كل قالب مضمن مع Access هو تطبيق تعقب كامل يحتوي على جداول ونماذج وتقارير واستعلامات ووحدات ماكرو وعلاقات معرفة مسبقا. تم تصميم هذه القوالب لتكون مفيدة على الفور خارج الصندوق، بحيث يمكنك إنشاء قاعدة بيانات جديدة تستند إلى قالب وتشغيلها بسرعة. ومع ذلك، قد تكون هناك أوقات تريد فيها تعديل قاعدة البيانات الجديدة — على سبيل المثال، لإضافة حقل أو إعادة تسميته، أو تغيير تقرير.
توضح هذه المقالة كيفية إجراء التعديلات الأكثر شيوعا التي قد ترغب في تطبيقها على قاعدة بيانات تم إنشاؤها من قالب. راجع الارتباطات إلى المقالات للحصول على مزيد من المعلومات المتعمقة حول مجالات محددة.
ماذا تريد أن تفعل؟
تعرف على أساسيات الجداول والحقول
عند إنشاء قاعدة بيانات، يمكنك تخزين بياناتك في جداول — قوائم الصفوف والأعمدة المستندة إلى الموضوع. يمكنك تخزين عناصر المعلومات التي تريد تعقبها في الحقول (تسمى أيضا الأعمدة). على سبيل المثال، في جدول جهات الاتصال، يمكنك إنشاء حقول لاسم العائلة والاسم الأول ورقم الهاتف والعنوان. بالنسبة لجدول المنتجات، يمكنك إنشاء حقول لاسم المنتج ومعرف المنتج والسعر.
من المهم اختيار الحقول بعناية. على سبيل المثال، عادة ما يكون إنشاء حقل لتخزين قيمة محسوبة فكرة سيئة. في معظم الحالات، يمكن أن يكون لديك Access حساب القيمة عند الحاجة إليها. عند اختيار الحقول، حاول تخزين المعلومات في أصغر أجزاءها المفيدة. على سبيل المثال، بدلا من الاسم الكامل في حقل واحد، ضع في اعتبارك تخزين الاسمين الأول والأخير بشكل منفصل. بشكل عام، إذا كنت بحاجة إلى الإبلاغ عن عنصر من المعلومات أو فرزه أو البحث عنه أو إجراء عملية حسابية عليه، فضعه في حقل بمفرده.
لمزيد من المعلومات حول تصميم قاعدة بيانات واختيار الحقول، راجع المقالة أساسيات تصميم قواعد البيانات.
يحتوي الحقل على خصائص محددة معينة. على سبيل المثال، يحتوي كل حقل على اسم يعرف الحقل بشكل فريد داخل جدول. يحتوي الحقل أيضا على نوع بيانات يتم اختياره لمطابقة المعلومات التي سيتم تخزينها. يحدد نوع البيانات القيم التي يمكن تخزينها والعمليات التي يمكن تنفيذها على تلك القيم، بالإضافة إلى مقدار مساحة التخزين التي يجب تخصيصها لكل قيمة. يحتوي كل حقل أيضا على مجموعة مقترنة من الإعدادات تسمى الخصائص التي تحدد مظهر الحقل أو خصائص سلوكه. على سبيل المثال، تحدد الخاصية Format تخطيط عرض الحقل ، أي كيف يجب أن يظهر عند عرضه.
إضافة حقل إلى جدول
يمكنك بسهولة إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض ورقة البيانات. ومع ذلك، يمكنك أيضا إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض التصميم. في طريقة عرض ورقة البيانات، يمكنك إضافة الحقل بكتابة بعض البيانات في الخلية أسفل عنوان انقر لإضافة عمود. يمكنك أيضا إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض التصميم.
لمعرفة المزيد حول إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض ورقة البيانات، راجع المقالة إضافة عمود أو حذفه في ورقة بيانات.
لمعرفة المزيد حول إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض التصميم، راجع المقالة إنشاء جدول وإضافة حقول.
ملاحظة: عند إضافة حقل جديد إلى جدول، لا تتم إضافة الحقل تلقائيا إلى النماذج والتقارير الموجودة. يجب إضافة الحقل يدويا إلى هذه النماذج والتقارير حتى يظهر فيها.
