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Nota Questo documento è basato sulla trascrizione del webcast originale. Sono state apportate solo le modifiche strettamente necessarie a rendere più chiaro il testo.

Aaron Hartwell: Buon giorno, sono Aaron Hartwell e sono Program Manager del team di Microsoft Outlook, a Redmond, Stato di Washington. Oggi affronteremo un argomento molto interessante e vasto. Parleremo, infatti, della nuova versione di Outlook, cioè Microsoft® Office Outlook® 2003, e la presentazione si intitola "Microsoft Office Outlook 2003: un eccellente client di posta elettronica per gli utenti di oggi". Bene, cominciamo da alcuni degli obiettivi di progettazione di Outlook 2003 (diapositiva 2).

Outlook 2003 ci fa risparmiare tempo. Oggi siamo tutti molto impegnati e dalle ricerche svolte è emerso che gli utenti passano molto tempo in Outlook. Sapevamo, quindi, che sarebbe stato molto utile per i nostri clienti rendere più efficiente l'utilizzo di Outlook. Volevamo, fra l'altro, che gli utenti potessero trovare i messaggi più velocemente. Nelle versioni precedenti di Outlook non era sempre facile trovare i messaggi. Inoltre, volevamo trovare un sistema per poter procrastinare i messaggi senza rischiare di dimenticarli o perderli.

Per esempio, quando torno da una o più riunioni in genere trovo molti messaggi e devo essere in grado di orientarmi tra tutti in pochi minuti. Ecco, questa è una situazione tipica per cui volevamo trovare una soluzione efficiente. Inoltre, volevamo migliorare anche l'organizzazione delle schermate di Outlook, oggi spesso troppo fitte di messaggi.

Un altro dei nostri obiettivi era migliorare l'architettura di Outlook, per renderlo adatto alle varie tipologie di reti e di dispositivi portatili che stanno trovando sempre maggior diffusione.

Tutti i miglioramenti introdotti in questa versione non sono stati dettati semplicemente dal desiderio di migliorare esteticamente il prodotto, ma sono il frutto di ricerche approfondite e di commenti e suggerimenti dei clienti. Abbiamo analizzato e studiato con attenzione i problemi in cui si imbattono gli utenti e abbiamo cercato di trovare soluzioni efficienti.

Nella fase iniziale della progettazione di Outlook 2003 abbiamo fatto molte visite ai clienti e abbiamo chiesto di spedirci immagini delle schermate di Outlook, per renderci conto di come fossero. Con nostra grande sorpresa abbiamo ricevuto molte schermate simili a questa (diapositiva 3). Forse per molti di voi questa è una schermata normale, ma vi assicuro che per noi è una bella confusione.

Spesso queste schermate erano accompagnate da frasi tipo "Outlook è davvero difficile da usare. All'inizio servono tre giorni di formazione" oppure "Vengo sommerso da informazioni da ogni parte". A questo punto abbiamo capito che qualcosa era andato storto, qualcosa che aveva fatto di Outlook una sorta di lavoro a tempo pieno, anche noioso, e così abbiamo deciso di rivedere tutto dall'inizio.

Quando abbiamo prodotto Outlook 97 non avevamo utenti. Oggi gli utenti sono più di 200 milioni (diapositiva 4) e gli stili di lavoro e di organizzazione del lavoro sono diversissimi. È cambiato anche il volume dei messaggi. Quando è uscito Outlook 97 ricevevamo una decina, al massimo una ventina, di messaggi al giorno. Oggi abbiamo utenti che ricevono fra i 100 e i 200 messaggi al giorno ed effettivamente sono sopraffatti da tanta posta.

Un'altra richiesta urgente dei nostri clienti riguardava la possibilità di condividere le informazioni. Noi a Microsoft non abbiamo l'abitudine di condividere molto le informazioni, ad esempio non condividiamo i calendari. Ma i clienti ci hanno ripetuto più volte che avevano l'esigenza di condividere molte informazioni, ad esempio gli elenchi di contatti, i calendari eccetera. Così abbiamo deciso di semplificare il tutto. L'obiettivo principale era ridefinire il nostro client di posta elettronica. Spesso ci è stato detto che Outlook era alla stregua della maggior parte dei client Web e che non c'erano particolari vantaggi nell'utilizzare il client completo. Bene, noi volevamo dimostrare il contrario, far sì che per i nostri clienti fosse molto più vantaggioso usare il nostro client della posta elettronica, e ci siamo riusciti.

Lasciate che vi mostri il nuovo Outlook 2003 (diapositiva 5). Sono sicuro che molti di voi l'avranno già visto, magari nella versione beta. La prima cosa che si nota è che lo schermo è diviso in tre colonne. A sinistra c'è la nuova barra di spostamento di Outlook, al centro c'è la nuova visualizzazione della posta e a destra c'è il nuovo riquadro di lettura. Ora ci occuperemo del riquadro di lettura (diapositiva 6).

Dalle ricerche svolte è emerso che la maggior parte del tempo che gli utenti passano in Outlook è dedicato alla lettura dei messaggi. Questo dato non è sorprendente, considerata la relazione uno-molti. Volevamo rendere più agevole la lettura dei messaggi e per ottenere questo risultato ci siamo prefissati di mettere un po' di ordine, o meglio di ridurre gli ostacoli, ad esempio ridurre il numero di finestre da gestire.

Il riquadro di lettura è questa grande finestra a destra (diapositiva 7). Ora assomiglia a una vera e propria pagina. Come potete vedere, è in grado di ospitare molte più informazioni che in passato, quando il riquadro di anteprima era nella parte inferiore della schermata. Abbiamo introdotto alcune novità nell'intestazione, qui dove è riportato l'oggetto "Ecco le informazioni di cui ti parlavo". Questo messaggio è stato spedito da Jensen Harris. C'è la riga "A", ma non ci sono né la riga "Cc" né la riga degli allegati. Dal momento che non era indicato nessuno nella riga "Cc" e non c'erano allegati, non era necessario mostrare questi campi. In questo modo si lascia più spazio alle informazioni del corpo del messaggio.

Inoltre abbiamo aggiunto alcune funzionalità al riquadro di lettura. Coloro che utilizzano le convocazioni di riunioni ricorderanno che in Outlook 2000 erano state aggiunte le opzioni Accetta, Rifiuta e Provvisorio nel riquadro di anteprima. Ora abbiamo aggiunto anche la possibilità di proporre un nuovo orario e di votare. Gli utenti che vogliono proporre un nuovo orario o usare i pulsanti di voto possono farlo direttamente dal riquadro di lettura, senza dover aprire un'altra finestra. Coloro che preferiscono il riquadro di lettura nella parte inferiore dello schermo possono tranquillamente spostarlo, ma vedranno il 50 percento in meno di informazioni.

Inoltre, siamo intervenuti sull'impostazione che controlla la posizione del riquadro di lettura e la sua visualizzazione. In passato era necessario attivare o disattivare il riquadro di lettura e regolare la barra di divisione o la posizione del riquadro per ogni cartella, con un notevole consumo di tempo. Per questo abbiamo collocato l'impostazione per il riquadro di lettura in una posizione globale, in modo che sia possibile impostarla una sola volta.

