Πώς μπορείτε να κλείσετε το οικονομικό έτος στο Small Business Accounting 2006, στο Accounting Express και στο Accounting Professional

Βήμα 1: Εκτέλεση ορισμένων εργασιών στο τέλος του έτους με μη αυτόματο τρόπο

Πριν κλείσετε το οικονομικό έτος, εκτελέστε με μη αυτόματο τρόπο τις ακόλουθες εργασίες:

• Απαλοιφή προπληρωμενών εξόδων

• Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών

• Συμφωνία λογαριασμών πιστωτικών καρτών

• Εγγραφή αποσβέσεων

• Προσαρμογή αποθέματος

Βήμα 2: Προσαρμογή καταχωρήσεων χρονικού

Κάντε τις ακόλουθες προσαρμογές στις καταχωρήσεις χρονικού:

• Διορθώστε τυχόν σφάλματα που παρουσιάστηκαν κατά την εγγραφή μιας συναλλαγής.

• Εκχωρήστε έσοδα για την περίοδο κατά την οποία κερδήθηκε το εισόδημα.

• Αναθέστε δαπάνες στην περίοδο κατά την οποία έγιναν οι δαπάνες.

Για να κάνετε προσαρμογές στις καταχωρήσεις χρονικού, κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα καταχώρηση χρονικού" στο μενού "Εταιρεία".

Βήμα 3: Εξέταση της βάσης δεδομένων για σφάλματα

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

• Βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν έχει ανοιχτή τη βάση δεδομένων της εταιρείας.

• Εκτελέστε αυτό το βήμα στον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

Για να εξετάσετε τη βάση δεδομένων για σφάλματα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ξεκινήστε το Small Business Accounting 2006, το Accounting Express ή το Accounting Professional και, στη συνέχεια, ανοίξτε οποιαδήποτε βάση δεδομένων της εταιρείας εκτός από αυτήν που θέλετε να εξετάσετε.

2. Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή
   "Βοηθητικά προγράμματα"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Βοηθητικά προγράμματα δεδομένων".

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εργαλεία για προχωρημένους" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιδιόρθωση".

4. Επιλέξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να εξετάσετε για σφάλματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιδιόρθωση".

5. Εάν λάβετε ένα μήνυμα που αναφέρει ότι όλες οι συνδέσεις στη βάση δεδομένων θα κλείσουν, κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι".

6. Εάν δεν βρεθούν σφάλματα, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εάν βρεθούν σφάλματα, εξετάστε τα και, στη συνέχεια, κάντε τις απαιτούμενες προσαρμογές.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο" δύο φορές.

Βήμα 4: Δημιουργία αντίγραφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας πριν να κλείσετε το οικονομικό έτος

Σημειώσεις

• Βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν έχει ανοιχτή τη βάση δεδομένων της εταιρείας, εκτός από τον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

• Εκτελέστε αυτό το βήμα στον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

Για να αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ξεκινήστε το Small Business Accounting 2006, το Accounting Express ή το Accounting Professional και, στη συνέχεια, ανοίξτε τη βάση δεδομένων της εταιρείας για την οποία θέλετε να κάνετε αντίγραφα ασφαλείας.

2. Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή
   "Βοηθητικά προγράμματα"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Βοηθητικά προγράμματα δεδομένων".

3. Στην καρτέλα "Βασικά εργαλεία", κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία
   αντιγράφων ασφαλείας".

4. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση".

5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή
   "Αποθήκευση".
   
   Σημείωση Ο προεπιλεγμένος τύπος αρχείου είναι συμπιεσμένο αρχείο αντιγράφου ασφαλείας (*.zip). Η προεπιλεγμένη θέση αρχείου βρίσκεται στην παρακάτω διαδρομή:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση στο αντίγραφο ασφαλείας, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Κωδικός πρόσβασης" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Επαλήθευση κωδικού πρόσβασης".

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

8. Όταν λάβετε το μήνυμα ότι το αντίγραφο ασφαλείας ολοκληρώθηκε με επιτυχία, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

9. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο".

