Administrar la configuración de descarga de carpetas de correo compartido en modo de Intercambio almacenado en caché en Outlook

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Tenga en cuenta que tiene un perfil que está configurado en modo de Intercambio almacenado en caché en Microsoft Outlook 2010 o en una versión posterior. Si agrega el buzón compartido de otro usuario o la carpeta compartida al perfil, todas las carpetas del buzón compartido al que tiene acceso se descargan en la memoria caché local de forma predeterminada. Se trata de un cambio de Microsoft Office Outlook 2007 en el que solo las carpetas que no son de correo de buzones compartidos se almacenan en caché de forma predeterminada.

En la captura de pantalla siguiente se muestra la carpeta Bandeja de entrada compartida de un usuario. Puede identificar que esta carpeta se almacena en caché en Outlook porque la barra de estado muestra Conectado cuando esta carpeta está seleccionada en el panel de navegación.

Las carpetas de correo suelen contener más elementos que no son carpetas de correo. En las versiones de Outlook anteriores a Outlook 2010 cuando el espacio en disco duro era premium, solo las carpetas que no eran de correo se almacenaban en caché de forma predeterminada. Con los avances de hardware, el aumento de los tamaños de disco y las velocidades, se redujo el impacto de almacenar en caché más datos localmente. Por lo tanto, las versiones posteriores de Outlook se cambiaron para almacenar también en caché las carpetas de correo de forma predeterminada.

Trabajar con carpetas compartidas que se descargan localmente proporciona un mejor rendimiento. Esto se debe a que Outlook lee los datos de carpeta del disco duro local en lugar de conectarse a la Microsoft Exchange Server para recuperar las carpetas compartidas. El rendimiento obtenido mediante el uso de carpetas almacenadas localmente en caché es aún más notable si las carpetas compartidas se encuentran en un buzón de Exchange Online de Microsoft 365.

Efecto de las carpetas compartidas almacenadas en caché en el tamaño del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Si Outlook está configurado para descargar carpetas compartidas, el contenido de las carpetas compartidas se almacena en el archivo local de datos de Outlook sin conexión (.ost). Si las carpetas compartidas contienen muchos elementos o datos adjuntos de gran tamaño, el tamaño del archivo .ost podría crecer significativamente.

Además, si tiene permisos para un buzón de sitio y la opción Descargar carpetas compartidas está habilitada en Outlook, el contenido del buzón de sitio se sincroniza con el archivo .ost local. Esto también puede dar lugar a un aumento del tamaño del archivo .ost.

Para obtener más información sobre los archivos de datos de Outlook de gran tamaño y el rendimiento, vea Puede experimentar pausas de aplicación si tiene un archivo de datos de Outlook grande.

Si el tamaño del archivo .ost está restringido por las directivas, el almacenamiento en caché de carpetas compartidas puede dar lugar a que se alcance el límite de tamaño del archivo .ost. Para obtener más información sobre las directivas que los administradores pueden usar para limitar el tamaño de los archivos de datos de Outlook, vea Configuración del límite de tamaño para los archivos (.pst) y (.ost) en Outlook.

A partir de la versión Outlook 2016, la característica Descargar correo electrónico del pasado se aplica al buzón y a los buzones compartidos. Esto ayuda a evitar que el archivo .ost se convierta en demasiado grande. Sin embargo, es posible que un administrador haya implementado un valor del Registro para revertir al comportamiento anterior. Para determinar esto, compruebe el valor del DisableSyncSliderForSharedMailbox Registro. Si el valor existe y se establece en 1, indica que todo el contenido de los buzones compartidos se sincroniza con el archivo .ost local. Este es el comportamiento suponiendo que los valores CacheOthersMail del Registro y DownloadSharedFolders no están establecidos en 0.

Para obtener más información sobre el valor del Registro DisableSyncSliderForSharedMailbox, vea Solo se sincronizan algunos correos electrónicos.

Nota: En las versiones de Outlook anteriores a Outlook 2016, la característica Descargar correo electrónico de la característica anterior se llamaba Correo para mantenerse sin conexión.

El mejor rendimiento del cliente de Outlook puede variar de un usuario a otro, según su configuración, el número de carpetas compartidas a las que se accede, la ubicación de esos buzones compartidos, etc. Solo si se prueba con y sin las opciones predeterminadas de descarga de carpetas compartidas, se puede determinar la configuración óptima para cada usuario.

Valores del Registro, directiva de grupo y configuración de la Herramienta de personalización de Office para modificar la configuración de descarga

El comportamiento predeterminado para descargar carpetas compartidas se puede modificar mediante directivas de grupo y configuración del Registro. Algunas de estas directivas y valores del Registro podrían haber mejorado el rendimiento de las carpetas compartidas en versiones anteriores de Outlook o cuando las carpetas compartidas estaban en Exchange Server buzones locales. Sin embargo, esas mejoras de rendimiento pueden perderse en versiones recientes de Outlook o después de que los buzones se muevan a los inquilinos en la nube de Microsoft 365. Si experimenta problemas de rendimiento al usar carpetas compartidas en Outlook, un administrador deberá determinar si dichas directivas de grupo y valores del Registro se establecen para su organización y probar el rendimiento en Outlook sin ellos.