La visualizzazione della posta delle versioni precedenti di Outlook era strutturata in modo molto analogo a un database (diapositiva 8). All'inizio dei lavori per la nuova versione, un Program Manager aveva dimostrato come fosse possibile ricreare con Microsoft Access la visualizzazione della posta di Outlook. Sicuramente sarebbe stata una visualizzazione eccellente per esaminare dati finanziari, ma non lo era per i messaggi di posta. Dovevamo individuare i campi su cui gli utenti si concentrano quando esaminano la posta. Un giorno ci fu un'accesa discussione sul campo più utilizzato per trovare i messaggi. C'era chi sosteneva che fosse il campo del nome e chi il campo dell'oggetto. Successivamente scoprimmo che circa il 25 percento dei messaggi di posta Internet non ha oggetto. Inoltre, da alcune ricerche svolte dal nostro reparto Ricerca emerse che il campo più utilizzato per trovare i messaggi è il campo del nome. Nella nuova visualizzazione della posta sono stati rimossi alcuni campi che, in genere, non sono particolarmente importanti per trovare i messaggi, ad esempio il campo Dimensione, ed è stato dato rilievo a campi chiave quali Nome, Data e Oggetto. Ora esaminiamo la nuova visualizzazione della posta.

La nuova visualizzazione della posta è la sezione al centro (diapositiva 9). Si tratta di una visualizzazione a due righe. Come potete vedere, il campo Dimensione non compare, così come non compaiono altre colonne che in passato era possibile aggiungere, ad esempio Classe messaggio. Il campo del nome, invece, è molto enfatizzato, è in grassetto. Avremmo potuto applicare il grassetto a tutti gli elementi della visualizzazione, ma si sarebbe perso lo scopo di evidenziare il nome.

Un altro elemento interessante della nuova visualizzazione è la dimensione. Se si utilizza Outlook su un portatile, su un palmare o su un Tablet PC, oppure se per spostare il puntatore si utilizza il pulsantino anziché il mouse, sarà più semplice selezionare la riga di interesse, perché nella nuova visualizzazione ogni riga è più larga. Chi lo desidera può impostare il vecchio stile, ma noi suggeriamo di provare quello nuovo.

Non posso fare una dimostrazione qui, perché sto utilizzando delle diapositive, ma quando si sposta il cursore del mouse su un messaggio viene visualizzata una descrizione con tutti gli altri campi che erano presenti nella vecchia visualizzazione, in modo che sia possibile conoscere le dimensioni, la classe e tutte le altre informazioni relative al messaggio.

Una delle novità interessanti della visualizzazione della posta sono i cosiddetti "raggruppamenti" (diapositiva 10). Si tratta di raggruppamenti intelligenti, che vengono applicati in base al criterio di ordinamento. Quindi, se i messaggi sono ordinati in base alla data, i raggruppamenti verranno creati in base alla data. Esiste un gruppo che si chiama Oggi, un gruppo che si chiama Ieri e un gruppo che si chiama Domenica. In questo modo è davvero semplice trovare i messaggi. Se, ad esempio, cerco un messaggio che mi è arrivato ieri, mi concentrerò direttamente sul gruppo Ieri. L'ambito della ricerca si restringe molto.

Gli utenti più esperti apprezzano i raggruppamenti, perché è possibile intervenire in vari modi sui gruppi. È possibile, ad esempio, afferrare l'intestazione di un gruppo e spostare l'intero gruppo oppure contrassegnare come non letti tutti i messaggi del gruppo. È possibile espandere e comprimere il gruppo. Se, ad esempio, si vuole trovare un messaggio del mese scorso, è possibile comprimere tutti i gruppi tranne quello del mese scorso.

L'applicazione che io preferisco è il raggruppamento per conversazione (diapositiva 11). In passato esisteva la visualizzazione Conversazione, ma non eravamo molto soddisfatti e quindi abbiamo deciso di renderla molto più efficace. Lo scenario è questo: mi allontano dall'ufficio per un paio d'ore, torno, mi siedo alla scrivania, guardo la Posta in arrivo e vedo che è in corso una lunga conversazione, su un argomento importante. Inizio a leggere i messaggi e scopro che le cose non vanno come vorrei. Così rispondo e do il mio parere. A questo punto inizio a leggere i messaggi in Posta in arrivo e scopro che c'è già stata una risposta a quel messaggio, anzi due. Bene, la disposizione per conversazione evita inconvenienti di questo tipo.

Siamo al punto in cui rientro in ufficio. La posta è organizzata per conversazione ed è possibile cogliere subito gli argomenti (diapositiva 12). È possibile passare subito all'ultimo messaggio di un argomento, che in genere contiene tutti i messaggi precedenti. È possibile individuare subito l'argomento di proprio interesse, passare all'ultimo messaggio e aggiornarsi su tutti gli scambi di opinione.

Qui, a sinistra, vedete vari argomenti di conversazione. Si osservi che sono visualizzati solo i messaggi non letti. Questo perché alcuni messaggi sono già stati letti e non è interessante vedere tutti i messaggi già letti. Quindi, per impostazione predefinita vengono visualizzati solo i messaggi non letti, in modo che sia possibile cogliere subito il messaggio o i messaggi di cui non si è ancora presa visione. Se venisse visualizzata l'intera conversazione ogni volta che arriva un messaggio, un solo argomento riempirebbe l'intera Posta in arrivo e questo non sarebbe particolarmente utile.

Altri elementi su cui desidero attirare la vostra attenzione sono queste bandierine colorate a sinistra e a destra. Ne parleremo più avanti. Sono i Contrassegni rapidi. Se si applica un contrassegno rapido a un messaggio, fra le altre cose lo si mette in rilievo nell'argomento, in modo da poterlo ritrovare con facilità.

Vediamo ora che cosa succede dopo aver letto un messaggio (diapositiva 13). Essenzialmente facciamo tre cose. L'ultima volta che ho fatto questa affermazione durante una conferenza un signore ha commentato che in realtà lui faceva una quarta cosa, cioè copiava i messaggi su un disco Zip per poi archiviarli in un computer apposito. Naturalmente ognuno può intervenire in vari modi sui messaggi, tuttavia dopo aver letto un messaggio si fanno principalmente tre cose.

In primo luogo si decide quale azione intraprendere, per esempio rispondere, inoltrarlo e così via. In secondo luogo, si cancella il messaggio oppure lo si archivia. Personalmente, sposto il messaggio nella cartella dei messaggi da esaminare successivamente oppure, se si tratta di pubblicità o di un messaggio indesiderato, lo elimino. In terzo luogo, la maggior parte degli utenti decide di occuparsi del messaggio più tardi. Per i primi due punti, non ci sono problemi, mentre per il terzo non esisteva un meccanismo realmente efficace. In passato si riceveva poca posta e ci si doveva occupare di uno, due messaggi al giorno. Oggi questo non è più possibile.

Uno dei modi per procrastinare un messaggio consiste nel contrassegnarlo come non letto. Riceviamo un messaggio, lo leggiamo e spesso decidiamo di contrassegnarlo come non letto per non dimenticarlo. Alcune persone, invece, trascinano il messaggio nell'elenco delle attività. In pratica convertono tutti i messaggi in attività, creano allegati e assegnano loro una priorità. Tutto questo richiede molto tempo, ma garantisce un buon livello di organizzazione. Un'altra cosa che abbiamo visto fare è creare una cartella _Da fare. Il carattere di sottolineatura davanti al nome della cartella fa sì che questa venga a trovarsi all'inizio dell'elenco delle cartelle, bene in vista.

