وصف للأرشفة وميزة الأرشفة التلقائية في Outlook

للحصول على إصدار Microsoft Outlook 2003 من هذه المقالة، راجع
830119 .
للحصول على إصدار Microsoft Outlook 2000 من هذه المقالة، راجع
239652 .

ملخص

توضح هذه المقالة ميزة الأرشفة التلقائية Outlook هذا المقال ويشرح كيفية استخدامه.

مزيد من المعلومات

يزداد حجم علبة بريد Outlook كما يتم إنشاء العناصر بنفس الطريقة التي تتراكم الأوراق على المكتب. في العالم تعتمد على الورق، يمكنك أحياناً تبديل خلال المستندات وتخزين تلك الهامة ولكن نادراً ما تستخدمها. الوثائق التي أقل أهمية، مثل الصحف والمجلات، يمكنك تجاهل بناء على السن.

سرعة إتمام نفس العملية في Outlook. يمكنك يدوياً نقل العناصر القديمة إلى ملف تخزين عن طريق النقر فوق الأرشفة في القائمة ملف ، أو يمكن أن يكون نقل تلقائياً باستخدام الأرشفة التلقائية العناصر القديمة. تعتبر العناصر القديمة عند بلوغهم سن تحدده. مع "الأرشفة التلقائية"، يمكنك أما حذف أو نقل العناصر القديمة. أرشفة كافة أنواع عناصر outlook، ولكن يمكن فقط تحديد موقع الملفات التي تم تخزينها في مجلد بريد إلكتروني مثل جدول بيانات Microsoft Excel أو مستند Microsoft Word مرفق برسالة بريد إلكتروني. يتعذر أرشفة ملف لم يتم تخزينها في مجلد بريد إلكتروني.

"الأرشفة التلقائية" عملية من خطوتين. أولاً، يمكنك تشغيل "الأرشفة التلقائية". ثانيا، تعيين خصائص الأرشفة التلقائية لكل مجلد تريد المؤرشفة.

على مستوى المجلد، يمكنك تحديد العناصر التي يتم أرشفة وكم أرشفة. يمكنك أرشفة المجلدات الفردية تلقائياً أو يمكنك تكوين إعداد الأرشفة تلقائية افتراضية لكافة المجلدات ثم قم بتكوين إعدادات الأرشفة التلقائية للمجلدات الفردية التي لا تريد استخدام إعدادات الأرشفة التلقائية الافتراضية. يتم تشغيل عملية الأرشفة التلقائية تلقائياً عند بدء تشغيل Outlook. Outlook التحقق من خصائص الأرشفة التلقائية كل مجلد حسب التاريخ ونقل العناصر القديمة إلى ملف الأرشيف. يتم حذف العناصر في مجلد "العناصر المحذوفة".

يتم إعداد العديد من مجلدات Outlook بتشغيل "الأرشفة التلقائية". هذه المجلدات وفترات التأخر الافتراضية هي التقويم (6 أشهر)، المهام (6 أشهر) اليومية (6 أشهر)، والعناصر المرسلة (شهران) والعناصر المحذوفة (شهران). لم يتم تنشيط تلقائياً "الأرشفة التلقائية" مجلدات علبة الوارد، وجهات الاتصال والملاحظات المسودات. لا يمكن تعيين "الأرشفة التلقائية" مجلد جهات الاتصال ولا تحتوي خاصية أرشيف.

أرشفة مقابل تصدير

عند أرشفة، يمكنك فقط الأرشفة إلى ملف "مجلدات شخصية" (ملف PST). عند التصدير، يمكنك تصدير العديد من أنواع الملفات المختلفة، بما في ذلك ملفات PST وملفات نصية محددة. يتم الاحتفاظ ببنية المجلدات الحالية في ملف الأرشيف الجديد. إذا كان هناك مجلد أصل أعلاه يمكنك أرشفة المجلد، يتم إنشاء المجلد الأصل في ملف الأرشيف، ولكن لا يتم أرشفة العناصر في المجلد الأصل. وبهذه الطريقة، توجد بنية مجلدات مماثلة بين ملف الأرشيف وعلبة البريد الخاصة بك. تبقى المجلدات في مكانها بعد أرشفتها، حتى لو كانت فارغة. يمكنك فقط أرشفة نوع ملف واحد، ملف مجلد شخصي.

عندما تقوم بتصدير، العناصر الأصلية يتم نسخها إلى ملف التصدير، ولكن لا يتم إزالتها من المجلد الحالي. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك فقط أرشفة نوع ملف واحد، ملف مجلد شخصي، ولكن يمكنك تصدير العديد من أنواع الملفات.

عندما تقوم بتصدير، تتغير التواريخ الموجودة في السجلات. هذا مهم خصوصا في الحالات حيث كان عناصر البريد الإلكتروني لتاريخ إرسال إعادة التعيين إلى تاريخ التصدير.

كيفية تشغيل الأرشفة التلقائية

  1. من القائمة أدوات ، انقر فوق خيارات، ومن ثم انقر فوق علامة التبويب .
  2. انقر فوق "الأرشفة التلقائية".
  3. انقر لتحديد "الأرشفة التلقائية" كل خانة الاختيار، ثم قم بتحديد عدد مرات سيتم تشغيل عملية الأرشفة التلقائية عن طريق كتابة رقم في المربع أيام .
  4. إذا كنت تريد أن يتم إعلامك قبل أن يتم أرشفة العناصر، انقر لتحديد خانة الاختيار المطالبة قبل "الأرشفة التلقائية" .
  5. في المربع ملف الأرشيف الافتراضي ، اكتب اسماً للعناصر المؤرشفة ستنقل إلى، أو انقر فوق استعراض لتحديد من قائمة.
  6. انقر فوق "موافق"، ومن ثم انقر فوق موافق مرة أخرى لإغلاق الخيارات.
والآن بعد أن قمت بتشغيل "الأرشفة التلقائية"، يجب عليك تعيين خصائص الأرشفة التلقائية لكل مجلد.

كيفية تعيين خصائص الأرشفة التلقائية لمجلد

  1. في قائمة المجلدات، انقر نقراً مزدوجاً فوق المجلد الذي تريد تشغيل "الأرشفة التلقائية"، ومن ثم انقر فوق خصائص.
  2. انقر فوق علامة التبويب "الأرشفة التلقائية" .
  3. لتعيين "الأرشفة التلقائية" لهذا المجلد، انقر لتحديد
    التخلص من العناصر الأقدم.
  4. لتحديد متى يجب نقل العناصر تلقائياً إلى ملف الأرشيف، اكتب رقماً في المربع الأشهر .
  5. لتحديد ملف للعناصر المؤرشفة ستنقل إلى، انقر فوق نقل العناصر القديمة إلى.
  6. في المربع نقل العناصر القديمة إلى ، اكتب اسماً للعناصر المؤرشفة، أو انقر فوق استعراض لتحديد من قائمة، وثم انقر فوق موافق.
ملاحظة: يجب تنشيط "الأرشفة التلقائية" أولاً. لمزيد من المعلومات راجع القسم "كيفية إلى تشغيل على الأرشفة التلقائية" من هذه المقالة.
خصائص

رقم الموضوع: 290847 - آخر مراجعة: 22‏/01‏/2017 - المراجعة: 1

تعليقات