如何執行合併列印中 Works 9

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結論

本文將告訴您,如何執行合併列印中 Microsoft Works 9。此外,本文將告訴您,如何利用下列來源執行郵件合併:
  • A Works 資料庫] 或 [Works 試算表檔案。
  • 在 Microsoft Windows XP] 或 [Windows 連絡人中的 [通訊錄預約在 Windows Vista。
進行郵件合併請依照下列步驟執行:
  1. 建立資料來源的郵件合併。
  2. 執行郵件合併。
  3. 篩選在合併文件。
  4. 完成合併。

簡介

本文將逐步告訴您在 Works 9 中執行合併列印。

其他相關資訊

建立郵件合併的資料來源

資料來源是包含欄位,例如名稱、 地址和您可能要合併到另一份文件的其他資訊的檔案。您可以使用 「 Works 試算表或 Works 資料庫來建立合併列印的資料來源。此外,Works 9 可以合併來自下列來源的記錄:
  • 在 Windows XP] 或 [Windows 連絡人通訊錄預約 Windows Vista 中。
  • Microsoft Excel (*.xls)。
  • 數個文字格式。
本文將告訴您,如何從 Works 資料庫、 從 「 Works 試算表、 從 「 通訊錄 」 或 Windows 連絡人通訊錄中的執行郵件合併。

「 Works 9 試算表中建立資料來源

  1. 在 「 Works 試算表中開啟新的空白的試算表。
  2. 新增您想要合併到 「 Works 試算表的記錄。將欄位名稱放在第一列。
  3. 在 [檔案] 功能表上按一下 [儲存檔案,然後將檔案儲存為 Works 試算表 (*.xlr) 檔案。

Works 9 資料庫中建立資料來源

  1. 在 Works 9 資料庫中開啟新的空白資料庫。
  2. 建立正確的數目和您的記錄的欄位的格式。請確定您給每個欄位的描述性名稱。
  3. 在 [檔案] 功能表上按一下 [儲存檔案,然後將檔案儲存為 Works 資料庫 (*.wdb) 檔案。

合併列印 Works 9 資料庫或 Works 9 試算表檔案

  1. 啟動 「 Works 家庭工作室,按一下 [範本],然後再按一下 [信件和標籤.
  2. 按一下 [合併列印的文件]。現在將啟動 Works 文書處理器。
  3. 開啟資料來源] 對話方塊中,按一下 [合併來自另一個檔案類型資訊]。
  4. 在 [開啟資料來源] 對話方塊的 [檔案類型 下, 選取 [您想要的資料來源類型]。
  5. 選取 Works 9 資料庫或您想要 [Works 9 試算表檔案,然後按一下 [開啟舊檔]。
  6. 如果您使用 Works 9 試算表,會要求工作表的第一列是否包含欄位名稱。按一下 [] 或 [否],為適當。如果沒有使用 Works 9 試算表前往步驟 7。 [插入欄位] 對話方塊隨即出現。

    附註 這個時候 Works 9 資料庫檔案或 Works 9 試算表檔案,被貼附至合併列印主文件中。
  7. 輸入適當的合併列印主要文件,內容。比方說鍵入表單字母。
  8. 在主文件中放置指標您希望合併的欄位出現的地方。
  9. 在 [插入欄位] 對話方塊選取您想要的欄位,然後按一下 [插入]。
  10. 繼續選取您要插入,然後按一下 [插入],直到您擁有您要的所有欄位的欄位。

    附註 當您插入欄位、 輸入標點符號和空格在欄位之間並按下 ENTER 移至新行。您想要顯示的方式格式化版面配置。
  11. 插入並格式化欄位之後,按一下 [檢視結果插入欄位] 對話方塊中,檢視欄位]。您可以使用 [檢視結果] 對話方塊來檢視每一筆記錄中您要的 Works 9 資料庫檔案。

從通訊錄合併

附註這些步驟假設您已已經新增記錄到 「 通訊錄或 Windows 連絡人活頁簿。
  1. 啟動 「 Works 家庭工作室,按一下 [範本],然後再按一下 [信件和標籤.
  2. 按一下 [合併列印的文件]。現在將啟動 Works 文書處理器。
  3. 開啟資料來源] 對話方塊中,按一下 [從通訊錄合併]。 [插入欄位] 對話方塊隨即出現。