Dovevamo trovare un sistema che consentisse di procrastinare un messaggio in modo semplice e abbiamo ideato i Contrassegni rapidi (diapositiva 14), che consentono di contrassegnare un messaggio con un semplice clic del mouse, senza interrompere la lettura. Mentre si scorrono i messaggi, con il solo riquadro di lettura senza finestre aggiuntive, si fa clic sui messaggi che si vuole contrassegnare. Nella visualizzazione della posta sarà poi possibile ordinare i messaggi per contrassegno.

In Outlook sono disponibili sei contrassegni di diverso colore (diapositiva 15). Il contrassegno predefinito è rosso. Quindi se si fa clic sulla colonna del contrassegno si aggiunge un contrassegno rosso, ma sono disponibili anche altri colori. Non esiste nessuna logica particolare associata ai vari colori. Il significato è lasciato agli utenti. Per me, ad esempio, il rosso può significare che un messaggio deve avere la massima priorità, mentre il blu può significare che è necessario leggere un documento allegato, ma il messaggio non ha una particolare priorità, né occorre rispondere. Quando ideammo questa funzionalità volevamo che fosse utile e che piacesse alle persone, e in effetti ha avuto un grande successo.

Ora vorrei parlare delle cartelle (diapositiva 16). Quasi sicuramente tutti voi usate le cartelle. Abbiamo visto utenti con ben 200 cartelle e immaginiamo che dedichino molto del loro tempo all'organizzazione della posta. Dalle ricerche da noi condotte è emerso che l'utente medio ha 30-32 cartelle, ma in realtà ne usa con regolarità solo 7. Le cartelle sono una soluzione molto pratica per raccogliere i messaggi che soddisfano un criterio di ricerca specifico. Tuttavia, vi sono alcuni problemi legati alle cartelle. In particolare sono rigide e in alcune situazioni non sono particolarmente utili.

Supponiamo, ad esempio, che io voglia raccogliere in una cartella i messaggi provenienti dai miei collaboratori. Creo la cartella e configuro una regola che sposta in essa i messaggi dei miei collaboratori. Con il passare del tempo, i miei collaboratori possono cambiare. Quando questo succede, mi ritrovo con una cartella e una regola che non sono più validi. Supponiamo che una persona lasci il mio gruppo e ne arrivi un'altra. Posso aprire la cartella e spostare tutti i messaggi della persona che ha lasciato il mio gruppo, quindi cercare tutti i messaggi della nuova persona e provare a spostarli nella cartella. Insomma, un bel lavoro, che mi farebbe propendere per creare una nuova regola e abbandonare la vecchia. Ma questa soluzione non è certo ottimale.

In questa versione abbiamo creato le cartelle ricerche (diapositiva 17), particolarmente interessanti. In pratica si tratta di ricerche in tempo reale che si presentano come cartelle. È sufficiente visualizzare la Ricerca avanzata, immettere una query e salvarla. Il risultato è una cartella nell'elenco delle cartelle che è sempre aggiornata. Tornando all'esempio di prima, quando cambiano i collaboratori non devo far altro che visualizzare la definizione della cartella ricerche, rimuovere un nome e aggiungere l'altro. A questo punto il contenuto della cartella ricerche verrebbe aggiornato automaticamente, senza che io debba creare nuove regole, spostare messaggi e così via. La combinazione delle normali cartelle e delle cartelle ricerche garantisce la massima flessibilità per l'organizzazione della posta.

Le cartelle ricerche sono state progettate in modo da essere adatte a tre livelli di competenza. L'utente inesperto potrà utilizzare le cartelle ricerche predefinite, per cui non occorre alcuna competenza, non occorre nemmeno capire che cosa sono. Abbiamo predisposto alcune cartelle che, secondo noi, sono utili per la maggior parte degli utenti, vale a dire una cartella per i messaggi non letti, una per i messaggi contrassegnati per il completamento, una per i messaggi di grandi dimensioni (utile quando si deve rientrare nella propria quota di spazio per la posta) (diapositiva 19).

Gli utenti con un livello medio di esperienza possono utilizzare i modelli delle cartelle ricerche per creare nuove cartelle ricerche. Creare una cartella ricerche a questo livello è molto facile. Infatti è necessario specificare al massimo un campo. Tornando all'esempio dei miei collaboratori, dovrei compilare un solo campo, indicando i nomi dei collaboratori. Gli utenti più esperti possono creare cartelle ricerche basate su qualsiasi query.

La cartella ricerche riprodotta nella diapositiva è la cartella "Da completare". Tutti i messaggi a cui applico un contrassegno, in qualsiasi cartella, compaiono qui. Posso continuare tranquillamente a usare il mio vecchio sistema di organizzazione della posta. Tutti i messaggi che contrassegnerò per il completamento compariranno nella cartella Da completare e non dovrò cercarli nelle altre cartelle.

Se in un'azienda viene utilizzata la nuova modalità cache di Outlook, di cui parlerò più avanti, tutte le query e tutto l'overhead della CPU saranno a carico del computer locale. Per le aziende che utilizzano la modalità cache (che è un'impostazione predefinita), non vi è alcun impatto sul server. L'aspetto più interessante, tuttavia, è che le definizioni delle cartelle ricerche seguono il profilo utente. Sono archiviate nel server, ma in pratica sono come messaggi. Quindi, se si dispone di un account di Exchange e si configura una cartella ricerche in un computer, le cartelle ricerche saranno sempre disponibili, anche se si cambia computer.

Per quanto riguarda le aziende che non utilizzano la modalità cache ma la tradizionale modalità in rete, occorre tenere presente che le cartelle ricerche vengono eseguite nel server e comportano un certo utilizzo di risorse della CPU. Per questo motivo abbiamo voluto che gli amministratori avessero la possibilità di fissare un tetto al numero di cartelle ricerche che gli utenti possono eseguire.

Uno degli obiettivi principali di questa versione era semplificare Outlook e quindi ci siamo concentrati sugli impieghi principali (diapositiva 20). Abbiamo rimosso varie funzionalità che gli utenti non usavano o di cui addirittura ignoravano l'esistenza e che, in effetti, erano poco pertinenti con la funzionalità principale di Outlook. Non so quanti di voi sanno, ad esempio, che con le versioni precedenti di Outlook era possibile sfogliare il file system. Quando avevamo aggiunto questa funzionalità, pensavamo che prima o poi Outlook avrebbe assolto anche la funzionalità di Esplora risorse. Ma in realtà abbiamo un'eccellente applicazione per sfogliare il file system, appunto Esplora risorse di Windows, quindi non aveva senso conservare questa funzionalità in Outlook.

Un altro esempio è costituito dalla funzionalità Preferiti di Internet. Da Outlook era possibile esplorare il Web e in Outlook erano disponibili tutti i collegamenti preferiti. Questa funzionalità era stata introdotta quando volevamo che Outlook diventasse il miglior browser per il Web. Ma anche in questo caso esiste già un browser eccellente, cioè Internet Explorer, e così abbiamo tolto questa funzionalità da Outlook.

Inoltre abbiamo rimosso molti dei pulsanti delle barre degli strumenti che non venivano mai utilizzati. Ad esempio, se si utilizza Word come editor della posta elettronica, quando si apre un nuovo messaggio vengono visualizzati più di 100 pulsanti, che anziché essere utili creano confusione. Quindi abbiamo deciso di semplificare molte barre degli strumenti e molti menu.

