تساعدك إدارة حقوق المعلومات (IRM) في منع طباعة المعلومات الحساسة أو إعادة توجيهها أو نسخها من قبل أشخاص غير مصرح لهم. ويتم تخزين الأذونات في المصنف حيث تتم مصادقتها بواسطة خادم إدارة حقوق المعلومات.
باستخدام IRM في Microsoft 365، يمكنك إدارة حقوق ملفات مواصفات مستندات XML (.xps) وأنواع الملفات التالية:
- .xls المصنف
- .xlsx المصنف
- workbook.xlsm ممكن بماكرو
- Template.xlt
- Template.xltx
- قالب ممكن بماكرو.xltm
- workbook.xlsb ثنائي لا يحتوي على XML
- وظيفة إضافية ممكنة بماكرو.xla
- وظيفة إضافية ممكنة بماكرو.xlam
تكوين جهاز الكمبيوتر لاستخدام إدارة حقوق المعلومات
لاستخدام إدارة حقوق المعلومات (IRM) في Microsoft 365، فإن الحد الأدنى من البرامج المطلوبة هو Client Service Pack 1 (SP1) لخدمات إدارة حقوق Windows (RMS). يمكن لمسؤول RMS تكوين نُهج إدارة حقوق المعلومات الخاصة بالشركة التي تحدد من يمكنه الوصول إلى المعلومات ومستوى التحرير المسموح به لرسالة بريد إلكتروني. على سبيل المثال، قد يحدد مسؤول شركة قالب حقوق يسمى "معلومات سرية للشركة"، والذي يحدد أنه لا يمكن فتح رسالة بريد إلكتروني تستخدم هذا النهج إلا من قبل المستخدمين داخل مجال الشركة.
تنزيل الأذونات
في المرة الأولى التي تحاول فيها فتح مصنف به إذن مقيد، يجب الاتصال بخادم ترخيص للتحقق من صحة بيانات الاعتماد ولتنزيل ترخيص استخدام. يحدد ترخيص الاستخدام المستوى الذي لديك للوصول إلى ملف. تتم هذه العملية مع كل ملف لديه إذن مقيد. بشكل آخر، لا يمكن فتح المحتوى الذي يتضمن إذناً مقيداً بدون ترخيص استخدام. يتطلب تنزيل الأذونات قيام Microsoft 365 بإرسال بيانات الاعتماد، التي تتضمن عنوان بريدك الإلكتروني، ومعلومات حول حقوق الأذونات إلى خادم الترخيص. لا يتم إرسال المعلومات المضمنة في المصنف إلى خادم الترخيص.
تقييد إذن الوصول إلى المحتوى في الملفات
تتيح لك إدارة حقوق المعلومات إمكانية تطبيق قيود على أساس كل مستخدم أو كل ملف أو كل مجموعة (تتطلب الأذونات المستندة إلى المجموعة خدمة دليل Active Directory لتوسيع المجموعة). على سبيل المثال، في مصنف قام رانجيت بإنشائه، قد يمنح هناء الإذن للقراءة ولكن ليس لتغيير ذلك. وبعد ذلك، يستطيع زكي منح باسل الإذن لتحرير المصنف. قد يقرر زكي أيضا تطبيق حد خمسة أيام على وصول كل من هناء وباسل إلى المصنف.
- احفظ المصنف.
- حددمعلوماتالملف>.
- حدد حماية المصنف، وأشر إلى تقييد الإذن بواسطة People، ثم حدد الوصول المقيد.
- في مربع الحوار "أذونات "، حدد "تقييد أذونات الوصول إلى هذا المصنف"، ثم قم بتعيين مستويات الوصول التي تريدها لكل مستخدم.
- لمنح أحد الأشخاص إذن "التحكم الكامل"، في مربع الحوار "أذونات "، حدد "المزيد من الخيارات"، ثم في العمود " مستوى الوصول "، حدد السهم، ثم حدد "التحكم الكامل" في قائمة "مستوى الوصول ".
- بعد تعيين مستويات الأذونات، حدد موافق.
يظهر "شريط الرسائل"، ويشير إلى أن المصنف ذو حقوق مدارة. إذا تعين عليك إجراء أي تغييرات في إذن الوصول إلى المصنف، فحدد "تغيير الإذن".
إذا تمت إعادة توجيه مصنف يحتوي على إذن مقيد إلى شخص غير مصرح له، فستظهر رسالة بعنوان موقع الويب أو البريد الإلكتروني للكاتب بحيث يمكن للشخص طلب إذن للمصنف.
إذا اختار الكاتب عدم تضمين عنوان بريد إلكتروني، فسيتلقى المستخدمون غير المصرح لهم رسالة خطأ.
تعيين تاريخ انتهاء صلاحية لملف
- افتح الملف.
- حددمعلوماتالملف>.
- حدد حماية المصنف، وأشر إلى تقييد الإذن بواسطة People، ثم حدد الوصول المقيد.
- في مربع الحوار "أذونات "، حدد خانة الاختيار تقييد إذن الوصول إلى هذا المصنف ، ثم حدد المزيد من الخيارات.
- ضمن أذونات إضافية للمستخدمين، حدد خانة الاختيار تنتهي مدة صلاحية هذا المصنف في تاريخ ثم أدخل تاريخا.
- حدد "موافق " مرتين.
استخدام حساب مستخدم Windows آخر لملفات بحقوق مدارة
افتح المستند أو ورقة العمل أو العرض التقديمي.
انتقل إلىمعلوماتالملف>.
حدد حماية المصنف، وأشر إلى تقييد الإذن بواسطة People، ثم حدد إدارة بيانات الاعتماد.
قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:
- في مربع الحوار "تحديد مستخدم"، حدد عنوان البريد الإلكتروني للحساب الذي تريد استخدامه، ثم حدد موافق.
- في مربع الحوار "تحديد مستخدم "، حدد "إضافة"، واكتب بيانات الاعتماد الخاصة بك للحساب الجديد، ثم حدد "موافق " مرتين.
عرض محتوى باستخدام إذن مقيد
لعرض محتوى ذو حقوق مدارة لديك أذونات له باستخدام Microsoft 365، ما عليك سوى فتح المصنف.
إذا كنت تريد عرض الأذونات التي تملكها، فحدد " عرض الإذن " في "شريط الرسائل" أو حدد يحتوي هذا المصنف على نهج أذونات
