Основные задачи в средстве сравнения электронных таблиц

Открытие средства сравнения электронных таблиц

На экране "Начните"нажмитекнопку средство сравнения электронных таблиц . Если вы не видите параметр средство сравнения электронных таблиц, начните вводить средство сравнения электронных таблиц ,а затем выберите его параметр.

Помимо средства сравнения электронных таблиц имеется и соответствующая программа для Access — средство сравнения баз данных (Майкрософт). Кроме того, Office профессиональный плюс версии или Приложения Microsoft 365 для предприятий.

Сравнение двух книг Excel

1. Выберите Главная > Сравнить файлы.

   

   Появляется диалоговое окно Compare Files (Сравнение файлов).

2. Щелкните значок синей папки рядом с полем Compare (Сравнить), чтобы перейти к более ранней версии книги. Помимо выбора файлов, сохраненных на компьютере или в сети, можно также ввести веб-адрес, ведущий к книге, сохраненной на сайте.
   
   

3. Щелкните значок зеленой папки рядом с полем To (С чем), чтобы перейти к книге, которую нужно сравнить с более ранней версией, а затем нажмите кнопку ОК.

   Совет:  Можно сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.

4. В левой области выберите элементы, которые нужно включить в результаты сравнения книг: установите или снимите флажки у таких элементов, как Formulas (Формулы), Macros (Макросы) или Cell Format (Формат ячеек). Или просто выберите вариант Select All (Выделить все).
   
   

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить сравнение.

Появление сообщения "Не удается открыть книгу" может означать, что одна из книг защищена паролем. Нажмите кнопку ОК и введите пароль для книги. Узнайте подробнее о том, как действуют пароли при использовании средства сравнения электронных таблиц.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле "Compare" (Сравнить) (обычно это более старый файл), а книга в правой части — файлу, указанному в поле "To" (С чем) (обычно это более новый файл). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

• В двух расположенных рядом частях таблицы сравнивается каждый лист из обоих файлов. Если листов несколько, для доступа к ним используйте кнопки "Вперед" и "Назад" на горизонтальной полосе прокрутки.

  Примечание: Даже если лист скрыт, он все равно сравнивается и отображается в результатах.

• Различия разного типа выделяются с помощью цвета заливки ячейки или цвета шрифта текста. Например, ячейки с введенными значениями (не с формулами) выделяются заливкой зеленого цвета в расположенных рядом частях таблицы и шрифтом зеленого цвета в области результатов. В левой нижней части указаны условные обозначения, поясняющие значения цветов.

В приведенном здесь примере результаты 4-го квартала (Q4) в более ранней версии не являются окончательными. Последняя версия книги содержит окончательные цифры для 4-го квартала в столбце E.

В результатах сравнения ячейки E2:E5 в обеих версиях выделены зеленым фоном, что означает изменение введенного значения. В результате изменения этих значений изменились и вычисляемые результаты в столбце YTD — ячейки F2:F4 и E6:F6 выделены сине-зеленым фоном, что означает изменение вычисленного значения.

Вычисляемый результат в ячейке F5 тоже изменился, но гораздо важнее то, что в более ранней версии его формула содержала ошибку (суммировались только ячейки B5:D5, а значение Q4 пропускалось). После обновления книги формула в ячейке F5 была исправлена и теперь имеет вид =СУММ(B5:E5).

• Если содержимое не умещается в ячейках, выберите команду Resize Cells to Fit (Размер ячеек по размеру данных).

Надстройка средства диагностики в Excel

Помимо средства сравнения электронных таблиц в Excel 2013 есть надстройка средства диагностики электронных таблиц, при включении которой появляется вкладка "Inquire" (Запрос). На этой вкладке можно проанализировать книгу, посмотреть на связи между ячейками, листами и другими книгами, а также убрать с листа лишнее форматирование. Если в Excel открыты две книги, которые нужно сравнить, можно запустить средство сравнения электронных таблиц с помощью команды "Сравнить файлы".

Если вкладка Inquire (Запрос) не Excel вкладки Inquire (Запрос) в Excel, см. включить надстройку Inquire(Запрос) . Подробнее об инструментах этой надстройки см. в статье Возможности средства диагностики электронных таблиц.

Дальнейшие действия

Если у вас есть критически важные Excel книги или базы данных Access в организации, можно установить средства управления электронными таблицами и базами данных Майкрософт. Microsoft сервер аудита и управления предоставляет мощные функции управления изменениями для файлов Excel и Access и дополняется сервером Microsoft средство обнаружения и оценки риска Server, который предоставляет функции инвентаризации и анализа, помогая снизить риск, связанный с использованием средств, разработанных конечными пользователями в Excel и Access.

См. также обзор средство сравнения электронных таблиц.