Ora vorrei occuparmi del riquadro di spostamento (diapositiva 21). Nel riquadro di spostamento si combinano le caratteristiche migliori della barra di Outlook e dell'elenco cartelle delle precedenti versioni di Outlook. Prima, per lavorare occorrevano entrambi. In realtà gli utenti apprezzavano i pulsanti della barra di Outlook, ma quando li utilizzavano rimanevano alquanto disorientati. Ad esempio, si aspettavano che facendo clic sul pulsante Contatti sarebbero entrati in un modulo specifico, ma rimanevano delusi, perché in realtà entravano nella cartella Contatti, esattamente come quando selezionavano la cartella Contatti nell'elenco cartelle.

Nella nuova versione abbiamo riunito l'elenco cartelle e la barra di Outlook nel riquadro di spostamento e ora quando si fa clic su un pulsante (Posta, Calendario, Contatti, Attività o altro) viene aperta una visualizzazione specifica del tipo di elemento indicato sul pulsante. Ad esempio, quando si fa clic sul pulsante Posta, nel riquadro di spostamento viene visualizzato tutto ciò che ha a che vedere con la posta e non compaiono informazioni sui contatti né sul calendario.

Ecco una schermata del modulo della posta (diapositiva 22). A sinistra abbiamo due sezioni. In basso abbiamo l'elenco di tutte le cartelle della posta. In pratica si tratta dell'elenco delle cartelle ridotto alle sole cartelle della posta. Dal momento che l'elenco non contiene le cartelle Contatti e Attività e il resto, c'è più spazio per le cartelle della posta. Sopra questo elenco abbiamo la sezione Cartelle preferite. Qui ci sono le cartelle che per me sono realmente importanti. Posso trascinare una cartella dall'elenco sottostante in questa area, in modo che la cartella sia sempre in evidenza. In questo modo non è più necessario creare cartelle del tipo _Posta importante.

Ora desidero mostrarvi il Calendario (diapositiva 23). Se si fa clic sul pulsante Calendario il riquadro a sinistra cambia in modo significativo e contiene solo dati relativi al calendario. Nella parte superiore c'è un calendario in cui è possibile selezionare la data e sotto altri due calendari. All'inizio ho accennato alla condivisione delle informazioni e ho sottolineato quanto fosse importante per i nostri clienti. In molti ci hanno chiesto di poter condividere i calendari. Bene, se osservate qui a sinistra vedrete la sezione Altri calendari. È sufficiente fare clic su un nome per attivare una visualizzazione affiancata dei calendari (diapositiva 24). Vediamo di cosa si tratta. Ho selezionato due nomi nell'elenco e ora ho tre calendari affiancati (diapositiva 25). Se desidero pianificare una riunione con loro, posso vedere in tempo reale gli orari liberi e occupati di noi tre.

Abbiamo visto in che modo i miglioramenti apportati ad Outlook ci permettono di organizzare meglio la posta, ad esempio con le cartelle ricerche, i contrassegni rapidi e così via, ma non abbiamo ancora esaminato le funzionalità che permettono di ridurre i messaggi in arrivo (diapositiva 26). Ho già accennato all'enorme mole di messaggi che tutti noi riceviamo e ora voglio sottolineare che gran parte di questi messaggi non è richiesta. Si tratta di spamming, posta indesiderata, pubblicità su prodotti che possono migliorarci la vita o suggerimenti su come diventare miliardari investendo un po' dei nostri soldi eccetera. Ci siamo resi conto che dovevamo fare qualcosa per ridurre il volume di posta indesiderata che arriva ai nostri clienti.

Abbiamo sviluppato molte nuove funzionalità (diapositiva 27). Una è rappresentato dal filtro per la posta indesiderata, che non va confuso con il filtro che avevamo in passato, sicuramente poco efficace. Questo è realmente utile. Un'altra funzionalità si chiama Blocca contenuto esterno. Per fare un esempio: sono a una riunione e ricevo un messaggio con un'immagine. Apro il messaggio e tutti alle mie spalle possono vedere l'immagine nel grande riquadro di lettura. Blocca contenuto esterno evita che questo accada. Ne parlerò più in dettaglio tra poco. Oltre a queste funzionalità abbiamo sviluppato gli elenchi di indirizzi attendibili e non attendibili.

Occupiamoci ora del filtro per la posta indesiderata (diapositiva 28): il motore di questo filtro è frutto della tecnologia di Microsoft Research. Il filtro funziona in base ai dati e alle informazioni raccolti da Microsoft sui messaggi classificati dagli utenti come spam. Non funziona sulla base di nomi di organizzazioni o di indirizzi di posta elettronica, come avveniva nei precedenti filtri. Come ho già detto, è molto efficace. Per impostazione predefinita, il filtro è impostato sul livello basso, ma può essere regolato. I livelli disponibili sono tre: basso, medio e alto. Inoltre, il filtro è attivo per impostazione predefinita e non occorre alcun intervento di configurazione per farlo funzionare. Contiene un meccanismo che ci permette di aggiornarlo man mano che le tecniche di spamming cambiano.

Elenchi di indirizzi sicuri e di indirizzi da bloccare (diapositiva 29): in pratica, oggi posso creare un elenco di persone ritenute attendibili, i cui messaggi non devono essere filtrati dal filtro della posta indesiderata. Anche se i messaggi possono sembrare spam, io so che queste persone non mi invierebbero posta offensiva o comunque indesiderata. Per impostazione predefinita, tutti gli utenti inseriti nell'elenco Contatti sono considerati attendibili, così come tutti coloro che appartengono a una specifica organizzazione Microsoft Exchange. Naturalmente è possibile configurare gli elenchi e aggiungere le persone desiderate, senza doverle inserire necessariamente nell'elenco Contatti. È possibile personalizzare l'elenco in entrambi i sensi, ovvero indicando le persone attendibili e le persone non attendibili.

Ho già accennato alla possibilità di bloccare contenuto esterno (diapositiva 30) e ho fatto l'esempio dell'arrivo durante una riunione di un messaggio indesiderato con un'immagine. Per impostazione predefinita, Outlook non scarica le immagini incorporate in un messaggio HTML. Uno degli espedienti escogitati dagli spammer consiste, appunto, nell'invio di un messaggio HTML che non contiene un'immagine vera e propria, bensì un riferimento a un'immagine che si trova in una condivisione remota. Quando l'utente apre il messaggio viene recuperato l'allegato e viene visualizzata l'immagine. In questo modo lo spammer è in grado di vedere che l'indirizzo di posta elettronica prova@example.com ha visitato il sito e ha recuperato l'immagine e sa che si tratta di un indirizzo di posta elettronica valido, da riutilizzare e da condividere con altri spammer.

Per impostazione predefinita Outlook non scarica queste immagini. Quando l'utente riceve un messaggio con immagini che sono state bloccate, vede un riquadro al posto dell'immagine con un messaggio che informa che l'accesso alle immagini è stato bloccato e che è possibile scaricare le immagini facendo clic con il pulsante destro del mouse. A questo punto entra in gioco l'elenco dei mittenti attendibili e non attendibili. Outlook non blocca mai il contenuto di messaggi inviati da utenti inclusi nell'elenco degli utenti attendibili, anche se si tratta di immagini di questo tipo.

