Descrição de cenários comuns em que as informações do calendário podem ser removidas do calendário ou podem não estar correctas

Este artigo poderá conter hiperligações para conteúdo em inglês (ainda não traduzido).

Este artigo descreve cenários comuns em que as informações do calendário podem ser removidas do calendário ou podem ficar desactualizadas. Este artigo descreve a resolução do problema que é descrito em cada cenário. Este artigo também descreve os procedimentos recomendados para criar reuniões periódicas, para adicionar novos participantes às reuniões e para partilhar o calendário com os delegados.

Cenários em que os itens podem ser removidos do calendário

Múltiplos utilizadores recebem pedidos de reunião para um proprietário de caixa de correio

Sintomas

Este cenário envolve um organizador de reunião, um destinatário que é o gestor e um delegado que tem direitos de editor sobre a pasta Calendário do gestor e sobre a pasta Tarefas do gestor. O delegado recebe cópias de todos os pedidos de reunião do gestor, mas o gestor também optou por ver os pedidos de reunião. Por conseguinte, o gestor e o delegado recebem todos os pedidos de reunião que são enviados para o gestor.

Considere o seguinte cenário:

1. O organizador da reunião cria e envia um novo pedido de reunião para o gestor. A reunião é uma única instância. A reunião não inclui nenhuma definição de recorrência.
2. O gestor abre o pedido de reunião mas não aceita nem recusa o pedido.
   
   Importante: neste cenário, o gestor deixa o pedido aberto durante os passos seguintes.
3. O delegado abre o pedido de reunião. Em seguida, o delegado aceita o pedido de reunião e envia uma resposta.
4. Depois de o delegado aceitar o pedido de reunião, o gestor elimina o pedido de reunião sem fechar o pedido de reunião.
5. Quando o gestor examina o calendário, o gestor observa que a reunião foi eliminada do calendário.
6. Quando o delegado abre o calendário do gestor, o delegado observa que a reunião que o delegado aceitou não aparece no calendário do gestor.

Se o gestor tiver o pedido aberto ao mesmo tempo que o delegado aceita o pedido de reunião, o pedido de reunião na pasta A receber do gestor tem um estado de resposta de Não aceite. Quando o delegado processa o pedido de reunião na pasta A receber do delegado, as informações sobre a disponibilidade são actualizadas. No entanto, o estado da resposta do pedido de reunião que está actualmente aberto na pasta A receber do gestor não é actualizado. Neste cenário, quando o gestor elimina o pedido de reunião, o item de reunião correspondente é eliminado do calendário.

Se o gestor abrir o pedido de reunião depois de o delegado aceitar o pedido de reunião, o estado da resposta do pedido de reunião é Aceite. Por conseguinte, quando o pedido de reunião é eliminado, o item de reunião correspondente também é eliminado do calendário.

Resolução

Para resolver este problema, obtenha e instale o Office 2003 Service Pack 2. Para obter mais informações, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Estado

A Microsoft confirmou que este problema ocorre nos produtos da Microsoft listados na secção "Aplica-se a".

Como contornar

Para contornar este problema, utilize um dos métodos que se seguem:

• Método 1: Certifique-se de que apenas um utilizador para cada caixa de correio recebe e processa pedidos de reunião. Isto significa que atribui um máximo de um delegado com permissões de edição. O proprietário de caixa de correio e o delegado têm de decidir quem vai processar todos os pedidos de reunião.
• Método 2: Não elimine um pedido de reunião da pasta A receber até ter a certeza de que a reunião foi processada. O texto que se segue aparece na barra de informações do pedido de reunião quando o pedido de reunião for processado:
  Aceite por nome_do_utilizador em data,hora

A Microsoft encontrou diversas variações diferentes deste cenário. Por exemplo, este problema pode ocorrer se dois ou mais delegados receberem pedidos de reunião em nome de um gestor.

Elimina um pedido de reunião num computador depois de aceitar o mesmo pedido de reunião noutro computador

Sintomas

Este cenário envolve dois computadores que ligam à mesma caixa de correio do Exchange Server. Por exemplo, este cenário poderá incluir um computador pessoal que está a utilizar o modo online e um computador portátil que está a utilizar o modo de intercâmbio em cache.