Βήμα 5: Εκτύπωση αναφοράς δοκιμαστικού υπολοίπου πριν να κλείσετε το οικονομικό έτος

Εισαγάγετε όλες τις συναλλαγές για το έτος πριν από την εκτύπωση της αναφοράς "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης". Εάν εισαγάγετε πρόσθετες συναλλαγές αργότερα, πρέπει να εκτυπώσετε ένα νέο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Αυτή η αναφορά παραθέτει όλους τους λογαριασμούς και τα υπόλοιπα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

1. Στο μενού "Αναφορές", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού
   στην επιλογή "Εταιρεία" και "Οικονομικές"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης".

2. Στη λίστα "Ως" στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή
   "Προσαρμογή".

3. Στο πλαίσιο "Ημερομηνία", πληκτρολογήστε την ημερομηνία που θέλετε ή επιλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο.

4. Στο μενού "Προβολή", κάντε κλικ στην επιλογή "Ανανέωση αναφοράς".

5. Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στην επιλογή
   "Εκτύπωση".

Βήμα 6: Εκτύπωση απαιτούμενων οικονομικών καταστάσεων τέλους έτους

Οι πιο κοινές οικονομικές καταστάσεις είναι οι εξής:

• Ισολογισμός

• Κέρδη και ζημίες

• Κατάσταση Flow μετρητών

Για να εντοπίσετε αυτές τις αναφορές, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Εταιρεία" και "Οικονομικές" στο μενού "Αναφορές" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε.

• Εκτυπώστε την αναφορά "Ισολογισμός" για την τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Για να ορίσετε την ημερομηνία, επιλέξτε τις σωστές τιμές από τη λίστα "Ως από" και τη
  λίστα "Ημερομηνία" στη γραμμή εργαλείων. Στη λίστα "Βάση αναφοράς", επιλέξτε "Μετρητά"
  ή "Προσαύξηση",ανάλογα με τη λογιστική μέθοδο που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

• Για την αναφορά αποτελεσμάτων, επιλέξτε ένα εύρος ημερομηνιών που αντιστοιχεί στην πρώτη και την τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις σωστές τιμές από τη λίστα "Περιοχή ημερομηνιών", τη λίστα "Από"
  και τη λίστα
  "Προς" στη γραμμή εργαλείων. Στη λίστα "Βάση αναφοράς", επιλέξτε
  "Μετρητά"ή "Προσαύξηση",ανάλογα με τη λογιστική μέθοδο που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

• Για την αναφορά Flow ταμειακών ροών, επιλέξτε ένα εύρος ημερομηνιών που αντιστοιχεί στην πρώτη και την τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις σωστές τιμές από τη λίστα "Περιοχή ημερομηνιών", τη λίστα "Από" και τη λίστα "Προς" στη γραμμή εργαλείων.

Βήμα 7: Ρύθμιση νέου οικονομικού έτους

Πρέπει να ρυθμίσετε ένα νέο οικονομικό έτος, ώστε να είστε έτοιμοι να εισαγάγετε συναλλαγές για το επόμενο έτος.

1. Στο μενού "Εταιρεία", κάντε κλικ στην επιλογή "Διαχείριση οικονομικού έτους".

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο οικονομικό έτος. Μια προεπιλεγμένη ημερομηνία συμπληρώνει το πλαίσιο "Έναρξη οικονομικού έτους". Αυτή η ημερομηνία βασίζεται στην τελευταία ημερομηνία του προηγούμενου οικονομικού έτους. Δεν μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την ημερομηνία.

3. Στο πλαίσιο Κλείσιμο οικονομικού έτους, πληκτρολογήστε την τελευταία ημέρα του επόμενου οικονομικού έτους ή επιλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Βήμα 8: Κλείσιμο του οικονομικού έτους

Μπορείτε να έχετε απεριόριστο αριθμό ανοιχτών οικονομικών ετών. Όταν κλείνετε οικονομικά έτη, πρέπει να τα κλείσετε με χρονολογική σειρά. Όταν κλείνετε ένα οικονομικό έτος, προκύπτουν οι ακόλουθες δραστηριότητες:

• Οι λογαριασμοί ισολογισμοί αθροισμένοι και το υπόλοιπο μεταφέρεται ως το υπόλοιπο αρχής για το επόμενο έτος.