Hay configuraciones que controlan cómo Outlook usa carpetas compartidas y otras que se pueden usar para deshabilitar el almacenamiento en caché de todas las carpetas compartidas.

Configuración que controla cómo Outlook usa carpetas compartidas

El CacheOthersMail valor del Registro se puede configurar para almacenar en caché solo carpetas que no son de correo, como las carpetas Calendario, Contactos y Tareas. Cuando se configura este valor, los elementos de las carpetas de correo no están disponibles cuando se trabaja sin conexión en Outlook. Sin embargo, los elementos de carpetas que no son de correo siguen estando disponibles.

Clave:

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Officexx.0>\Outlook\Cached Mode

o

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Officexx.0>\Outlook\Cached Mode

El <marcador de posición xx.0> representa la versión de Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 o Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nombre: CacheOthersMail
Tipo: DWORD:
Valor: 0

El valor predeterminado es 1.

Después de deshabilitar el almacenamiento en caché de carpetas de correo compartido, la barra de estado de Outlook mostrará Online al seleccionar una carpeta de correo compartido en el panel de navegación, como se muestra en la captura de pantalla siguiente.

Para establecer el valor del CacheOthersMail Registro, puede:

• Configure el Registro de Windows manualmente.
• Controle la configuración del Registro mediante un directiva de grupo.
• Implemente la configuración caché de carpetas de correo compartido mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT).

Configuración manual del Registro de Windows

Para cambiar el comportamiento de almacenamiento en caché de carpetas compartidas en Outlook 2013 o versiones posteriores, puede agregar un valor del Registro al cliente de Outlook o editar un valor del Registro si existe.

1. Cierre Outlook.

2. Seleccione la clave de Windows+R para abrir un cuadro de diálogo Ejecutar.

3. Escriba regedit.exe y presione Aceptar.

4. Busque y seleccione la clave del Registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode

   El marcador de posición xx.0 representa la versión de Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 o Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013)

   Nota:

   Si la clave modo en caché no existe, creela siguiendo estos pasos:

   1. Seleccione la clave de Outlook .
   2. En el menú Editar , seleccione Nuevo y, a continuación, seleccione Clave.
   3. Escriba Modo almacenado en caché y, a continuación, presione ENTRAR.
   4. Seleccione la tecla Modo almacenado en caché y vaya al paso 5.

5. En el menú Editar , seleccione Nuevo y, a continuación, seleccione Valor DWORD.

6. Escriba CacheOthersMail y presione ENTRAR.

7. En el menú Edición, seleccione Modificar.

8. Escriba 0 para almacenar en caché solo carpetas compartidas, no de correo o 1 para almacenar en caché todas las carpetas compartidas y, a continuación, seleccione Aceptar.

9. Salga de la Editor del Registro.

10. Inicie Outlook.

Controlar la configuración del Registro mediante un directiva de grupo

El valor de clave del Registro necesario para cambiar el comportamiento predeterminado de almacenamiento en caché de carpetas compartidas en Outlook se puede configurar mediante una configuración de directiva de grupo. Normalmente, un administrador de Active Directory realiza estos pasos.

Los archivos de plantilla de directiva de grupo predeterminados para Outlook contienen la configuración de directiva que controla esta funcionalidad. Estos son Outlk16.admx y Outlk16.adml para Outlook 2016, Outlook 2019 y Outlook para Microsoft 365 y Outlk15.admx y Outlk15.adml para Outlook 2013.

Para implementar la configuración del Registro mediante la plantilla directiva de grupo de Outlook, siga estos pasos:

1. Descargue los archivos de plantilla adecuados del Centro de descarga de Microsoft:

   • Para Office 2016, Office 2019 o Outlook para Microsoft 365: archivos de plantilla administrativa (ADMX/ADML) y herramienta de personalización de Office para Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, Office 2019 y Office 2016
   • Para Office 2013: Archivos de plantilla administrativa de Office 2013 (ADMX/ADML) y herramienta de personalización de Office

2. Extraiga el archivo admintemplates_32bit.exe o admintemplates_64bit.exe en una carpeta del equipo.

3. Copie el archivo adecuado para la versión de Outlook en la carpeta C:\Windows\PolicyDefinitions:

   Para Office 2016, Office 2019 o Outlook para Office 36: Outlk16.admx
   Para Office 2013: Outlk15.admx

4. Copie el archivo adecuado para la versión de Outlook en la ubicación C:\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx , donde xx-xx es un nombre de referencia cultural de idioma. Por ejemplo, para inglés (EE. UU.), el nombre de la referencia cultural del idioma es en-us. Para obtener más información sobre los nombres de referencia cultural de idioma, vea Tabla de nombres de referencia cultural de idioma, códigos y valores ISO [C++].

   Para Office 2016, Office 2019 o Outlook para Office 36: Outlk16.adml
   Para Office 2013: Outlk15.adml

   Nota: El archivo .adml debe copiarse de la carpeta de idioma correcta.