Considere o seguinte cenário:

1. Recebe um pedido de reunião.
2. Confirma que este pedido de reunião existe na pasta A receber em ambos os computadores.
3. No computador portátil, inicia o Outlook.
4. No menu Ficheiro, clica em Trabalhar offline.
5. No computador pessoal que está a utilizar o modo de intercâmbio em cache ou o modo online, abre o pedido de reunião. Em seguida, clica em Aceitar.
6. Quando ainda está offline no computador portátil, elimina o pedido de reunião da pasta A receber. Em seguida, clica em Enviar e receber para actualizar as alterações para a caixa de correio do Exchange Server.
7. A reunião é eliminada do calendário.

O pedido de reunião que aceitou no computador pessoal é imediatamente processado. O pedido de reunião que eliminou no computador portátil é sincronizado posteriormente. Após a sincronização, a reunião no computador pessoal também é eliminada.

Resolução

Para resolver este problema, obtenha e instale o Office 2003 Service Pack 2. Para obter mais informações, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):



Nota: a solução poderá requerer mais do que apenas uma actualização para a instalação de cliente do Microsoft Office Outlook 2003. Por exemplo, se estiver a utilizar um dispositivo BlackBerry como um dos clientes nos cenários anteriores, vai requerer uma actualização para a versão da CDO.DLL no BlackBerry Enterprise Server ao qual o dispositivo BlackBerry liga sem fios, bem como uma actualização para o BlackBerry Enterprise Server.

Para mais informações, clique na seguinte hiperligação para o Web site da BlackBerry:Adicionalmente, se utilizar o Outlook Web Access como um dos clientes no cenário anterior, precisará do service pack mais recente do Exchange Server 2003. Para obter mais informações, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Estado

Este comportamento ocorre por predefinição.

Como contornar

É recomendável processar os pedidos de reunião apenas num computador.

Cancela ou elimina uma reunião sem enviar uma actualização

Se cancelar ou eliminar uma reunião, mas não enviar a actualização, a reunião só é removida do calendário. Se for o organizador, ninguém é notificado de que está a cancelar a reunião. Se for um participante, ninguém é notificado de que não está a participar.

Como contornar

Para resolver este problema, envie um aviso de cancelamento. Para cancelar correctamente uma reunião que tenha organizado ou em que não pretenda participar, siga estes passos.

1. Na lista de pastas, clique em Calendário.
2. Clique na reunião no calendário.
3. No menu Ficheiro, aponte para Abrir e, em seguida, clique em Itens seleccionados.
4. No menu Acções, clique em Cancelar reunião.
5. Clique em Enviar cancelamento e eliminar reunião quando receber a seguinte mensagem:
   Os participantes não foram notificados do cancelamento da reunião. Escolha uma das seguintes opções:
   
   Enviar cancelamento e eliminar reunião
   
   Eliminar sem enviar cancelamento
6. Clique em OK.
7. Clique em Enviar para concluir o cancelamento.

Altera com frequência reuniões periódicas

Uma reunião frequentemente actualizada pode criar confusão para os participantes. Por exemplo, se efectuar alterações frequentes ao padrão de periodicidade da reunião, muitas actualizações são enviadas para os participantes. Os destinatários podem ficar confusos e poderão remover incorrectamente a reunião do calendário.

Podem ser enviadas mais actualizações no seguinte cenário. A lista de participantes contém duas instâncias do nome da mesma pessoa. Elimina um dos nomes. Se clicar em Enviar actualizações apenas para os participantes adicionados ou eliminados quando enviar a actualização, a pessoa cujo nome eliminou recebe um aviso de cancelamento. Do mesmo modo, se clicar em Enviar actualizações para todos os participantes quando enviar a actualização da reunião, a pessoa cujo nome eliminou recebe um aviso de cancelamento e uma actualização. Neste cenário, os destinatários podem ficar confusos e poderão remover incorrectamente a reunião do calendário.

Como contornar

Se tiver de efectuar algumas alterações que possam provocar confusão aos participantes, é recomendável cancelar a reunião para todos os participantes. Depois de a reunião ser removida dos calendários dos participantes, pode enviar um novo pedido de reunião que inclua todas as alterações que pretende efectuar.

Se tiver de agendar uma reunião semanal que tenha de alterar todas as semanas, poderá enviar uma única instância do pedido de reunião todas as semanas.

