Step by Step: Outlook 2007에서 일정 공유 방법

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개요

Outlook 2007을 사용하면 다양한 방법으로 일정을 다른 사용자들과 공유할 수 있습니다. 사용자와 받는 사람이 액세스하는 서버(Microsoft Exchange, POP3, IMAP)에 따라 적합한 방법을 사용할 수 있습니다. 또 업데이트 되지 않는 일회용 일정을 공유하거나 Microsoft Office Online 또는 WebDAV를 지원하는 다른 웹 사이트에 일정을 게시하여 업데이트 가능한 일정을 공유할 수 있습니다.
이 문서에서는 Outlook 2007과 가장 잘 맞는 Exchange서버 사용자 일정을 공유하는 방법, 일반적인 POP3, IMAP, Windows Live Mail등의 사용자와 일정 정보를 공유하는 방법 등을 알아보겠습니다.

방법

방법 1: Exchange 사용자와 일정을 공유하는 방법

사용자와 공유하기 원하는 받는 사람이 모두 Exchange 서버를 이용할 경우 이 공유를 이용할 수 있습니다. 일정 공유는 기본 일정뿐만 아니라 사용자가 새롭게 만든 일정 폴더를 선택할 수도 있습니다.
일정 공유는 공유 초대 및 공유 요청 전자메일 메시지를 통해 실행되며 초대를 받은 사람은 보낸 사람의 일정 폴더에 액세스 할 수 있습니다. 또 일정 초대를 보낼 때 받는 사람의 일정 폴더에 대한 액세스 권한을 요청할 수 있습니다.

먼저 공유 초대 메일을 발송 방법은 다음과 같습니다.
  1. Outlook에서 원하는 일정 폴더를 선택하여 마우스 오른쪽 단추를 클릭합니다.
  2. [“폴더 이름” 공유]를 클릭합니다.
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  3. 공유 초대의 받는 사람 상자에 받는 사람의 이름을 입력합니다.
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  4. 제목을 확인하고 원하는 경우 변경합니다.
  5. 받는 사람은 [이 일정의 목록을 추가, 편집 및 삭제할 수 있음] 확인란을 선택하여 받는 사람에게 내 일정 항목을 변경할 수 있도록 권한을 부여할 수도 있습니다.

    참고: 기본 일정을 공유하는 경우, 메뉴에 받는 사람이 일정을 볼 수 있도록 허용과 받는 사람의 일정을 볼 수 있는 사용 권한 요청이 나타납니다.
  6. 포함할 정보를 메시지 본문에 입력합니다.
  7. [보내기]를 클릭합니다.
  8. 확인 화면의 내용을 검토하고 내용이 맞으면 [확인]을 클릭합니다.

일반적으로 공유 초대 메일을 보내지 않고 해당 폴더에 여러 사용자에게 다양한 공유 권한을 할당하는 방법은 다음과 같습니다.
  1. Outlook에서 원하는 일정 폴더를 선택하여 마우스 오른쪽 단추를 클릭합니다.
  2. 공유 권한 변경을 선택합니다.
  3. 사용 권한 탭의 이름 상자에서 해당 사용자를 추가합니다.(모든 사용자에게 적용하기 위해서는 기본값을 선택합니다.)
  4. 사용 권한 수준 목록에서 권한 수준을 클릭합니다.

    다음이 권한 수준입니다.
    • 소유자: 모든 항목을 읽고 수정하고 삭제할 수 있으며 하위 폴더를 만들 수 있고 다른 사용자의 권한을 변경할 수 있음
    • 게시물 편집자: 소유자에서 다른 사용자의 권한을 제외하고 모든 기능을 수행할 수 있음
    • 편집자: 모든 항목에 대해서 읽고 수정하고 삭제가 가능함
    • 게시물 작성자: 항목, 파일, 하위 폴더를 만들 수 있으며 자신의 게시물에 대해서는 수정과 삭제가 가능
    • 작성자: 항목을 만들고 읽을 수 있으며 자신이 만든 항목을 수정 삭제가 가능함
    • 기고자: 항목을 만들 수만 있음
    • 검토자: 항목을 읽을 수 만 있음
    • 사용자 지정: 폴더 소유자가 지정한 일만 함
    • 없음: 아무런 권한이 없음

방법 2: 모든 사람과 일정을 공유하는 방법

사용자가 Microsoft Exchange, POP3, IMAP, 또는 Windows Live Mail 계정 중에서 어떤 계정을 사용하는지에 관계없이 Outlook을 이용하면 다양한 방법으로 사용자의 일정을 공유할 수 있습니다.

