Descrição das situações comuns nas quais as informações de calendário podem ser removidas do Calendário ou podem estar imprecisas

Este artigo descreve situações comuns nos quais informações de calendário podem ser removidas do Calendário ou se tornar desatualizadas. Este artigo descreve uma solução temporária para o problema descrito em cada situação. Este artigo também descreve práticas ideais para criar reuniões recorrentes, adicionar novos participantes a reuniões e compartilhar seu Calendário com delegados.

Situações nos quais os itens podem ser removidos do Calendário

Vários usuários recebem solicitações de reunião referentes ao proprietário de uma caixa de correio

Sintomas

Esta situação envolve a organização de uma reunião, um destinatário que é o gerente e um delegado que possui direitos de Editor para gerenciar as pastas Calendário e Tarefas do gerente. O delegado recebe cópias de todas as solicitações de reunião do gerente, mas o gerente também optou por visualizar essas solicitações. Portanto, ambos receberão cada solicitação de reunião enviada ao gerente.

Considere a seguinte situação:

1. O organizador da reunião cria e envia uma nova solicitação de reunião ao gerente. Esta reunião é uma instância única e não inclui configurações de Recorrência.
2. O gerente abre a solicitação de reunião, mas não a aceita nem a rejeita.
   
   Importante Nessa situação, o gente deixa a solicitação aberta nas etapas seguintes.
3. O delegado abre a solicitação de reunião. Em seguida, o delegado aceita essa solicitação e envia uma resposta.
4. Depois que o delegado aceita a solicitação de reunião, o gerente a exclui, mas não a fecha.
5. Ao examinar o Calendário, o gerente observa que a reunião foi excluída do local.
6. Ao abrir o Calendário do gerente, o delegado observa que a reunião que ele aceitou não está aparecendo no local.

Se o gerente tiver a solicitação de reunião aberta ao mesmo tempo em que o delegado aceitá-la, a solicitação de reunião na caixa de entrada do gerente terá um status de resposta "Não Aceita". Quando o delegado processar a solicitação de reunião em sua própria Caixa de Entrada, as informações de disponibilidade (livre ou ocupado) serão atualizadas. Entretanto, o status de resposta da solicitação de reunião que está aberta na Caixa de Entrada do gerente não será atualizado. Nessa situação, quando o gerente exclui a solicitação de reunião, o item de reunião correspondente é excluído do Calendário.

Se o gerente abrir a solicitação de reunião depois que o delegado aceitá-la, seu status de resposta será "Aceita". Portanto, quando a solicitação de reunião for excluída, o item de reunião correspondente também será excluído do Calendário.

Resolução

Para resolver esse problema, obtenha e instale o Office 2003 Service Pack 2. Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):

Status

A Microsoft confirmou que este é um problema nos produtos Microsoft que estão listados na seção "Aplica-se a".

Solução alternativa

Para contornar esse problema, use um destes métodos.

• Método 1: Verifique se apenas um usuário está recendo e processando solicitações de reunião para cada caixa de correio. Isso envolve que a atribuição de no máximo um delegado com permissões de Editor. O proprietário da caixa de correio e o delegado devem decidir quem processará todas as solicitações de reunião.
• Método 2: Não exclua uma solicitação de reunião da Caixa de Entrada até ter certeza de que ela foi processada. O texto a seguir aparece na Barra de Informações da solicitação de reunião após o processamento:
  Aceita pornome_de_usuário em data,hora

A Microsoft encontrou várias variações diferentes dessa situação. Por exemplo, esse problema poderá ocorrer se dois ou mais delegados receberem solicitações de reunião em nome de um gerente.

Você exclui uma solicitação de reunião de um computador depois de aceitar a mesma solicitação de reunião em outro computador

Sintomas

Essa situação envolve dois computadores conectados à mesma caixa de correio do Exchange Server. Por exemplo, essa situação pode incluir um PC que usa o modo Online e um laptop que usa o Modo em Cache do Exchange.

Considere a seguinte situação:

1. Você recebe uma solicitação de reunião.
2. Você verifica que a solicitação de reunião existe na Caixa de Entrada de ambos os computadores.
3. O Outlook é iniciado no laptop.
4. No menu Arquivo, você clica em Trabalhar Offline.
5. A solicitação de reunião é aberta no PC que usa o Modo Online ou o Modo em Cache do Exchange. Em seguida, você clica em Aceitar.
6. A solicitação de reunião é excluída da Caixa de Entrada do laptop ainda no modo offline. Você clica em Enviar e Receber para atualizar as alterações na caixa de correio do Exchange Server .
7. A reunião é excluída do Calendário.

