Cómo realizar una combinación de correspondencia en Works 9

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Resumen

en este artículo describe cómo realizar una combinación de correspondencia en Microsoft Works 9. Además, este artículo describe cómo realizar la combinación de correspondencia mediante uno de los siguientes orígenes:
  • una de datos de Works o archivo de hoja de cálculo de Works.
  • libro de la Libreta de direcciones en Microsoft Windows XP o los contactos de Windows en Windows Vista.
para realizar la combinación de correspondencia, siga estos pasos:
  1. crear un origen de datos para la combinación de correspondencia.
  2. realizar la combinación de correspondencia.
  3. filtrar el documento combinado.
  4. complete la combinación de correspondencia.

INTRODUCCIÓN

En este artículo contiene una guía paso a paso para realizar una combinación de correspondencia en Works 9.

Más información

Crear un origen de datos para la combinación de correspondencia

Un origen de datos es un archivo que contiene campos como nombres, direcciones y otra información que desea combinar en otro documento. Puede crear un origen de datos para una combinación de correspondencia mediante el cálculo de Works o la base de datos funciona. Además, Works 9 puede combinar registros de los siguientes orígenes:
  • Libro de la Libreta de direcciones en Windows XP o contactos de Windows en Windows Vista.
  • Microsoft Excel (*.xls).
  • Varios formatos de texto.
En este artículo describe cómo realizar una combinación de correspondencia de la base de datos funciona, el cálculo de Works, la Libreta de direcciones o la Libreta de contactos de Windows.

Crear un origen de datos en la hoja de cálculo 9 de Works

  1. Abra una hoja de cálculo en blanco en el cálculo de Works.
  2. Agregar los registros que desea combinar en el cálculo de Works. Coloque los nombres de campo en la primera fila.
  3. En el menú archivo , haga clic en Guardar y guarde el archivo como un archivo de cálculo de Works (*.xlr).

Crear un origen de datos en la base de datos de Works 9

  1. Abrir una base de datos nueva y vacía en la base de datos de Works 9.
  2. Crear el número correcto y el formato de campos para los registros. Asegúrese de asignar nombres descriptivos a cada campo.
  3. En el menú archivo , haga clic en Guardar y, a continuación, guarde el archivo como un archivo de base de datos de Works (*.wdb).

Combinación de correspondencia una base de datos 9 de Works o un archivo de hoja de cálculo de Works 9

  1. Inicie el selector de tareas de Works, haga clic en plantillas y, a continuación, haga clic en cartas y etiquetas de .
  2. Haga clic en documentos de combinación de correspondencia . Ahora se iniciará el procesador de textos de Works.
  3. En el cuadro de diálogo Abrir origen de datos , haga clic en Combinar información de otro tipo de archivo .
  4. En el cuadro de diálogo Abrir origen de datos , en Tipo de archivo , seleccione el tipo de origen de datos que desee.
  5. Seleccione la base de datos 9 de Works o el archivo de hoja de cálculo de Works 9 que desee y, a continuación, haga clic en Abrir .
  6. Si está utilizando una hoja de cálculo 9 de Works, se le pedirá si la primera fila de la hoja contiene los nombres de campo. Haga clic en o no la forma adecuada. Si no está utilizando un cálculo de Works 9, vaya al paso 7. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar campos .

    Nota En este momento, el archivo de base de datos de Works 9 o el archivo de hoja de cálculo de Works 9 se adjunta al documento principal de combinación de correspondencia.
  7. Escriba el contenido del documento principal de combinación de correspondencia, según corresponda. Por ejemplo, escriba la carta.
  8. En el documento principal, coloque el puntero donde desee que los campos combinados que aparecen.
  9. En el cuadro de diálogo Insertar campos , seleccione el campo que desee y, a continuación, haga clic en Insertar .
  10. Continuar seleccione los campos que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hasta que todos los campos que desee.

    Nota Al insertar los campos, escriba los signos de puntuación y los espacios entre los campos y, a continuación, presione ENTRAR para desplazarse a una nueva línea. El diseño el formato que desee que aparezca.
  11. Después de insertar y dar formato a los campos, haga clic en Ver resultados en el cuadro de diálogo Insertar campos para ver los campos. Puede utilizar el cuadro de diálogo Ver resultados para ver cada registro en el archivo de base de datos de Works 9 que desee.

Combinación de correspondencia desde la Libreta de direcciones

Nota Estos pasos se supone que ya se han agregado registros a la Libreta de direcciones o a la Libreta de contactos de Windows.
  1. Inicie el selector de tareas de Works, haga clic en plantillas y, a continuación, haga clic en cartas y etiquetas de .
  2. Haga clic en documentos de combinación de correspondencia . Ahora se iniciará el procesador de textos de Works.
  3. En el cuadro de diálogo Abrir origen de datos , haga clic en Combinar desde la Libreta de direcciones . Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar campos .

    Nota En este momento, el archivo de base de datos de Works o archivo de hoja de cálculo de Works se adjunta al documento principal de combinación de correspondencia.
  4. Escriba el contenido del documento principal de combinación de correspondencia, según corresponda. Por ejemplo, escriba la carta.
  5. En el documento principal, coloque el puntero donde desee que los campos combinados que aparecen. En el cuadro de diálogo Insertar campos , seleccione el campo que desee y, a continuación, haga clic en Insertar .
  6. Continuar seleccione los campos que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hasta que todos los campos que desee.