1) 일정을 iCalendar 파일로 저장하여 공유하는 방법
  1. 일정에서 해당 일정을 선택하고 [다름 이름으로 저장]을 클릭합니다.
  2. 파일 이름 상자에 iCalendar 파일 이름을 입력합니다.
  3. [저장]을 클릭합니다. 좀 더 자세한 설정이 필요할 경우 일정 저장을 선택하고 기타 옵션을 선택합니다.
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  4. 날짜 범위 목록에서 iCalendar 파일에 포함할 일정 데이터 양을 선택하거나 [날짜 지정]을 클릭하여 사용자 지정 날짜 범위를 입력합니다.
  5. 자세히 목록에서는 받는 사람에게 표시할 세부 정보의 양을 선택합니다.
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  6. 원하는 경우 고급 옵션의 표시를 선택하여 비공개로 표시된 항목의 정보를 포함할지 일정 항목 내에 첨부 파일을 포함할지 등을 설정합니다.
  7. 모든 설정이 완료되면 저장을 클릭합니다.
  8. 저장된 일정을 공유하기 원하는 사용자에게 메일에 첨부하는 형태로 보낼 수 있습니다.

2) Office Online에 일정 게시하기
  1. 원하는 일정 폴더를 선택하고 내 바로가기 메뉴에 [내 일정 게시]를 클릭합니다.
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  2. 만일 Office Online에 등록하지 않았거나 로그인하지 않았다면 Office Online 등록 화면이 표시됩니다. Microsoft Windows Live 계정과 암호를 입력하고 로그인합니다.
  3. Microsoft Office Online에 일정 게시 화면이 나타나면 시간 범위에서 일정 공유 기간을 설정합니다. 그리고 자세히에서 세부 정보 공유 수준을 선택하고 원하는 경우 [작업 시간에 포함된 시간만 표시] 확인란를 선택하여 Outlook에 지정된 작업 시간으로 세부 정보 공유를 제한할 수 있습니다.
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  4. 사용 권한 메뉴에서 일정 정보를 지정된 사람만 보게 할지 아니면 Office Online을 사용하는 사람 누구나가 볼 수 있도록 할지 설정할 수 있습니다.
  5. [고급]을 클릭하 일정을 주기적으로 업데이트 할지 여부를 결정할 수 있습니다.
  6. [확인]을 클릭하여 Office Online에 공유를 하면 공유초대 메시지를 발송할지 여부를 물어봅니다. 공유하기 원하는 사용자를 받는 사람에 입력하고 [보내기]를 클릭합니다.
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3) WebDAV 서버에 일정 게시
WebDAV 서버에 일정을 게시하여 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 이 방법은 Exchange 같은 소프트웨어 응용 프로그램을 사용하지 않고 일정 및 약속 있음/없음 정보를 공유하려는 경우에 유용합니다.

이 방법을 사용하려면 일정을 게시하는 서버에서 WebDAV(World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) 프로토콜을 지원해야 합니다. 그러나 일부 웹 서버에서는 WebDAV를 지원하지 않을 수도 있습니다. WebDAV를 사용할 수 없더라도 FTP(파일 전송 프로토콜)를 사용하거나 UNC(Universal Naming Convention) 경로(예: \\server\teamdocuments )에 직접 저장할 수 있습니다.

WebDAV는 HTTP(Hypertext Transfer Protocol) 프로토콜의 확장으로, 이 프로토콜을 사용하면 웹 서버에서 문서를 만들고 수정할 수 있습니다. 사용할 서버에서 WebDAV가 지원되는지 여부를 확인하려면 서버 관리자 또는 ISP(인터넷 서비스 공급자)에 문의하십시오.

