Outlook 2007-verbeteringen in 2007 Office suite Service Pack 2

Microsoft Office Outlook 2007 Service Pack 2 (SP2) is een update met duidelijke verbeteringen met betrekking tot prestaties en de betrouwbaarheid van de agenda. Dit artikel bevat een gedetailleerde samenvatting van de verbeteringen op deze twee gebieden.

Opmerking Nadat u de update hebt geïnstalleerd, duurt het starten van Outlook de eerste keer wat langer omdat Outlook eerst uw gegevensbestanden moet verwerken. Daarna zijn de prestaties van het product zoals beschreven in dit artikel.

Informatie over de update

U kunt het volgende bestand downloaden van het Microsoft Downloadcentrum:
Het pakket 2007 Microsoft Office suite Service Pack 2 nu downloaden.

Overzicht

Prestatieverbeteringen

De prestaties en reactiesnelheid van een programma zijn van elementair belang voor al onze klanten. Om die redenen heeft Microsoft een groot aantal prestatie- en optimalisatiewijzigingen doorgevoerd in 2007 Office suite Service Pack 2 (SP2).

De prestatieverbeteringen van Outlook 2007 SP2 kunnen worden ingedeeld in vier kerngebieden:

• Algehele reactiesnelheid
  SP2 zorgt ervoor dat er minder vaak schijfbewerkingen met gegevens plaatsvinden en de reactietijd van de gebruikersinterface is korter geworden.
• Starten
  Tijdens het starten van het programma worden er geen langdurige bewerkingen meer uitgevoerd.
• Afsluiten
  Het afsluiten van Outlook verloopt op de verwachte manier, ook als er nog activiteiten worden uitgevoerd.
• Schermopbouw en schakelen tussen mappen
  Het weergeven en vernieuwen van de interface gaat veel sneller, evenals het schakelen tussen mappen.

Verbeteringen in de agenda

De agendafunctie binnen ondernemingen is uitgegroeid tot een complex systeem van gesynchroniseerde clients en apparaten. Klanten beschikken niet alleen over verschillende versies van Outlook en Microsoft Exchange in hun organisatie, maar ook over grote aantallen mobiele apparaten met agendatoegang. Elke methode voor het openen en bijwerken van de agenda van gebruikers vereist meestal een bepaalde vorm van lees-/schrijfbevoegdheden voor de oorspronkelijke agenda, waarvoor vaak uniek gedefinieerde validatielogica wordt toegepast. In scenario's waarin managers andere gebruikers toegang verlenen tot hun postbus, is er sprake van extra complexiteit wanneer veel gemachtigden tegelijkertijd met dezelfde hoofdagenda werken. Het moge duidelijk zijn dat klanten in dergelijke complexe scenario's een zeer hoge betrouwbaarheid eisen. Het Outlook-team heeft daarom de onderliggende gegevensstructuren en de algehele betrouwbaarheid van agendamutaties verbeterd.

Dit artikel bevat in de sectie 'Afzonderlijke fouten die zijn hersteld' een samenvatting van de recente correcties. Dit geeft een algemeen beeld van de prestatieverbeteringen en de verbeterde betrouwbaarheid van de agenda. Ook de meer algemene verbeteringen kunnen hieruit worden afgelezen.

Algemene verbeteringen

Naast de hoofddoelen van verbeterde prestaties en een grotere betrouwbaarheid van de agenda, bevat Outlook 2007 SP2 veel correcties die er samen voor zorgen dat de stabiliteit van het product is toegenomen en bepaalde problemen van klanten zijn verholpen. De belangrijkste correcties hebben te maken met problemen die zeer vervelend zijn voor de klant, namelijk het vastlopen van Outlook of het niet meer reageren van het programma. Na de installatie van SP2 zal duidelijk merkbaar zijn dat de stabiliteit van Outlook sterk is verbeterd.