Un'altra scoperta che abbiamo fatto è che gli utenti lasciano Outlook in esecuzione tutto il giorno (diapositiva 31). Riducono Outlook a icona e lavorano nelle altre applicazioni. Quando arriva un nuovo messaggio, Outlook emette un segnale acustico e visualizza un'icona a forma di busta nell'area di notifica. Dai risultati delle ricerche è emerso che questa segnalazione stimola una reazione automatica: gli utenti voglio sapere subito chi ha inviato il messaggio, quindi aprono immediatamente Outlook, guardano il messaggio e si rimettono al lavoro. Si tratta di un cambiamento di contesto che ripetuto più e più volte nel corso di un'intera giornata risulta alquanto oneroso per gli utenti. Per ovviare a ciò abbiamo sviluppato una nuova funzionalità, chiamata Avviso per il desktop per i nuovi messaggi. In pratica è una piccola finestra trasparente che viene visualizzata automaticamente e che contiene alcune informazioni: il nome del mittente, l'oggetto e un'anteprima del messaggio. In questo modo l'utente sa se deve leggere subito il messaggio o se può aspettare.

Siamo intervenuti anche sui meccanismi per la creazione delle regole, per semplificarli. La vecchia finestra di dialogo per la creazione delle regole richiedeva un certo livello di competenza e non era alla portata di tutti. Per questo abbiamo deciso di rendere più semplice la procedura per creare le regole, introducendo un meccanismo sensibile al contesto. Ad esempio: sono nella visualizzazione della posta, faccio clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio e viene visualizzata una creazione guidata per le regole. Molti campi vengono popolati automaticamente in base alle informazioni contenute nel messaggio. Ad esempio, è specificato il nome Andrea se il mittente del messaggio è Andrea oppure è specificato l'oggetto. Creare le regole in Outlook 2003 è molto più facile.

Ecco un elenco di altre funzionalità che abbiamo sviluppato per questa versione (diapositiva 32). Come ho già accennato, il modulo per la scrittura dei messaggi è più semplice e sono stati tolti molti pulsanti che non erano realmente utili. È stata migliorata l'interfaccia utente della Rubrica, che ora può essere ridimensionata, in modo che non si debba scorrere a sinistra e a destra per leggere un numero di telefono. È possibile creare firme specifiche per gli account, ad esempio posso creare una firma per il mio account di Exchange, che uso per lavoro, e un'altra più informale per il mio account di Hotmail, che uso per la posta privata. In questa versione è possibile finalmente creare firme diverse per gli account.

È stata migliorata la funzionalità Completamento automatico. Si tratta della funzionalità che visualizza un elenco di nomi quando si inizia a digitare nel campo A di un messaggio. In passato era necessario digitare tre o quattro lettere prima che venisse visualizzato l'elenco, ora è sufficiente una lettera. La funzionalità Completamento automatico ricorda la frequenza con cui vengono specificati i nomi e quindi propone per primo il nome più utilizzato.

Ora è possibile aggiungere una fotografia per ogni contatto. Supponiamo che la cartella dei contatti del team sia condivisa e che sia stata inserita una foto di ogni contatto. Prima di incontrarli a una riunione si potrebbero guardare le foto, in modo da riconoscerli subito.

È stato aggiunto un indicatore dell'ora corrente nel calendario, in modo da sapere sempre che ora è quando si lavora nel calendario. Si tratta di una piccola barra gialla che viene visualizzata accanto al giorno del calendario visualizzato.

Tramite un comando del menu di scelta rapida l'icona nell'area di notifica della barra delle applicazioni di Windows® può essere nascosta quando Outlook è ridotto a icona. È possibile personalizzare il numero di messaggi di Windows che vengono visualizzati per vari errori, indipendentemente dal fatto che siano errori della rete o semplici messaggi.

A questo punto vorrei passare alla seconda parte della discussione (diapositiva 33), in cui ci occuperemo dei miglioramenti apportati in specifico per gli utenti di Exchange, vale a dire gli utenti di organizzazioni che usano Exchange. A seguito del proliferare dei dispositivi portatili, quali laptop e Tablet PC, gli utenti usano Outlook su molti tipi di reti. Vediamo, quindi, quali sono queste reti (diapositiva 34).

Oggi è possibile connettersi praticamente ovunque: in ufficio, a casa, anche in viaggio.

Tuttavia, le connessioni non sono tutte uguali. Vi sono alcune caratteristiche, infatti, che variano a seconda della rete. Una delle caratteristiche che varia maggiormente è la velocità. Quando si parla di velocità in realtà si parla di larghezza di banda. Qual è la velocità di una connessione? In realtà le velocità sono molteplici. A un'estremità abbiamo un modem a 56 kilobit al secondo (Kbps), abbastanza lento, e all'estremità opposta abbiamo una LAN aziendale, cioè una LAN da 100 megabit al secondo (Mbps). Nel mezzo possono esserci reti di vario tipo: ISDN, DSL, modem con cavo e così via.

Un'altra caratteristica che varia di rete in rete è la velocità di risposta. Quando parliamo di velocità di risposta in realtà parliamo di latenza. Quanto tempo impiega un segnale per arrivare dal client al server e viceversa? Anche qui le differenze tra le reti sono notevoli. Nelle tecnologie senza fili quali GPRS o CDMA la latenza è abbastanza alta. Non è raro registrare una latenza di tre o quattro secondi. Nelle LAN aziendali, dove il client e il server sono fisicamente vicini, la latenza è molto bassa.

Un'altra caratteristica importante è l'affidabilità. Quando parliamo di affidabilità in realtà parliamo della probabilità che una connessione di rete rimanga attiva. Per tornare alle reti per cellulari, non è raro perdere e ritrovare la connessione. Nelle tecnologie senza fili esistono aree vive e aree morte e spostandosi dall'una all'altra si può perdere la connessione, quindi ritrovarla, poi riperderla. Le LAN aziendali sono, in genere, abbastanza attendibili ed è raro perdere la connessione.

Fra i trend che abbiamo osservato per quanto riguarda le reti, la banda larga è in crescita. Sempre più utenti privati e sempre più aziende di piccole dimensioni passano alla banda larga, ma le connessioni telefoniche non stanno scomparendo. C'è stato un momento in cui noi del team di Outlook avevamo pensato che le connessioni telefoniche appartenessero ormai al passato, ma non è vero. Io viaggio molto e nove volte su dieci utilizzo un modem con connessione telefonica nella mia stanza d'albergo. Alcune reti senza fili stanno riscuotendo un buon successo, per ovvii motivi, come GPRS e CDMA. Bene, queste sono le reti oggi. Vediamo ora com'è la versione di Outlook oggi (diapositiva 35).

L'attuale modello client/server di Outlook si basa su alcuni presupposti: che la rete sia veloce e priva di problemi, che la larghezza di banda sia illimitata, che la latenza sia molto bassa e che la connessione non venga mai meno. Se uno di questi presupposti non è vero, le prestazioni di Outlook crollano. L'interfaccia utente non risponde e viene visualizzata la tanto temuta finestra di dialogo che informa che il server di Exchange non risponde e che consente di annullare la connessione, perché Outlook non è in grado di gestire le perdite temporanee di connessione.

