تنظيم عناصر التحكم في المستندات والموافقة علي المحتوي وتسجيل الخروج في SharePoint

حول تعيين الإصدار والموافقة علي المحتوي والسحب

تتضمن الSharePoint Server 2016 الميزات التالية التي يمكنها مساعدتك علي التحكم في المستندات في مكتبه مستندات:

• تعيين الإصدار هو الأسلوب الذي يتم من خلاله ترقيم التكرارات المتتابعة لمستند وحفظه.

• ان الموافقة علي المحتوي هي الطريقة التي يمكن من خلالها أعضاء الموقع الذين لديهم أذونات الموافقين التحكم في منشور المحتوي.

• Check-out السحب والإيداع عبارة عن الأساليب التي يستطيع المستخدمون التحكم فيها بشكل أفضل عند إنشاء إصدار جديد من مستند والتعليق علي التغييرات التي اجراونها عند إيداع مستند.

يمكنك تكوين الإعدادات لميزات "أداره المحتوي" التي تمت مناقشتها في هذه المقالة في مكتبات المستندات. لمشاركه هذه الإعدادات عبر المكتبات في الحل ، يمكنك إنشاء قوالب مكتبه المستندات التي تتضمن إعدادات "أداره المحتوي". يؤدي ذلك إلى التاكد من ان المكتبات الجديدة تعكس قرارات "أداره المحتوي".

للحصول علي مزيد من المعلومات حول تعيين الإصدار ، راجع تمكين تعيين الإصدار لقائمه أو مكتبه وتكوينه.

تخطيط تعيين الإصدار

يعتمد عنصر تحكم تعيين الإصدار الافتراضي لمكتبه المستندات علي قالب مجموعه المواقع المشتركة. ومع ذلك ، يمكنك تكوين التحكم بتعيين الإصدار لمكتبه المستندات استنادا إلى متطلباتك الخاصة. يمكن ان تحتوي كل مكتبه المستندات علي عنصر تحكم مختلف في تعيين الإصدارات يناسب نوع المستندات في المكتبة. يحتوي الSharePoint Server 2016 علي ثلاثه خيارات لتعيين الإصدار:

• بدون تعيين إصدار      يحدد انه لا يتم حفظ اي إصدارات سابقه من المستندات. عند عدم استخدام ميزه تعيين الإصدار ، لا يتم ريتريفابل الإصدارات السابقة من المستندات ، ولا يتم الاحتفاظ بمحفوظات المستندات أيضا لان التعليقات المرفقة بالمستند لا يتم حفظها. استخدم هذا الخيار علي مكتبات المستندات التي تحتوي علي محتوي غير مهم أو محتوي لن يتغير أبدا.

• إنشاء إصدارات رئيسيه      يحدد ان الإصدارات المرقمة من المستندات يتم الاحتفاظ بها باستخدام نظام تعيين الإصدار البسيط (مثل 1, 2, 3). للتحكم في تاثير مساحة التخزين ، يمكنك تحديد عدد الإصدارات السابقة التي يجب الاحتفاظ بها ، العد من الإصدار الحالي.

  في كل مره يتم فيها حفظ إصدار جديد من المستند ، سيتمكن كل المستخدمين الذين لديهم أذونات إلى مكتبه المستندات من عرض المحتوي. استخدم هذا الخيار عندما لا تريد التمييز بين الإصدارات التمهيدية للمستندات والإصدارات المنشورة. علي سبيل المثال ، في مكتبه المستندات التي يتم استخدامها بواسطة مجموعه عمل في مؤسسه ، يعد تعيين الإصدارات الرئيسية اختيارا جيدا إذا كان بإمكان كل شخص في الفريق عرض كل تكرارات كل مستند.

• إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة)      يحدد ان الإصدارات المرقمة من المستندات يتم الاحتفاظ بها باستخدام نظام تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية (مثل 1.0 و 1.1 و 1.2 و 2.0 و 2.1). الإصدارات التي تنتهي في .0 هي الإصدارات الرئيسية والإصدارات التي تنتهي بالملحقات غير الصفرية الإصدارات الثانوية. يتم حفظ الإصدارات الرئيسية والثانوية السابقة من المستندات مع الإصدارات الحالية. للتحكم في تاثير مساحة التخزين ، يمكنك تحديد عدد الإصدارات الرئيسية السابقة المطلوب الاحتفاظ بها ، العد من الإصدار الحالي. يمكنك أيضا تحديد عدد الإصدارات الرئيسية التي يتم الاحتفاظ بها التي يجب ان تتضمن الإصدارات الثانوية الخاصة بها. علي سبيل المثال ، إذا حددت ان الإصدارات الثانوية يجب الاحتفاظ بها لإصدارين رئيسيين وكان الإصدار الرئيسي الحالي هو 4.0 ، سيتم الاحتفاظ بكل الإصدارات الثانوية التي تبدا ب 3.1.

  في تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية ، يمكن لأي مستخدم لديه أذونات القراءة عرض الإصدارات الرئيسية من المستندات. يمكنك تحديد المستخدمين الذين يمكنهم أيضا عرض الإصدارات الثانوية. بشكل عام ، نوصي بمنح الأذونات لعرض الإصدارات الثانوية واستخدامها للمستخدمين الذين يمكنهم تحرير العناصر وتقييد المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءه لعرض الإصدارات الرئيسية فقط.

  استخدم ميزه تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية عندما تريد التمييز بين المحتوي المنشور الذي يمكن عرضه بواسطة جماعه مستهدفه ومحتوي مسودة غير جاهز للنشر. علي سبيل المثال ، علي موقع ويب خاص بالموارد البشرية التي تصف المزايا التنظيمية ، استخدم تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية لتقييد وصول الموظفين إلى أوصاف المزايا بينما يتم مراجعه الأوصاف.

تخطيط الموافقة علي المحتوي

استخدم الموافقة علي المحتوي لفورماليزي والتحكم في جعل المحتوي متوفرا لجماعه مستهدفه. علي سبيل المثال ، قد تتطلب مؤسسه تقوم بنشر المحتوي كاحد منتجاته أو خدماته مراجعه قانونيه والموافقة عليها قبل نشر المحتوي.

توجد مسودة مستند تنتظر الموافقة علي المحتوي في الحالة "معلق". عندما يقوم أحد الموافقين بمراجعه المستند والموافقة علي المحتوي ، يصبح متوفرا للعرض من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءه. يمكن لمالك مكتبه المستندات تمكين الموافقة علي المحتوي لمكتبه المستندات ، وبشكل اختياري ، يمكنك اقران سير عمل بالمكتبة لتشغيل عمليه الموافقة.

تختلف الطريقة التي يتم بها إرسال المستندات للموافقة استنادا إلى إعدادات تعيين الإصدار في مكتبه المستندات:

• بدون تعيين إصدار      إذا لم يتم استخدام ميزه تعيين الإصدار وتم حفظ التغييرات التي تم إدخالها علي المستند ، تصبح حاله المستند معلقه. تحتفظSharePoint Server 2016 بالإصدار السابق من المستند بحيث يظل بإمكان المستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة عرضها. بعد الموافقة علي التغييرات المعلقة ، يتم توفير الإصدار الجديد من المستند للعرض من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة ولا يتم الاحتفاظ بالإصدار السابق.

  إذا لم يتم استخدام ميزه تعيين الإصدار وتم تحميل مستند جديد إلى مكتبه المستندات ، ستتم اضافته إلى المكتبة في الحالة معلقه ولا يتم عرضه من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءه حتى تتم الموافقة عليه.

