Descrizione degli scenari comuni in cui le informazioni potrebbero essere rimosse dal calendario o non essere corrette

In questo articolo vengono descritti gli scenari comuni in cui le informazioni potrebbero essere rimosse dal calendario o diventare obsolete e viene proposta una soluzione per il problema descritto in ogni scenario. Vengono inoltre descritte le procedure ottimali per creare riunioni ricorrenti, aggiungere nuovi partecipanti alle riunioni e condividere il calendario con i delegati.

Scenari in cui gli elementi potrebbero essere rimossi dal calendario

Più utenti ricevono richieste di riunione per un proprietario di cassetta postale

Sintomi

In questo scenario agiscono un organizzatore di riunione, un destinatario che corrisponde al responsabile e un delegato con diritti di supervisore sulle cartelle Calendario e Attività del responsabile. Il delegato riceve copie di tutte le richieste di riunione del responsabile, ma il responsabile ha anche deciso di visualizzare le richieste di riunione. Pertanto, il responsabile e il delegato ricevono ogni richiesta di riunione inviata al responsabile.

Si consideri lo scenario descritto di seguito.

1. L'organizzatore crea e invia una nuova richiesta di riunione al responsabile. La riunione prevede una sola istanza e non include alcuna impostazione per Ricorrenza.
2. Il responsabile apre la richiesta di riunione, ma non la accetta né la rifiuta.
   
   Importante In questo scenario, il responsabile lascia la richiesta aperta durante i passaggi successivi.
3. Il delegato apre la richiesta di riunione, quindi la accetta e invia una risposta.
4. Dopo che il delegato ha accettato la richiesta di riunione, il responsabile la elimina senza chiuderla.
5. Quando il responsabile esamina il calendario, nota che la riunione è stata eliminata dal calendario.
6. Quando il delegato apre il calendario del responsabile, nota che non vi è visualizzata la riunione da lui stesso accettata.

Se il responsabile tiene aperta la richiesta di riunione mentre il delegato la accetta, lo stato della risposta alla richiesta di riunione nella Posta in arrivo del responsabile è impostato su "Non accettato". Quando il delegato elabora la richiesta di riunione nella propria Posta in arrivo, le informazioni relative alla disponibilità vengono aggiornate. Lo stato della risposta della richiesta di riunione attualmente aperta nella Posta in arrivo del responsabile non viene tuttavia aggiornato. In questo scenario, quando il responsabile elimina la richiesta di riunione, l'elemento riunione corrispondente viene eliminato dal calendario.

Se il responsabile apre la richiesta di riunione dopo che il delegato l'ha accettata, lo stato della risposta della richiesta è "Accettato". Pertanto, quando la richiesta di riunione viene eliminata, anche l'elemento riunione corrispondente viene eliminato dal calendario.

Risoluzione

Per risolvere il problema è necessario ottenere e installare Office 2003 Service Pack 2. Per ulteriori informazioni, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

Stato

Microsoft ha confermato che questo problema si verifica con i prodotti elencati alla fine del presente articolo.

Workaround

Per ovviare al problema, utilizzare uno dei metodi descritti di seguito:

• Metodo 1: verificare che un solo utente per cassetta postale riceva ed elabori le richieste di riunione, ovvero che non venga assegnato più di un delegato con autorizzazioni di supervisore. Il proprietario della cassetta postale e il delegato devono decidere chi elaborerà tutte le richieste di riunione.
• Metodo 2: non eliminare una richiesta di riunione dalla Posta in arrivo finché non si è certi che la riunione sia stata elaborata. Dopo che la richiesta di riunione è stata elaborata, viene visualizzato il testo seguente nella barra informazioni della richiesta:
  Accettata da nomeutente il data,ora

Sono state individuate diverse varianti a questo scenario. Questo problema, ad esempio, può verificarsi se due o più delegati ricevono richieste di riunione da parte di un responsabile.

Si elimina una richiesta di riunione da un computer dopo avere accettato la stessa richiesta di riunione su un altro computer

Sintomi

Questo scenario è relativo a due computer che si connettono alla stessa cassetta postale di Exchange Server. Questo scenario, ad esempio, può includere un computer desktop in cui si utilizza la modalità in linea e un computer portatile in cui si utilizza la modalità cache.

Si consideri lo scenario descritto di seguito.

1. Si riceve una richiesta di riunione.
2. Si verifica che questa richiesta di riunione esiste nella Posta in arrivo di entrambi i computer.
3. Sul computer portatile si avvia Outlook.
4. Si sceglie Non in linea dal menu File.
5. Sul computer desktop in cui si utilizza la modalità cache o la modalità in linea si apre la richiesta di riunione, quindi si fa clic su Accetta.
6. Mentre si è ancora non in linea sul computer portatile, si elimina la richiesta di riunione dalla Posta in arrivo, quindi si fa clic su Invia e ricevi per aggiornare le modifiche alla cassetta postale di Exchange Server.
7. La riunione viene eliminata dal calendario.