Penso che tutti noi abbiamo visto Outlook in questa condizione, con finestre di dialogo sull'intero schermo (diapositiva 36). Mi piace definire questa condizione il punto senza ritorno. Quando Outlook è in questa condizione non resta altro da fare che chiudere tutte le finestre di dialogo, arrestare Outlook e riavviarlo. Non esiste alcuna possibilità di recupero.

Nelle versioni precedenti esisteva la modalità fuori rete, che offriva un certo aiuto, perché utilizzava una cache locale, ma a un prezzo alto. Era necessario creare, gestire e utilizzare gruppi di invio/ricezione, abbastanza complessi. Era necessario far passare il client, manualmente, dalla modalità in rete alla modalità fuori rete, riavviandolo ogni volta. Si perdeva molta della funzionalità disponibile in rete. Non era possibile visualizzare informazioni sulla disponibilità delle persone. Non era possibile pubblicare le regole. Non era possibile impostare il messaggio Fuori sede. Non era possibile visualizzare informazioni della Rubrica. In breve, era utile, ma non abbastanza.

Così abbiamo deciso di rivedere la progettazione di Outlook (diapositiva 37) e trovare il sistema per farlo funzionare bene su tutte le reti odierne. Abbiamo cercato di capire chi ne avrebbe tratto maggior vantaggio e abbiamo immaginato un utente mobile, che nel corso di una giornata può usare Outlook su quattro o cinque reti diverse. Al mattino è alla sua scrivania, con il laptop nell'alloggiamento di espansione, e in quel momento usa la LAN aziendale. Poi prende il laptop, va a una riunione e nel corso della riunione utilizza la 802.11 della sala riunioni. Finita la riunione prende un taxi o un treno. In quel momento non ha la possibilità di connettersi. Va a casa e lì usa un modem con cavo per l'accesso a Internet. Noi vogliamo che Outlook funzioni ugualmente bene in tutte queste situazioni, in modo che l'utente possa usarle tutte con lo stesso livello di soddisfazione.

In questa versione siamo riusciti a far sì che Outlook funzioni bene con reti di ogni tipo. Per ottenere questo risultato abbiamo lavorato su più fronti. Abbiamo sviluppato la modalità cache di Exchange. Abbiamo migliorato la sincronizzazione. Abbiamo realizzato un motore per la risoluzione dei conflitti. Abbiamo sviluppato RPC su HTTP e, infine, abbiamo apportato alcuni miglioramenti ai file PST e OST.

La modalità cache di Exchange (diapositiva 38) è una novità. È un'impostazione predefinita, quindi è attiva automaticamente per gli account di Exchange creati in Outlook 2003, ed è la novità che consente di utilizzare Outlook su tutti i tipi di rete. Vediamo, dunque, di che cosa si tratta (diapositiva 39).

In primo luogo la modalità cache protegge gli utenti dalle varie condizioni della rete a cui ho accennato prima. Con la modalità cache la latenza, la larghezza di banda, le disconnessioni non rappresentano più un problema. A differenza di quanto avviene con la tradizionale modalità in rete, con la modalità cache Outlook viene eseguito su una copia locale della cassetta postale dell'utente, memorizzata nel solito archivio fuori rete, il file OST. Anche per la Rubrica l'esecuzione non ha luogo direttamente sul server, bensì su una copia fuori rete della Rubrica stessa, memorizzata nel file della Rubrica fuori rete.

A differenza di quanto avveniva nella modalità fuori rete, in cui gli utenti dovevano utilizzare gruppi di invio e ricezione per sincronizzare manualmente i dati del file OST e della Rubrica fuori rete, nella nuova versione di Outlook la sincronizzazione è automatica e avviene in background, senza interventi da parte dell'utente e senza perdita della funzionalità in rete. È possibile consultare le informazioni sulla disponibilità delle persone, accedere alle cartelle pubbliche, delegare l'accesso, pubblicare regole e svolgere altre attività simili.

Dal momento che la modalità cache si basa sulla sincronizzazione con il server di Exchange e che in passato la sincronizzazione non era molto efficiente, siamo intervenuti in questa area, proprio con la finalità di rendere la sincronizzazione più efficiente e più affidabile (diapositiva 40). Con il termine più efficiente intendo dire che volevamo ridurre il numero di byte in circolazione e ridurre il numero di viaggi di andata e ritorno. Entrambi questi fattori sono molto importanti se la rete presenta limiti a livello di larghezza di banda o se il pagamento è a byte, come nel caso delle reti GPRS. Per ridurre il numero di byte e i viaggi di andata e ritorno siamo intervenuti a vari livelli.

In primo luogo abbiamo introdotto la compressione dei dati tra il client e il server, ovvero la compressione dei dati bidirezionale. In passato veniva utilizzata la compressione RTS e veniva compresso il corpo del messaggio. Tuttavia, il formato di compressione non era molto efficiente e veniva compresso solo il corpo del messaggio. Non venivano compressi l'intestazione del messaggio, gli allegati e le comunicazioni tra client e server. La compressione dei dati bidirezionale viene applicata a un livello molto basso, a livello di RPC, in modo che tutto quello che viene trasmesso venga compresso.

È stata aumentata la dimensione dei buffer. Per trasmettere dati tramite una connessione, Outlook utilizza una serie di buffer. Se si utilizza una rete con molta latenza, si paga un contributo in termini di latenza per ogni viaggio di andata e ritorno tra il client e il server e ogni buffer corrisponde al viaggio di andata e ritorno. Aumentando le dimensioni dei buffer, è possibile inserire più dati in un buffer e quindi ridurre il numero di viaggi di andata e ritorno e ridurre il contributo da pagare in termini di latenza.

Un'altra innovazione è rappresentata dal caricamento parziale degli elementi. In passato se si modificava un messaggio di posta contenuto nell'archivio locale era necessario ritrasmettere l'intero messaggio. Se, ad esempio, si contrassegnava per il completamento un messaggio con un allegato di 2 MB, veniva trasmesso al server l'intero messaggio, compreso l'allegato di 2 MB, e non solo le proprietà del messaggio. Il caricamento parziale degli elementi consente di trasmettere una o più proprietà del messaggio. Il vantaggio è notevole quando si devono leggere i messaggi, contrassegnarli per il completamento, rispondere e così via. Queste modifiche, più una serie di altri interventi, hanno comportato una riduzione di byte trasmessi di circa il 50%, un risultato sicuramente importante.

Ho parlato della necessità di rendere più affidabile la sincronizzazione. Nelle versioni precedenti di Outlook non era possibile gestire le interruzioni della sincronizzazione. Se, ad esempio, si dovevano sincronizzare 100 messaggi e al cinquantesimo si verificava un problema, ad esempio si interrompeva la connessione, si dovevano sincronizzare di nuovo tutti i messaggi, perché non esisteva alcun sistema per stabilire quanti messaggi erano stati sincronizzati prima dell'interruzione. Questo non accade più in Outlook 2003. Con Outlook 2003, se si perde la connessione o si verifica un altro problema dopo che sono stati sincronizzati 50 messaggi, la sincronizzazione ricomincia dal cinquantunesimo messaggio. È un vantaggio considerevole.

