム] に削除した連絡先が表示されます。
ここでは、不要な連絡先を削除して整理する方法について説明しました。
関連情報を参照するには、以下の「サポート技術情報」 (Microsoft Knowledge Base) をクリックしてください。
881837?
(http://support.microsoft.com/kb/881837/JA/
)
メールの差出人を連絡先に追加するには
881838?
(http://support.microsoft.com/kb/881838/JA/
)
新しい連絡先を追加するには
881840?
(http://support.microsoft.com/kb/881840/JA/
)
連絡先の表示方法を変更するには
Help and Support
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