5. Inicie el Editor directiva de grupo Object o la consola de administración de directiva de grupo.

   Las directivas de grupo se pueden aplicar a diferentes objetos de Active Directory, como unidades organizativas (UO). Compruebe la documentación de Windows para establecer las directivas de grupo en los objetos deseados.

6. En la Editor de objetos directiva de grupo o la consola de administración de directiva de grupo, en Configuración de usuario, expanda Plantillas administrativas, expanda su versión de Microsoft Outlook, opciones de Outlooky, a continuación, seleccione el nodo Delegados.

   

7. En Delegados, haga doble clic en Deshabilitar almacenamiento en caché de carpetas de correo compartido.

8. Para volver a la configuración predeterminada, seleccione Deshabilitado y, a continuación, seleccione Aceptar. Para cambiar a la configuración no predeterminada de solo almacenar en caché carpetas que no son de correo, seleccione Habilitado y, a continuación, seleccione Aceptar.

   La configuración de directiva se aplicará a todas las instalaciones de cliente de Outlook cuando se replique la actualización de configuración de directiva de grupo.

9. Para probar este cambio, escriba gpupdate /force en el símbolo del sistema y presione Entrar.

10. Inicie el registro Editor en el equipo cliente afectado y compruebe que el valor del CacheOthersMail Registro existe en el cliente y tiene un valor de 0:

Clave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<xx.0>\Outlook\Cached Mode

El <marcador de posición xx.0> representa la versión de Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 o Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nombre: CacheOthersMail Type: DWORD: Value: x

Donde x es 1 para revertir al comportamiento predeterminado o 0 si se aplica la configuración no predeterminada solo para almacenar en caché carpetas que no son de correo.

Si ve estos datos del Registro en el Registro, indica que la configuración de directiva de grupo se ha aplicado al cliente.

11. Inicie Outlook para comprobar que este cambio se ha implementado.

Implementar la configuración caché de carpetas de correo compartido mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT)

Para implementar la configuración caché de carpetas de correo compartido en Outlook 2013 o versiones posteriores, use la configuración integrada en oct.

1. Seleccione Inicio, escriba cmd en el cuadro Iniciar búsqueda y presione Entrar.

2. En el símbolo del sistema, escriba la ruta de acceso a los archivos de instalación de Office seguida de " /admin", como la siguiente, y presione Entrar:

   \\Server\share\Office\Setup.exe /admin

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar producto , seleccione Crear un nuevo archivo de personalización de instalación para el producto siguiente.

4. Seleccione el producto de Office en el cuadro de diálogo Seleccionar producto y, a continuación, seleccione Aceptar.

5. En el panel de navegación del OCT, seleccione Modificar configuración de usuario, expanda su versión de Microsoft Outlook, expanda Opciones de Outlook y, a continuación, seleccione Delegados.

6. Haga doble clic en Deshabilitar el almacenamiento en caché de carpetas de correo compartido.

7. Para volver a la configuración predeterminada, seleccione Deshabilitado y, a continuación, seleccione Aceptar. Para cambiar a la configuración no predeterminada de solo almacenar en caché carpetas que no son de correo, seleccione Habilitado y, a continuación, seleccione Aceptar.

8. Complete las tareas restantes en el OCT y guarde el archivo .msp.

9. Implemente Office con este archivo .msp.

Configuración para deshabilitar el almacenamiento en caché de carpetas compartidas

Es posible deshabilitar el almacenamiento en caché de carpetas compartidas en todos los perfiles de modo almacenado en caché. Esto incluye carpetas de correo compartido y carpetas compartidas que no son de correo. La configuración está disponible tanto en oct como en la plantilla de directiva de grupo.

OCTUBRE

En oct para Outlook 2013 y versiones posteriores, la configuración que controla el almacenamiento en caché de todas las carpetas compartidas se denomina Descargar carpetas compartidas que no son de correo. Se encuentra en Modificar la configuración de> usuario de la versión delModo de intercambio almacenado en caché de Exchange de la configuración> de la cuentade> Microsoft Outlook>.

Cuando se usa oct para deshabilitar esta configuración, se configura el siguiente valor de clave del Registro en los clientes de Outlook:

Clave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

El <marcador de posición xx.0> representa la versión de Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 o Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nombre: DownloadSharedFolders
Tipo: DWORD
Valor: 0

Si el valor de la clave del Registro se establece en 0, esto indica que se ha configurado una configuración no predeterminada.

plantilla de directiva de grupo

En la plantilla de directiva de grupo para Outlook 2013 y versiones posteriores, la configuración que controla el almacenamiento en caché de todas las carpetas compartidas se denomina Descargar carpetas compartidas que no son de correo. Se encuentra enPlantillas> administrativas de configuración> de usuario su versión delModo de intercambio almacenado en caché deExchange> de configuración> de Microsoft Outlook>.

Cuando se usa un directiva de grupo para deshabilitar esta configuración, se configura el siguiente valor de clave del Registro en los clientes de Outlook:

Clave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

El <marcador de posición xx.0> representa la versión de Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 o Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

Nombre: DownloadSharedFolders
Tipo: DWORD
Valor: 0

Si el valor se establece en 0, esto indica que se ha configurado una configuración no predeterminada.