أرشفة العناصر يدوياً

لقد ازداد حجم علبة بريدك في Outlook، ولا تريد على الأرجح أن تتوقف عن تلقي أي بريد إلكتروني في وقت قريب. لمنع امتلاء علبة البريد، يمكنك نقل العناصر القديمة التي تريد الاحتفاظ بها إلى ملف أرشيف، ملف Outlook Data File (.pst)‎ منفصل يمكنك فتحه من Outllok في أي وقت تحتاج فيه إليه.

ملاحظة: لا يظهر الأمر " أرشفه " وميزته لأي حساب في ملف تعريف Outlook الخاص بك إذا قمت بتضمين حساب Exchange server وكانت مؤسستك تستخدم ميزه الارشفه الخاصة ب Microsoft Exchange server Online. يمكن لمسؤول الشبكة أيضا تعطيل هذه الميزة.

بشكل افتراضي، يستخدم Outlook الأرشفة التلقائية لأرشفة العناصر عند فاصل زمني منتظم. لمعرفة المزيد، راجع أرشفة العناصر القديمة تلقائياً.

يمكنك أيضاً أرشفة العناصر القديمة يدوياً كلما أردت ذلك. باستخدام هذه الطريقة، ستتمكّن من التحكم في اختيار العناصر التي تريد أرشفتها، وموقع أرشفتها، والعمر الذي يجب أن تبلغه العناصر قبل أرشفتها.

  1. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

    • في Outlook 2013: انقر فوق معلومات > الملفات > أدوات التنظيف > الارشفه.


      أرشيف

    • في Outlook 2016: انقر فوق ملف > المعلومات > أدوات > تنظيف العناصر القديمة

      مسح العناصر القديمة

    تلميح: قد لا تتوفر الأرشفة والأرشفة التلقائية إذا كان ملف تعريف بريدك يتصل بخادم Exchange Server. كما أنه من المحتمل أن تكون شركتك قد وضعت نهجاً لاستبقاء البريد يُبطل الأرشفة التلقائية. اتصل بمسؤول النظام للحصول على المزيد من المعلومات.

  2. انقر فوق الخيار أرشفة هذا المجلد وكافة المجلدات الفرعية، ثم اختر المجلد الذي تريد أرشفته.

  3. ضمن أرشفة العناصر الأقدم من، قم بإدخال تاريخ.

    مربع الحوار "أرشيف"

  4. يمكنك إنشاء ملفات .pst متعددة إذا كنت تريد أرشفه بعض المجلدات باستخدام إعدادات مختلفه. علي سبيل المثال ، قد ترغب في الاحتفاظ بالعناصر الموجودة في مجلد الإرسال الخاص بك بعد العناصر الموجودة في مجلد علبه الوارد.

  5. حدد خانة الاختيار تضمين العناصر التي تم اختيار "عدم الأرشفة التلقائية" لها لتضمين عناصر فردية مستبعدة من الأرشفة التلقائية. لا يؤدي هذا الخيار إلى إزالة ذلك الاستبعاد من تلك العناصر، بل يتجاهل بدلاً من ذلك الإعداد عدم الأرشفة تلقائياً لهذه الأرشفة فقط.

  6. انقر فوق موافق.

إيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية

لأرشفة العناصر فقط عندما تريد ذلك، يجب إيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية.

  1. انقر فوق ملف >‏ خيارات ‏> خيارات متقدمة.

  2. ضمن أرشفة تلقائية، انقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية.

  3. قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل الأرشفة التلقائية كل n يوم/أيام.

دعم Office 2010على وشك الانتهاء قريباً

الترقية إلى Microsoft 365 للعمل في أي مكان من أي جهاز ومتابعة تلقي الدعم.

الترقية الآن

بشكل افتراضي ، يتم أرشفه عناصر Outlook القديمة تلقائيا علي فاصل زمني عادي. لمعرفه المزيد حول الارشفه التلقائية ، راجع استخدام الارشفه التلقائية لاجراء نسخ احتياطي للعناصر أو حذفها.

