PowerPoint のプレゼンテーション ファイルのサイズを小さくする方法

この資料では、Microsoft Office PowerPoint 2007、Microsoft Office PowerPoint 2003、Microsoft PowerPoint 2002 および Microsoft PowerPoint 2000 でプレゼンテーション ファイルを作成する際に、ファイル サイズを小さくするためのヒントを紹介しています。

PowerPoint のプレゼンテーション ファイル のファイル サイズが大きくなるのには、さまざまな原因があります。ここでは、この問題の原因、解決方法および同じ問題が繰り返し起こらないようにする方法について説明します。

ファイルの高速保存をオフにする (PowerPoint 2003 以前のバージョンの場合)

プレゼンテーション ファイルを [高速保存] した場合、保存するデータの精査をしないため不要なデータが保存される場合があります。 不要なデータを削除して、プレゼンテーション ファイルを保存するには、次の手順で [高速保存] を解除してください。

1. PowerPoint を起動します。
2. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
3. [保存] タブをクリックして、[高速保存] チェック ボックスをオフにします。
4. 高速保存をオフにした後、[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックし、プレゼンテーション ファイルに新しい名前を付けて保存します。
5. [ファイル名] ボックスに新しいプレゼンテーションの名前を入力して、[OK] をクリックします。

注 : 手順を続ける前に、プレゼンテーション ファイルのコピーを保存しておくことをお勧めします。次の手順を実行すると、プレゼンテーションの変更を元に戻すことができません。

画像のファイル サイズを確認する

通常の場合、画像の解像度は 1024 × 768 ピクセルで十分です。画像の解像度がこれよりも大きいと、PowerPoint のプレゼンテーション ファイルのサイズが必要以上に大きくなる場合があります。画像を圧縮するには、次の手順を実行してください。

PowerPoint 2007 の場合

1. 圧縮する図をクリックします。
2. [図ツール] の [書式] タブの [調整] グループで [図の圧縮] をクリックします。
3. [画像の圧縮] ダイアログ ボックスで、以下のいずれかの操作を実行します。
   • 現在の図だけを圧縮する場合は [選択した画像のみに適用] チェックボックスを オン にします。
   • プレゼンテーション内のすべての図を圧縮する場合は、[選択した画像のみに適用] チェックボックスを オフ のままにします。
4. [オプション] をクリックし [圧縮の設定] ダイアログ ボックスで、以下の設定をします。
   
   圧縮オプション :
   • [保存時に基本的な圧縮を自動的に行う] チェックボックスをオンにします。
   • [図のトリミング部分を削除する] チェックボックスをオンにします。
   出力先 :
   利用状況に合わせて、[印刷用 (220 ppi)]、[画面用 (150 ppi)]、[電子メール用 (96 ppi)] のいずれかのチェック ボックスをオンにします。
   
   補足 : [電子メール用 (96 ppi)] が、ファイル サイズを一番小さくすることができます。
5. [OK] を 2 回クリックして、ダイアログ ボックスを閉じます。

PowerPoint 2002 および PowerPoint 2003 の場合

1. マウスの右ボタンで、圧縮する図をクリックし、ショートカット メニューの [図の書式設定] をクリックします。
2. [図の書式設定] ダイアログ ボックスで、[図] タブをクリックし、[圧縮] をクリックします。
3. [設定の対象] で、以下のいずれかの操作を実行します。
   • 現在の図だけを圧縮するには、[選択した図] をクリックします。
   • プレゼンテーション内のすべての図を圧縮するには、[ドキュメント内のすべての図] をクリックします。
4. [解像度の変更] で、以下のいずれかの操作を実行します。
   • プレゼンテーションをスライド ショーに使用する場合は、[Web/画面] をクリックします。
   • プレゼンテーションを印刷して配布する場合は、[印刷] をクリックします。
5. [オプション] で、[図を圧縮する] チェック ボックスと [図のトリミング部分を削除する] チェック ボックスをオンにします。
6. [OK] をクリックします。
7. 確認メッセージが表示されたら、[図の圧縮] ダイアログ ボックスの [適用] をクリックします。図が自動的に圧縮されます。

