Использование слияния для создания бланка письма в Word 2000

Что такое слияние?

Слиянием называется функция в Microsoft Word. Слияние можно выполнить слияние стандартный текст (например, письма) с переменной информации (базы данных имен) и адреса клиентов. Таким образом, может иметь документы, которые являются почти точно: вещество документов — это то же самое для каждого клиента, при этом каждый документ настраивается для определенного пользователя в базе данных.

Существует три основных компонента для слияния:

• Основной документ, содержащий шаблонные элементы: текст и рисунки. Основной документ также определяет формат составном документе; например на бланке, конверты или наклейки.

• Источник данных, содержащий сведения о переменных: список имен и адресов, например.

• Объединенный документ, содержащий сочетание шаблонные элементы текста и переменных.

В основном документе содержится стандартный текст и графику, которые должны в каждой версии составного документа. В основном документе вставьте специальные инструкции, называемые полями слияния, чтобы указать место сведения о переменных для отображения. При слиянии данных в источнике данных с основным документом, сведения о переменных заменяет индивидуализированные сведения полей слияния. Результатом является составной документ, содержащий сочетание стандартного текста и переменных.


Источник данных содержит сведения (такие как имена, адреса и номера телефонов), зависит от каждой версии документа. В большинстве случаев, данные можно хранить в документе Word; Тем не менее Microsoft Word распознает также другие форматы. Например источник данных может быть лист Microsoft Excel, базы данных Microsoft Access или файл переменной с разделителями запятыми (CSV).


Настройка источника данных с строку заголовка (также называется записью заголовка) и записи данных. Строка заголовка является первым элементом в источнике данных. Он содержит имена полей, которые определяют сведения о переменных. Данные записи содержат конкретные сведения. Каждая запись данных состоит из одного или нескольких полей в зависимости от того, сколько информации о переменных для каждого пользователя. Этот набор информации составляют запись данных.

Процесс слияния состоит из четырех основных шагов:

1. Откройте или создайте основной документ.

2. Откройте или создайте источник данных.

3. Правка основного документа.

4. Для выполнения слияния.

Ниже описана процедура создания бланка письма, присоедините его к источнику данных, отформатировать его и объединить документы. Аналогично процедуре создания конверты или наклейки. Для получения дополнительных сведений см. соответствующие статьи, перечисленные в
Связанные статьи раздела данной статьи.

Шаг 1: Откройте или создайте основной документ

1. Если у вас есть документ, содержащий стандартный текст, который вы хотите использовать, откройте его. Или, если вы хотите создать новые письма и пустой документ не отображается, нажмите кнопку Создать на панели инструментов Стандартная .

2. В меню Сервис выберите команду Слияние.

3. В области основного документа в диалоговом окне « Слияние » нажмите кнопку Создать.

4. Выберите Формы Письмо.
   
   Предложено использовать активное окно для основного документа или создать новый основной документ. Выберите активное окно. Активный документ становится основным документом слияния.
   
   
   Возвращает документа слияния Word.

5. Последовательно выберите пункты Шаг 2: Откройте или создайте источник данных.

Шаг 2: Откройте или создайте источник данных

Если открыть или создать источник данных с помощью документа слияния, вы указываете Word использовать определенный набор переменных для слияния. Воспользуйтесь одним из следующих методов для присоединения основного документа с источником данных.

Шаг 3: Правка основного документа

На шаге 1 выбрано открыть существующий документ или создайте новый. Воспользуйтесь одним из следующих методов в зависимости от выбора, созданного на шаге 1.

Шаг 4: Выполнить слияние

1. В меню Сервис выберите команду Слияние.

2. При слиянии данных в документенажмите кнопку Объединить.

3. В диалоговом окне Объединить нажмите кнопку, Чтобы объединитьи выберите новый документ для отображения объединенного документа на экране. Печать объединенного документа, нажмите кнопку Печать в меню файл .
   
   Примечание: В поле Слияния выберите принтер , если вы хотите отправить на печать объединенного документа без первого просмотра на экране.

4. Нажмите кнопку Объединить.

Глоссарий

Стандартный. Общие сведения, повторяющееся в каждой на бланке, почтовых метки, конверт или каталога.

Поле данных. Категории данных в источнике данных. Для одного столбца данных в источнике данных соответствует полю данных. Имя каждого поля данных отображается в первой строке (строке заголовка) источника данных. «Индекс» и «LastName» приведены примеры имен полей данных.

