Outlook 2003 で受信したメールを自分流に分類するには?

文書番号: 919245 - 対象製品
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Outlook 2003 の受信トレイにメールがたまり放題の彼。仕訳ルールを使ってメールを整理する方法を、彼女が教えてくれます。
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受信トレイにメールがたまっているわね。仕訳ルールを設定してないの??
?仕訳ルールの設定って何?
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簡単に言うと、差出人や件名などの条件によって、メールを自動的に処理する設定のことよ。たとえば、メールを受信したときに、それが私から届いたメールなら誰かに転送するとか、件名に「至急」という文字が入っていたら指定したメッセージ フォルダにコピーするとか、そういうルールを設定できるの。?
?へぇー。そんなことができるのか。メールを探すのも楽になりそうだし、すぐに設定したいけど、簡単にできるかな。
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ええ。ウィザードに従ってルールを設定すればいいだけだから、今からやってみない?

まず、Outlook 2003 の [ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリック。そうすると、表示されるダイアログ ボックスの左側に、[新しい仕訳ルール] というのがあるから、それをクリックするの。
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?自動仕訳ウィザードが起動したよ。[テンプレートから仕訳ルールを作成] が選択されているね。
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メールの仕訳でよく使われるパターンが、テンプレートとして用意されているのよ。特定の人から受信したメールや、件名に特定の文字が含まれているメールをフォルダに移動するとか……。?
?てことは、次長が送ってくる小言のメールを、削除済みフォルダに直行させたりできるわけか。
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こらこら。それじゃ、[新しい仕訳ルールを作成] をクリックしてみて。それから、[受信メール用に独自の仕訳ルールを作成する] をクリックして、[次へ] をクリック。?
?次は条件を選択するのか。ここでは、何が設定できるんだい?
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たとえば、特定の差出人から来た場合とか、件名に特定の文字が含まれている場合とかいう条件で、メールの仕訳をするの。複数の条件を組み合わせることもできるけど、とりあえずここでは、件名に特定の文字が含まれている場合のチェック ボックスだけクリックしてみて。?
?よし。[次へ] をクリック! あれ、先に進めないぞ。
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そう急がないで。件名にどんな文字が入っていたら仕訳をするのか、文字を具体的に指定しなくちゃ。[ステップ 2: 仕訳ルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] ボックスの下線部をクリックして、文字を入力するの。そうね、「至急」と入力してみれば??
?本当だ、次に進めた。今度は「処理を選択してください」だって。だんだんわかってきたぞ。ここでは、さっき設定した条件にあてはまるものをどう処理するか決めるんだね。
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そうよ。さっきの条件にあてはまるメールを、指定したフォルダに移動したり、だれかに転送したりできるの。ここでは、[指定フォルダへ移動する] を選んでおいて。ステップ 2 で、メッセージ フォルダを指定するのも忘れないでね。次の例外条件っていうのは、省略しても OK よ。最後に、この仕訳ルールの名前を付ければ、はい完了。?
?あ、[仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスに、今設定したルールが追加されてる。なるほどね。こうしておけば、自動的にメールが整理できて便利だなぁ。
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でしょう。設定できる仕訳ルールは 1 つだけじゃないから、いろいろ設定して整理するといいわよ。

仕訳ルールを設定する手順を画像つきで確認!

ルールをいくつか作る場合は、既に受信したメッセージを基に仕訳ルールを作成するといいわね。ルールを設定したいメッセージを開いて [アクション] メニューの [仕訳ルールの作成] をクリックすると、そのメールの条件を基に仕訳ルールを設定できるの。この方法だと、入力ミスも防げるわ。

既に受信したメッセージを基に仕訳ルールを作成する手順を画像つきで確認!
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?あれ、ちょっと待って。そうやっていくつかルールを設定していくと、1 つのメッセージに、複数のルールが当てはまってしまう場合が出てくるよね。そのときはどうなるんだ?
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処理の優先順位は、[仕訳ルール (表示順に適用されます)] の一覧で、仕訳ルールを上下に並べ替えると変更できるの。同じメッセージに複数の仕訳ルールが適用されるのを避けたい場合は、ウィザードで処理を選択するときに、[仕訳ルールの処理を中止する] を選択しておくといいわ。

仕訳ルールの処理順序を変更する手順を画像つきで確認!
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?なるほどね。
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それと、Microsoft Exchange Server などのサーバー上で実行される仕訳ルールは、常に先に処理されることは覚えておいてね。自分のコンピュータの Outlook で実行される仕訳ルールは、その後で処理されるのよ。 仕訳ルールを自分のコンピュータ上のメッセージだけに適用する場合、条件を指定するときに、[このコンピュータで送受信を行った場合のみ] を選択してね。?

手順の確認

仕訳ルールを設定する方法
  1. [ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリックします。
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  2. [仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されたら、[新しい仕訳ルール] をクリックします。
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  3. 自動仕訳ウィザードが起動したら、[新しい仕訳ルールを作成] をクリックします。
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  4. メッセージを確認するタイミングを選択します。ここでは、例として [受信メール用に独自の仕訳ルールを作成する] をクリックします。[次へ] をクリックします。
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  5. 条件を選択します。ここでは、例として [[件名]に特定の文字が含まれる場合] をクリックします。[ステップ 2: 仕訳ルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] ボックスの値を設定する必要がある場合は、ボックス内で下線のついた言葉をクリックします。[次へ] をクリックします。
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  6. 処理を選択します。ここでは、例として [指定フォルダへ移動する] をクリックします。[ステップ 2: 仕訳ルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] ボックスの値を設定する必要がある場合は、ボックス内で下線のついた言葉をクリックします。[次へ] をクリックします。
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  7. 例外条件を選択します (例外条件は省略することができます)。[ステップ 2: 仕訳ルールの説明を編集してください (下線部分をクリックします)] ボックスの値を設定する必要がある場合は、ボックス内で下線のついた言葉をクリックします。[次へ] をクリックします。
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  8. 仕訳ルールの名前を指定し、オプションを設定します。仕訳ルールの説明を確認し、正しければ [完了] をクリックします。
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既に受信したメッセージを基に仕訳ルールを作成する方法
  1. ルールを設定したいメッセージを開き、[アクション] メニューの [仕訳ルールの作成] をクリックします。
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  2. [仕訳ルールの作成] ダイアログ ボックスが表示されたら、[次の条件に一致する電子メールを受信したとき] で、条件を選択します。
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  3. [実行する処理] で処理を選択し、[OK] をクリックします。
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  4. もう一度 [OK] をクリックします。
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元の会話に戻る

仕訳ルールの処理順序を変更する方法
  1. [ツール] メニューの [仕訳ルールと通知] をクリックします。
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  2. [仕訳ルールと通知] ダイアログ ボックスの [電子メールの仕訳ルール] タブで、処理順位を変更する仕訳ルールを選択します。
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  3. [上へ] ボタン、または [下へ] ボタンをクリックして、順序を変更します。
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元の会話に戻る

プロパティ

文書番号: 919245 - 最終更新日: 2013年9月18日 - リビジョン: 3.1
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Office Outlook 2003
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