PowerPoint 2000 以前のバージョンの場合

注 : 圧縮する図ごとに次の手順を実行します。

1. 圧縮する図をクリックして選択します。
2. [編集] メニューの [コピー] をクリックします。
3. [編集] メニューの [形式を選択して貼り付け] をクリックします。
4. 以下のいずれかの操作を実行します。
   • 写真やスキャン画像などの画像の場合、[図 (JPEG)] をクリックします。
   • 広い領域が均一色の画像、または重要な文字列や細かい情報を含む画像の場合は、[図 (PNG)] をクリックします。
   注 : 通常、ファイル サイズが小さいのは JPEG ファイルですが、JPEG では圧縮時にデータが "損失" するため、細い線やその他の細かい部分が不鮮明になったり、文字列の周囲が "加工されたような感じ" (不自然な色のピクセル) になる場合があります。
5. 元の画像を削除します。

画像、埋め込みオブジェクトまたはグラフィックの貼り付けやドラッグを確認する (PowerPoint 2003 以前のバージョンの場合)

画像、または画像を含むグラフィックを別のアプリケーションから、PowerPoint にコピーして貼り付ける、またはドラッグすると、PowerPoint では OLE 埋め込みオブジェクトを作成します。OLE 埋め込みオブジェクトには Windows? メタファイル (WMF) および図が含まれます。 通常、PowerPoint では画像を効率的に圧縮しますが、Windows? メタファイル (WMF) は圧縮できません。そのため、画像を別のアプリケーションからコピーしてファイルに貼り付けたり、ドラッグしたりすると、ファィル サイズが非常に大きくなる可能性があります。

埋め込みオブジェクトは簡単に圧縮することができますので、画像をダブルクリックして編集する必要がなくなったら、次の手順を実行し、いったんグループを解除してください。

1. マウスの右ボタンで画像をクリックし、ショートカット メニューの [グループ化] をポイントして、[グループ解除] をクリックします。
2. 再度画像をマウスの右ボタンでクリックし、ショートカット メニューの [グループ化] をポイントして、[再グループ化] をクリックします。

グループを解除すると、OLE データが削除され図だけが残ります。この形式であれば、PowerPoint で圧縮することができます。 なお、PowerPoint のスライド間で、画像をコピーして貼り付けてもファイル サイズが大きくなることはありません。 PowerPoint では同じ画像を何回使用しても、画像のコピーが 1 つだけ保存されます。このため、画像をコピーして利用することは、ファイル サイズが大きくなるのを防ぐことができます。

マスタ スライドを確認する

プレゼンテーションの画像のサイズや OLE 埋め込みオブジェクトを確認するときは、スライド、タイトル、ノートも忘れずに確認してください。個々のスライドだけでなく、配布資料マスタも確認してください。また、ノート ビューで各ノートも確認してください。

注 : PowerPoint 2000 以降のバージョンでは、標準ビューのノート ペインにノートのグラフィックは表示されません。

PowerPoint 95 との互換性が維持されたファイル形式で保存しないようにする (PowerPoint 2003 以前のバージョンの場合)

名前の一部に "PowerPoint 95" が付いているファイル形式でファイルを保存した場合、画像が含まれている プレゼンテーション ファイルのサイズは非常に大きくなります。これは、PowerPoint 97 以降のバージョンでは画像が圧縮されますが、PowerPoint 95 では圧縮されないためです。また、PowerPoint 97 以降のバージョンで、"PowerPoint 95" が付いているファイル形式のファイルを保存した場合、PowerPoint 95 との互換性を保つようにするため、ファイル保存時に画像の圧縮が解除されます。

"PowerPoint 95" が付いているファイル形式でファイルを保存する必要があるのは、PowerPoint 95 のみを持っているユーザーとプレゼンテーション ファイルを共有するときのみにしてください。また、その場合でも、"PowerPoint 97-2003 形式" のプレゼンテーション ファイルと共に、PowerPoint 2003 Viewer のコピーを送信することをお勧めします。PowerPoint 2003 Viewer のサイズはそれほど大きくありません。また、PowerPoint 95 バージョンではアニメーションや画面切り替えが失われますが、ビューアを使用すると、意図したとおりにプレゼンテーションを表示することができます。

目に見えない不必要な要素 (オブジェクト) を確認する

プレゼンテーション の各スライドまたはマスタに、表示されていない不必要な要素が保存されることにより、プレゼンテーション ファイルのサイズが大きくなる場合があります。不必要な要素を削除するには、次の手順を実行してください。