  1. 탐색 창의 일정에서 공유할 일정을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.
  2. 바로 가기 메뉴에서 [인터넷에 게시]를 가리킨 다음 [WebDAV 서버에 게시]를 클릭합니다.
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  3. 위치 상자에 WebDAV 서버 및 폴더의 위치를 입력합니다.
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  4. 시간 범위 옆에서 일정 공유 기간(일)을 선택합니다.
  5. 자세히 옆의 화살표를 클릭하고 세부 정보 공유 수준을 선택합니다. 원하는 경우 [작업 시간에 포함된 시간만 표시] 확인란을 선택하여 Outlook에 지정된 작업 시간으로 세부 정보 공유를 제한할 수도 있습니다.

    기본적으로 이 일정은 주기적으로 업데이트됩니다. 일정의 변경 사항은 다음 번에 수동으로 보내기/받기를 수행하거나 자동으로 보내기/받기를 수행할 때 WebDAV 서버에 게시됩니다. 기본적으로 보내기/받기 그룹 각각에 대한 보내기/받기는 30분 간격으로 수행됩니다. 자동 보내기/받기 간격을 20분보다 짧게 변경하면 일정 업데이트 사항이 최소 20분 간격으로 WebDAV 서버에 게시됩니다.

    이 일정을 업로드한 다음 전혀 업데이트하지 않으려면 [고급]을 클릭하고 [한 번 업로드: 업데이트를 업로드하지 않음]을 클릭합니다.
  6. [확인]을 클릭합니다.


4) 일정을 웹 페이지로 저장하는 방법
일정을 웹 페이지로 저장하여 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 일정을 웹페이지로 저장하면 해당 일정의 시작 날짜와 끝 날짜를 지정하고 약속의 텍스트 구역을 입력한 약속 세부 정보를 포함할지 여부를 선택할 수 있으며 배경을 추가할 수도 있습니다.
  1. 원하는 일정 메뉴의 파일 메뉴에서 웹 페이지로 저장을 선택합니다.
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  2. 웹 페이지로 저장 화면의 기간 메뉴에서 시작 날짜끝 날짜를 입력합니다.
  3. 옵션에서 약속 세부 정보를 입력할지, 배경 그래픽을 사용하면 해당 파일을 선택합니다.
  4. 다른 이름으로 저장에서 일정 제목란에 웹 페이지 제공으로 사용할 이름을 입력합니다.
  5. 파일 이름에서 웹 페이지를 저장할 위치를 찾은 후 파일 이름을 선택합니다.
  6. 저장을 선택하면 웹페이지가 열립니다.
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  7. 웹 브라우저에서 액티브 콘텐츠가 차단되면 [차단된 콘텐츠 허용]을 클릭하고 [예]를 클릭합니다.


5) 전자 메일로 일정 보내기
일정을 다른 사람에게 전달하는 방법 중 하나가 방법이 일정을 전자메일로 보내는 방법입니다.
  1. 일정 폴더에서 [전자 메일로 일정 보내기]를 클릭합니다.
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  2. 일정 목록에서 보낼 일정을 선택합니다. 기본적으로 내 약속있음/없음 정보를 다른 사용자에게 표시하고 모임 요청을 수락하는데 사용되는 Outlook의 기본일정이 선택됩니다.
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  3. 날짜 범위 목록에서 전자메일에 포함할 일정 데이터의 양을 선택하거나 [날짜 지정]을 클릭하여 사용자 지정 날짜 범위를 입력할 수 있습니다.
  4. 자세히 목록에서 받는 사람에게 표시할 세부 정보의 양을 선택할 수 있습니다.
  5. 고급에서 [표시]를 클릭하여 비공개로 표시된 항목의 정보를 포함할지 또는 일정 항목 내 첨부 파일을 포함할지 등을 선택합니다. 그리고 전자 메일 레이아웃을 선택하여 일별 일정 또는 행사 목록을 포함할 수 있습니다.
  6. [확인]을 클릭하면 일정이 메일의 내용과 첨부 파일로 포함됩니다
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  7. 내용을 확인하고 받는 사람을 선택한 뒤에 [보내기]를 클릭하여 전자 메일을 보낼 수 있습니다.

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속성

기술 자료: 977049 - 마지막 검토: 2014년 5월 23일 금요일 - 수정: 1.5
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