حذف حقل من جدول
إذا كان ذلك ممكنا، يجب تجنب حذف حقل من قاعدة بيانات تم إنشاؤها من أحد القوالب المتوفرة - من المحتمل أن يكون الحقل مستخدما في كائنات قاعدة بيانات أخرى، مثل النماذج والتقارير. وبالتالي، سيؤدي حذف الحقل إلى إنشاء عواقب عند محاولة استخدام كائنات قاعدة البيانات الأخرى التي تستخدم الحقل — لن تعمل كائنات قاعدة البيانات كما هو متوقع. سيتعين عليك إزالة أي مراجع للحقل من جميع العناصر التي تستخدمه لكي تعمل تلك الكائنات الأخرى بشكل صحيح.
عندما تقرر أنه يجب حذف حقل من قاعدة بيانات تم إنشاؤها من قالب، يمكنك القيام بذلك إما في طريقة عرض ورقة البيانات أو طريقة عرض التصميم. تذكر أنه إذا كانت كائنات قاعدة البيانات الأخرى تشير إلى الحقل المحذوف، يجب تعديل هذه العناصر الأخرى لإزالة المرجع. على سبيل المثال، إذا تضمن التقرير عنصر تحكم مرتبط بالحقل المحذوف وقمت بتشغيل التقرير، تظهر رسالة خطأ، لأن Access لا يمكنه العثور على بيانات الحقل.
عند حذف حقل، يمكنك حذف كافة المعلومات المخزنة في هذا الحقل نهائيا. لهذا السبب، يجب توخي الحذر عند حذف الحقول، ويجب إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات قبل حذف الحقل.
قبل أن تتمكن من حذف حقل، يجب التأكد من أنه لا يشارك في أي علاقات جدول. إذا حاولت حذف حقل توجد له علاقات، يحذرك Access من أنه يجب عليك أولا حذف العلاقات.
للحصول على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية حذف علاقة جدول، راجع المقالة إنشاء علاقة أو تحريرها أو حذفها.
للحصول على إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية حذف الحقول من الجداول، راجع المقالة حذف حقل.
إعادة تسمية حقل أو جدول
إذا كان ذلك ممكنا، يجب تجنب إعادة تسمية حقل أو جدول في قاعدة بيانات تم إنشاؤها من أحد القوالب المتوفرة — من المحتمل أن يتم استخدام الحقل أو الجدول في كائنات قاعدة بيانات أخرى، مثل النماذج والتقارير. وبالتالي، يمكن أن تؤدي إعادة تسمية الحقل أو الجدول إلى إنشاء عواقب عند محاولة استخدام كائنات قاعدة البيانات الأخرى التي تستخدم الحقل أو الجدول. قد لا تعمل الكائنات الأخرى كما هو متوقع إذا كانت لا تزال تشير إلى الاسم القديم. لكي تعمل العناصر الأخرى بشكل صحيح، يجب تغيير الاسم القديم إلى الاسم الجديد. إذا تم تحديد خانة الاختيار تنفيذ التصحيح التلقائي للاسم في فئة قاعدة البيانات الحالية في مربع الحوار خيارات الوصول ، فسيتم تنفيذ الكثير من هذا العمل لك تلقائيا.
قد تحتاج إلى تغيير النص الذي يظهر في عنوان عمود في طريقة عرض ورقة البيانات. يمكنك القيام بذلك دون الحاجة إلى إعادة تسمية الحقل. إذا كنت تريد تغيير النص الموجود في عنوان العمود فقط، ولا تريد إعادة تسمية الحقل، فشاهد المقطع تغيير النص الذي يظهر في عنوان عمود.
عند الضرورة، يمكنك إعادة تسمية جدول في جزء التنقل، أو إعادة تسمية حقل إما في طريقة عرض ورقة البيانات أو طريقة عرض التصميم. قبل القيام بذلك، يجب أن تفكر في تشغيل خيار التصحيح التلقائي للاسم ، إذا لم يكن قيد التشغيل بالفعل.
