Outlook 2007 ? Unwichtige E-Mails aussortieren lassen

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        Schritt für Schritt
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Viele Menschen nutzen nur einen einzigen E-Mail-Account sowohl für die berufliche als auch für die private Korrespondenz. Das erleichtert die Konfiguration und ermöglicht jederzeit Zugriff auf alle eingetroffenen E-Mails. Von Nachteil ist jedoch, dass die Fülle der eintreffenden E-Mails einen schnellen Überblick häufig unmöglich macht.

Outlook 2007 kann Ihnen jedoch beim Sortieren helfen, indem es einerseits unerwünschte E-Mails als Spam und Junk sofort aussortiert und andererseits weniger wichtige E-Mails in dafür vorgesehene Ordner schiebt. Dazu zählen beispielsweise Newsletter, Nachrichten Ihres Online-Auktionshauses oder Sendebestätigungen ? kurzum: alle E-Mails, die periodisch eintreffen, nicht von großer Bedeutung sind, die Sie aber auch nicht kategorisch ungelesen löschen möchten. Indem diese Nachrichten von Outlook vorsortiert werden, bleibt Ihr Hauptpostfach jederzeit übersichtlich. Die als weniger wichtig gekennzeichneten E-Mails prüfen Sie dann auf Wichtigkeit, wenn Sie Zeit und Lust dazu haben.

Sie müssen dazu lediglich einige wenige Regeln in Outlook definieren ? das ist aber schnell und komfortabel erledigt.

Regeln zur Ablage von E-Mails definieren

  1. Starten Sie Outlook, und markieren Sie eine E-Mail, die Sie beispielsweise als Massensendung periodisch von dem immer gleichen Absender erhalten und die Sie als nicht wichtig einstufen.

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  2. Klicken Sie in der Menüzeile auf das kleine Symbol für Regel erstellen.

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  3. Im folgenden Dialogfeld können Sie über variable Regeln bestimmen, was mit E-Mails von diesem Absender oder mit einer solchen Betreffzeile geschehen soll. Häufig reicht es aus, eine Regel für diesen Absender zu erstellen, so dass alle eintreffenden E-Mails von diesem Absender in der gleichen Art und Weise behandelt werden. Das ist meist sinnvoller, als eine Regel für die Betreffzeile zu definieren, da diese meist vom Absender der E-Mails variiert werden. Klicken Sie dazu in das Kästchen Von [Absender].

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  4. Da Sie die eintreffenden E-Mails dieses Absenders lediglich in einen speziellen Ordner verschieben möchten, klicken Sie auch in das Kästchen bei Element in Ordner verschieben.

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  5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ordner auswählen.

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  6. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld einen bestehenden Ordner aus, in den diese E-Mails verschoben werden sollen, indem Sie den Ordnereintrag mit einem Mausklick markieren und auf OK klicken, oder legen Sie einen speziellen Ordner für die E-Mails dieses Absenders an, indem Sie auf Neu klicken.

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  7. Falls Sie sich für einen neuen Ordner entschieden haben, geben Sie im folgenden Dialogfeld einen Namen für diesen neuen Ordner an.

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  8. Klicken Sie dann auf OK.

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  9. Der Ordner wird sofort angelegt und in einem neuen Auswahlfeld markiert. Klicken Sie wiederum auf OK.

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  10. Zurück im Dialogfeld Regel erstellen kontrollieren Sie die Angaben und klicken dann auf OK.

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  11. Outlook erstellt die Regel und bietet Ihnen an, nicht nur die kommenden E-Mails dieses Absenders zu verschieben sondern auch die vorhandenen. Klicken Sie dafür in das Kästchen bei Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden.

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  12. Klicken Sie dann auf OK.

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  13. Sie sehen im Anschluss, dass alle betreffenden E-Mails in diesen Ordner verschoben wurden. Erstellen Sie auf die Weise weitere Regeln für die Newsletter und Massensendungen anderer Absender, wobei es Ihre Entscheidung ist, ob Sie jeweils separate Ordner anlegen oder für alle unwichtigen E-Mails nur einen einzigen Ordner auswählen oder neu einrichten.

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Artikel-ID: 967432 - Geändert am: Montag, 23. September 2013 - Version: 1.3
Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
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kbstepbystep kbhowto KB967432
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