La richiesta di riunione accettata sul computer desktop viene immediatamente elaborata. La richiesta di riunione eliminata sul computer portatile viene sincronizzata in seguito. Dopo la sincronizzazione, la riunione viene eliminata anche dal computer desktop.

Risoluzione

Per risolvere il problema è necessario ottenere e installare Office 2003 Service Pack 2. Per ulteriori informazioni, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:



Nota È possibile che la soluzione comporti più di un semplice aggiornamento all'installazione client di Microsoft Office Outlook 2003. Se, ad esempio, si utilizza un dispositivo BlackBerry come uno dei client negli scenari precedenti, sarà necessario aggiornare la versione del file CDO.DLL sul server BlackBerry Enterprise Server con cui il dispositivo BlackBerry stabilisce una connessione wireless, oltre ad aggiornare il server BlackBerry Enterprise Server.

Per ulteriori informazioni, fare clic sul seguente collegamento al sito Web BlackBerry (informazioni in lingua inglese):Inoltre, se si utilizza Outlook Web Access come uno dei client negli scenari precedenti, sarà necessario ottenere il service pack più recente per Exchange Server 2003. Per ulteriori informazioni, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

Stato

Si tratta di un comportamento legato alla progettazione del prodotto.

Workaround

È consigliabile elaborare le richieste di riunione su un solo computer.

Si annulla o si elimina una riunione senza inviare un aggiornamento

Se si annulla o elimina una riunione, ma non si invia l'aggiornamento, la riunione viene rimossa solo dal calendario. Se si è l'organizzatore, a nessuno viene notificato che si sta annullando la riunione. Se si è un partecipante, a nessuno viene notificato che non si parteciperà.

Workaround

Per ovviare al problema, inviare una notifica di annullamento. Per annullare correttamente una riunione organizzata dall'utente o a cui l'utente non desidera partecipare, attenersi alla seguente procedura.

1. Nell'Elenco cartelle fare clic su Calendario.
2. Fare clic sulla riunione nel calendario.
3. Scegliere Apri dal menu File, quindi Elementi selezionati.
4. Scegliere Annulla riunione dal menu Azioni.
5. Fare clic su Invia l'annullamento ed elimina la riunione quando si riceve il messaggio seguente:
   L'annullamento della riunione non è stato notificato ai partecipanti. Si desidera:
   
   Invia l'annullamento ed elimina la riunione
   
   Elimina senza inviare un annullamento
6. Scegliere OK.
7. Scegliere Invia per completare l'annullamento.

Si modificano di frequente le riunioni ricorrenti

L'aggiornamento frequente di una riunione può generare confusione tra i partecipanti. Se, ad esempio, si apportano modifiche frequenti al criterio di ricorrenza della riunione, ai partecipanti vengono inviati numerosi aggiornamenti. I destinatari potrebbero fare confusione e rimuovere erroneamente la riunione dal calendario.

Nello scenario seguente potrebbero venire inviati ulteriori aggiornamenti. Nell'elenco dei partecipanti sono presenti due istanze dello stesso nome di persona. Si elimina uno dei nomi. Se si fa clic su Invia aggiornamenti solo ai partecipanti aggiunti o eliminati quando si invia l'aggiornamento, la persona il cui nome è stato eliminato riceve una notifica di annullamento. Analogamente, se si fa clic su Invia aggiornamenti a tutti i partecipanti quando si invia l'aggiornamento della riunione, la persona il cui nome è stato eliminato riceve sia una notifica di annullamento che un aggiornamento. In questo scenario, i destinatari potrebbero fare confusione e rimuovere erroneamente la riunione dal calendario.

Workaround

Se è necessario apportare modifiche che genereranno probabilmente confusione tra i partecipanti, è consigliabile annullare la riunione per tutti i partecipanti. Dopo avere rimosso la riunione dal calendario dei partecipanti, è possibile inviare una nuova richiesta di riunione che include tutte le modifiche che si desidera apportare.

Se è necessario pianificare una riunione settimanale che deve essere modificata ogni settimana, è possibile inviare una singola istanza della richiesta di riunione ogni settimana.

Scenari in cui gli elementi del calendario possono diventare inesatti

Le riunioni inoltrate restituiscono informazioni inesatte nel calendario

L'organizzatore della riunione non deve inoltrare richieste di riunione. Si consideri lo scenario descritto di seguito.