تشغيل خيار التصحيح التلقائي للاسم
عند إعادة تسمية كائن قاعدة بيانات، مثل حقل أو جدول أو نموذج أو تقرير، فأنت تريد عادة نشر تغيير الاسم في قاعدة البيانات. وإلا، لن تعمل الكائنات التي تشير إلى الاسم القديم كما هو متوقع. يوفرAccess ميزة التصحيح التلقائي للاسم، والتي تساعد على نشر تغييرات الاسم. بشكل افتراضي، يتم تشغيل التصحيح التلقائي للاسم لجميع قواعد البيانات الجديدة في Access. ومع ذلك، إذا تم إيقاف تشغيله، يمكنك القيام بما يلي لتشغيله.
تشغيل خيار التصحيح التلقائي للاسم
-
انقر فوق ملف > خيارات.
-
في مربع الحوار خيارات الوصول ، في الجزء الأيمن، انقر فوق قاعدة البيانات الحالية.
-
ضمن خيارات التصحيح التلقائي للاسم، حدد خانة الاختيار تعقب معلومات التصحيح التلقائي للاسم ، ثم حدد خانة الاختيار تنفيذ التصحيح التلقائي للاسم .
-
إذا كنت تريد الاحتفاظ بجدول يسجل كل تغيير يتم تنفيذه بواسطة التصحيح التلقائي للاسم، فحدد خانة الاختيار تغييرات التصحيح التلقائي لاسم السجل .
-
انقر فوق موافق.
-
لحفظ التغييرات، انقر فوق حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
ملاحظة: ميزة التصحيح التلقائي للاسم ليست هي نفسها ميزة التصحيح التلقائي. ميزة التصحيح التلقائي للاسم تصحح المراجع بين العناصر. تقوم ميزة التصحيح التلقائي بتصحيح الكلمات أو العبارات التي بها أخطاء إملائية بشكل متكرر.
إعادة تسمية حقل في طريقة عرض ورقة البيانات
-
في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد إعادة تسمية الحقل فيه.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان العمود للحقل الذي تريد إعادة تسميته، ثم انقر فوق إعادة تسمية الحقل في القائمة المختصرة.
-
اكتب الاسم الجديد للحقل ثم اضغط على ENTER.
إعادة تسمية حقل في طريقة عرض التصميم
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد إعادة تسمية الحقل فيه، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم في القائمة المختصرة.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.
-
انقر فوق الخلية الموجودة في العمود اسم الحقل للحقل الذي تريد إعادة تسميته.
تلميح: لتحديد اسم الحقل بأكمله، أشر فقط إلى يسار الحرف الأول في الاسم حتى يتغير المؤشر إلى سهم، ثم انقر فوق.
-
تحرير النص لإعادة تسمية الحقل.
-
لحفظ التغييرات، انقر فوق حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
إعادة تسمية جدول
يمكنك إعادة تسمية جدول ومعظم عناصر قاعدة البيانات الأخرى مباشرة من جزء التنقل.
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد إعادة تسميته، ثم انقر فوق إعادة تسمية في القائمة المختصرة.
ملاحظة: يجب إغلاق كافة الكائنات المفتوحة التي تشير إلى الجدول قبل أن تتمكن من إعادة تسميته.
-
اكتب الاسم الجديد ثم اضغط على ENTER.
-
لحفظ التغييرات، انقر فوق حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
تغيير النص الذي يظهر في عنوان عمود
التسمية التوضيحية هي عنوان أو عنوان يمكنك تعيينه لحقل عن طريق تعيين خاصية التسمية التوضيحية للحقل . التسمية التوضيحية مستقلة عن اسم الحقل — كل حقل له اسم حقل ويمكن أن يكون له أيضا تسمية توضيحية. على سبيل المثال، قد ترغب في أن يكون اسم الحقل كلمة واحدة بدون مسافات مضمنة. يمكنك بعد ذلك استخدام خاصية التسمية التوضيحية لإنشاء اسم أكثر وصفية يتضمن مسافات. يعرض Access التسمية التوضيحية بدلا من اسم الحقل في طريقة عرض ورقة البيانات وفي التسميات والعناوين في الاستعلامات والنماذج والتقارير.
إذا لم تقم بتوفير نص لخاصية التسمية التوضيحية ، يتم استخدام اسم الحقل بشكل افتراضي.
إذا كنت تريد تغيير الاسم الذي يظهر في عنوان عمود في طريقة عرض ورقة البيانات، يمكنك القيام بذلك دون تغيير اسم الحقل عن طريق تعيين خاصية التسمية التوضيحية للحقل. لتغيير خاصية التسمية التوضيحية للحقل، قم بما يلي:
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد تغيير التسمية التوضيحية فيه، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم في القائمة المختصرة.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.