A solicitação de reunião aceita no PC é imediatamente processada. A solicitação de reunião excluída no laptop é sincronizada posteriormente. Após a sincronização, a reunião no PC também é excluída.

Resolução

Para resolver esse problema, obtenha e instale o Office 2003 Service Pack 2. Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):



Observação A solução pode exibir mais do que apenas uma atualização da instalação do cliente Microsoft Office Outlook 2003. Por exemplo, se você estiver usando um dispositivo BlackBerry como um dos clientes nos situações mencionados, precisará de uma atualização na versão CDO.DLL do BlackBerry Enterprise Server ao qual o dispositivo BlackBerry estabelece uma conexão sem fio, bem como de uma atualização no BlackBerry Enterprise Server.

Para obter mais informações, clique no link a seguir para o site da BlackBerry (em inglês):Além disso, se você usar o Outlook Web Access como um dos clientes no situação anterior, precisará obter o service pack mais recente para o Exchange Server 2003. Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):

Status

Este comportamento é próprio do projeto.

Solução alternativa

Convém processar solicitações de reunião em apenas um computador.

Você cancela ou exclui uma reunião sem enviar uma atualização

Se você cancelar ou excluir uma reunião, mas não enviar a atualização, essa reunião apenas será removida do seu calendário. Se você for organizador, ninguém será notificado de que a reunião está sendo cancelada. Se for um participante, ninguém saberá que você não participará.

Solução alternativa

Para contornar o problema, envie um aviso de cancelamento. Para selecionar corretamente uma reunião organizada ou da qual não deseja participar, siga as seguintes etapas.

1. Na lista de Pastas, clique em Calendário.
2. Clique na reunião do Calendário.
3. No menu Arquivo, aponte para Abrir e clique em Itens Selecionados.
4. No menu Ações, clique em Cancelar reunião.
5. Clique em Enviar cancelamento e excluir reunião quando receber a seguinte mensagem:
   Os participantes não foram notificados de que a reunião foi cancelada. Escolha uma destas ações:
   
   Enviar cancelamento e excluir reunião
   
   Excluir sem enviar cancelamento
6. Clique em OK.
7. Clique em Enviar para concluir o cancelamento.

Você altera reuniões recorrentes freqüentemente

Uma reunião freqüentemente atualizada pode causar confusão entre os participantes. Por exemplo, se você fizer alterações freqüentes no padrão de recorrência da reunião, várias atualizações serão enviadas aos participantes. Os destinatários poderão ficar confusos e removerão incorretamente a reunião do Calendário.

Atualizações adicionais podem ser enviadas na situação a seguir. A lista de participantes possui duas instâncias do nome da mesma pessoa. Você exclui um desses nomes. Se clicar em Enviar atualizações apenas aos participantes adicionados ou excluídos ao enviar a atualização, a pessoa cujo nome foi excluído receberá um aviso de cancelamento. De forma semelhante, se clicar em Enviar atualização a todos os participantes ao enviar a atualização de reunião, a pessoa cujo nome foi excluído receberá um aviso de cancelamento e uma atualização. Nessa situação, os destinatários poderão ficar confusos e removerão incorretamente a reunião do Calendário.

Solução alternativa

Se for necessário fazer alterações que possam causar confusão entre os participantes, recomendamos o cancelamento da reunião para todo os participantes. Após a remoção da reunião dos Calendários dos participantes, você poderá enviar uma nova solicitação de reunião incluindo todas as alterações que deseja fazer.

Se for necessário agendar uma reunião semanal que deve ser alterada toda a semana, convém enviar uma instância única de solicitação de reunião a cada semana.

Situações em que os itens de Calendário podem se tornar imprecisos

Reuniões encaminhadas geram informações imprecisas no calendário

O organizador da reunião não deve encaminhar solicitações de reunião. Considere a seguinte situação:

1. Como organizador da reunião, você encaminha uma solicitação de reunião a um destinatário que não está na lista de participantes original.
2. O destinatário não é adicionado automaticamente à lista de participantes.
3. Como organizador da reunião, você altera o horário e envia uma atualização aos participantes.
4. O destinatário que recebeu a solicitação de reunião encaminhada não recebe a atualização.

Para incluir um novo participante em uma solicitação de reunião existente, o organizador pode adicionar o nome à lista de participantes e enviar uma atualização da reunião original.

Você encaminha uma solicitação de reunião como participante da reunião

Quando você encaminha uma reunião (recorrente ou de instância única) a um novo participante, ele apenas será adicionado à reunião original quando enviar uma resposta a ela. Nem todas as atualizações na reunião são enviadas ao participante, resultando em informações desatualizadas em seu calendário.

Ao usar o Microsoft Outlook para aceitar uma solicitação de reunião recorrente encaminhada por um organizador do participante, talvez você não seja adicionado à lista de participantes dessa reunião. Quando um organizador do participante exibe a lista no Outlook ou no Outlook Web Access, seu nome não aparece nesse local.

Você usa o Outlook Web Access para aceitar uma reunião

Se você usar o Outlook Web Access para aceitar uma solicitação de reunião, poderá haver perda de dados se a reunião não tiver sido modificada no Outlook. Considere a seguinte situação:

1. Você recebe uma solicitação de reunião.
2. O Outlook é iniciado. Você abre a solicitação de reunião exibida na Caixa de Entrada. Entretanto, não aceita nem rejeita a solicitação.
   
   O Outlook é forçado a incluir um item de tentativa no Calendário do participante.
3. Você abre o item de Calendário gerado pelo Outlook para a reunião.
4. Em seguida, adiciona informações, como orientações, ao item e clica em Aceitar.
   
   Observação A solicitação de reunião original permanece na Caixa de Entrada.
5. Você faz no Outlook Web Access.
6. Em seguida, abre a solicitação de reunião que permanece na Caixa de Entrada e clique em Aceitar.
   
   Todas as alterações feitas anteriormente no Outlook serão perdidas.

Solução alternativa

Para contornar o problema, aceite a solicitação de reunião na Caixa de Entrada do Outlook antes de alterar o item de reunião no Calendário.

Você não clica em Enviar Atualização quando altera uma reunião que está organizando

Ao alterar uma reunião que está organizando, você deve clicar em Enviar Atualização para ter certeza de que as alterações serão enviadas a todos os convidados. Por exemplo, a data ou o horário de uma reunião é modificado. Se nenhuma atualização for enviada, os convidados não serão informados sobre o novo horário da reunião. Para enviar uma atualização, siga estas etapas:

1. No Outlook, abra uma reunião que você organizou.
2. Altere o horário da reunião para uma hora mais tarde em comparação ao horário originalmente agendado.
3. Clique em Enviar Atualização para enviar uma solicitação de reunião atualizada aos convidados.

Você não processa uma solicitação de reunião na Caixa de Entrada

Convém sempre aceitar ou recusar uma solicitação de reunião a partir da Caixa de Entrada. Se você aceitar ou recusar uma reunião usando o item de reunião no Calendário do Outlook, a solicitação permanecerá na Caixa de Entrada. Se a solicitação de reunião não for processada na Caixa de Entrada, os seguintes problemas poderão ocorrer:

• Pode haver confusão na hora de visualizar a solicitação mais tarde.
• Se você tiver apontado um delegado, talvez ele não saiba que você aceitou essa solicitação.
• Se o organizador atualizar a reunião, o item de reunião original no Calendário talvez não possa ser atualizado, já que a solicitação de reunião original não foi processada. Se você não processar solicitações de reunião relacionadas à mesma reunião na ordem em que forem recebidas, o item de reunião no Calendário poderá ficar incorreto.

Suas anotações pessoais são perdidas após o recebimento de uma atualização de reunião

Recomendamos que nenhuma anotação seja feita no corpo de um item de reunião no calendário. Se você for um participante dessa reunião, suas anotações serão perdas quando uma atualização for recebida. Se for o organizador, suas anotações pessoais serão enviadas a todos os participantes da lista. Considere a seguinte situação:

1. Você recebe uma solicitação de reunião.
2. Você inicia o Outlook, abre a solicitação de reunião que aparece na Caixa de Entrada e clica em Aceitar
3. Você abre o item de Calendário referente à reunião e adiciona texto ao copo do item.
4. Em seguida, clica em Salvar e Fechar.
5. O organizador da reunião envia uma atualização da reunião e você a recebe.
6. O item é aberto de forma que o sniffer seja forçado a atualizar o Calendário, mas a opção Aceitar não é selecionada.
7. O item de calendário é novamente aberto. Todas as anotações digitadas anteriormente são perdidas.

Status

Este comportamento é próprio do projeto.

Solução alternativa

A Microsoft recomenda a criação de anotações pessoais usando o recurso Anotações no Outlook ou em outro produto, como o Microsoft Office Work ou o Microsoft Office OneNote.

Práticas ideais para trabalhar com informações de reunião

Converta um compromisso existente em solicitação de reunião

Em certas ocasiões, talvez seja necessário converter um compromisso existente no Calendário do Outlook em uma solicitação de reunião. Siga estas etapas para converter corretamente o compromisso em solicitação de reunião:

1. Na lista de Pastas, clique em Calendário.
2. Clique duas vezes no compromisso que deseja converter.
3. Na barra de ferramentas de reuniões, clique em Convidar Participantes.
   
   A caixa Para e o botão Enviar são adicionados ao item de compromisso. O item de compromisso se transforma em uma solicitação de reunião.
4. Digite o endereço de email do participante na caixa Para e clique em Enviar.

Limite o número de delegados que têm acesso ao seu Calendário

O Outlook não tem um limite definido para o número de delegados que podem ser adicionados à caixa de correio. Mesmo que o Outlook não tenha um limite definido para delegados, outras limitações de recursos acabarão por limitar o número de delegados que podem ser adicionados à caixa de correio. Por exemplo, se você adicionar muitos delegados à sua caixa de correio, o limite de 32 KB para dados de regras impedirá a gravação de regras de delegados nesse local. Esse limite de 32 KB é imposto pelo servidor. Ao atingi-lo, você receberá uma mensagem de erro quando tentar adicionar um novo delegado: Essa limitação de recursos não o afetará se você adicionar poucos delegados. Considere todas as limitações de recursos quando planejar ou solucionar problemas em situações de delegados.

Quando desenvolvemos e testamos o Outlook, testamos um máximo de quatro delegados. Para impedir informações incorretas ou ausentes sobre reuniões, convém usar apenas um delegado com permissões de Editor. Escolha se o delegado ou o proprietário da caixa de correio processará todas as solicitações de reunião. Consulte a seção "Vários usuários recebem solicitações de reunião referentes ao proprietário de uma caixa de correio" para obter mais informações.

Se mais de um usuário precisar de acesso à caixa de entrada, considere atenciosamente se eles devem ou não ser delegados. Existe a alternativa de conceder a um usuário permissões de Revisão à sua pasta. Para conceder permissões de Revisor a outro usuário, siga estas etapas:

1. Clique com o botão direito do mouse na pasta Calendário e clique em Propriedades.
2. Clique na guia Permissões.
3. Clique em Adicionar.
4. Clique no nome do usuário ao qual você deseja conceder permissões de Revisor, clique em Adicionar e selecione OK.
5. Na caixa Nome, clique no nome do usuário e selecione Revisor na caixa Nível de Permissão.
6. Clique em Aplicar e em OK.

Para obter mais informações sobre as limitações de regras no servidor, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):

Agende datas finais em reuniões recorrentes

Convém adicionar uma data final definida ao agendar uma reunião recorrente. Ao adicionar uma data final definida, você pode evitar problemas que ocorrerão se for necessário atualizar a reunião várias vezes. Se você agenda uma data final em reuniões, poderá criar uma nova reunião se perceber que a reunião precisa ser freqüentemente modificada.

Ative o log de Calendário para executivos e outros usuários freqüentes

Você pode ativar o log de Calendário do Outlook 2003 para executivos e outros usuários freqüentes. O log do calendário tem efeito mínimo sobre o desempenho da maioria dos computadores. Quando você usa o log de Calendário, um arquivo de log é criado. É possível usar esse arquivo de log para ajudar a solucionar problemas em reuniões se um desses usuários reportar um problema.

Para obter informações adicionais sobre o recurso de log de Calendário no Outlook 2003 Service Pack 1, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):