• إنشاء إصدارات رئيسيه      إذا تم استخدام ميزه تعيين الإصدارات الرئيسية وتم حفظ التغييرات التي تم إدخالها علي المستند ، تصبح حاله المستند معلقه ويتم توفير الإصدار الرئيسي السابق من المستند للعرض من قبل المستخدمين الذين لديهم أذونات قراءه. بعد الموافقة علي التغييرات التي تمت علي المستند ، يتم إنشاء إصدار رئيسي جديد من المستند وتوفيره للمستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة ، ويتم حفظ الإصدار الرئيسي السابق إلى قائمه محفوظات المستند.

  إذا كانت ميزه تعيين الإصدارات الرئيسية قيد الاستخدام وتم تحميل مستند جديد إلى مكتبه المستندات ، ستتم اضافته إلى المكتبة في الحالة معلقه ولا يمكن عرضه بواسطة المستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة حتى تتم الموافقة علي الإصدار 1.

• إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة)      إذا تم استخدام ميزه تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية وتم حفظ التغييرات التي تم إدخالها علي المستند ، سيكون لدي الكاتب خيار حفظ إصدار ثانوي جديد من المستند كمسودة أو إنشاء إصدار رئيسي جديد ، مما يؤدي إلى تغيير حاله المستند إلى معلق. بعد الموافقة علي التغييرات التي تم إدخالها علي المستند ، يتم إنشاء إصدار رئيسي جديد من المستند وتوفيره للمستخدمين الذين لديهم أذونات القراءة. في تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية ، يتم الاحتفاظ بكل من الإصدارات الرئيسية والثانوية من المستندات في قائمه محفوظات المستند.

  إذا تم استخدام ميزه تعيين الإصدارات الرئيسية والثانوية وتم تحميل مستند جديد إلى مكتبه المستندات ، فيمكن اضافته إلى المكتبة اما في حاله المسودة باعتباره الإصدار 0.1 أو قد يطلب الكاتب الموافقة علي الفور. في هذه الحالة ، تصبح حاله المستند معلقه.

التخطيط لسحب العناصر وإيداعها

يمكنك ان تطلب من المستخدمين سحب المستندات من مكتبه المستندات قبل تحرير المستندات. ان فوائد المطالبة بالسحب والإيداع تتضمن ما يلي:

• التحكم بشكل أفضل عند إنشاء إصدارات المستندات. عند سحب مستند ، يمكن للمؤلف حفظ المستند بدون إيداعه. لن يتمكن المستخدمون الآخرون لمكتبه المستندات من رؤية هذه التغييرات ، ولا يتم إنشاء إصدار جديد. يتم إنشاء إصدار جديد (مرئي للمستخدمين الآخرين) فقط عند إيداع الكاتب لمستند. يؤدي ذلك إلى منح المؤلف المزيد من المرونة والتحكم.

• التقاط أفضل لبيانات التعريف. عند إيداع مستند ، يمكن للمؤلف كتابه تعليقات تصف التغييرات التي تم اجراؤها علي المستند. يؤدي ذلك إلى إنشاء سجل تاريخي مستمر للتغييرات التي تم اجراؤها علي المستند.

إذا تطلب الحل من المستخدمين إيداع المستندات وسحبها لتحريرها ، يمكنك استخدام الميزات الموجودة في تطبيقات عميل Office 2016 التي تدعم هذه الإجراءات. يمكن للمستخدمين سحب المستندات والتراجع عن السحب وإيداع المستندات من تطبيقات عميل Office 2016.

عند سحب مستند ، يتم تامينه لتحريره حصريا بواسطة المستخدم. عندما يقوم المستخدم بحفظ عمليات التحرير في هذا الملف ، يتم تحميل التغييرات وحفظها في الخادم. تكون التغييرات خاصه بالمستخدم وغير مرئية للآخرين. عندما يكون المستخدم جاهزا لإيداع المستند ، يتم جعل التغييرات الاخيره مرئية للآخرين ونشرها.

من تطبيقات عميل Office 2016 ، يمكن للمستخدمين أيضا اختيار ترك المستندات المسحوبة علي الخادم بتغيير خيارات تحرير المحتوي.