-
انقر فوق الخلية في العمود اسم الحقل للحقل الذي تريد تعيين خاصية التسمية التوضيحية له.
-
في القسم السفلي، ضمن خصائص الحقل، على علامة التبويب عام ، انقر فوق تسمية توضيحية.
-
اكتب تسمية توضيحية جديدة للحقل.
-
لحفظ التغييرات، انقر فوق حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
في المرة التالية التي تفتح فيها الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات، ستظهر التسمية التوضيحية بدلا من اسم الحقل في عنوان العمود.
إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير
عند إنشاء قاعدة بيانات تستند إلى قالب، ستحتوي قاعدة البيانات الخاصة بك على عدد من النماذج والتقارير المضمنة التي تم تعيينها مسبقا والتي يمكنك العمل معها على الفور. ومع ذلك، قد تجد أنك تريد إضافة حقل إضافي إلى نموذج أو تقرير. عند إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير، يمكنك إنشاء ما يسمى بعنصر تحكم.
عناصر التحكم عبارة عن عناصر تعرض البيانات وتنفذ الإجراءات وتتيح لك إمكانية عرض المعلومات التي تعمل على تحسين واجهة المستخدم، مثل التسميات والصور. يمكن ربط عناصر التحكم، وغير منضمة، وحسابها.
للحصول على قائمة كاملة وأنواع عناصر التحكم التي يمكنك استخدامها في النماذج والتقارير، راجع المقالة مقدمة حول عناصر التحكم.
إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير في طريقة عرض التخطيط
بعد إنشاء نموذج أو تقرير، يمكنك بسهولة ضبط تصميمه من خلال العمل في طريقة عرض التخطيط. باستخدام البيانات المباشرة الفعلية كدليل، يمكنك ضبط عرض الحقول وإعادة ترتيب الحقول. يمكنك وضع حقول جديدة في النموذج أو التقرير وتعيين خصائص النموذج أو التقرير وعناصر التحكم الخاصة به.
للتبديل إلى طريقة عرض التخطيط، في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق النموذج أو التقرير، ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط في القائمة المختصرة. بدلا من ذلك، يمكنك النقر فوق الزر طريقة عرض التخطيط على شريط حالة Access، أو يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للنموذج أو التقرير ثم النقر فوق طريقة عرض التخطيط في القائمة المختصرة.
فتح ورقة الخصائص
-
ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة أدوات، انقر فوق ورقة الخصائص.
اختصار لوحة المفاتيح اضغط على F4.
يمكنك استخدام جزء قائمة الحقول لإضافة حقول من الجدول أو الاستعلام الأساسي إلى التصميم الخاص بك. لعرض جزء قائمة الحقول ، ضمن علامة التبويب تنسيق ، في المجموعة عناصر التحكم ، انقر فوق إضافة حقول موجودة. يمكنك بعد ذلك سحب الحقول مباشرة من جزء قائمة الحقول إلى تصميمك.
عرض جزء قائمة الحقول
-
على علامة التبويب تصميم، في المجموعة أدوات، انقر فوق إضافة حقول موجودة.
إضافة حقل من جزء قائمة الحقول
-
لإضافة حقل واحد، اسحب الحقل من جزء قائمة الحقول إلى المقطع حيث تريد عرضه على النموذج أو التقرير.
-
لإضافة عدة حقول دفعة واحدة، اضغط باستمرار على CTRL ثم انقر فوق الحقول التي تريدها. اسحب الحقول المحددة إلى النموذج أو التقرير.
عند إسقاط الحقول في مقطع، ينشئ Access عنصر تحكم مربع نص مرتبط لكل حقل ويضع تلقائيا عنصر تحكم تسمية بجانب كل حقل.
لمزيد من المعلومات حول النماذج والتقارير، راجع المقالات إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير وإنشاء نموذج في Access وإنشاء تقرير بسيط.