Per vari motivi può accadere che i messaggi si danneggino sul server. Nelle versioni precedenti di Outlook ed Exchange, quando un messaggio da scaricare nel client risultava danneggiato, la sincronizzazione veniva interrotta e non poteva ricominciare nella cartella in questione finché un tecnico del supporto o un amministratore non apriva la cassetta postale, individuava il messaggio che aveva causato il problema e lo eliminava. Questo comportava molto lavoro sia per il personale IT delle aziende sia per il personale del supporto tecnico di Microsoft. Con Exchange 2003 e Outlook 2003 i messaggi danneggiati vengono individuati e inseriti in una cartella speciale, denominata Errori server, in modo che non vadano persi, e la sincronizzazione continua.

Volevamo, inoltre, che anche dopo lunghe assenze gli utenti potessero iniziare subito a lavorare con Outlook. Supponiamo, ad esempio, che io rientri in ufficio dopo due settimane di ferie. Avvio Outlook e la cache locale non è aggiornata, perché Outlook non si è connesso al server Exchange per due settimane e non ha sincronizzato la cache locale con il server. I dati da scaricare dal server sono molti. Non volevamo che gli utenti dovessero aspettare a lungo prima di poter iniziare a lavorare, quindi abbiamo ideato un ordine di sincronizzazione delle cartelle, per evitare che la cartella Posta eliminata venisse sincronizzata prima di Posta in arrivo. Ora viene sincronizzata per prima la cartella Calendario, perché contiene informazioni temporali che potrebbero essere urgenti. Tornando al nostro esempio, rientro dalle ferie, avvio il computer e voglio sapere subito quali appuntamenti ho in giornata. L'altro elemento interessante del Calendario è che in genere le modifiche sono poche rispetto a quelle delle cartelle della posta, quindi la sincronizzazione della cartella Calendario di norma finisce presto.

Dopo la cartella Calendario viene sincronizzata la cartella Contatti. Le informazioni della cartella Contatti vengono utilizzate per la risoluzione dei nomi, per gli elenchi dei mittenti attendibili e così via. È una cartella importante e, come la cartella Calendario, è soggetta a meno modifiche rispetto alle cartelle della posta e la sua sincronizzazione è veloce.

Successivamente viene sincronizzata Posta in arrivo, seguita dalle cartelle della posta create dall'utente. Per quanto riguarda queste ultime cartelle, l'ordine seguito dipende dalla frequenza con cui una cartella viene utilizzata. Vengono sincronizzate per prime le cartelle utilizzate più spesso.

Anche la sincronizzazione degli elementi all'interno delle cartelle segue un nuovo ordine. Nelle versioni precedenti di Outlook ed Exchange, l'ordine in cui i messaggi venivano recapitati in una cartella non era deterministico. La maggior parte delle volte venivano recapitati per primi i messaggi più vecchi e per ultimi i più recenti. Immaginate cosa possa significare rientrare in ufficio dopo quindici giorni e veder scorrere i messaggi a partire da due settimane prima, mentre i messaggi che ci interessano di più sono quelli più recenti, soprattutto nel caso delle discussioni, dove l'ultimo messaggio contiene tutte le informazioni dei messaggi precedenti. Ora i messaggi delle cartelle vengono sincronizzati a partire dai più recenti fino ai meno recenti.

Ho detto che la modalità cache protegge gli utenti dai problemi delle reti (diapositiva 41). Inoltre è in grado di gestire i cambiamenti a livello di connettività di rete. Supponiamo che io sia in riunione con un laptop e utilizzi una connessione senza fili. Al termine della riunione esco con il laptop e prendo l'ascensore per andare alla riunione successiva. Esco dall'ascensore, entro nella sala riunioni, guardo Outlook e noto che è bloccato, con decine di messaggi sullo schermo e sono costretto a riavviarlo. Che cosa è successo? È venuta meno la connettività di rete quando sono entrato nell'ascensore e Outlook non è stato in grado di gestire questa situazione. Questo non accade più in Outlook 2003. Outlook continua a funzionare, indipendentemente dai cambiamenti di connettività. Non vengono visualizzati messaggi di errore, è possibile continuare a lavorare anche senza connettività di rete, tutti i dati sono disponibili, perché sono memorizzati nella cache locale, è possibile leggere e inviare messaggi, è possibile aprire il calendario e così via. Nel frattempo, in background Outlook attende che la connettività di rete sia nuovamente disponibile e quando questo accade si connette automaticamente al server Exchange e avvia la sincronizzazione. Tutto questo avviene in background, senza alcun intervento da parte dell'utente.

Oltre a saper gestire i cambiamenti a livello di connettività di rete, Outlook è in grado di riconoscere la larghezza di banda (diapositiva 42). È in grado di rilevare la velocità della rete utilizzata per la connessione al server Exchange e se la rete è veloce scarica tutti gli elementi completi in tutte le cartelle e gli aggiornamenti della Rubrica. Se rileva che la rete è lenta (per impostazione predefinita, meno di 128 Kbps), sincronizza solo le intestazioni. Un'intestazione è un elemento di piccole dimensioni, una sorta di anteprima, e contiene le proprietà necessarie per il rendering delle visualizzazioni della posta, ma non contiene gli elementi di grandi dimensioni, ad esempio gli allegati o il corpo dei messaggi. Dal momento che le intestazioni sono piccole, è possibile ottenere velocemente un'immagine della cassetta postale. A questo punto l'utente può decidere quali messaggi scaricare.

Per scaricare i messaggi completi a partire da un'intestazione si può procedere in vari modi. È possibile scaricare da un'intestazione tutti i messaggi completi, ad esempio tutti i messaggi della cartella della posta di lavoro, oppure passare manualmente alla modalità Elementi interi, indipendentemente al tipo di connessione.

La modalità cache è in grado di gestire i passaggi tra stati diversi dell'alimentazione (diapositiva 43). I laptop hanno una grande funzionalità, cioè la modalità sospensione o standby. Quando abbasso il coperchio del mio laptop, viene attivata automaticamente la modalità sospensione. Quando riapro il coperchio, riprende l'esecuzione di Windows e la modalità sospensione viene abbandonata. Le versioni precedenti di Outlook non erano in grado di gestire la modalità sospensione. Era necessario arrestare Outlook, attivare la modalità sospensione del laptop, uscire dalla modalità sospensione e riavviare Outlook. Tutto questo comportava un notevole carico di lavoro. Ora non più. Ora Outlook riconosce la modalità sospensione, salva il suo stato e attende finché il computer non esce dalla modalità sospensione. A questo punto cerca il server Exchange, verifica quali reti sono disponibili, si connette al server Exchange e riprende la sincronizzazione. Questa caratteristica è molto importante per gli utenti di computer portatili.

Un altro vantaggio della modalità cache è che riduce il costo totale di proprietà, o TCO (diapositiva 44). Dal nostro rollout interno della modalità cache di Exchange è risultata una riduzione del 25% dei byte in circolazione nelle nostre reti interne. Questo dato varia moltissimo da azienda azienda, a seconda della cultura aziendale sull'utilizzo della posta elettronica, del numero di allegati, del numero di volte in cui un messaggio viene riletto. In ogni caso noi abbiamo registrato una riduzione del 25% e pensiamo che altrettanto possa accadere nella maggior parte delle aziende. In questo modo calano i costi associati all'utilizzo di reti quali GPRS o CDMA, per cui si paga in base al numero di byte trasmessi; le aziende che utilizzano queste reti potranno trasmettere meno dati, con un notevole risparmio (entrambi i servizi, infatti, sono molto costosi).

