アウトルック 2007 でメールを自分流に振り分けたい

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文書番号: 950822 - 対象製品
アウトルック 2007 (Outlook 2007) で受信したメールを、仕分け機能を使うことで効率よく振り分ける方法を画面写真と会話でご紹介します。
?アウトルック 2007 の受信トレイの中にフォルダを作ってメールを分類しているんだけど、メールの数が多いので 1 つずつドラッグしてフォルダに振り分けるのがたいへんで......。
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アウトルック 2007 の仕分けルールを活用すれば、受信したメールを自動的に所定のフォルダに振り分けられるわよ。 ?
?そんな便利な機能があるの!?
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たとえば、件名に "XYZ" というプロジェクト名が含まれているメールは "proj XYZ" というフォルダに移動するとか、メールの差出人が N さんなら "proj ABC" というフォルダに移動するとか、そういうルールをあらかじめ設定しておくわけ。

そうすると、受信したメールがそのルールに従って自動的に振り分けられるの。
?
?どうやって設定するの?
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まず、振り分けたメールを保存するフォルダを作成しておく必要があるわ。 ?
?新しいフォルダを作成するときは、受信トレイを右クリックして、[フォルダの作成] をクリックするんだよね。ぼくの場合、プロジェクトごとにフォルダを作ってあるから準備 OK。
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次に、受信トレイにあるメールを右クリックして、[仕分けルールの作成] をクリック。
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?
?[仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスが表示されたよ。
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ここで、振り分けるメールの条件と、振り分け先を設定するの。
条件でよく使うのは、[差出人が次の場合] と [件名が次の文字を含む場合] ね。
?
?[差出人が次の場合] チェック ボックスをオンにすると、その右に表示されている人から届いたメールが、振り分けられるわけだね。
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そのとおり。同じように [件名が次の文字を含む場合] チェック ボックスをオンにすると、その右のテキスト ボックスの文字列を件名に含むメールが振り分けられるの。

たとえば、テキスト ボックスに "プロジェクト2:定例会議の時間変更" と入力されているけれど、これを "プロジェクト2" にしてチェック ボックスをオンにすれば、件名に "プロジェクト2" と書かれているメールが、すべて振り分けられるわよ。
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?
?メールの振り分け先は、どうやって指定するの?
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[アイテムをフォルダに移動する] チェック ボックスをオンにして、[フォルダの選択] をクリックすると、フォルダを選択するダイアログ ボックスが表示されるから、そこで振り分け先のフォルダを指定するの。
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?
?設定が終わったら [OK] をクリックして、開いているダイアログ ボックスを閉じればいいんだね。
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そうすると、このダイアログ ボックスが表示されるから、チェック ボックスをオンにして [OK] をクリック。これで、メールが振り分けられるわ。
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?
?プロジェクトが終わって、メールを振り分ける必要がなくなったときは、どうすればいいのかな。
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[ツール] メニューの [仕分けルールと通知] をクリックすると、ルールの一覧が表示されるから、そこでルールの条件を変更したり、削除したりできるわよ。
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?
?アウトルック 2007 の機能を上手に使えば、メールの整理も楽になるね。ありがとう!
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プロパティ

文書番号: 950822 - 最終更新日: 2014年6月10日 - リビジョン: 2.2
この資料は以下の製品について記述したものです。
  • Microsoft Office Outlook 2007
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