Cenários em que os itens do calendário poderão ficar incorrectos

As reuniões reencaminhadas levam a informações incorrectas no calendário

O organizador da reunião não deverá reencaminhar pedidos de reunião. Considere o seguinte cenário:

1. Como organizador de reunião, reencaminha um pedido de reunião para um destinatário que não consta da lista de participantes original.
2. O destinatário não é adicionado automaticamente à lista de participantes.
3. Como organizador de reunião, altera a hora e envia uma actualização para os participantes.
4. O destinatário que recebeu o pedido de reunião reencaminhado não recebe a actualização.

Para incluir um novo participante de reunião num pedido de reunião existente, o organizador pode adicionar o nome à lista de participantes da reunião e enviar uma actualização para a reunião original.

Reencaminha um pedido de reunião como um participante de reunião

Quando reencaminha uma reunião (periódica ou de ocorrência única) para um novo participante, o novo participante não é adicionado à reunião original a menos que o participante envie uma resposta de reunião. Não são enviadas para o participante todas as actualizações à reunião, resultando em informações desactualizadas no calendário desse participante.

Quando utiliza o Microsoft Outlook para aceitar um pedido de reunião periódica que foi reencaminhado para si por um organizador do participante, poderá não ser adicionado à lista de participantes da reunião. Quando o organizador do participante visualiza a lista no Outlook ou Outlook Web Access, o seu nome não aparece na lista.

Utiliza o Outlook Web Access para aceitar uma reunião

Se utilizar o Outlook Web Access para aceitar um pedido de reunião, pode ocorrer perda de dados se a reunião tiver sido modificada no Outlook. Considere o seguinte cenário:

1. É-lhe enviado um pedido de reunião.
2. Inicia o Outlook. Abre o pedido de reunião que aparece na pasta A receber. No entanto, não aceita nem recusa o pedido.
   
   O Outlook é forçado a incluir um item de tentativa no calendário do participante.
3. Abre o item de calendário gerado pelo Outlook para a reunião.
4. Adiciona informações como a direcção para o item. Em seguida, clica em Aceitar.
   
   Nota: o pedido de reunião original permanece na pasta A receber.
5. Inicia sessão no Outlook Web Access.
6. Abre o pedido de reunião que permanece na pasta A receber. Em seguida, clica em Aceitar.
   
   Perdem-se todas as alterações efectuadas anteriormente no Outlook.

Como contornar

Para resolver este problema, aceite o pedido de reunião na pasta A receber no Outlook antes de alterar o item de reunião no calendário.

Não clica em 'Enviar actualização' quando altera uma reunião que organiza

Quando altera uma reunião que organiza, tem de clicar em Enviar actualização para se certificar de que as alterações são enviadas para todos os que convidou para a reunião. Por exemplo, modifica a data ou a hora de uma reunião. Se não enviar uma actualização, os convidados não serão informados da nova hora da reunião. Para enviar uma actualização, siga estes passos:

1. No Outlook, abra uma reunião que organizou.
2. Altere a hora da reunião para uma hora mais tarde do que a hora originalmente agendada.
3. Clique em Enviar actualização para enviar um pedido de reunião actualizado para os convidados.

Não processa um pedido de reunião na pasta 'A receber'

É recomendável aceitar ou recusar sempre um pedido de reunião na pasta A receber. Se aceitar ou recusar uma reunião utilizando o item de reunião no calendário do Outlook, o pedido de reunião permanece na pasta A receber. Se não processar o pedido de reunião na pasta A receber, os seguintes problemas podem ocorrer:

• Pode ficar confuso quando vir este pedido mais tarde.
• Se se tiver comprometido com um delegado, o delegado poderá não saber se aceitou o pedido de reunião.
• Se o organizador actualizar a reunião, o item de reunião original no calendário poderá não ser actualizado porque o pedido de reunião original não foi processado. Se não processar os pedidos de reunião que estão relacionados com a mesma reunião pela ordem em que são recebidos, o item de reunião no calendário poderá estar incorrecto.

As notas pessoais perdem-se depois de uma actualização de reunião ser recebida

É recomendável não tirar notas pessoais no corpo de um item de reunião no calendário. Se for um participante desta reunião, as notas perder-se-ão se uma actualização de reunião for recebida. Se for o organizador, as notas pessoais serão enviadas para todos na lista de participantes. Considere o seguinte cenário:

1. Recebe um pedido de reunião.
2. Inicia o Outlook e abre o pedido de reunião que aparece na pasta A receber e clica em Aceitar
3. Abre o item de calendário para a reunião e adiciona algum texto ao corpo do item.
4. Clica em Guardar e fechar.
5. O organizador da reunião envia uma actualização à reunião e recebe-a.
6. Abre o item para forçar o interceptor a actualizar o calendário, mas não clica em Aceitar.
7. Abre o item de calendário novamente. Perderam-se todas as notas que introduziu anteriormente.