يمكنك أيضا اجراء النسخ الاحتياطي للعناصر وأرشفتها يدويا ، بالاضافه إلى الارشفه التلقائية أو كبديل. توفر الارشفه اليدوية المرونة ، وتسمح لك بتحديد المجلدات التي يتم تضمينها في الأرشيف ، والتي يتم استخدامها لأرشفه ملف Outlook Data File (.pst).

لأرشفه عناصر Outlook يدويا ، قم بما يلي:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف

  2. انقر فوق أدوات التنظيف.

  3. انقر فوق أرشفه.

  4. انقر فوق الخيار أرشفه هذا المجلد وكافة المجلدات الفرعية ، ثم انقر فوق المجلد الذي تريد أرشفته. يتم تضمين اي مجلد فرعي للمجلد الذي تحدده في هذا الأرشيف اليدوي.

  5. ضمن أرشفة العناصر الأقدم من، قم بإدخال تاريخ.

    مربع الحوار "أرشيف"

  6. إذا لم تكن ترغب في استخدام الملف أو الموقع الافتراضي ، ضمن ملف الأرشيف، فانقر فوق استعراض لتحديد ملف أو موقع جديد. استعرض للعثور علي الملف الذي تريده ، أو ادخل اسم الملف ، ثم انقر فوق موافق. يظهر موقع الملف الوجهة في المربع ملف الأرشيف .

  7. حدد خانه الاختيار تضمين العناصر التي تم تحديدها "عدم الارشفه التلقائية" لتضمين اي عناصر قد توضع عليها علامة بشكل فردي من الارشفه التلقائية. لا يؤدي هذا الخيار إلى أزاله هذا الاستثناء من هذه العناصر ، ولكن بدلا من ذلك يتجاهل خانه الاختيار عدم الارشفه التلقائية لهذا الأرشيف فقط.

إيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية

إذا كنت تريد أرشفه يدويا فقط ، فيجب إيقاف تشغيل الارشفه التلقائية. قم بما يلي:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف.

  2. انقر فوق خيارات.

  3. علي علامة التبويب خيارات متقدمة ، ضمن الارشفه التلقائية، انقر فوق إعدادات الارشفه التلقائية.

  4. قم بإلغاء تحديد خانه الاختيار تشغيل الارشفه التلقائية كل n يوم .

يقوم الارشفه التلقائية ، التي يتم تشغيلها بشكل افتراضي ، بنقل العناصر القديمة تلقائيا إلى موقع أرشفه في فواصل زمنيه مجدولة. ومع ذلك ، يمكنك اجراء النسخ الاحتياطي للعناصر وأرشفتها يدويا في الموقع الذي تحدده.

ملاحظة: Microsoft Office Outlook 2007 إعدادات "الارشفه التلقائية". بدلا من النسخ الاحتياطي للعناصر أو أرشفتها يدويا ، قد تجد انه بإمكان الارشفه التلقائية تلبيه احتياجاتك. لمزيد من المعلومات ، راجع استخدام الارشفه التلقائية لاجراء نسخ احتياطي للعناصر أو حذفها.

  1. في القائمة ملف ، انقر فوق أرشفه.

  2. حدد الخيار أرشفه هذا المجلد وكافة المجلدات الفرعية ، ثم حدد تاريخا ضمن أرشفه العناصر الأقدم من.

    مجلدات مؤرشفة في قائمة المجلدات

  3. ضمن أرشفه الملف، انقر فوق استعراض لتحديد ملف أو موقع جديد إذا كنت لا تريد استخدام الملف أو الموقع الافتراضي.

  4. حدد خانه الاختيار تضمين العناصر التي تم تحديدها "عدم الارشفه التلقائية" إذا أردت تجاوز اعداد سابق لعدم أرشفه عناصر معينه تلقائيا. إذا اخترت أرشفه هذه العناصر يدويا اثناء تنفيذ هذا الاجراء ، ستخضع العناصر مره أخرى إلى اعداد عدم الارشفه التلقائية الا إذا تجاوزت هذا الاعداد مره أخرى في المستقبل.

  5. انقر فوق موافق.

ملاحظة: ينشئ Outlook تلقائيا ملف أرشفه آخر للعناصر الموجودة في المجلد والموقع المحدد.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×