Запись данных. Полный набор связанных данных в источнике данных. Запись данных соответствует одна строка сведений в источнике данных. Вся информация о одного клиента в списке рассылки клиента является примером записи данных.

Источник данных. Источник данных — это файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например источник данных может включать имя и адрес каждого получателя письма.

С разделителями. Текстовый файл, содержащий поля данных разделены (или с разделителями) вкладку символы или запятые и данные записями, разделенные знаками абзаца.

Строка заголовка. Первая строка (или запись) в источнике данных слияния. Строка заголовка содержит имена полей для категории сведений в источнике данных; например «Имя» и «Город». Строка заголовка также могут храниться в отдельном документе называется источник заголовка.

Основного документа. При выполнении операции слияния, документ, содержащий текст и изображения, которые остаются неизменными для каждой версии составного документа; Например обратный адрес и тело письма.

Поле слияния. Местозаполнитель, который необходимо вставить в основной документ. Поля слияния прямые Microsoft Word место вставки определенных сведений из источника данных. Например можно вставьте поле слияния «Город» Word подставит вместо него название «Париж», хранящихся в поле данных «Город».

Документ Merged. Документ, который создается путем объединения данных из источника данных в основной документ.

Дополнительные ресурсы

Ресурсы поддержки слияния Word

Дополнительные сведения о слиянии в меню Справка выберите команду Справка Microsoft Word , введите в поле помощника Office или мастера ответов слияния и нажмите кнопку поиска , чтобы отобразить найденные разделы справки.

Связанные статьи

Для слияния Дополнительные сведения щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

212322 как: разработка и создание данных слияния в Microsoft Word 2000

212017 как: Использование слияния для создания конвертов в Word 2000

212034 как: Создание почтовых наклеек с помощью слияния в Word 2000

212029 как: создать специальную наклейку или изменить существующую метку в Word 2000

212012 WD2000: как заставить текст до начала в одной строке в объединенные письма

211363 WD: как указать несколько условий внутри вложенных конструкций IF

212314 как: использование источника данных Excel для слияния в Word 2000

214183 как: использования слияния с запросами параметров Access в Word 2000

211190 как: использование данных Microsoft Access 2000 в программе Word 2000

211206 как: слияния в Microsoft Word с помощью Outlook Express адресной книги

212379 WD2000: преобразование файлов данные WordPerfect 6.x и адресные книги

212334 WD2000: способ преобразования данных из одного столбца в таблицу

211702 WD2000: как преобразовать данные WordPerfect слияния

214827 WD: как используют вложенные Если почты поля слияния документов

264722 WD2000: как во время слияния пропускать пустые строки

Как 211303 Использование слияния для создания списков, отсортированных по категориям, в Word 2000

211293 как: изменение доставки или возвращают формат адреса в программе Word 2000

212078 как: добавить рисунок или логотип на все наклейки в Word 2000

212358 WD2000: источник данных не удается присоединить или слияния

212263 WD2000: сообщение об ошибке: не удается открыть < Name.doc файл > как данных или заголовок источника, так как он является основным документом слияния активных

212125 WD2000: сообщение об ошибке: "Ошибка! Источник ссылки не найден "с пустой запрос или поле Fillin

211729 WD2000: сообщение об ошибке: «Word не может объединить основной документ с источником данных, так как записи данных пусты или нет записей данных сопоставить параметры запроса.»

242339 WD2000: слова не помечаются при проверке орфографии почты слиянии документов с ошибками

211437 WD2000: основной слияния и данные документы не сохранены в фоновом режиме

240854 WD2000: преобразование документов WordPerfect 5.x ограничения

211727 WD2000: восстановить обычный документ Word основным документом слияния

189196 WD2000: сообщение об ошибке: «< имя файла основного документа > является основным документом слияния» с помощью Outlook 97 или Schedule+

212354 WD2000: символ форматирование в источнике данных, не сохраняются после слияния

212068 WD2000: изменить регистр не форматировать поля слияния

220250 WD2000: сообщение об ошибке: слишком глубокий уровень вложения поля слияния

211322 WD2000: невозможно изменить имена полей по умолчанию в слияние

214157 WD2000: нельзя заменить все вхождения поля MERGEFIELD недопустимый

211651 WD2000: Если поле оставлено пустым при слиянии появляется пустое пространство

264892 WD2000: пустая строка не подавляется в условной слияния

270623 OLEXP: использование Outlook Express адресной книги в процедуру слияния

192258 как выполнить слияние со списка контактов в Outlook 2000