Andere correcties in SP2 kunnen worden ingedeeld in de volgende categorieën:

• Controles van gegevensbestanden
  Tijdens het starten van het programma worden er veel minder controles van gegevensbestanden uitgevoerd, aangegeven met het volgende bericht:
  
  Het gegevensbestand 'bestandsnaam' is niet correct gesloten. Dit bestand wordt gecontroleerd op problemen.
• Betrouwbaarheid van zoekbewerkingen
  De betrouwbaarheid van zoekbewerkingen is verbeterd wanneer u SP2 samen gebruikt met Windows Desktop Search 4. Ga voor meer informatie over Windows Desktop Search 4 naar de volgende Microsoft-website:
  http://www.microsoft.com/windows/products/winfamily/desktopsearch/choose/windowssearch4.mspx

  (http://www.microsoft.com/windows/products/winfamily/desktopsearch/choose/windowssearch4.mspx)
• RSS
  Minder gedupliceerde items
• Beveiliging
  Algemene verbeteringen op het gebied van beveiliging
• Objectmodel
  Bevat nu veel correcties die zijn aangevraagd door klanten

Prestaties van Outlook 2007 SP2

Algehele reactiesnelheid

De algehele reactiesnelheid van Outlook 2007 SP2 in vergelijking met Service Pack 1 is sterk verbeterd. Met reactiesnelheid wordt hier bedoeld hoe snel de toepassing reageert wanneer u de gebruikersinterface (UI) gebruikt. Een toepassing met een perfecte reactiesnelheid begint de aangevraagde taak direct uit te voeren, zelfs als die taak veel tijd in beslag neemt.

Het verbeteren van de reactiesnelheid van Outlook was een belangrijke prioriteit voor deze release.

Opslagengine

De belangrijkste wijziging heeft te maken met onderliggende optimalisaties van de lokale opslagengine. Zowel bestanden met persoonlijke mappen (PST's) als Exchange-archieven met cache (OST's) maken gebruik van dezelfde onderliggende opslagengine. In dit artikel verwijst PST naar beide technologieën. De algemene lees- en schrijfeigenschappen van de PST zijn zodanig aangepast dat er minder schijfbewerkingen nodig zijn om dezelfde algemene bewerkingen uit te voeren in Outlook. Het proces van het leegmaken van bestanden is bijvoorbeeld geoptimaliseerd, zodat het proces efficiënter samenwerkt met het besturingssysteem en het wegschrijven van gegevens naar een cache op schijf. Ook het wegschrijven van nieuwe gegevens naar de PST is aangepast. Deze gegevens worden nu veel dichter bij elkaar opgeslagen op de fysieke schijf, waardoor er minder schijfbewerkingen nodig zijn. Het wegschrijven van dezelfde hoeveelheid gegevens gaat hierdoor sneller. Een nadeel van dit algoritme voor het wegschrijven van gegevens is dat PST's ongeveer 20 procent groter zijn dan in vorige releases. Dit neemt niet weg dat het wegschrijven van gegevens veel sneller verloopt en dat er in totaal ook minder schrijfbewerkingen nodig zijn.

Klik op het volgende artikelnummer in de Microsoft Knowledge Base als u meer informatie wilt over de toegenomen bestandsgrootte van PST- en OST-bestanden: Hoewel het optimaliseren van schrijfbewerkingen veruit de belangrijkste aanpassing van de opslagengine is, zijn er ook nog wat kleinere wijzigingen die bijdragen aan een beter product. Zo is de interne opslagengine geoptimaliseerd op basis van een analyse van de bewerkingen die bij normaal gebruik het meest worden uitgevoerd door de opslagengine. Ook is de verwerking van interne 'wijzigingsmeldingen' geoptimaliseerd, met name als het om grote aantallen meldingen gaat. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u belangrijke gegevens toevoegt aan de PST, omdat er dan een groot aantal meldingen worden getriggerd voor het bijwerken van diverse gegevensstructuren met de nieuwe gegevens. Aangezien deze meldingen sneller worden verwerkt en er minder schijfbewerkingen nodig zijn, betekent dit een prestatieverbetering voor zowel grote als kleine bewerkingen. Het resultaat als geheel betekent een nog kortere reactietijd.

