文章編號: 899704 - 上次校閱: 2007年12月6日 - 版次: 3.7

在哪個行事曆資訊可能移除從行事曆,或可能不正確的常見案例的描述

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本文將告訴您使用會議資訊,如果您使用 Microsoft Exchange Server 組織中使用 Microsoft Outlook] 或 [Microsoft Outlook Web Access 可能會發生的問題。

本文將告訴您下列哪一個行事曆] 中的項目可能會移除從行事曆的案例:
  • 多個使用者會收到會議邀請的信箱擁有者。
  • 刪除會議邀請中,在一台電腦後接受相同的會議邀請,在其他電腦。
  • 取消或刪除會議而不傳送更新。
  • 經常變更週期性會議。
本文也將告訴您下列行事曆] 項目可能過期的案例:
  • 轉寄會議邀請。
  • 您可以使用 Outlook Web Access 來接受會議的
  • 您沒有按一下傳送更新當您變更您組織的會議。
  • 不處理會議邀請中的 [收件匣]。
最後,本文建議使用會議資訊的下列最佳實務:
  • 轉換現有的約會至一個會議要求。
  • 無法轉寄會議要求,如果您不在會議召集人。
  • 限制的委派可以存取您行事曆]。
  • 排程結束日期的週期性會議。
  • 開啟 [行事曆記錄為行政人員及其他常見的使用者。

簡介

本文將告訴您,行事曆資訊可能會從行事曆移除或可能會變成過時的常見案例。 本文將告訴您,每個案例中所述問題的因應措施。 本文也將告訴您建立會議,要新增新的出席者,然後與代理人共用您的行事曆中的週期性會議的最佳作法。

其他相關資訊

在其中的項目可能會移除從行事曆的案例

多個使用者的信箱擁有者接收會議邀請

徵狀
這種情況下,牽涉會議召集人、 收件者是管理員及委派管理員的 [行事曆] 資料夾,並在管理員的工作] 資料夾擁有編輯器權限。委派會接收的所有經理的會議要求副本,但是,管理員也選擇會議邀請,請參閱。 因此,經理和委派收到傳送給經理每個會議邀請。

考慮下列案例:
  1. 會議召集人會建立,並將新的會議要求傳送至管理員。會議是單一執行個體。 會議並不包含任何週期性設定。
  2. 經理開啟會議邀請,但不會接受或拒絕要求。

    重要 在這種情況下,管理員留下要求開啟在下一個步驟。
  3. 代理人開啟會議邀請。 然後,委派接受會議邀請,並會傳送回應。
  4. 委派接受會議邀請之後,管理員會刪除會議邀請而不關閉會議邀請。
  5. 時,管理員會檢查行事曆,管理員會遵守會議已從行事曆] 中刪除。
  6. 當代理人開啟管理者行事曆時,委派會遵守委派接受的會議不會出現在管理員 ’s 行事曆上。
如果管理員委派接受會議邀請的同時開啟的會議邀請會議要求管理員的 [收件匣] 中會包含回應狀態為 「 不接受"。 當委派處理會議邀請,委派的收件匣] 中時,會更新空閒-和-忙碌] 資訊。不過,不會更新目前已在管理員的 [收件匣] 中開啟會議邀請的回應狀態。在這個案例時,管理員會刪除會議] 要求相對應的會議項目會刪除從行事曆。

如果委派接受會議邀請之後,管理員就會開啟會議邀請,會議要求的回應狀態是 「 接受 」。因此,刪除會議邀請時對應的會議項目也會一併從刪除行事曆。
解決方案


如果要解決這個問題、 取得並安裝 Office 2003 Service Pack 2。 如需詳細資訊,請按一下下列的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:

906451? (http://support.microsoft.com/kb/906451/ ) Office 2003 Service Pack 2 由 Outlook 2003 中所修正的問題
狀況說明
Microsoft 已確認<適用於>一節所列之 Microsoft 產品確實有此問題。
因應措施
如果要解決這個問題,使用下列方法之一:
  • 方法 1: 請確定該只有一位使用者每個信箱會接收和處理會議要求。 這表示您將指派最多具有編輯者] 權限的一個委派。 信箱擁有者和委派必須決定誰將會處理所有的會議要求。
  • 方法 2: 才刪除會議邀請從 [收件匣] 確定會議已被處理。 當處理會議邀請的會議邀請 「 資訊列 」 中會出現下列文字:
    接受的 datetime 上的 username
Microsoft 已經在這個案例上找到數個不同的變化。 比方說如果兩個或多個代理人收到會議要求一位專案經理的身份,可能就會發生這個問題。

接受相同的會議要求另一台電腦上之後,刪除會議邀請中的,在一部電腦

徵狀
這種情況牽涉到連線到相同的 Exchange 伺服器信箱的兩部電腦。 比方說這種情況下可能包括桌上型電腦使用線上模式時,與使用快取 Exchange 模式的攜帶型電腦。

考慮下列案例:
  1. 您收到會議邀請。
  2. 您確認此會議邀請存在於兩台電腦上的 [收件匣] 中。
  3. 在可攜式電腦上啟動 Outlook。
  4. 按一下在 [檔案] 功能表上您 [離線工作]。
  5. 在桌面電腦正在使用快取 Exchange 模式 」 或 「 線上模式上, 開啟 [會議邀請]。然後,按一下 [接受]。
  6. 當您在可攜式電腦上仍然離線您從收件匣刪除會議邀請。然後,按一下 [傳送及接收] 以更新所做的變更至 Exchange 伺服器的信箱。
  7. 會議就會從您的行事曆中刪除。
在桌面的電腦接受會議邀請會立即處理。 攜帶型電腦刪除會議邀請會稍後同步處理。 同步之後, 桌上型電腦上的會議也會一併刪除。

解決方案



如果要解決這個問題、 取得並安裝 Office 2003 Service Pack 2。 如需詳細資訊,請按一下下列的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:

906451? (http://support.microsoft.com/kb/906451/ ) Office 2003 Service Pack 2 由 Outlook 2003 中所修正的問題


附註解決方案可能需要更多的只是您的 Microsoft Office Outlook 2003 用戶端安裝更新。 比方說如果您為其中一個用戶端在上述案例中使用的 [Blackberry 裝置],就需要 Blackberry 企業伺服器的 Blackberry 裝置以無線方式連接,以及更新到 Blackberry 企業伺服器上 CDO.DLL 版本更新。

此外,如果您使用 Outlook Web Access 做為用戶端在上面案例中所述的其中一個時,您必須取得最新的 Service Pack,Exchange Server 2003。 如需詳細資訊,請按一下下列的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
836993? (http://support.microsoft.com/kb/836993/ ) 如何取得最新的 Service Pack 的 Exchange Server 2003
狀況說明
這種行為是經過設計規劃的。
因應措施
我們建議您處理只有一台電腦上的會議要求。

取消或刪除會議,但不傳送更新

如果您取消或刪除一個會議,但不要傳送更新,只會從行事曆中移除會議。如果您是召集人,沒有人會通知您正在取消會議。 時出席者沒有人會通知不參加。
因應措施
若要解決這個問題,傳送取消通知。 如果要正確地取消您召集或不想參加的會議,請依照下列步驟執行。
  1. 在 [資料夾] 清單中,按一下 [行事曆]。
  2. 按一下 [行事曆上的會議]。
  3. 在 [檔案] 功能表上指向 [開啟舊檔,] 然後按一下 [選取的項目]。
  4. 在 [執行] 功能表上按一下 [取消會議]。
  5. 當您收到下列訊息時,請按一下 傳送取消通知並取消會議
    出席者已不通知此會議已經取消。選擇下列之一:

    傳送取消通知並取消會議

    直接刪除,無需傳送取消通知
  6. 按一下 [確定]
  7. 按一下 [完成取消 [傳送]。

您經常變更週期性會議

經常更新的會議可以建立出席者的混淆。 比方說如果您經常變更會議的循環模式,許多更新將會傳送給出席者。收件者可能會混淆,而且可能會不正確移除從行事曆的會議。

在下列案例中,可能會傳送其他更新。 出席者清單中有相同的人名稱的兩個執行個體。您刪除其中一個名稱。 如果您按一下 [只傳送更新至新增或刪除的與會者 傳送更新時,人您刪除其名稱會收到取消通知。同樣地,如果您按一下 [傳送更新至所有與會者 傳送會議更新時,此人您刪除其名稱會收到取消通知和一個更新。 在這種情況下收件者可能會混淆,而且可能會不正確移除從行事曆的會議。
因應措施
如果您必須將可能導致混淆任何出席者的任何變更,我們建議您取消所有出席者的會議。 會議會從與會者的行事曆移除之後,您可以傳送新的會議邀請,其中包含要進行的所有變更。

如果必須排程每週會議,您必須變更每週您可能要傳送會議邀請的單一執行個體每週。

哪一個行事曆] 中的項目可能會不正確的案例

轉寄的會議會導致不正確的資訊,在行事曆中

會議召集人不應該轉寄會議邀請。 考慮下列案例:
  1. 身為會議召集人將會議邀請轉寄給不在原始的出席者清單中的收件者。
  2. 收件者並不會自動取得新增到 [出席者] 清單。
  3. 身為會議召集人您將時間變更,然後傳送更新給出席者。
  4. 收件者收到轉寄的會議要求不會收到更新。
在現有的會議邀請中包含新的會議出席者,召集人可以將名稱加入會議出席者清單,並將更新傳送到原始的會議。

會議出席者以轉寄會議邀請


當您轉寄會議 (循環或單一執行個體 (Instance) 至新的出席者時,新的出席者就不會加入至原始的會議除非在與會者傳送會議回應。 所有會議的更新不會傳送至出席者導致該出席者的行事曆中的過時資訊。

當使用 Microsoft Outlook 接受週期性的會議邀請的出席者召集人轉寄給您,您可能不會新增至會議出席者清單。 當出席者召集人 Outlook 或 Outlook Web Access 中檢視清單時,您的名稱並不會顯示在清單。

您可以使用 Outlook Web Access 來接受會議

如果使用 Outlook Web Access 接受會議邀請如果會議已經在 Outlook 中進行修改,可能就會發生資料遺失。考慮下列案例:
  1. 傳送會議邀請。
  2. 您啟動 Outlook。 [收件匣] 中開啟會議邀請,會出現。 但是,您做不接受或拒絕要求。

    Outlook 會強迫包含 [出席者的行事曆] 中的 [暫訂項目的。
  3. 您開啟該會議的 [Outlook 產生行事曆] 項目。
  4. 您可以將資訊,例如指示新增到項目。然後,按一下 [接受]。

    附註原始會議邀請會留在 [收件匣] 中。
  5. 您登入 Outlook Web Access 時。
  6. 您 [收件匣] 中開啟保持在會議邀請。 然後,按一下 [接受]。

    您稍早在 Outlook 中所做的所有變更都都會遺失。
因應措施
如果要解決這個問題,接受會議邀請,在 Outlook 中的 [收件匣] 中,在行事曆變更會議項目之前。

當您變更您組織的會議時千萬不要按傳送更新

當您變更您組織的會議時,您必須按一下 [傳送更新] 以確認所做的變更會傳送到您參加會議的每個人。 比方說您修改日期] 或 [會議時間。 若您不傳送更新,不會通知受邀者的新會議時間。 如果要傳送更新,請依照下列步驟執行:
  1. 在 Outlook,開啟您召集的會議。
  2. 變更會議時間比原先排定的時間晚一個小時。
  3. 按一下 [傳送更新 至受邀者傳送更新的會議要求。

不處理 「 收件匣 」 中的會議邀請

我們建議您一律接受或拒絕會議邀請,從 [收件匣]。 如果您接受,或使用在 Outlook 中的行事曆] 中會議項目拒絕會議會議邀請會保留在 [收件匣]。如果您不處理會議邀請收件匣中的,可能會發生下列問題:
  • 當您稍後再看到這個要求時,您可能會混淆。
  • 如果您任命委派,委派可能不知道,如果您接受會議邀請。
  • 如果召集人更新會議,因為未處理原始的會議要求可能不會更新原始的會議項目,在您的行事曆。 如果您不處理與他們收到的順序相同的會議相關的會議邀請,在您的行事曆的會議項目可能不正確。