PowerPoint 2007 の場合

1. [ホーム] タブの [編集] グループで、[選択] をクリックして [オブジェクトの選択と表示] をクリックします。
2. [オブジェクトの選択と表示] 作業ウィンドウが表示されたら、[このスライド上の図形] 一覧から各オブジェクトをクリックして、スライド上で選択されることを確認します。
   
   注 :
   元に戻す画像を拡大する

   
   (表示 / 非表示ボタン) をクリックすると、オブジェクトが非表示に設定されます。再度クリックすると表示されます。
3. 必要のないオブジェクトがある場合は、Del キーを押して削除します。

PowerPoint 2003 以前のバージョンの場合

1. ページ上の要素を選択します。ページ上のすべての要素を選択するには、[編集] メニューの [すべて選択] をクリックするか、または Ctrl キーを押しながら A キーを押します。
2. 残しておく要素の選択を解除します。選択を解除するには、Shift キーを押しながら目的の要素をクリックします。
3. 要素の表示/非表示にかかわらず、Del キーを押して、選択されている不要な要素をすべて削除します。

すべての PowerPoint のバージョン共通

1. スライド全体およびスライドの周囲の領域が表示されるように、スライドを縮小して表示します。
   
   PowerPoint 2007 の場合 :
   PowerPoint の画面右下のズーム スライダをマイナス方向 (左) に動かして、スライド全体が表示される大きさにします。
   
   PowerPoint 2003 以前のバージョンの場合 :
   [標準] ツール バーの [ズーム] ボックスの下向き矢印をクリックし、ボックスの一覧の [25%] をクリックします。
2. Tab キーを繰り返し押して、スライドまたはマスタ上の各要素を順に選択します。
3. スライドに不要な要素や、見覚えのない要素を選択した場合は、Del キーを押して要素を削除し、プレゼンテーション ファイルを保存します。

必要なフォントだけを埋め込むようにする

プレゼンテーションにフォントを埋め込むと、フォント ファイルの分だけプレゼンテーション ファイルのサイズが大きくなる場合があります。たとえば、新しい Unicode フォントの中には、サイズが非常に大きいものがあります。フォントを埋め込む前には、フォント ファイルのサイズを確認してください。

補足 : PowerPoint 2002 以降のバージョンでは、プレゼンテーションで使用されている文字だけを埋め込むことができます。これによって、埋め込む必要のあるフォント データが大幅に減少します。

校閲機能を確認する (PowerPoint 2002 および PowerPoint 2003 の場合)

[ファイル] メニューの [送信] をポイントし、[メールの宛先 (校閲用)] をクリックする操作を実行すると、PowerPoint ファイルには元の情報に加えて、メールの受信者が追加する変更や新しい情報が保持されます。資料やスライド全体を削除するような変更であっても、何らかの変更が加えられるたびに、その情報が保持されてファイル サイズは大きくなりますので、メールの送信者は変更内容を確認し反映して、プレゼンテーション ファイルを適切なサイズに戻してください。

補足 : ここでいう送信者とは、プレゼンテーション ファイルを最初に送信したユーザーのことです。また、ファイルに加えられた変更を承諾または拒否できるのは送信者だけです。

送信者が変更内容を確認し反映するには、次の手順を実行してください。

1. PowerPoint で、プレゼンテーション ファイルを開きます。
2. 変更内容を反映するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[はい] ボタンをクリックします。
3. 必要な変更内容を適用します。
4. [チェック/コメント] ツール バーの [校閲結果の差し込み終了] ボタンをクリックします。
5. 保存されている不要な情報が削除されます。
6. プレゼンテーション ファイルを保存します。

校閲機能が Outlook によって有効にならないようにする (Microsoft Outlook 2002 をインストールしている場合)

他のメール オプションを使ってプレゼンテーション ファイルを送信する場合でも、送信元の Outlook によって、自動的に校閲機能が有効になる場合があります。Outlook によって自動的に校閲機能が有効にならないようにするには、次の手順を実行してください。

1. Outlook 2002 を起動します。
2. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
3. [初期設定] タブをクリックし、[メール オプション] ボタンをクリックします。
4. [メールの詳細オプション] ボタンをクリックします。
5. [メッセージの送信] で、[添付ファイルにプロパティを追加して、[校閲結果の返信] を有効にする] チェックボックスをオフにし、[OK] をクリックします。