TMGR: ما هو إدارة فريق Microsoft؟

ملخص

إدارة فريق Microsoft هي فئة جديدة من برامج عمل ترمي إلى تيسير إدارة الفرق والعمل الذي يقومون به. أنها أداة إدارة تعاونية المستخدمة لدمج وتنسيق وتعقب نشاط الفريق. وهو يتألف من برامج منفصلة الثلاثة التالية:

إدارة فريق Microsoft (Teammgr.exe) المستخدمة من قبل إدارة الفريق لتوحيد وإدارة مركزية للمعلومات عن الفريق وأنشطتها. يتم تخزين كافة المعلومات في ملف فريق.

يتم استخدام إدارة فريق Microsoft "أعضاء الفريق" (Teammemb.exe)، تعرف أيضا باسم كل قائمة المهام، أعضاء الفريق بإنشاء أو تحرير المهام، لإرسال رسائل تحديث وتقارير الحالة إلى مدير الفريق، ولتخزين المهام والملاحظات المرسلة من إدارة الفريق. أعضاء الفريق يمكن أيضا استخدام Microsoft schedule + أو Microsoft Outlook لتخزين أو لعرض المهام الخاصة بهم.

حالة الفريق (Tmstatus.exe) يتيح أعضاء الفريق عرض معلومات غير سرية في ملف فريق دون تغييره حتى يعرفوا ما يفعله بقية الفريق.

مزيد من المعلومات

الذين يجب استخدام إدارة فريق Microsoft

تم تصميم إدارة فريق Microsoft لمديري فريق الموظفين الإداريين الذين:

  • إدارة بين 4 و 25 المباشرين
  • يتعين على إدارة أفرقتهم أكثر فعالية
  • استخدم Microsoft Office و/أو Microsoft schedule + أو Microsoft Outlook
فريق مديري إدارة الأفراد على أفراد الفريق، فضلا عن العمل للفريق ومسؤولة للفريق والإنتاجية بشكل عام. تعيين أهداف لفريق العمل الخاصة بهم، وضمان الوفاء بهذه الأهداف من خلال الإدارة الفعالة. كانت إدارة المهام اليومية وتعيين أهداف الأداء، وإجراء استعراضات الأداء لأعضاء الفريق.

النموذجي مسؤوليات فريق المديرين وأعضاء الفريق مذكورة أدناه، على الرغم من أنه من الناحية العملية، العديد من الأنشطة والمسؤوليات المشتركة معا.

وتشمل مسؤوليات مدير الفريق عادة:

  • تعريف المهام التي يجب تنفيذها.
  • تنسيق أنشطة الفريق وحل تعارضات الجدولة والاستخدام الفعال لأعضاء الفريق.
  • تعقب التقدم العام الحاصل في الفريق وإنشاء التقارير.
  • وضع أهداف وأهداف الأداء، وإجراء عمليات استعراض الأداء.
  • إيصال القضايا ذات الصلة بالفريق.
وتشمل مسؤوليات عضو الفريق عادة:

  • تعيين إجراء عمل فعال.
  • تحديد مهام إضافية لتنفيذ.
  • تقارير التقدم في المهام إلى مدير الفريق.
  • العمل مع إدارة الفريق تحديد الأهداف.
  • المشاركة في استعراضات الأداء.
  • إيصال القضايا ذات الصلة بإدارة الفريق.

فوائد إدارة الفريق

الدمج والاتصال:

يحتوي ملف الفريق على كافة المعلومات حول الفريق في مكان واحد، مما يجعل من الأسهل لإدارة الفريق وأنشطته، ولإنشاء التقارير. يتضمن معلومات مستوى المهمة حول الفريق، مثل المواعيد والعمل، التكلفة، والأشخاص المعينين، بالإضافة إلى معلومات على مستوى الأعضاء، مثل أسعار السداد أوقات العمل، الأهداف، تقدم، الملاحظات، استعراضات الأداء وتقارير الحالة.

باستخدام أدوات المراسلة إدارة فريق Microsoft، تحديث المعلومات في نموذج المهمة، تقارير الحالة، ويمكن إرسالها من أعضاء الفريق الملاحظات وتدمج بسهولة في الملف للفريق. إذا كان يرغب في إدارة الفريق تفويض بعض مسؤولية التخطيط، أعضاء الفريق إنشاء المهام نفسها في قائمة المهام الفردية أو Microsoft schedule + Microsoft Outlook، وإرسال تحديث مهمة لإدارة الفريق، بحيث يمكن إدراج المهام في الملف الفريق.

بالإضافة إلى أدوات المراسلة، زيادة تطبيق "حالة الفريق" الاتصال بالسماح لأعضاء الفريق بعرض الملف للفريق. هذا يسمح لأعضاء الفريق لمساعدة الفريق مدير في اكتشاف مشكلات الجدولة المحتملة وتقديم المساعدة في التخطيط.

التوافق:

التحكم في الحقول التي تظهر في "قائمة المهام الفردية" للعضو وفي رسائل "تحديث المهمة"، بالإضافة إلى المواضيع في تقارير الحالة والتردد الذي ينبغي أن ترسل إدارة الفريق. وهذا يشجع متناسق وإجراءات الإبلاغ عبر الفريق.

الجدولة:

إدارة فريق Microsoft على محرك جدولة فريدة من نوعها والتي تهدف إلى تحسين جدولة العمل بناء على مواعيد نهائية والأولويات والقيود، مع تقليل التحميلات الزائدة للعمل. كما أنه يساعد إدارة الفريق تحديد وحل تعارضات الجدولة بشكل واضح وضع المهام مع جدولة المشاكل المحتملة وتقديم اقتراحات بشأن كيفية حل تلك المشاكل.

وبالإضافة إلى ذلك، بعرض ملف الفريق بتطبيق "حالة الفريق"، أعضاء الفريق يمكن أفضل فهم كيفية تناسب مهامهم صورة كبيرة، وتحتوي على المعلومات التي يحتاجونها لتوفير معلومات مفيدة على الجدول. أعضاء الفريق أيضا أن يؤثر على الجدول عن طريق إنشاء أو تحديث المهام في "قائمة المهام الفردية" الخاصة بهم وإرسال "تحديث مهمة" لإدارة الفريق.

التعقب:

يسهل إدارة فريق Microsoft لتعقب التقدم لأعضاء الفريق. يمكن إدخال العمل الفعلي المنجز من قبل أعضاء على المهام المحددة بدقة في طريقة عرض الجدول زمني، مع ترك محرك الجدولة لإعادة جدولة العمل المتبقي. يمكن إدارة الفريق بإدخال العمل الفعلي أو أعضاء الفريق تحديث عملهم الفعلي لفترة زمنية محددة في قائمة المهام الفردية (بالإضافة إلى Microsoft schedule + أو Microsoft Outlook)، وإرسال تحديث مهمة لإدارة الفريق. بالإضافة إلى تعقب العمل والتكاليف والتواريخ، يمكن إدارة الفريق إنشاء قالب تقرير حالة للأعضاء لتعبئتها وإرسالها في خلال فترات زمنية معينة. يوفر هذا طريقة منظمة لتحديد التقدم في تنسيق نص وصفي. أيضا، يمكن استخدام حقل "الملاحظات" في "تحديثات المهام" الاحتفاظ بمحفوظات الاتصالات بين إدارة الفريق وأعضاء الفريق فيما يتعلق بمهام محددة. يتم الاحتفاظ بمثل هذه الملاحظات كتاريخ مؤشرات الترابط.

الأهداف واستعراضات الأداء:

لدى إدارة فريق Microsoft أدوات إدارة الفريق استخدامها لإنشاء الأهداف لأعضاء فريق معين، مع إمكانية ربط مهمة أو أكثر بكل هدف. مدير الفريق تصنيف أداء عضو الفريق على إضافتك الأهداف باستخدام نظام تصنيف القابلة لتخصيص. يمكن إنشاء تقارير الاستعراض هدف من الأهداف لفرادى الأعضاء. تقارير "الاستعراض الهدف" يمكن أن توفر معلومات مفيدة أثناء استعراضات أداء الشركة، ويمكن أن تساعد إدارة الفريق في تدريب أعضاء الفريق.

التقارير:

يمكن عرض ثروة المعلومات في ملف فريق وطباعتها من مجموعة متنوعة من طرق العرض مفيدة وقابلة للتخصيص. يمكن تصفية العديد من طرق العرض، تجميعها أو فرزها. هناك طرق عرض ورقة لعرض المعلومات في تنسيق جدول. هناك طرق عرض المقياس الزمني لعرض أشرطة المهام، وإلى رسومياً أو رقمياً مستوى المهمة عرض مستوى التعيين الفعلي والمتبقي عادية ومحمل بشكل زائد والعمل الإضافي. يمكن طباعة ملاحظات المهمة وملاحظات الأشخاص ملاحظات التعيين ملاحظات الهدف وملاحظات الفريق العام من طرق العرض المختلفة، بما في ذلك هدف استعراضات وتقارير حالة الفريق.

ما إدارة فريق Microsoft

إدارة فريق Microsoft لا تخلط بين برامج إدارة المشاريع التقليدي. القائمة أدناه تشير إلى بعض سوء الفهم المحتمل:

برامج "إدارة المشاريع لا":

تستخدم برامج إدارة المشاريع لإدارة مشروع له بداية محددة ونهاية حاسمة (أخيرا)، والجدول نفسه التركيز الأساسي. إدارة فريق Microsoft التركيز على الأشخاص والأهداف، وملاحظات والاتصالات يميزها عن برامج إدارة المشاريع، وعلى الرغم من أنها محرك جدولة، لم يكن مشغل أسلوب مسار الحرج (CPM) التقليدي. يمكن أن يتكون ملف فريق إدارة فريق Microsoft العديد من أنشطة لا علاقة لها في الماضي، الحالية والمستقبلية والمشاريع التي تنطوي على الفريق. من سجل مستمرا للفريق وأنشطة الفريق دون أي حدث يحدد عند انتهاء الملف الفريق. هناك نشاط آخر المرحلة النهائية في أي نقطة في التطور الملف الفريق، لكن إنهاء تغييرات تضاف الأنشطة المستقبلية، وابدأ رسميا انتهاء الملف الفريق. (على الرغم من ذلك، مع مرور الوقت، المهام القديم يمكن إزالتها من ملف الفريق وأرشفة).

جدولة Shift لا:

إدارة فريق Microsoft غير مجدول العالي؛ ومع ذلك، تتضمن إدارة فريق Microsoft معلومات عن أوقات العمل لأعضاء الفريق والأنشطة التي تعمل.

لا إدارة المعلومات الشخصية (PIM):

إدارة فريق Microsoft يركز على أنشطة الفريق بدلاً من الأنشطة الفردية ويستخدم مدير فريق لإدارة فريق، عوضاً عن فرد لإدارة المعلومات الشخصية.

غير Microsoft schedule + أو وظيفة Outlook إضافية:

إدارة فريق Microsoft غير وظيفة إضافية ل Microsoft schedule + أو Outlook. تحتوي بعض التكامل مع Microsoft Outlook و Microsoft schedule +، لكن لا تتطلب هذه التطبيقات.

عدم استبدال بطاقة الوقت:

إدارة فريق Microsoft ليست بديلاً بطاقة الوقت؛ ومع ذلك، يحتوي ملف فريق على جدول زمني لتعقب العمل الفعلي.

لا وظيفة "إدارة الموارد" لمشروع Microsoft:

إدارة فريق Microsoft بعض التكامل مع Microsoft Project لكن لا تتطلب Microsoft Project. مدير مشروع باستخدام Microsoft Project تعيين مدير فريق لمهمة وإرسال "تعيين الفريق". ثم تعيين أعضاء الفريق للمهمة إدارة الفريق وإرسال تحديثات عالي المستوى إلى مدير المشروع. لا يتلقى مدير المشروع تفاصيل حول أعضاء الفريق.

يتم توضيح الفرق بين إدارة فريق Microsoft وبرامج إدارة المشاريع في الجدول أدناه بمقارنة الأدوار التي تقوم بها مدير مشروع ومدير فريق.

فريق المديرين

  • إدارة فريق العمل الخاصة بهم والعمل الذي يقومون به.
  • مديرو الفريق وعملهم فرق العمل معا على مجموعة متنوعة من الأنشطة بدون أي نشاط "نهائي" المعرفة مسبقاً التي تشير إلى نهاية علاقة العمل بينهما وحل الفريق.
  • أعضاء الفريق هي التقارير المباشرة لإدارة الفريق. فريق المديرين مسؤولية مباشرة لتعيين العمل لأعضاء الفريق. الفرق تميل إلى أن تكون المجموعات الوظيفية.
  • فريق المديرين مسؤولون عن إدارة كافة العمل لمجموعته، بما في ذلك العمل غير المشروع ذات الصلة، مثل دعم أو المهام الإدارية. أنها أيضا إدارة الأعمال ذات الصلة غير مهمة، مثل تحديد أهداف الأداء.
  • مديرو الفريق أساسا ذات الموارد المحدودة. "كيف يمكنني العمل المنجز نظراً لعدد الموارد الثابتة لدى معظم؟"

مديرو المشاريع

  • تنسيق المشاريع والمهام ذات الصلة.
  • يعمل مديرو المشروع على المشاريع التي لها نهاية محددة جيدا كما هو مشار إليه من قبل بعض الأحداث الأخيرة. قد لا تكون الموارد المتضمنة في مشروع واحد على نفس الموارد المتضمنة في مشروع آخر.
  • تنسيق مديري المشاريع والإشراف على المشاريع، لكن لا عادة يكون مسؤوليات الإدارة المباشرة لأعضاء الفريق تعيين على المشروع الخاص بهم.
  • مديرو المشاريع تركز فقط على العمل الخاصة بالمشروع الخاص بهم.
  • مديرو المشروع أساسا مهمة وتقييد الوقت. "كيف أتأكد من مشروعي يحصل ذلك في أقصر وقت؟"
خصائص

رقم الموضوع: 160490 - آخر مراجعة: 21‏/01‏/2017 - المراجعة: 1

تعليقات