1. In qualità di organizzatore della riunione, si inoltra una richiesta di riunione a un destinatario non presente nell'elenco di partecipanti originale.
2. Il destinatario non viene automaticamente aggiunto all'elenco di partecipanti.
3. In qualità di organizzatore della riunione, si modifica l'ora e si invia un aggiornamento ai partecipanti.
4. Il destinatario che ha ricevuto la richiesta di riunione inoltrata non riceve l'aggiornamento.

Per includere un nuovo partecipante alla riunione in una richiesta esistente, l'organizzatore può aggiungere il nome all'elenco di partecipanti alla riunione e inviare un aggiornamento alla riunione originale.

Si inoltra una richiesta di riunione come partecipante alla riunione

Quando si inoltra una riunione (ricorrente o a istanza singola) a un nuovo partecipante, il nuovo partecipante non viene aggiunto alla riunione originale a meno che il partecipante non invii una risposta per la riunione. Poiché al partecipante non vengono inviati tutti gli aggiornamenti alla riunione, le informazioni nel calendario di tale partecipante risulteranno obsolete.

Quando si utilizza Microsoft Outlook per accettare una richiesta di riunione ricorrente inoltrata da un organizzatore o partecipante, è possibile che non si venga aggiunti all'elenco di partecipanti alla riunione. Quando l'organizzatore o il partecipante visualizza l'elenco in Outlook o in Outlook Web Access, il nome dell'utente non è presente nell'elenco.

Si utilizza Outlook Web Access per accettare una riunione

Se si utilizza Outlook Web Access per accettare una richiesta di riunione, potrebbe verificarsi una perdita di dati se la riunione è stata modificata in Outlook. Si consideri lo scenario descritto di seguito.

1. Si riceve una richiesta di riunione.
2. Si avvia Outlook. Si apre la richiesta di riunione visualizzata nella Posta in arrivo, ma non si accetta o si rifiuta la richiesta.
   
   Outlook viene forzato a includere un elemento provvisorio nel calendario del partecipante.
3. Si apre l'elemento del calendario relativo alla riunione generato da Outlook.
4. Si aggiungono informazioni quali le indicazioni per l'elemento, quindi si fa clic su Accetta.
   
   Nota La richiesta di riunione originale rimane nella Posta in arrivo.
5. Si accede a Outlook Web Access.
6. Si apre la richiesta di riunione rimasta nella Posta in arrivo, quindi si fa clic su Accetta.
   
   Tutte le modifiche apportate in precedenza in Outlook andranno perse.

Workaround

Per ovviare al problema, accettare la richiesta di riunione nella Posta in arrivo di Outlook prima di modificare l'elemento riunione nel calendario.

Non si fa clic su Invia aggiornamento quando si modifica una riunione organizzata

Quando si modifica una riunione organizzata da se stessi, è necessario fare clic su Invia aggiornamento per essere certi che le modifiche vengano inviate a tutte le persone invitate alla riunione. Si modifica, ad esempio, la data o l'ora di una riunione. Se non si invia un aggiornamento, gli invitati non verranno informati della nuova ora della riunione. Per inviare un aggiornamento, attenersi alla seguente procedura:

1. In Outlook aprire una riunione organizzata da se stessi.
2. Spostare la riunione di un'ora avanti rispetto all'ora pianificata inizialmente.
3. Fare clic su Invia aggiornamento per inviare una richiesta di riunione aggiornata agli invitati.

Non si elabora una richiesta di riunione nella Posta in arrivo

È consigliabile accettare o rifiutare sempre una richiesta di riunione dalla Posta in arrivo. Se si accetta o si rifiuta una riunione utilizzando l'elemento riunione nel calendario di Outlook, la richiesta di riunione rimane nella Posta in arrivo. Se non si elabora la richiesta di riunione nella Posta in arrivo, è possibile che si verifichino i seguenti problemi:

• Potrebbe insorgere confusione quando si visualizza questa richiesta in seguito.
• Se è stato designato un delegato, il delegato potrebbe non sapere se la richiesta di riunione è stata accettata.
• Se l'organizzatore aggiorna la riunione, è possibile che l'elemento riunione originale nel calendario non venga aggiornato perché la richiesta di riunione originale non è stata elaborata. Se non si elaborano le richieste relative alla stessa riunione in modo che vengano ricevute, l'elemento riunione nel calendario potrebbe non essere corretto.

Le note personali vanno perse dopo avere ricevuto un aggiornamento di riunione

È consigliabile non inserire note personali nel corpo di un elemento riunione nel calendario. Se si è un partecipante a questa riunione, le note andranno perse se si riceve una aggiornamento di riunione. Se si è l'organizzatore, le note personali verranno inviate a tutte le persone presenti nell'elenco di partecipanti. Si consideri lo scenario descritto di seguito.