接收會議更新後將會遺失您個人的筆記

我們建議您不在行事曆中接受您的會議項目本文中的個人記事。 時此會議的出席者備忘稿將會遺失,如果收到會議更新。 如果您是召集人,您個人的筆記會傳送給出席者清單] 中的每一個人。 考慮下列案例:
  1. 您收到會議邀請。
  2. 您啟動 Outlook 並開啟會議邀請出現在 [收件匣] 中並按一下 [接受]
  3. 您可開啟會議行事曆項目,並新增一些文字的項目本文。
  4. 按一下 [儲存] 及 [ 關閉]。
  5. 會議召集人傳送更新至會議,並且您收到。
  6. 開啟要強制通天鼻來更新您的行事曆項目,但千萬不要按 [接受]。
  7. 您一次開啟行事曆項目。 您輸入稍早的所有筆記都會消失。
狀況說明
這種行為是經過設計規劃的。
因應措施
Microsoft 建議做個人筆記使用備忘稿] 功能,在 Outlook 或如 Microsoft Office 工時或 Microsoft Office OneNote 的另一個產品。

使用會議資訊的最佳實務範例

將現有的約會轉換成會議邀請

有時您可能必須轉換您的 Outlook 行事曆] 中的現有約會的會議邀請。 請依照下列步驟執行正確地將約會轉換成會議邀請:
  1. 在 [資料夾] 清單中,按一下 [行事曆]。
  2. 按兩下您想要轉換的約會。
  3. 在 [會議] 工具列上按一下 [邀請與會者]。

    件者] 方塊和 [傳送] 按鈕會加入至約會項目。約會項目會變成會議邀請。
  4. 方塊中輸入出席者的電子郵件位址,然後按一下 [傳送]。

限制存取您的行事曆的委派數量

Outlook 不具有已定義的限制的委派,您可以新增到您的信箱數。 即使 Outlook 並沒有已定義的限制委派的其他資源限制最後會限制的委派您可以加入您的信箱數目。比方說如果許多委派加入您的信箱規則資料 32 KB 的限制防止您將委派規則儲存到信箱。 伺服器所附加此 32 KB] 限制。 當您到達此限制時,當您嘗試加入新的委派時收到下列的錯誤訊息:
無法轉寄會議相關郵件。在伺服器上可能有太多規則。在 [工具] 功能表上按一下 [規則及通知],移除部份規則,然後再試一次。 無法修改資料夾的規則。
這個資源限制並不會影響您如果您新增少數的委派。 您必須考慮所有資源限制,當您計劃或疑難排解都委派案例。

當我們開發並測試 Outlook 時,我們測試最多四個委派。 為了防止不正確或遺失的會議資訊,我們建議您使用只能有一個委派具有編輯者] 權限。 請務必先決定該委派或信箱擁有者是否會處理所有會議邀請。 請參閱 「 多名使用者的信箱擁有者接收會議邀請 」 一節,如需詳細資訊。

如果一個以上的使用者必須存取您的信箱,請仔細考慮這些使用者是否必須是委派。 若要授與使用者檢閱您的資料夾的權限來代替。 若要提供另一位使用者檢閱者權限,請依照下列步驟執行:
  1. 以滑鼠右鍵按一下 行事曆] 資料夾,然後按一下 [內容]。
  2. 按一下 [權限] 索引標籤。
  3. 按一下 [新增]。
  4. 按一下您想要給檢閱者的權限可,按一下 [新增],使用者名稱,然後按一下 [確定]
  5. 在 [名稱] 方塊中按一下 [使用者] 名稱,然後按一下 [檢閱者 在 [權限層級] 方塊中。
  6. 按一下 [套用],然後再按一下 [確定]
如伺服器端規則限制更多有關,按一下 [下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項]:
241325? (http://support.microsoft.com/kb/241325/ ) "有不足夠的空間來儲存所有您的規則在 Microsoft Exchange 伺服器上 」 的錯誤訊息當您建立或匯入 Outlook 中的規則

週期性會議的排程結束日期

我們建議,新增您排定週期性會議,當一個明確的結束日期。 當您新增明確的結束日期時,可能會阻止如果您有更新會議數次可能會發生的問題。 如果排定在會議結束日期,您可以建立一個新會議如果實現會議有經常進行修改。

開啟行事曆記錄行政人員和其他頻繁的使用者

您可以開啟 Outlook 2003 行事曆記錄行政人員和其他頻繁的使用者。 行事曆記錄並大部分電腦的效能是最小影響。 當您使用 [行事曆記錄會建立記錄檔。 您可以使用此記錄檔以協助疑難排解會議的問題,如果其中一個這些使用者報告問題。

如行事曆] 登入 Outlook 2003 Service Pack 1 的功能更多有關,按一下 [下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項]:
841615? (http://support.microsoft.com/kb/841615/ ) Outlook 2003 Service Pack 1 中的 [行事曆] 記錄功能的描述

?考

817954? (http://support.microsoft.com/kb/817954/ ) 當會議就會在您的 Outlook 2003 行事曆覆寫時,您會收到沒有警告
824097? (http://support.microsoft.com/kb/824097/ ) 會議已取消之後您在 Outlook 2003 中收到會議取消通知和會議更新
890436? (http://support.microsoft.com/kb/890436/ ) 如何疑難排解在 Outlook 中的遺失或重複約會
886688? (http://support.microsoft.com/kb/886688/ ) 可能會從收件者的行事曆移除會議要求相關聯的週期性約會
830003? (http://support.microsoft.com/kb/830003/ ) Outlook 2003 Hotfix 套件的描述: 2003 年 12 月 17,
837019? (http://support.microsoft.com/kb/837019/ ) 說明 Outlook 2003 Hotfix 套件: 2004 年 3 月 17 日
222388? (http://support.microsoft.com/kb/222388/ ) 會議取消通知和更新訊息傳送至錯誤的 Outlook 中的出席者
821695? (http://support.microsoft.com/kb/821695/ ) 邀請不會傳送給出席者透過在 Outlook 2003 中的會議工作區加入
822586? (http://support.microsoft.com/kb/822586/ ) 使用者不會加入至在 Outlook 中的週期性會議的與會者清單
829217? (http://support.microsoft.com/kb/829217/ ) 當您在 Microsoft Outlook 中使用 [代理人存取] 功能時的考量
309185? (http://support.microsoft.com/kb/309185/ ) 委派所放在擁有人的行事曆的會議無法在 Outlook 中顯示其他會議與會者的空閒/忙碌資訊
312433? (http://support.microsoft.com/kb/312433/ ) 接受或拒絕會議邀請會導致 5.1.1 < 在 Exchange Server 的未傳遞回報
883915? (http://support.microsoft.com/kb/883915/ ) 說明 Outlook 2003 post-Service Pack 1 Hotfix 套件: 2004 年 9 月 9,
899919? (http://support.microsoft.com/kb/899919/ ) 關於行事曆變更在 Outlook 2003 Service Pack 2、 Exchange Server 2003 Service Pack 2 以及更新版本的開發人員資訊
246480? (http://support.microsoft.com/kb/246480/ ) Outlook 不會處理會議要求與作用中的規則
829235? (http://support.microsoft.com/kb/829235/ ) Outlook 2003 可能會停止回應時您接受會議邀請
894470? (http://support.microsoft.com/kb/894470/ ) 在您接受會議,然後刪除已接受的會議邀請後,會議會從您的 Outlook 行事曆移除
887616? (http://support.microsoft.com/kb/887616/ ) Office 2003 Service Pack 2 的描述
906671? (http://support.microsoft.com/kb/906671/ ) Microsoft Exchange Server 2003 Service Pack 2 版本注意事項

這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
  • Microsoft Outlook 2000
  • Microsoft Exchange Server 2003 Enterprise Edition
  • Microsoft Exchange Server 2003 Standard Edition
  • Microsoft Exchange 2000 Server Standard Edition
  • Microsoft Exchange Server 5.5 Standard Edition
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