إضافة حقل يخزن المستندات أو الملفات أو الصور
يمكنك استخدام Access لإضافة حقل بنوع بيانات المرفق لتخزين مستند أو ملف أو صور واحد أو أكثر. يمكنك استخدام حقل مرفق لتخزين عدة ملفات في حقل واحد. يمكنك حتى تخزين أكثر من نوع واحد من الملفات في هذا الحقل. على سبيل المثال، في قاعدة بيانات مرشح التوظيف، يمكنك إرفاق سيرة ذاتية واحدة أو أكثر، بالإضافة إلى صورة، بالسجل لكل جهة اتصال.
إضافة حقل مرفق إلى جدول
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد إضافة الحقل فيه، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم في القائمة المختصرة.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.
-
في العمود اسم الحقل ، انقر فوق الصف الفارغ الأول واكتب اسما للحقل الجديد.
-
انقر فوق الخلية المجاورة في العمود نوع البيانات ، ثم حدد مرفق في القائمة.
-
لحفظ التغييرات، انقر فوق حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
قد يعرض Access رسالة تفيد بأنه لا يمكنك التراجع عن التغييرات بعد حفظ الجدول. وهذا يعني أنه لا يمكنك تحويل الحقل إلى نوع بيانات آخر، ولكن يمكنك حذف الحقل، إذا كنت تعتقد أنك ارتكبت خطأ.
-
انقر فوق نعم لتأكيد التغيير.
بعد إضافة حقل المرفق إلى الجدول، يمكنك استخدام مربع الحوار المرفقات لإضافة مستندات أو ملفات أو صور إلى سجل.
إضافة مرفق إلى حقل
-
في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد إضافة المرفق إليه.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.
-
في الجدول، انقر نقرا مزدوجا فوق حقل المرفق.
يظهر مربع حوار المرفقات.
-
انقر فوق إضافة.
يظهر مربع الحوار اختيار ملف.
-
استخدم القائمة بحث في للاستعراض وصولا إلى الملف أو الملفات التي تريد إرفاقها بالسجل، وحدد الملف أو الملفات، ثم انقر فوق فتح.
لاحظ أنه يمكنك تحديد ملفات متعددة من أي نوع بيانات مدعوم.
-
في مربع حوار المرفقات، انقر فوق موافق لإضافة الملفات إلى الجدول.
يضيف Access الملفات إلى الحقل ويزيد الرقم الذي يشير إلى المرفقات وفقا لذلك.
-
كرر هذه الخطوات كلما اقتضت الحاجة لإضافة ملفات إلى الحقل الحالي أو حقول أخرى في الجدول.
لمزيد من المعلومات حول حقول المرفقات، راجع المقالة إرفاق الملفات والرسومات بالسجلات في قاعدة البيانات.
تغيير طريقة ظهور حقل
يمكنك تخصيص كيفية ظهور حقل عند عرضه. على سبيل المثال، يمكنك تعيين تنسيقات العرض لاستخدامها في قاعدة البيانات، كما هو الحال في النماذج والتقارير، أو عند فتح جدول في طريقة عرض ورقة البيانات. لتعيين تنسيق عرض، يمكنك تعيين خاصية تنسيق للحقل. ثم يتم توريث الخاصية Format للحقل تلقائيا بواسطة النماذج والتقارير الجديدة التي تقوم بإنشائها.
تعيين تنسيق العرض في طريقة عرض ورقة البيانات
-
في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي يحتوي على الحقل الذي تريد تعيين تنسيقه.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات. -
انقر فوق الحقل الذي تريد تعيين تنسيق العرض الخاص به.
-
على علامة التبويب حقول ، في المجموعة تنسيق ، انقر فوق السهم الموجود في القائمة المنسدلة بجوار تنسيق، ثم حدد تنسيقا.
يتم عرض الحقل بتنسيق العرض الجديد.
تعيين تنسيق العرض في طريقة عرض التصميم
-
في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي يحتوي على الحقل الذي تريد تغيير تنسيق العرض الخاص به، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم في القائمة المختصرة.
يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.
-
انقر فوق الحقل الذي تريد تعيين تنسيق العرض الخاص به.
-
ضمن خصائص الحقل، في علامة التبويب عام ، انقر فوق المربع تنسيق .
-
انقر فوق القائمة المنسدلة وحدد تنسيق عرض.
-
لحفظ التغييرات، انقر فوق حفظ على شريط أدوات الوصول السريع.