Gebruikersinterface

Naast het optimaliseren van de opslagengine heeft Microsoft tijd en onderzoek besteed aan het oplossen van enkele problemen met betrekking tot het niet reageren van Outlook. Deze oplossingen zijn voornamelijk te vinden in de toepassingslaag van Outlook. Er is vastgesteld dat het niet reageren van Outlook vooral als frustrerend wordt ervaren wanneer dit komt doordat Outlook taken uitvoert die niet zijn geïnitieerd door de gebruiker. Dergelijke situaties zijn zo frustrerend omdat de gebruiker geen idee heeft wanneer die taken worden uitgevoerd en hoe lang ze duren. Twee van de meer algemene oorzaken van het niet reageren van Outlook die niet zijn gekoppeld aan gebruikersacties, zijn het verwerken van updates in de berichtenlijst en het verwerken van updates in andere elementen in het hoofdvenster van Outlook. Ons team van engineers heeft daarom de methoden gewijzigd waarmee dergelijke updates worden verwerkt, zodat het effect op de reactiesnelheid van Outlook drastisch is afgenomen in SP2.

Enkele andere aanpassingen van de toepassingslaag hebben betrekking op scenario's die niet voor alle gebruikers aan de orde zijn. Microsoft is echter van mening dat deze scenario's een grote bron van ongenoegen zijn voor de gebruikers die hier wel mee te maken hebben. Het was bijvoorbeeld eerst zo dat als een gebruiker een bewerking aanvroeg in het dialoogvenster Herinneringen, zoals het verwijderen of uitstellen van een herinnering, de wijzigingen direct werden verwerkt en weggeschreven naar het archief. Nu is het zo dat dergelijke wijzigingen in een wachtrij worden geplaatst, zodat de UI meteen weer beschikbaar is. U kunt nu dus zo snel als u wilt op Verwijderen klikken, waarna het dialoogvenster na het verwijderen van de laatste herinnering direct wordt gesloten. Er zijn ook wat wijzigingen doorgevoerd in de manier waarop regels worden verwerkt, zodat veel acties op de client, zoals het verplaatsen van een bericht van een specifieke distributielijst naar een afzonderlijk PST-bestand, maar weinig invloed hebben op de reactiesnelheid van de UI.

Enkele andere aanpassingen zijn vooral bedoeld voor klanten die werken met POP- en IMAP-servers. In het geval van POP-gebruikers worden nu eerst de nieuwste e-mailberichten opgehaald. Hierdoor kunt u sneller over belangrijke zaken beschikken. Gebruikers van IMAP zullen merken dat het downloaden van de berichtteksten niet meer tot gevolg heeft dat er tijdelijk geen andere opdrachten kunnen worden uitgevoerd.

Outlook starten

Onze aanpak voor het optimaliseren van het opstartproces is redelijk eenvoudig geweest. We hebben alle taken geanalyseerd die door Outlook in de wachtrij worden geplaatst en vervolgens de opstarttijd verbeterd door enkele 'overbodige' bewerkingen te verwijderen en de uitvoering van de noodzakelijke taken beter te regelen.

Het resultaat is een duidelijk waarneembare verbetering. Het specificeren van de exacte verbetering is lastig omdat de ervaringen van de meeste mensen variëren afhankelijk van verschillende factoren. Het gaat om de volgende factoren:

• Het aantal invoegtoepassingen
• De hoeveelheid geheugen van de computer
• De snelheid van de vaste schijf
• Het aantal andere toepassingen dat actief is
• De grootte van de postbus en de grootte van extra archieven die worden geladen (het geheel van optimalisaties in de PST is hier ook van belang)
• Het aantal aanpassingen van de UI dat moet worden geladen

In veel van onze tests hebben we geconstateerd dat Outlook ongeveer twee keer zo snel wordt gestart. Het programma is ook veel sneller bij het samenstellen van de postbussen voor dagelijks e-mailgebruik.