    附註 這個時候 Works 資料庫檔案或 Works 試算表 」 檔案,被貼附至合併列印主文件中。
  4. 輸入適當的合併列印主要文件,內容。比方說鍵入表單字母。
  5. 在主文件中放置指標您希望合併的欄位出現的地方。在 [插入欄位] 對話方塊選取您想要的欄位,然後按一下 [插入]。
  6. 繼續選取您要插入,然後按一下 [插入],直到您擁有您要的所有欄位的欄位。

    附註 當您插入您的欄位、 輸入標點符號和空格在欄位之間並按下 ENTER 移至新行。您想要顯示的方式格式化版面配置。
  7. 插入並格式化您要的欄位之後,按一下 [檢視結果插入欄位] 對話方塊中,檢視欄位]。您可以使用 [檢視結果] 對話方塊來檢視每一筆記錄中您要的 Works 9 資料庫檔案。

篩選合併的文件

如果 檢視結果 顯示不正確地包括您已經選擇 Works 試算表檔案中] 或 [Works 資料庫檔案中的記錄,您可以篩選在合併的文件中記錄。要這麼做,請您執行下列步驟:
  1. 在合併的文件在 [工具] 功能表上指向 [合併列印,然後按一下 [篩選和排序]。
  2. 如果尚未選取,按一下 [篩選] 索引標籤。
  3. 在 [欄位] 清單中按一下 [您要用來篩選的欄位]。
  4. 在 [比較] 方塊選取您想要來進行比對的詞句。
  5. 比較收 件者] 方塊中,選取 [您想要比較的第一個欄位內容的文字]。
  6. 若要將多個篩選條件重複步驟 4 到 6。
  7. 選取 需要名稱和地址在合併的文件中符合的組篩選條件的所有準則。選取 包含名稱和地址符合其中一組篩選準則。
  8. 按一下 [確定]檢視結果] 對話方塊隨即出現。您可以檢閱查看篩選的結果合併的文件中字母的個別複本。
  9. 按一下 [關閉] (X) 以關閉 [檢視結果] 對話方塊。
備忘稿
  • 若要將篩選條件按一下 [篩選] 索引標籤上的 [清除篩選器]。
  • 如果您已建立合併的文件使用 選取名稱,您無法篩選使用您所選取之名稱。
  • 如果資料來源是 Works 資料庫,您可以使用篩選器只將合併 特別標示的記錄。要執行這項操作,按一下 [在 [篩選] 索引標籤上的 [使用特別標示的記錄]。
  • 您可以執行某些進階的篩選和排序資料檔的實際完成接收您想要的結果合併之前。若要取得說明執行進階的篩選和排序,按一下 [篩選] 或 [排序] 索引標籤上的 [說明 (?),然後按一下想更多說明的區域]。

完成合併

  1. 按一下 [檔案] 功能表 列印
  2. 如果您在合併列印中檢視結果,並注意到已不編入空白行按一下以選取 [不要列印包含空白欄位的行] 核取方塊。
  3. 若要輸出合併的文件,使用下列方法之一:
    • 如果您想要直接列印合併的文件,按一下 [確定] 完成合併並列印信封到印表機。如果選取 [這個選項其餘的本文中步驟可能無法套用。
    • 若要儲存郵件合併到新文件,以便您可以在稍後列印,按一下以選取 [傳送到新文件的合併結果] 核取方塊,然後再按一下 [確定]
  4. 現在將會開啟包含您合併的通訊清單的新文件。若要儲存為稍後列印這個檔案,按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。
  5. 另存 新檔] 對話方塊輸入您想要使用新的文件 檔案名稱] 方塊中的名稱。例如,輸入 我的信封
  6. 按一下 [儲存]。 這將會建立新 Works 文書處理器 (*.wps) 包含的文件的合併文件的所有頁面。比方說所有信封您想要的郵件。您可以列印文件稍後再完成郵寄。

?考

如更多有關如何執行合併列印或 Works 8.0 Works 7.0 中,按一下 [下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的發行項]:
832797如何在 Works 7.0 和 8.0 Works 中執行合併列印

屬性

文章編號: 940002 - 上次校閱: 2007年7月19日 - 版次: 1.2
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Works 9
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