1. Si riceve una richiesta di riunione.
2. Si avvia Outlook, si apre la richiesta di riunione visualizzata nella Posta in arrivo e si fa clic su Accetta
3. Si apre l'elemento del calendario relativo alla riunione e si aggiunge del testo al corpo dell'elemento.
4. Si sceglie Salva e chiudi.
5. L'organizzatore della riunione invia un aggiornamento e lo si riceve.
6. Si apre l'elemento per forzare lo sniffer ad aggiornare il calendario, ma non si fa clic su Accetta.
7. Si apre nuovamente l'elemento del calendario. Tutte le note immesse in precedenza vengono eliminate.

Stato

Si tratta di un comportamento legato alla progettazione del prodotto.

Workaround

Microsoft consiglia di scrivere le note personali tramite la funzionalità Note di Outlook o un altro prodotto, quale Microsoft Office Work o Microsoft Office OneNote.

Procedure ottimali per utilizzare le informazioni sulla riunione

Convertire un appuntamento esistente in una richiesta di riunione

Talvolta può essere necessario convertire un appuntamento esistente nel calendario di Outlook in una richiesta di riunione. Per convertire correttamente l'appuntamento in una richiesta di riunione, attenersi alla seguente procedura:

1. Nell'Elenco cartelle fare clic su Calendario.
2. Fare doppio clic sull'appuntamento che si desidera convertire.
3. Sulla barra degli strumenti della riunione fare clic su Invita partecipanti.
   
   La casella A e il pulsante Invia vengono aggiunti all'elemento appuntamento. L'elemento appuntamento diventa una richiesta di riunione.
4. Digitare l'indirizzo di posta elettronica del partecipante nella casella A, quindi fare clic su Invia.

Limitare il numero di delegati che dispongono di accesso al calendario

In Outlook non è definito alcun limite per il numero di delegati che è possibile aggiungere alla cassetta postale. Anche se in Outlook non è definito alcun limite per i delegati, le limitazioni di altre risorse potrebbero limitare il numero di delegati che è possibile aggiungere alla cassetta postale. Se, ad esempio, si aggiungono più delegati alla cassetta postale, il limite di 32 KB per i dati delle regole impedisce di salvare le regole dei delegati nella cassetta postale. Questo limite di 32 KB viene imposto dal server. Quando si raggiunge questo limite, viene visualizzato un messaggio di errore analogo al seguente quando si cerca di aggiungere un nuovo delegato: Questa limitazione relativa alle risorse non viene applicata se si aggiunge un numero ridotto di delegati. È necessario considerare tutte le limitazioni relative alle risorse quando si pianificano scenari con delegati o si risolvono i relativi problemi.

Quando Outlook è stato sviluppato e testato, è stato previsto un numero massimo di quattro delegati. Per evitare che le informazioni sulla riunione siano non corrette o assenti, è consigliabile utilizzare un solo delegato con autorizzazioni di supervisore. Assicurarsi di decidere se a elaborare tutte le richieste di riunione sarà il delegato o il proprietario della cassetta postale. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Più utenti ricevono richieste di riunione per un proprietario di cassetta postale".

Se è necessario che più di un utente disponga di accesso alla cassetta postale, considerare attentamente se questi utenti devono essere delegati. È invece possibile assegnare all'utente le autorizzazioni di revisione. Per assegnare a un altro utente le autorizzazioni di revisore, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Calendario, quindi scegliere Proprietà.
2. Scegliere la scheda Autorizzazioni.
3. Scegliere Aggiungi.
4. Fare clic sul nome dell'utente a cui si desidera assegnare le autorizzazioni di revisore, fare clic su Aggiungi, quindi scegliere OK.
5. Nella casella Nome fare clic sul nome dell'utente, quindi su Revisore nella casella Livello di autorizzazione.
6. Scegliere Applica, quindi OK.

Per ulteriori informazioni su tali limitazioni delle regole lato server, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

Pianificare le date di fine per le riunioni ricorrenti

È consigliabile aggiungere una data di fine definita quando si pianifica una riunione ricorrente. Quando si aggiunge una data di fine definita, è possibile evitare problemi che potrebbero verificarsi se è necessario aggiornare più volte la riunione. Se si pianifica un data di fine per le riunioni, è possibile creare una nuova riunione se si determina che è necessario modificare spesso la riunione.

Attivare la registrazione del calendario per i dirigenti e per gli altri utenti più assidui

È possibile attivare la registrazione del calendario di Outlook 2003 per i dirigenti e per gli altri utenti più assidui. La registrazione del calendario ha un effetto minimo sulle prestazioni della maggior parte dei computer. Quando si utilizza la registrazione del calendario, viene creato un file di registro. È possibile utilizzare questo file di registro per risolvere i problemi relativi alla riunione se uno di questi utenti segnala un problema.

Per ulteriori informazioni sulla funzionalità di registrazione del calendario in Outlook 2003 Service Pack 1, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito: