OL97: نظرة الأرشفة "و" الأرشفة التلقائية

هام: تمت ترجمة هذا المقال باستخدام برنامج ترجمة آلية لشركة مايكروسوفت بدلاً من الاستعانة بمترجم بشري. تقدم شركة مايكروسوفت كلاً من المقالات المترجمة بواسطة المترجمين البشر والمقالات المترجمة آليًا وبالتالي ستتمكن من الوصول إلى كل المقالات الموجودة في قاعدة المعرفة الخاصة بنا وباللغة الخاصة بك. بالرغم من ذلك، فإن المقالة المترجمة آليًا لا تكون دقيقة دائمًا وقد تحتوي على أخطاء إملائية أو لغوية أو نحوية، مثل تلك الأخطاء الصادرة عن متحدث أجنبي عندما يتحدث بلغتك. لا تتحمل شركة مايكروسوفت مسئولية عدم الدقة أو الأخطاء أو الضرر الناتج عن أية أخطاء في ترجمة المحتوى أو استخدامه من قبل عملائنا. تعمل شركة مايكروسوفت باستمرار على ترقية برنامج الترجمة الآلية

اضغط هنا لرابط المقالة باللغة الانجليزية239704
تمت أرشفة هذه المقالة. وتظهر "كما هي" ولن يتم تحديثها بعد الآن.
الموجز
تقدم هذه المقالة ملخصًا ميزة الأرشفة التلقائية من Microsoft Outlook 97 كيفية استخدامه.
معلومات أخرى
يزداد حجم علبة بريد Outlook أثناء إنشاء العناصر بنفس الطريقة pile الأوراق على المكتب. في عالم المستندة إلى الورق يمكنك أحيانًا تبديل خلال المستندات وإعادة تخزين تلك الهامة ولكن لا يتم استخدامها بشكل متكرر. المستندات التي أقل هامة، مثل الصحف والمجلات يمكنك تجاهل استناداً إلى عمر الخاصة بهم.

يمكنك بسرعة إكمال نفس العملية في Outlook. يمكنك يدويًا نقل العناصر القديمة إلى ملف تخزين بواسطة النقر فوق الأرشيف في قائمة "ملف" أو يمكن أن يكون لديك نقل تلقائياً باستخدام الأرشفة التلقائية العناصر القديمة. تعتبر العناصر القديمة عند وصولها إلى عمر التي تحددها. الأرشفة التلقائية "، يمكن إما حذف أو نقل العناصر القديمة. يتمكن Outlook من أرشفة كافة أنواع العناصر ولكن يمكن فقط تحديد موقع الملفات التي تم تخزينها في مجلد بريد إلكتروني مثل جدول بيانات Microsoft Excel أو مستند Word مرفق برسالة بريد إلكتروني. لا يتم أرشفة ملف غير مخزنة في مجلد البريد إلكتروني.

الأرشفة التلقائية عملية من خطوتين. أولاً، تشغيل الأرشفة التلقائية. ثانياً، يتم تعيين خصائص الأرشفة التلقائية لكل مجلد تريد المؤرشفة.

يمكنك تحديد العناصر التي يتم أرشفة و عدد مرات أرشفة مستوى المجلد. يمكنك أرشفة المجلدات الفردية أو مجموعات من مجلدات أو مجلدات Outlook كافة تلقائياً. يتم تشغيل العملية تلقائياً كلما تم بدء تشغيل Outlook. يتم التحقق من خصائص الأرشفة التلقائية كل مجلد حسب تاريخ ثم يتم نقل العناصر القديمة إلى ملف الأرشيف. يتم حذف العناصر في مجلد "العناصر المحذوفة".

يتم إعداد عدة مجلدات Outlook الأرشفة التلقائية قيد التشغيل. هذه المجلدات ونقاط التقادم الافتراضية الخاصة بها هي التقويم (6 أشهر) "و" المهام (6 أشهر) "،" اليومية (6 أشهر) "،" العناصر المرسلة (شهراً 2) "و" العناصر المحذوفة (شهراً 2). لا تملك مجلدات علبة "و" الملاحظات "،" جهات الاتصال "و" المسودات الأرشفة التلقائية تنشيطه تلقائياً.

أرشفة مقابل تصدير

عندما تقوم بأرشفة العناصر الأصلية يتم نسخها إلى ملف الأرشيف ثم ثم إزالتها من المجلد الحالي. يتم الاحتفاظ بنية المجلد الخاص بك الموجود في الملف "أرشيف" الجديد. إذا كان هناك مجلد أصل فوق المجلد الذي اخترت أرشفة يتم إنشاء المجلد الأصل في ملف الأرشيف ولكن لا يتم أرشفة العناصر داخل المجلد الأصل. بهذه الطريقة، موجود بنية مجلد مماثلة بين ملف الأرشيف وعلبة البريد. يتم ترك المجلدات في مكانها بعد يتم أرشفة حتى ولو كانت فارغة.

عندما تقوم بتصدير العناصر الأصلية يتم نسخ ملف التصدير ولكن لا تتم إزالة من المجلد الحالي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك فقط أرشفة نوع ملف واحد، ملف مجلد شخصي، ولكن يمكنك تصدير العديد من أنواع الملفات.

إلى تشغيل الأرشفة التلقائية

  1. من القائمة أدوات، انقر فوق خيارات ثم انقر فوق علامة التبويب أرشفة تلقائية.
  2. انقر لتحديد الأرشفة التلقائية كل خانة الاختيار. إذا كنت ترغب في حذف العناصر منتهية الصلاحية انقر لتحديد صلاحية حذف العناصر عند AutoArchiving (مجلدات البريد الإلكتروني فقط) خانة الاختيار.
  3. اكتب رقماً في المربع أيام لتحديد عدد مرات سيتم تشغيل عملية الأرشفة التلقائية.
  4. انقر لتحديد خانة الاختيار مطالبة الأرشفة التلقائية الأدوات قبل أن يتم إعلامك قبل أن يتم أرشفة العناصر.
  5. في المربع ملف الأرشيف الافتراضي ، اكتب اسم ملف العناصر المؤرشفة نقلها إلى أو انقر فوق استعراض للتحديد من قائمة.
  6. انقر فوق موافق لإغلاق خيارات.
والآن بعد أن تم تشغيل الأرشفة التلقائية يجب تعيين خصائص الأرشفة التلقائية كل مجلد لتنشيط الأرشفة التلقائية.

تعيين خصائص الأرشفة التلقائية لمجلد

  1. في قائمة المجلدات، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الذي تريد الأرشفة التلقائية ثم انقر فوق خصائص القائمة المختصرة.
  2. انقر فوق علامة التبويب أرشفة تلقائية.
  3. انقر فوق تحديد تنظيف الخروج العناصر الأقدم من تمكين أرشفة التلقائي من هذا المجلد ثم اكتب رقماً في المربع عدد الأشهر.
  4. انقر فوق "نقل العناصر القديمة إلى" لتحديد ملف من أجل العناصر المؤرشفة نقل إلى.
  5. في المربع نقل العناصر القديمة إلى ، اكتب اسم ملف العناصر المؤرشفة أو انقر فوق استعراض للتحديد من قائمة ثم انقر فوق موافق.
ملاحظة: يجب عليك تنشيط الأرشفة التلقائية أولاً. للحصول على مزيد من المعلومات راجع المقطع "إلى تشغيل الأرشفة التلقائية."
مراجع
لمزيد من المعلومات حول الأرشفة التلقائية انقر فوق تعليمات Microsoft Outlook من القائمة تعليمات ، اكتب كيف أرشفة في مساعد Office "أو" معالج الإجابة ثم انقر فوق بحث لعرض المواضيع.

تحذير: تمت ترجمة هذه المقالة تلقائيًا

خصائص

رقم الموضوع: 239704 - آخر مراجعة: 02/01/2014 13:27:49 - المراجعة: 1.1

Microsoft Outlook 97 Standard Edition

  • kbnosurvey kbarchive kbmt kbhowto KB239704 KbMtar
تعليقات