Ordenar mensajes de correo electrónico a su manera en Outlook 2010

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En este artículo se explica cómo clasificar automáticamente cantidades masivas de mensajes de correo electrónico en carpetas mediante las reglas de clasificación de Outlook 2010.
 Dado que recibo grandes cantidades de mensajes de correo electrónico en Outlook 2010, he creado carpetas en la bandeja de entrada por las que clasifico dichos mensajes. Resulta realmente tedioso tener que arrastrarlos para moverlos.  
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Si configura las reglas de clasificación de Outlook 2010, se podrán clasificar los mensajes recibidos en las carpetas que ha especificado.  
 ¡Estupendo! No sabía que Outlook 2010 tenía una función tan útil.
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Si usa reglas de clasificación, puede configurar, por ejemplo, que un mensaje de la Persona A se debe clasificar en la Carpeta 1, mientras que un mensaje de la Persona B se debe clasificar en la Carpeta 2. Puede establecer al remitente como condición de clasificación. También es posible establecer el texto del Asunto como condición. 
 Así, si, por ejemplo, un mensaje incluye ?revista de correo? en el Asunto, se podrá clasificar en una carpeta para revistas de correo, ¿verdad?
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Exacto. 
 ¿Cómo puedo configurar las reglas de clasificación en Outlook 2010?
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Si desea clasificar mensajes por el remitente, haga clic en el mensaje que desee clasificar y haga clic en la pestaña Inicio, haga clic en Reglas y, a continuación, haga clic en Mover siempre los mensajes de.
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 Aparecerá el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
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Haga clic en la carpeta en la que desea que los mensajes se clasifiquen y, a continuación, haga clic en Aceptar. La configuración se habrá completado. Los mensajes del mismo remitente se colocarán automáticamente en esta carpeta. Si desea crear una nueva carpeta de destino, haga clic en Nueva....
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 Ha sido muy sencillo. ¿Cómo puedo clasificar los mensajes por el texto contenido en el Asunto?
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Seleccione un mensaje que desee clasificar, haga clic en Inicio, Reglas y, a continuación, haga clic en Crear regla.
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 El cuadro de diálogo Crear regla se mostrará en este momento.
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Puede establecer las reglas y especificar las carpetas en las que desea clasificar los mensajes. Si desea establecer texto del Asunto como condición, active la casilla de verificación El asunto contiene y escriba texto en el cuadro de texto de la derecha. Puede elegir la carpeta en la que desea clasificar los mensajes activando la casilla de verificación Mover el elemento a la carpeta y haciendo clic a continuación en Seleccionar carpeta... para elegir una carpeta. Por último, haga clic en Aceptar para completar la configuración.
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 El mensaje, que indica que se ha creado la regla, se mostrará.
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Si activa la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en la carpeta actual y hace clic en Aceptar, la regla no solo se aplica a los mensajes existentes, sino también a los que recibirá en el futuro.
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 ¿Qué debo hacer si ya no necesito la regla?
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En tal caso, haga clic en Reglas y, a continuación, en Reglas y administrar reglas y alertas en la ficha Inicio para mostrar la lista de reglas de clasificación. Aquí puede eliminar o editar las reglas.
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 Si sacamos el máximo rendimiento de las reglas de clasificación de mensajes de Outlook 2010, clasificar mensajes resultará mucho más sencillo.
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También debe saber que la función de "conversaciones" de Outlook 2010 le puede ayudar a administrar una serie de mensajes. La organización por conversación muestra los elementos de correo electrónico agrupados por el asunto del mensaje o "conversación". Los mensajes relacionados se agrupan visualmente en una jerarquía por tema en una conversación.

Es más fácil entenderlo si lo ve. En la ficha Vista, busque Conversaciones y active la casilla de verificación Mostrar como conversaciones.
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 Aparecerá el cuadro de diálogo "Mostrar los mensajes organizados por conversación en".
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Se le pregunta que elija si aplicar la vista de conversación a esta carpeta en concreto o a todas las carpetas. Aquí, haga clic en Esta carpeta.  
 En la parte izquierda de los mensajes aparecerán pequeños triángulos en blanco.
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En efecto, el triángulo que aparece es la marca de una conversación. Si selecciona el mensaje y hace clic en el triángulo se mostrarán todos los mensajes de la conversación y, si vuelve a hacer clic en el triángulo, los mensajes se ocultarán.
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 La función de conversación parece particularmente útil cuando se reciben mensajes de diversos grupos y personas sobre distintos temas. Aprovecharé todo el potencial de esta función, así como el de las reglas de clasificación.
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Propiedades

Id. de artículo: 982834 - Última revisión: viernes, 3 de diciembre de 2010 - Versión: 2.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager

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