Estado

Este comportamento ocorre por predefinição.

Como contornar

A Microsoft recomenda tirar notas pessoais utilizando a funcionalidade Notas no Outlook ou noutro produto, tal como o Microsoft Office Work ou Microsoft Office OneNote.

Procedimentos recomendados para trabalhar com informações de reunião

Converter um compromisso existente num pedido de reunião

Por vezes, poderá ter de converter um compromisso existente no calendário do Outlook num pedido de reunião. Siga estes passos para converter correctamente o compromisso num pedido de reunião:

1. Na lista de pastas, clique em Calendário.
2. Faça duplo clique no compromisso que pretende converter.
3. Na barra de ferramentas da reunião, clique em Convidar participantes.
   
   A caixa Para e o botão Enviar são adicionados ao item do compromisso. O item de compromisso torna-se num pedido de reunião.
4. Escreva o endereço de correio electrónico do participante na caixa Para e, em seguida, clique em Enviar.

Limitar o número de delegados que têm acesso ao calendário

O Outlook não tem um limite definido para o número de delegados que pode adicionar à caixa de correio. Mesmo que o Outlook não tenha um limite definido de delegados, outras limitações de recursos vão provavelmente limitar o número de delegados que pode adicionar à caixa de correio. Por exemplo, se adicionar muitos delegados à caixa de correio, o limite de 32 KB para dados de regras impede que guarde as regras de delegados na caixa de correio. Este limite de 32 KB é imposto pelo servidor. Quando atingir este limite, recebe a seguinte mensagem de erro quando tentar adicionar um novo delegado: Esta limitação de recursos não o afecta se adicionar um pequeno número de delegados. Tem de considerar todas as limitações de recursos quando planear ou resolver problemas com cenários de delegados.

Quando o Outlook foi desenvolvido e testado, foi testado um máximo de quatro delegados. Para evitar informações de reunião incorrectas ou em falta, é recomendável utilizar apenas um delegado com permissões de edição. Certifique-se de que decide se o delegado ou o proprietário da caixa de correio vai processar todos os pedidos de reunião. Consulte a secção "Múltiplos utilizadores recebem pedidos de reunião para um proprietário de caixa de correio" para obter mais informações.

Se mais de um utilizador precisar de aceder à caixa de correio, considere com cuidado se estes utilizadores deverão ser delegados. Poderá ter de atribuir ao utilizador permissões de revisão para a pasta. Para atribuir permissões de revisor a outro utilizador, siga estes passos:

1. Clique com o botão direito do rato na pasta Calendário e clique em Propriedades.
2. Clique no separador Permissões.
3. Clique em Adicionar.
4. Clique no nome do utilizador ao qual pretende atribuir permissões de revisor, clique em Adicionar e clique em OK.
5. Na caixa Nome, clique no nome de utilizador e clique em Revisor na caixa Nível de permissão.
6. Clique em Aplicar e clique em OK.

Para obter mais informações sobre as limitações das regras do lado do servidor, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Agendar datas de fim para reuniões periódicas

É recomendável adicionar uma data de fim definitiva quando agenda uma reunião periódica. Quando adiciona uma data de fim definitiva, pode evitar problemas que poderão ocorrer se tiver de actualizar a reunião várias vezes. Se agendar uma data de fim para reuniões, pode criar uma nova reunião se se aperceber de que a reunião tem de ser modificada com frequência.

Activar o registo do calendário para executivos e para outros utilizadores frequentes

Pode activar o registo do calendário do Outlook para executivos e para outros utilizadores frequentes. O registo do calendário tem um efeito mínimo no desempenho da maior parte dos computadores. Quando utiliza o registo do calendário, é criado um ficheiro de registo. Pode utilizar este ficheiro de registo para ajudar a resolver problemas com reuniões se um destes utilizadores reportar algum problema.

Para obter mais informações sobre a funcionalidade de registo do calendário no Outlook 2003 Service Pack 1, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):