如何在 Works 9 中执行邮件合并

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本文内容

概要

本文介绍了如何执行邮件合并中 Microsoft Works 9。此外,本文还介绍了如何通过使用以下资源之一中执行邮件合并:
  • A Works 数据库或 Works 电子表格文件。
  • 在 Microsoft Windows XP 或 Windows 联系人中的在通讯簿预订在 Windows Vista。
进行邮件合并,请按照下列步骤:
  1. 创建数据源的邮件合并。
  2. 执行邮件合并。
  3. 筛选合并文档。
  4. 完成邮件合并。

简介

本文包含一个分步指南,Works 9 中执行邮件合并。

更多信息

创建用于邮件合并数据源

数据源是一个文件,该文件包含诸如姓名、 地址和其他信息,您可能要合并到另一个文档中的字段。可以通过使用 Works 电子表格或 Works 数据库创建邮件合并的数据源。此外,Works 9 可以从以下来源的记录合并:
  • 在 Windows XP 或 Windows 联系人通讯簿预订在 Windows Vista 中。
  • Microsoft Excel (*.xls)。
  • 几种文本格式。
本文介绍如何从工作数据库中,从 Works 电子表格、 从通讯簿或从 Windows 联系人簿进行邮件合并。

Works 9 电子表格中创建数据源

  1. 打开一个新的空白电子表格在 Works 电子表格中。
  2. 添加想要合并到 Works 电子表格的记录。将第一行中的字段名称。
  3. 文件 菜单上单击 保存,然后将该文件保存为 Works 电子表格 (*.xlr) 文件。

Works 9 数据库中创建数据源

  1. Works 9 数据库中打开一个新的空白数据库。
  2. 创建正确的号码和您的记录的字段的格式。请确保为每个字段指定描述性名称。
  3. 文件 菜单上单击 保存,然后将该文件保存为 Works 数据库 (*.wdb) 文件。

邮件合并 Works 9 数据库或一个 Works 9 电子表格文件

  1. 启动 Works 任务启动器,单击 模板,然后单击 信函和标签.
  2. 单击 邮件合并文档。将启动 Works 字处理器。
  3. 打开数据源 对话框中单击 合并另一类文件中的信息
  4. 打开数据源 对话框的在 文件类型 框中,选择所需的数据源类型。
  5. 选择 Works 9 数据库或所需,Works 9 电子表格文件,然后单击 打开
  6. 如果使用的 Works 9 电子表格将要求您在工作表中的第一行是否包含字段名称。根据需要单击 。如果您没有使用 Works 9 电子表格,请转到第 7 步。 在 插入域 对话框。

    注意 此位置 Works 9 数据库文件或 Works 9 电子表格文件附加到邮件合并主文档。
  7. 根据需要键入邮件合并主文档,的内容。例如对于键入套用信函。
  8. 在主文档中将鼠标指针放在要合并的字段显示的位置。
  9. 插入域 对话框中选择所需的字段,然后单击 插入
  10. 继续选择您要插入,然后单击 插入 直到获得所需的所有字段的字段。

    注意 当插入域,键入标点符号标记和在的字段间空格,然后按 ENTER 移动到新行。设置布局格式所需的方式。
  11. 在插入并将设置域的格式之后单击为 查看结果插入域 对话框中,若要查看字段。使用 查看结果 对话框可以查看所需的 Works 9 数据库文件中的每条记录。

通讯簿中的邮件合并

注意这些步骤假定您已记录添加到通讯簿或 Windows 联系人简介册。
  1. 启动 Works 任务启动器,单击 模板,然后单击 信函和标签.
  2. 单击 邮件合并文档。将启动 Works 字处理器。
  3. 打开数据源 对话框中单击 从通讯簿合并。 在 插入域 对话框。

    注意 此位置 Works 数据库文件或 Works 电子表格文件附加到邮件合并主文档。
  4. 根据需要键入邮件合并主文档,的内容。例如对于键入套用信函。
  5. 在主文档中将鼠标指针放在要合并的字段显示的位置。插入域 对话框中选择所需的字段,然后单击 插入
  6. 继续选择您要插入,然后单击 插入 直到获得所需的所有字段的字段。

    注意 当您插入您的域、 键入标点符号标记和在的字段间空格,然后按 ENTER 移动到新行。设置布局格式所需的方式。
  7. 在插入并将设置所需的域的格式之后单击为 查看结果插入域 对话框中,若要查看字段。使用 查看结果 对话框可以查看所需的 Works 9 数据库文件中的每条记录。

筛选合并的文档

如果 查看结果 显示不正确地包括在 Works 电子表格文件中或在 Works 数据库文件中所选记录,您可以对合并文档中的记录进行筛选。若要这样做,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上合并文档中指向 邮件合并,然后单击 筛选和排序
  2. 如果它尚未被选中,单击 筛选 选项卡。
  3. 域名 列表中单击要用于筛选的字段。
  4. 比较 框中选择所需的比较短语。
  5. 比较对象中的收件人 框中选择您要比较的第一个字段内容的文本。
  6. 若要将更多的筛选器重复步骤 4 到步骤 6。
  7. 选择 需要的姓名和地址在合并文档中的符合所有条件的设置筛选器。选择 可以包括名称和符合条件的设置筛选器的任何一个地址。
  8. 单击 确定。在 查看结果 对话框。您可以查看以查看筛选器的结果合并文档中信函的单个副本。
  9. 单击以关闭 查看结果 对话框的 关闭 (X)
备注
  • 若要去筛选器单击 筛选 选项卡上的 清除筛选
  • 如果您创建了一个合并的文档,通过使用 选择姓名,您不能通过使用只有您选择的名称进行筛选。
  • 如果数据源是一个 Works 数据库,您可以使用筛选器仅要合并 带标记的记录。若要执行此操作单击 筛选器 选项卡上的 使用带标记的记录
  • 您可以执行的某些高级筛选和排序的数据文件,在实际完成邮件合并用于接收所需的结果之前。若要获取帮助执行高级的筛选和排序,单击 筛选排序 选项卡上的 帮助 (?),然后单击您希望更多的帮助的区域。

完成邮件合并

  1. 文件 菜单上单击 打印
  2. 如果在邮件合并中查看结果,并注意到了不删除空行单击以选中 不打印带有空字段的行 复选框。
  3. 若要输出在合并的文档,使用下列方法之一:
    • 如果您想要直接打印合并的文档,单击 确定 以完成邮件合并并打印到打印机信封。如果选中了此选项可能不适用于这篇文章中的步骤的其余部分。
    • 要保存邮件合并到一个新文档中,以便您可以在以后打印,单击以选中 发送到一个新文档的合并结果 复选框,然后单击 确定
  4. 现在将会打开一个新的文档,其中包含合并的地址列表。若要保存此文件以进行打印之后,单击在 文件 菜单上的 保存
  5. 另存为 对话框中键入您要使用新的文档,在 文件名 框中的名称。例如对于键入 我的信封
  6. 单击 保存。 此操作将创建新的 Works 字处理器文档 (*.wps) 包含的合并文档的所有页面。例如对于所有信封,您希望通过电子邮件发送。您可以打印更高版本才能完成该邮件的文档了。

参考

有关如何在 Works 7.0 中,或 Works 8.0 中执行邮件合并的详细信息单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
832797如何在 Works 7.0 和 Works 8.0 中执行邮件合并

属性

文章编号: 940002 - 最后修改: 2007年7月19日 - 修订: 1.2
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Works 9
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