Eerste keer starten

Als u Outlook direct na de installatie van de SP2-update de eerste keer start, duurt dit wat langer omdat Outlook interne PST-gegevensstructuren moet bijwerken die in SP2 zijn toegepast om de prestaties te optimaliseren. Dit hoeft echter maar één keer te gebeuren en geldt dus niet als u Outlook de volgende keren start. Het upgradeproces kan enkele minuten tot twee uur in beslag kan nemen. De benodigde tijd is afhankelijk van de grootte van de PST- en OST-bestanden en hoeveel PST-bestanden er tijdens het voor de eerste keer starten van het programma in het profiel worden geladen. Zodra de gegevensstructuren zijn bijgewerkt, zullen de prestatieverbeteringen merkbaar worden.

We hopen dat u na het voltooien van het upgradeproces en tijdens het werken met Outlook 2007 SP2 zult vaststellen dat het wachten de moeite waard is geweest. Er is een nieuw upgradevenster ontwikkeld waarin wordt aangegeven welke bewerkingen er worden uitgevoerd om de prestaties van Outlook te verbeteren. De reactiesnelheid van Outlook neemt sterk toe zodra dit dialoogvenster gesloten is.

Tip Als u SP2 aan het einde van de dag installeert, start Outlook dan na de installatie en voordat u naar huis gaat. Als u de volgende ochtend op kantoor komt, is alles klaar en kunt u direct aan de slag met het programma.

Alternatieve methode voor bijwerken van gegevensbestanden

Zeker in het geval van grote gegevensbestanden is er een alternatieve methode om de bestanden bij te werken. In plaats van de gegevensbestanden bij te werken tijdens de eerste uitvoering van Outlook SP2, kunt u een nieuwe kopie van uw postbus downloaden. Hierdoor wordt er een nieuw opslagbestand gemaakt op schijf. Als u deze methode gebruikt, wordt het bijwerken van de opslagruimte dynamisch uitgevoerd op het moment dat er nieuwe inhoud wordt toegevoegd aan het nieuwe, lokale gegevensbestand. Er wordt in dat geval geen upgradevenster weergegeven. Als Outlook uw postbus synchroniseert, worden als eerste de nieuwste e-mailberichten weergegeven. De gebruiker kan direct acties uitvoeren en hoeft dus niet te wachten totdat de hele postbus is gesynchroniseerd. De synchronisatie wordt voor het grootste gedeelte op de achtergrond uitgevoerd. Daardoor kan de gebruiker gewoon werken met de opgehaalde e-mailberichten. Deze aanpak kan beter werken dan het standaardproces van het bijwerken van de bestaande gegevensbestanden als de gebruiker grote gegevensbestanden heeft van enkele gigabytes of meer. Raadpleeg de sectie 'Een bestand met offlinemappen maken voor Exchange Server' in het volgende Microsoft Knowledge Base-artikel voor informatie over het downloaden van een nieuwe kopie van uw postbus:

Afsluiten

In eerdere versies van Outlook was logica ingebouwd die tot gevolg had dat het programma niet kon worden afgesloten als werd vastgesteld dat een ander programma toegang had tot gegevens van Outlook of op een andere manier was geïntegreerd met Outlook-functionaliteit. Een nadeel van deze aanpak was dat het vaak niet duidelijk was voor de gebruiker waarom Outlook niet kon worden afgesloten. Als alle opslagproviders hiervoor ondersteuning bieden, kan Outlook met SP2 snel worden afgesloten door alle serveractiviteit te stoppen, niet-opgeslagen PST-inhoud weg te schrijven naar schijf, en niet-opgeslagen voorkeuren en instellingen op te slaan. Heel belangrijk hierbij is dat Outlook niet meer wacht op het vrijgeven van externe referenties.

Opmerking Outlook Live Connector (OLC) 12.1 biedt geen ondersteuning voor dit versneld afsluiten van het programma. Om gegevensverlies te voorkomen, wordt Outlook dan ook op de gebruikelijke, langzamere manier afgesloten als OLC 12.1 wordt gebruikt. Het resultaat is dat het programma altijd op een betrouwbare manier wordt afgesloten, zelfs als er intensieve bewerkingen worden uitgevoerd, zoals synchronisatie met de server.