Probabilmente l'aspetto più importante della modalità cache è la possibilità di consolidare siti di server. Le aziende con una forza lavoro globale in genere utilizzano server Exchange in tutto il mondo, perché deve esserci un server Exchange vicino a ogni gruppo di utenti. Il motivo era che Outlook non riusciva a gestire la latenza. Se il server e il client erano molto distanti, la latenza causava un peggioramento delle prestazioni del client. Con la modalità cache la latenza non è più un problema. Ora noi di Microsoft e molte altre aziende stiamo pensando di consolidare i server in un unico data center a cui possono connettersi utenti da tutto il mondo.

Per quel che mi riguarda, la mia cassetta postale è stata spostata a Chofu, in Giappone, e io lavoro a Redmond, nello Stato di Washington. La mia cassetta postale è rimasta in Giappone per sei mesi e con mio grande stupore non ho riscontrato nessuna differenza rispetto a quando era a Redmond. Con il consolidamento dei siti, quindi, si riduce il numero di server distribuiti nel mondo, il numero di amministratori di rete, il numero di componenti hardware da gestire e così via.

Inoltre, diminuisce il numero di chiamate al supporto tecnico. Dal momento che Outlook è in grado di gestire le disconnessioni temporanee, il personale del supporto tecnico non riceverà più richieste di assistenza da parte di utenti che non riescono a leggere la posta o ad accedere al calendario, eccetera. Gli utenti potranno continuare a lavorare, a tutto vantaggio della loro produttività.

Dal momento che la modalità cache si basa sulla sincronizzazione e sulla replica, sapevamo di dover intervenire anche sulla gestione dei conflitti (diapositiva 45). Sono certo che molti di voi hanno visto la vecchia icona con le "spade incrociate" che contrassegnava gli elementi in conflitto. Era una funzionalità che causava molti problemi. Per questo abbiamo sviluppato un motore per la risoluzione dei conflitti che assolve a due scopi: il primo è impedire che vengano segnalati falsi conflitti.

Supponiamo, ad esempio, che io abbia due computer e un appuntamento con un promemoria. Sono in riunione e viene visualizzato il promemoria per l'appuntamento. Lo elimino, torno nel mio ufficio e lo stesso promemoria è visualizzato nel computer desktop. Lo elimino anche in questo caso. Quando torno a lavorare con il laptop, Outlook rileva che l'elemento è stato modificato in due luoghi diversi e quindi denuncia un conflitto. Crea una messaggio sul conflitto e obbliga l'utente a risolverlo successivamente. Il problema è che in realtà non esiste alcun conflitto. Ho eliminato il promemoria in due luoghi. Ho modificato l'elemento esattamente nello stesso modo. È la stessa versione in entrambi i computer. Outlook 2003 è in grado di rilevare che l'utente ha modificato l'elemento nello stesso modo in due luoghi diversi e che non si tratta di un conflitto.

Vi sono casi in cui l'utente modifica un elemento in modo diverso in due luoghi e occorre risolvere realmente il conflitto. Dalle ricerche da noi svolte è emerso che di fronte alla vecchia finestra di dialogo per la risoluzione dei conflitti, il 99% dei nostri utenti sceglieva la versione più recente, cioè sceglieva in base alla data. La versione meno recente veniva scartata. Il motore per la risoluzione dei conflitti fa esattamente quello che farebbe un utente, ovvero sceglie la versione più recente, ma anziché scartare la versione meno recente, la colloca nella cartella Conflitti.

Facciamo un esempio: recuperiamo un messaggio nella cartella Bozze che abbiamo modificato in più luoghi. Dopo averlo letto ci rendiamo conto che manca qualcosa che avevamo scritto giorni prima. Sull'elemento che abbiamo conservato è visualizzata un barra che informa che esiste un'altra versione del messaggio. Facendo clic sulla barra viene visualizzata l'altra versione ed è possibile scegliere la versione desiderata.

In questo modo i conflitti vengono risolti automaticamente, senza che l'utente debba intervenire. Programmi quali ActiveSync® o Chapura PocketMirror o altri ancora possono sincronizzare il PDA senza richiedere all'utente di risolvere tutti i conflitti. È un'eccellente funzionalità, che lavora dietro le quinte, all'insaputa dell'utente, e questo per noi è un grande successo.

Passiamo a RPC su HTTP (diapositiva 46). È la vera sorpresa di questa versione e ha avuto un successo inaspettato tra i nostri clienti. Consente a Outlook di connettersi al server Exchange anche in assenza di un client VPN. Utilizziamo HTTPS per effettuare il tunneling del traffico RPC. RPC è il protocollo utilizzato da Outlook per comunicare con Exchange Server. Utilizziamo HTTPS per effettuare il tunneling del traffico RPC attraverso il firewall. Quindi, in tutti i casi in cui è possibile esplorare il Web, è possibile anche connettersi a Exchange. Questa caratteristica è molto importante per gli utenti mobili, perché Outlook è in grado, ovunque, di connettersi al server Exchange e sincronizzare la posta.

Facciamo un esempio: sono al lavoro e lì non ho bisogno di una VPN, quindi non ho bisogno di HTTPS. Mi sposto e utilizzo una LAN senza fili. Inizialmente Outlook prova con TCP, ma non riuscendo a stabilire la connessione passa a RPC su HTTP, si connette a Exchange Server e avvia la sincronizzazione. I requisiti sono Exchange Server 2003, Windows XP SP1 (dovrei dire SP1+, perché oltre a SP1, richiede una correzione realizzata dopo il rilascio di SP1; questa correzione verrà inclusa nella distribuzione di SP2) e Windows Server™ 2003. Riassumendo: occorre Windows XP SP1+ nel client e Windows Server 2003 nel server Exchange.

Come per alcune delle altre funzionalità di cui abbiamo parlato, sono state necessarie importanti modifiche a livello sia di server che di client, e questa è una di quelle funzionalità che richiedono Exchange Server 2003.

La modalità cache utilizza il file OST, che è essenzialmente il "fratello maggiore" del file PST (diapositiva 47). Questi file presentavano alcuni limiti in passato. Non supportavano Unicode, quindi in questa versione abbiamo aggiunto il supporto per Unicode. Erano limitati a 2 GB e molti clienti lamentavano il fatto che 2 GB per il file PST non fossero sufficienti per l'archiviazione, quindi abbiamo riprogettato il file PST in modo da abbattere questo limite. Ora sarà possibile archiviare informazioni nell'ordine dei terabyte e questo è molto utile per i clienti che utilizzano server SAN. Per impostazione predefinita, il limite è di 20 GB. Gli amministratori possono abbassare o aumentare questo tetto in base alle esigenze dell'organizzazione. Abbiamo anche migliorato le prestazioni per l'archiviazione, rendendo più veloci le operazioni di ricerca e ordinamento.

Riassumendo (diapositiva 48), Outlook 2003 aiuta gli utenti odierni a far fronte all'enorme mole di informazioni che giungono nella Posta in arrivo, è ottimizzato per l'odierna cultura della posta elettronica e funziona perfettamente sui portatili. In breve, abbiamo lavorato per offrire risposte valide ai problemi evidenziati dagli utenti di Outlook e siamo convinti di aver realizzato un prodotto in grado di garantire agli utenti un eccellente livello di soddisfazione.

Questa presentazione termina qui. Vi ringrazio per aver partecipato e vi auguro buona giornata.