• Οι καταχωρήσεις χρονικού δημιουργούνται για να μηδενιστεί όλο το εισόδημα και οι λογαριασμοί εξόδων. Η διαφορά καταχωρείται στο λογαριασμό "Κέρδη διατήρησης".

• Η κατάσταση του οικονομικού έτους έχει οριστεί σε κλειστό.

Για να κλείσετε το οικονομικό έτος, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο μενού "Εταιρεία", κάντε κλικ στην επιλογή "Διαχείριση οικονομικού έτους".

2. Από τη λίστα "Λίστα περιόδων", επιλέξτε το έτος που θέλετε να κλείσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο οικονομικού έτους".

3. Εάν σας ζητηθεί να μετακινήσετε τα καθαρά έσοδα στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται, κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι".

Βήμα 9: Εκτύπωση αναφοράς δοκιμαστικού υπολοίπου μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Για να εκτυπώσετε την αναφορά "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης", ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο μενού "Αναφορές", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού
   στην επιλογή "Εταιρεία" και "Οικονομικές"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης".

2. Στο πλαίσιο "Ως", κάντε κλικ στην επιλογή
   "Προσαρμογή".

3. Στο πλαίσιο "Ημερομηνία", πληκτρολογήστε την πρώτη ημέρα του επόμενου οικονομικού έτους ή επιλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο.

4. Στο μενού "Προβολή", κάντε κλικ στην επιλογή "Ανανέωση αναφοράς".

5. Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στην επιλογή
   "Εκτύπωση".

6. Συγκρίνετε αυτή την αναφορά με την αναφορά "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης" που δημιουργήσατε στην ενότητα "Εκτύπωση αναφοράς υπολοίπου δοκιμαστικής έκδοσης πριν κλείσετε το οικονομικό έτος". Επαληθεύστε τα εξής:
   

   • Το υπόλοιπο μεταφέρεται στο επόμενο έτος.

   • Τα υπόλοιπα στους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων είναι μηδενικά και η διαφορά καταχωρείται στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται.

   • Οι συνολικές χρεώσεις και οι συνολικές πιστώσεις στην αναφορά "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης" που εκτυπώθηκαν μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους ταιριάζουν με τις συνολικές χρεώσεις και τις συνολικές πιστώσεις στην αναφορά "Δοκιμαστικό υπόλοιπο" που εκτυπώθηκε πριν να κλείσετε το οικονομικό έτος.

7. Εάν πρέπει να προσαρμόσετε τις καταχωρήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα καταχώρηση χρονικού" στο μενού "Εταιρεία".

Βήμα 10: Δημιουργία αντίγραφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Σημειώσεις

• Βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν έχει ανοιχτή τη βάση δεδομένων της εταιρείας.

• Εκτελέστε αυτό το βήμα στον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

Για να αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ξεκινήστε το Small Business Accounting 2006, το Accounting Express ή το Accounting Professional και, στη συνέχεια, ανοίξτε τη βάση δεδομένων της εταιρείας για την οποία θέλετε να κάνετε αντίγραφα ασφαλείας.

2. Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή
   "Βοηθητικά προγράμματα"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Βοηθητικά προγράμματα δεδομένων".

3. Στην καρτέλα "Βασικά εργαλεία", κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία
   αντιγράφων ασφαλείας".

4. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση".

5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή
   "Αποθήκευση".
   
   Σημείωση Χρησιμοποιήστε ένα διαφορετικό όνομα αρχείου από αυτό που χρησιμοποιήσατε όταν δημιουργήσατε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας πριν από το κλείσιμο του οικονομικού έτους. Ο προεπιλεγμένος τύπος αρχείου είναι συμπιεσμένο αρχείο αντιγράφου ασφαλείας (*.zip). Η προεπιλεγμένη θέση αρχείου βρίσκεται στην παρακάτω διαδρομή:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση στο αντίγραφο ασφαλείας, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Κωδικός πρόσβασης" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο "Επαλήθευση κωδικού πρόσβασης".