Ontwikkelaars die behoefte hebben aan meer technische informatie over het aanpassen van een programma voor een optimale integratie met dit nieuwe afsluitmodel, kunnen de volgende Microsoft-website bezoeken: De doelstelling is dat Outlook altijd binnen enkele seconden op een veilige manier kan worden afgesloten. Als Outlook.exe nog steeds actief is nadat u Outlook hebt afgesloten, wordt hiervoor een nieuw ontwikkeld pictogram weergegeven in het systeemvak. Zo lang als Outlook.exe actief is, en de interface van Outlook niet beschikbaar is, wordt het volgende Outlook-pictogram weergegeven in het systeemvak:

Schermopbouw en schakelen tussen mappen

Het schakelen tussen mappen en weergaven is verbeterd door de ontwikkeling van een geoptimaliseerde, zeer compacte nieuwe index van de mapinhoud die op datum wordt gesorteerd. Datumsortering vormt de basis van de meestgebruikte rangschikking van inhoudstabellen. Het zeer snel kunnen schakelen tussen mappen in SP2 is mogelijk doordat er in korte tijd een uiterst kleine en altijd actuele versie van deze index wordt geladen. De nieuwe datumindex is veel efficiënter, zelfs als er tienduizenden items in een map staan.

Het resultaat is dat het overschakelen naar zelfs de grootste mappen maar een paar seconden duurt, hoewel dit bij de eerste overschakeling naar de map wat langer kan duren omdat dan de indexen moeten worden samengesteld. Maar ook dat hoeft dus maar één keer te gebeuren.

Opmerking De meeste van deze voordelen zijn merkbaar wanneer u Outlook in de Exchange-modus met cache gebruikt in combinatie met OST's en PST's. In de onlinemodus worden de schermopbouw en het schakelen tussen mappen nog grotendeels bepaald door de prestaties van de server en het netwerk.

Conclusie

De algehele reactiesnelheid is aanzienlijk verbeterd met de introductie van Outlook 2007 SP2. Uit de reacties van honderden gebruikers die binnen de Microsoft-organisatie gebruikmaken van SP2, blijkt dat men zeer te spreken is over de prestatieverbeteringen.

Het feit dat er minder schijfbewerkingen nodig zijn, heeft een positieve invloed op de minimale hardware die nodig is om een goede gebruikerservaring te handhaven. Dit is zeker het geval voor oudere vaste schijven waarin halfgeleiders zijn toegepast en voor grote, lokale opslagbestanden die vaak worden gebruikt voor grote postbussen of grote archiefmappen. Om klanten goed advies te kunnen geven, wordt er momenteel gewerkt aan een meer concrete, numerieke analyse van deze verbeteringen.

Outlook 2007 SP2 is een belangrijke upgrade van Outlook 2007 SP1. Veel van de meestvoorkomende taken, zoals het afsluiten van het programma en het schakelen tussen mappen, werken nu veel sneller in specifieke scenario's.

Agendafunctie van Outlook 2007 SP2

De basis van een betrouwbare agenda is dat dezelfde gegevens overal beschikbaar zijn. Het zal u dan ook niet verbazen dat er zeer veel aandacht is besteed aan de synchronisatie tijdens het werken in de Exchange-modus met cache. De synchronisatie-engine is verbeterd zodat Outlook conflicterende bewerkingen automatisch oplost zonder alternatieve kopieën van de items toe te voegen aan de map Conflicten. Ook is de engine voor het oplossen van conflicten ingeschakeld voor gemachtigden die de agenda van hun manager in de cache plaatsen. Door zeer veel aandacht te besteden aan synchronisatie, zijn we er erin geslaagd vrijwel alle problemen op dit gebied op te lossen, waaronder:

• Dubbele exemplaren van een vergadering
• Organisatoren hebben een andere versie van de vergadering dan deelnemers
• Vergaderingen verdwijnen uit de agenda
• Vergaderingen worden opnieuw weergegeven (meestal uitzonderingen)
• Vergaderingen die zijn verwijderd door de organisator, blijven in de agenda's van deelnemers staan

Algehele betrouwbaarheid

Naast de verbeteringen van de synchronisatieprocessen zijn er ook verschillende correcties doorgevoerd die van invloed zijn op de algehele betrouwbaarheid. Als er in eerdere versies van Outlook in de Exchange-modus met cache bijvoorbeeld een vergadering werd aangepast, kon dit het volgende foutbericht tot gevolg hebben: In SP2 is dit probleem opgelost en heeft een dergelijk conflict niet meer tot gevolg dat de gegevens niet kunnen worden opgeslagen. Als u vóór SP2 Outlook-invoegtoepassingen gebruikte, werd een wijziging van een item pas opgeslagen nadat Outlook opnieuw was gestart, ongeacht hoe vaak u probeerde een item te wijzigen. Dit probleem is ook verholpen in SP2. Verder is de betrouwbaarheid verbeterd van invoegtoepassingen die gebruikmaken van permanente agendatransacties.

Er zijn nog andere verbeteringen met betrekking tot de betrouwbaarheid aangebracht, bijvoorbeeld dat privé-items na updates nog steeds privé zijn, de mogelijkheid om herinneringen te verwijderen en het elimineren van dubbele ontvangers. Daarnaast zijn enkele problemen opgelost die te maken hebben met de vraag of gegevens alleen naar toegevoegde of verwijderde deelnemers moeten worden verzonden. In dat geval werden de gewijzigde gegevens toch naar alle deelnemers van de vergadering verstuurd.

Tijdzones

Het komt wereldwijd steeds vaker voor dat de definitie van tijdzones en de zomertijd veranderen. Om hierop in te spelen, hebben we besloten deze wijzigingen op een andere manier door te geven aan de Time Zone Data Update Tool. Vanaf SP2 worden deze wijzigingen niet meer aangeboden in Outlook maar uitsluitend via de Time Zone Data Update Tool voor Microsoft Office Outlook. Dit hulpprogramma bevat nu de mogelijkheid voor het toevoegen van opties aan het menu Start, zodat het hulpprogramma nog gemakkelijker te gebruiken is. Het hulpprogramma wordt ondersteund in Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003 en Outlook 2007.

Conclusie

We hebben veel onderliggende problemen van de agendafunctie verholpen die eerder onvoorspelbaar gedrag tot gevolg hadden. Het is onze prioriteit ervoor te zorgen dat alle agenda's consistente informatie bevatten en dat afspraken goed werken. Microsoft beseft dat een betrouwbare agendafunctie belangrijk is voor onze klanten. We hebben daarom veel tijd besteed aan het verzamelen van feedback en het oplossen van problemen om de agendafunctie nog verder te verbeteren.

Problemen die worden opgelost met 2007 Microsoft Office suite Service Pack 2

Er is een werkmap beschikbaar die een lijst bevat met problemen die met dit servicepack worden opgelost.
Het pakket 2007 Office Service Pack 2 Changes.xlsx nu downloaden.

Bekende problemen

• Bestandsbijlagen van het type CNT, OSD, VBP en HPJ worden nu ook geblokkeerd en zijn toegevoegd aan de lijst met geblokkeerde bestandsextensies in Outlook. Ga voor meer informatie naar de volgende Microsoft-website:
  Eerder door Outlook geblokkeerde extensies

  (http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/HA012299521043.aspx)
  .
• Items in de lijst met e-mailberichten worden tijdelijk verplaatst wanneer u in de onlinemodus de zoekopdracht All Mail Item uitvoert.
• Wanneer u Outlook 2007 SP2 gebruikt met Outlook Live Connector 12.1, komen er dubbele vermeldingen voor in de agenda en in Contactpersonen. Dit probleem doet zich voor tenzij alle clients die verbinding hebben met de account, zijn bijgewerkt naar SP2.