    Nota Al insertar los campos, escriba los signos de puntuación y los espacios entre los campos y, a continuación, presione ENTRAR para desplazarse a una nueva línea. El diseño el formato que desee que aparezca.
  7. Después de insertar y dar formato a los campos que desee, haga clic en Ver resultados en el cuadro de diálogo Insertar campos para ver los campos. Puede utilizar el cuadro de diálogo Ver resultados para ver cada registro en el archivo de base de datos de Works 9 que desee.

Filtrar un documento combinado

Si la presentación de Resultados de la vista no incluye correctamente los registros que haya seleccionado en el archivo de hoja de cálculo de Works o en el archivo de base de datos de Works, puede filtrar los registros de un documento combinado. Para ello, siga estos pasos:
  1. En el documento combinado, en el menú Herramientas , elija Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en filtrar y ordenar .
  2. Si no está ya seleccionada, haga clic en la ficha de filtro .
  3. En la lista campo , haga clic en el campo que desea utilizar para filtrar.
  4. En el cuadro comparación , seleccione la frase de comparación que desee.
  5. En el cuadro Comparar con , seleccione el texto que desea comparar con el contenido del primer campo.
  6. Para agregar más filtros, repita los pasos 4 a 6.
  7. Seleccione y para requieren que los nombres y direcciones en el documento combinado cumplan todos los criterios de los filtros establecidos. Seleccione o para incluir nombres y direcciones que cumplan cualquiera de los criterios de los filtros establecidos.
  8. Haga clic en Aceptar . Aparecerá el cuadro de diálogo Ver resultados . Puede revisar copias individuales de la carta en el documento combinado para ver los resultados del filtro.
  9. Haga clic en Cerrar (X) para cerrar el cuadro de diálogo Ver resultados .
notas
  • Para quitar un filtro, haga clic en Borrar filtro en la ficha filtro .
  • Si ha creado un documento combinado utilizando Seleccionar nombres , no se puede filtrar con sólo los nombres que haya seleccionado.
  • Si el origen de datos es una base de datos funciona, puede utilizar el filtro sólo para combinar Registros marcados . Para ello, haga clic en Usar registros marcados en la ficha filtro .
  • Puede hacerlo avanzadas de filtrado y ordenación del archivo de datos antes de completar efectivamente la combinación de correspondencia para recibir los resultados que desee. Para obtener ayuda realizar avanzadas de filtrado y ordenación, haga clic en Ayuda (?) en las fichas filtrar u Ordenar y, a continuación, haga clic en el área donde desea que más ayuda.

Completar la combinación de correspondencia

  1. En el menú archivo , haga clic en Imprimir .
  2. Si ve los resultados en la combinación de correspondencia y observa que no se suprimen las líneas en blanco, haga clic para Active la casilla de verificación no imprimir líneas con campos vacíos .
  3. Para generar el documento combinado, utilice uno de los métodos siguientes:
    • Si desea imprimir directamente el documento combinado, haga clic en Aceptar para completar la combinación de correspondencia e imprimir los sobres a la impresora. Si selecciona esta opción, no puede aplicar el resto de pasos en este artículo.
    • Para guardar la combinación de correspondencia en un documento nuevo para que se pueda imprimir posteriormente, haga clic en casilla de verificación enviar el resultado de combinación a un nuevo documento y, a continuación, haga clic en Aceptar .
  4. Se abrirá un documento nuevo que contiene la lista de direcciones combinadas. Para guardar este archivo para imprimir más tarde, haga clic en Guardar en el menú archivo .
  5. En el cuadro de diálogo escriba el nombre que desea utilizar para el nuevo documento en el cuadro nombre de archivo . Por ejemplo, escriba Mi sobres .
  6. Haga clic en Guardar . Esto creará un nuevo documento de procesador de textos de Works (*.wps) que contiene todas las páginas de los documentos combinados. Por ejemplo, todos los sobres que desee que el correo. Puede imprimir el documento más tarde para completar el correo.

Referencias

Para obtener más información acerca de cómo realizar una combinación de correspondencia en Works 7.0 o Works 8.0, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
832797Cómo realizar una combinación de correspondencia en Works 7.0 y en Works 8.0

Propiedades

Id. de artículo: 940002 - Última revisión: jueves, 19 de julio de 2007 - Versión: 1.2
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Works 9
Palabras clave: 
kbmt kbexpertiseinter kbdatabase kbfield kbmerge kbhowtomaster kbhowto KB940002 KbMtes
Traducción automática
IMPORTANTE: Este artículo ha sido traducido por un software de traducción automática de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft le ofrece artículos traducidos por un traductor humano y artículos traducidos automáticamente para que tenga acceso en su propio idioma a todos los artículos de nuestra base de conocimientos (Knowledge Base). Sin embargo, los artículos traducidos automáticamente pueden contener errores en el vocabulario, la sintaxis o la gramática, como los que un extranjero podría cometer al hablar el idioma. Microsoft no se hace responsable de cualquier imprecisión, error o daño ocasionado por una mala traducción del contenido o como consecuencia de su utilización por nuestros clientes. Microsoft suele actualizar el software de traducción frecuentemente.
Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 940002

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