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

8. Όταν λάβετε το μήνυμα ότι το αντίγραφο ασφαλείας ολοκληρώθηκε με επιτυχία, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

9. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κλείσιμο".

Συνήθεις ερωτήσεις (Συνήθεις ερωτήσεις)

Ε1:Μπορώ να αποθηκεύσω μια συναλλαγή εάν κλείσω το οικονομικό έτος; Μπορούν οι συναλλαγές να αποθηκευτούν σε ένα κλειστό έτος;

A1: Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε μια συναλλαγή αφού κλείσετε το έτος. Ωστόσο, μπορείτε να ανοίξετε ξανά το έτος και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε μια συναλλαγή. Εάν πλαστογραφήσει ξανά ένα έτος που δεν είναι το τρέχον έτος, πρέπει να ανοίξετε ξανά αυτό το έτος και όλα τα έτη που μεσολαβούν κλειστά με αντίστροφη χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από το πιο πρόσφατο έτος και εργαζόμαστε προς τα πίσω. Αφού κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, πρέπει να κλείσετε όλα τα ανοιχτά έτη με χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από το παλαιότερο έτος και εργαζόμαστε προς τα εμπρός.

Για να ανοίξετε ξανά ένα κλειστό έτος, πρέπει να σας ανατεθεί ή να συνδεθείτε ως ένας από τους ακόλουθους ρόλους:

• Κάτοχος στο Small Business Accounting 2006, στο Accounting Express ή στο Accounting Professional

• Λογιστής στο Small Business Accounting 2006, στο Accounting Express ή στο Accounting Professional

• Διαχειριστής στον υπολογιστή που εκτελεί το Small Business Accounting 2006, το Accounting Express ή το Accounting Professional

Ε2:Πόσα οικονομικά έτη μπορώ να διατηρήσω ανοιχτά;

A2: Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των οικονομικών ετών που μπορείτε να διατηρήσετε ανοιχτά.

Ε3:Πρέπει να κλείσω ένα οικονομικό έτος πριν από την πρώτη ημέρα του επόμενου οικονομικού έτους;

A3: Μπορείτε να κλείσετε ένα οικονομικό έτος οποιαδήποτε στιγμή μετά την τελευταία ημέρα του έτους. Ωστόσο, μέχρι να κλείσετε ένα οικονομικό έτος, το υπόλοιπο ανοίγματος για τους λογαριασμούς του ισολογισμό δεν θα προχωρήσει στο νέο έτος. Επιπλέον, οι λογαριασμοί εξόδων δεν θα μηδενιστεί και η διαφορά δεν θα εφαρμοστεί στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται.

Ε4:Τι συμβαίνει σε έναν ανενεργό λογαριασμό όταν κλείνω ένα οικονομικό έτος;

A4: Εάν έχετε έναν ανενεργό λογαριασμό όταν κλείνετε το οικονομικό έτος, η κατάσταση του λογαριασμού δεν αλλάζει. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το εάν ο ανενεργός λογαριασμός έχει υπόλοιπο.

Ε5:Πώς μπορώ να δω την καταχώρηση χρονικού που αντιπροσωπεύει τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων που έχουν μηδενιστεί και, στη συνέχεια, καταχωρήθηκαν στο λογαριασμό κερδών διατήρησης;

A5: Για να προβάλετε την καταχώρηση χρονικού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο μενού "Εταιρεία", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην
   επιλογή "Λίστες εταιρειών"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Γράφημα λογαριασμών".

2. Στη λίστα "Γράφημα λογαριασμών", κάντε διπλό κλικ στο λογαριασμό εισοδήματος παρακρατητικών κερδών για να ανοίξετε το
   μητρώο λογαριασμών.

3. Κάντε διπλό κλικ στη γραμμή που πληροί τα ακόλουθα κριτήρια:
   

   • Η ημερομηνία είναι η τελευταία ημέρα του κλειστού οικονομικού έτους

   • Η περιγραφή του πλαισίου "Υπόμνημα" είναι
     "Κλείσιμο οικονομικού έτους".